韩锦生
[摘要] 工会会计系统软件有较强的个性,与主流会计系统软件有较大的差异,给学习操作者带来困惑。本文针对几个主要操作难点,进行详尽探讨,研究其操作技巧和规律。
[关键词] 工会会计;会计软件;账务处理;编制报表
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 05. 003
[中图分类号] F232[文献标识码]A[文章编号]1673 - 0194(2012)05- 0005- 02
随着工会会计制度的改革,工会会计系统软件也逐渐成熟和完善起来。2010年开始使用的“通用财会软件(工会版7.0)”是在遵循新版《工会会计制度》基础上,为了规范工会会计核算行为,保证会计信息质量设计开发而成,适用于各级工会组织。软件界面友好、设计风格简捷、操作方便、稳定性强,具备优秀软件的属性。由于开发者的设计个性与工会会计的业务特点相结合,工会会计软件系统具有通用性和专用性的特征,与其他行业的会计软件系统相比差别较大。了解工会会计软件系统与主流商品会计软件系统的区别,对于尽快掌握工会会计软件系统的操作规律,完成工会会计工作,为广大职工服务,为工会决策者提供准确及时的会计信息,都有积极的作用。但介绍工会会计软件系统的操作资料既少又不详细,为此本文对几个基本操作要点进行探讨研究,以便工会会计人员尽快掌握操作技能,实现工会会计领域的信息化。
1 设置自定义核算编码操作
设置自定义核算实际上是让用户根据本单位情况增加一个核算类,如同部门类、项目类、职工类、客户类等,核算类中包含的个体称核算项。
操作实例:设置自定义核算编码,新增“直属单位”,增加001学院、002疗养院。
进入“通用财会软件(工会版7.0)”主菜单界面,双击“账务处理”图标后,出现“用户登录”对话框,按提示输入必要的信息后,单击“确定”命令按钮。 此时进入“通用财会软件—账务处理”界面,单击界面左侧菜单第一项“基础设置”命令按钮后,双击主区的第二行、第二列“自定义核算”图标,出现“自定义核算项编码”界面,单击上方的“增加”图标,在“核算类”页框中,根据提示“核算类别”的文本框内输入“直属单位”,然后单击“保存”按钮。再选择“核算项”页框,在提示的“核算项代码”文本框中输入“编号001”,在“核算项名称”文本框中输入“学院”,然后单击“保存”按钮,重复上述操作输入“002疗养院”后单击“退出”按钮。
2设置辅助账操作
辅助账的作用是按核算类别进行核算。如果一个科目的多个明细科目中设置的下级明细科目是相同的,将这些明细科目与系统内各种编码表建立联系,以便进行反向统计和生成辅助核算账。
操作实例:将事业收入、事业支出设“直属单位”辅助账。
进入“通用财会软件—账务处理”界面,单击界面左侧菜单第一项“基础设置”命令按钮后,双击主区的“会计科目”图标,出现“会计科目”界面,选择“收入”页框,光标移到要设置的科目上,如“事业收入”,单击上方的“修改”图标后,弹出“会计科目修改”界面,在提示“辅助核算”左侧的复选框上单击,应出现“对钩”符号。在提示“核算类1”的下拉列表框中选择“直属单位”。在“支出”页框界面中选择“事业支出”科目,其操作与设置“事业收入”相同。
3自动生成凭证操作
此处的自动生成凭证特指设置下级工会向上级工会上解经费的分录。
操作实例:乙工会上解经费400万元。
进入“通用财会软件—账务处理”界面,单击界面左侧菜单“凭证处理”命令按钮后,双击主区的“凭证录入”图标,出现“凭证录入”界面后,在记账凭证的第一行科目处输入“拨缴经费收入”的编码402,按回车键后,出现“经费收入录入”界面,单击“单位代码:”文本框的右侧放大镜图标,弹出“选择工会单位代码”对话框,这时双击工会单位名称“乙工会”图标,系统自动返回“经费收入录入”界面,可见“单位代码”和“单位名称”的文本框都已自动添加上了“0012”和“乙工会”,再单击界面下方的“增行”按钮后,表中自动增加一行,分别在“缴费单位上缴的经费”处输入“400”,在“本级留用的经费”处输入“400”,单击“确定”按钮,弹出对话框提示信息“是否生成对应凭证分录”,点击“是”按钮,此时自动生成一张凭证。
4编制收入支出表操作
编制收入支出表应在结转“结余”账户之前进行,否则不能采集到数据, 表内各项为零。
操作实例:按山西省总工会财务部编写的培训资料实务练习2010年全年业务编制收入支出表。
4.1 定义模板操作
