新时期强化高校院系办公室管理工作的思考和探索

张红梅

（福建师范大学公共管理学院，福建 福州 350007）

高校是以人才培养、科技创新、社会服务、引领文化等基本功能为特质的教学科研组织，其底部结构庞大而沉重，这就对高校管理者提出了较高的要求。作为高校的基层管理部门，院系办公室对于高校工作的有效运转有着非常重要的作用。因此，新时期高校办公室管理工作的特点、职能和存在的问题及其对策值得我们认真思考和探索。

一、高校院系办公室管理工作的特点

1.行政管理和教研管理的协调性

对于院系办公室来讲，既要进行本院系的教学科研管理工作，又要做好行政管理工作，院系办公室不仅要与学校内的各部门进行紧密的联系，而且要跟本院系的学生沟通，“如果整个院系工作是由各个职能部门分管的，那么，院系办公室则是这些职能部门的枢纽。”[1]院系办公室可以有效调节学生与学校方面在一些问题上的意见分歧。院系办公室的工作要认真执行学校上级所传达的指示，督促本院系的教职工按时完成各阶段的教学任务，保证院系的工作可以正常开展和运行。

2.教学计划的执行性和政策的指令性

院系办公室是学校教学管理的最基层的管理部门，它不但要执行国家或者是学校的各项政策指令，而且要指导本院系的教学管理。所以院系办公室在工作过程中对于各项党的方针政策和学校的各种指示精神都需要进行全面的把握，在落实这些精神和指示的时候要有政治眼光，在政治的高度上思考问题。对于院系工作者的要求是要对党和国家的政策指令认真学习，在传达这些精神和指令的过程中要确保正常的教学秩序和教学计划的执行，要注意在进行指令传达的过程中要有灵活性，根据本院系的实际情况将指令进行灵活的贯彻，使之与教学计划紧密结合起来，达到最佳的执行效果。

3.复杂性

在现阶段随着我国对人才的需求不断转变，高校需要不断深化改革和发展，对于院系办公室管理工作来讲，在过去简单的工作内容和范畴已经不适应高校的发展，对本院系的教学管理和科研活动没有太大的帮助，高校院系办公室的工作内容已经拓展到学校管理的各个领域，工作内容不只涉及教学和科研活动，还需要对党务工作、共青团工作等进行管理，这样就使得院系办公室的工作不仅任务繁多，而且在具体操作的过程中还要面对更加复杂的情况。

4.院系办公室的工作要有时效性

院系办公室是将整个学院的教学活动连接的枢纽，一般学校上级都会将一些涉及教学管理和科研等方面的任务下达给院系办公室，由院系办公室进行处理，这样院系办公室的工作就比较琐碎而且任务繁重，“再加上由上级若干部门安排的涉及学校的学科建设、科研工作等方面的工作较多，相关的情况报告和表格等信息须及时由基层单位收集整理”[2]所以院系办公室要把握好时间，在接到工作之后要抓紧时间进行，认真完成报告的写作和表格的填写工作。这些都凸显了院系办公室人员的工作的时效性。

二、高校院系办公室管理工作的职能

1.服务职能

院系办公室工作是师生、领导的联系纽带，为师生提供完善的服务是其义不容辞的责任，服务职能是院系办公室工作的基本职能。

2.管理职能

“院系办公室的主要职能主要包括行政管理、思想道德管理、学生管理、财务管理”[3],除此之外，院系办公室还要对教学和科研的各个方面进行管理。

3.参谋助手职能

院系办公室管理工作的主要方面就是对学校的各种精神和政策的执行，院系办公室要对日常的各种事物进行处理，对于各项管理任务的实施进行检查和落实，为学校领导者进行科学的管理决策尽可能的提供帮助，做好学校领导的参谋，充当领导的助手。

4.协调职能

院系办公室的枢纽地位就是要化解教学管理中各个方面的矛盾，调动各方面的积极性，在工作中要坚持公平的原则，要顾全大局，尽可能以整体利益为重，兼顾各方面的利益。

三、新时期高校院系办公室管理工作出现的问题

1.人员的服务意识不强

当前高校的院系办公室管理工作的质量不是很高，其中最主要的原因就是高校的院系办公室人员的思想重视程度不高，没有树立为学院师生服务的意识，对于院系办公室工作性质和职能没有清楚的认识，认为院系办公室的工作就是仅仅处理一些日常的简单事务，在日常的工作中没有积极的参与意识，对于工作中出现的新问题和新情况没有采取有效的措施加以解决，而且由于院系办公室的工作往往比较琐碎，使得一些院系办公室工作人员对这些工作产生了抵触情绪，不能很好的行使服务职能。

2.管理工作没有明确的职能定位

“学校必须对院系办公室的定位有一个清醒的认识，办公室人员是院系党政领导的参谋和助手，是参与政务、管好事务、搞好服务的重要力量。”[4]在现阶段，很多高校院系办公室的各种工作不断细