进入“通用财会软件(工会版7.0)”主菜单界面,双击“报表管理”图标后,出现“用户登录”對话框,按提示输入必要的信息后,单击“确定”命令按钮。 此时进入“报表及分析”界面,单击界面上方的菜单“窗口”命令,在下拉菜单中选择“模板定义”命令,进入“模板定义”界面后,点击菜单中的“文件”命令,在下拉菜单中点击“打开模板”命令,出现“打开模板”对话框后,选择“收入支出表”,点击“确定”按钮,出现“模板编辑”框,显示“收入支出表”结构,然后单击“保存”按钮,再点击“退出”图标。
4.2 生成收入支出表操作
在“报表及分析”界面中,单击界面上方的菜单“窗口”命令,在下拉菜单中选择“报表制作”命令,进入“报表制作”界面后,点击菜单中的“文件”命令,在下拉菜单中点击“新建报表”命令,出现“新建报表”对话框后,选择“收入支出表”,点击“确定”按钮后,将自动生成收入支出表,然后单击“保存”按钮,再点击“退出”图标。
5生成与取消结转凭证操作
此处的自动生成凭证特指设置期末结转“结余”账户的凭证。生成后仍需要审核人员审核,才能记账,不能在凭证录入处删除。
5.1 生成结转凭证操作
(1)定义结转凭证。在“通用财会软件(工会版7.0)”主菜单界面,双击“账务处理”图标后,出现“用户登录”对话框,按提示输入必要的信息后,单击“确定”命令按钮。 此时进入“通用财会软件—账务处理”界面,单击界面左侧菜单中的“期末处理”命令按钮后,双击主区的“结转收支”图标,出现“结转收支凭证”编辑框,单击上方的“增加”图标,弹出“结转收支凭证设置”编辑框,在名称文本框中输入“期末结转”,在结余科目文本框右侧点击放大镜图标,当弹出“选择科目”对话框后,双击科目名称“结余”的所在行,这时结余科目文本框中将自动添加“结余”科目的代码“331”,在凭证字下拉列表框中选择“记”字,在摘要文本框中输入“期末结转”字样,点击右下角的“设置”按钮,弹出“选择结转的收支科目”编辑框,选择收支结转科目,点击“确定”,当返回到“结转收支凭证设置”后再点击“确定”按钮。
(2)生成结转凭证。在“结转收支凭证设置”编辑框上的菜单中,点击“转账”命令,在出现的下拉菜单中,点击“执行转账”命令,当显示自动生成的转账凭证后,点击“保存”图标。
(3)审核结转凭证。在“通用财会软件—账务处理”界面的主菜单上点击“文件”命令,在下拉菜单中选“重新登录”,在弹出的“用户登录”对话框中按提示输入负责凭证审核人员的信息,点击“确定”按钮。返回“通用财会软件—账务处理”界面后,单击界面左侧菜单中的“凭证处理”命令按钮后,双击主区的“凭证审核”图标,出现“凭证审核”编辑框,单击上方的“审核”图标,此时记账凭证下方的审核处出现审核人的姓名,点击“退出”图标。
5.2 取消结转凭证
若结转凭证设置有误或尚末编制收入支出表时,需要删除结转凭证,删除结转凭证不能在凭证录入模块中进行,需要以结转凭证设置人的身份进行操作。在“通用财会软件—账务处理”界面,单击界面左侧菜单中的“期末处理”命令按钮后,双击主区的“结转收支”图标,出现“结转收支凭证”编辑框, 在“结转收支凭证设置”编辑框上的菜单中,点击“转账”命令,在出现的下拉菜单中,点击“撤消转账”命令,在弹出的“结转收支凭证”对话框中,选择将要取消的所在行的复选框,点击“撤消”命令按钮,出现提示信息框后,点击“是”按钮。
6编制资产负债表操作
编制资产负债表应在结转“结余”账户之后进行,否则会出现错误信息。
操作实例:按山西省总工会财务部编写的培训资料实务练习2010年全年业务编制资产负债表。
6.1 定义模板操作
进入“通用财会软件(工会版7.0)”主菜单界面,双击“报表管理”图标后,出现“用户登录”对话框,按提示输入必要的信息后,单击“确定”命令按钮。 此时进入“报表及分析”界面,单击界面上方的菜单“窗口”命令,在下拉菜单中选择“模板定义”命令,进入“模板定义”界面后,点击菜单中的“文件”命令,在下拉菜单中点击“打开模板”命令,出现“打开模板”对话框后,选择“资产负债表”,点击“确定”按钮,出现“模板编辑”框,显示“资产负债表”结构,然后单击“保存”按钮,再点击“退出”图标。
6.2 生成资产负债表操作
在“报表及分析”界面中,单击界面上方的菜单“窗口”命令,在下拉菜单中选择“报表制作”命令,进入“报表制作”界面后,点击菜单中的“文件”命令,在下拉菜单中点击“新建报表”命令,出现“新建报表”对话框后,选择“资产负债表”,点击“确定”按钮后,将自动生成资产负债表,然后单击“保存”按钮,再点击“退出”图标。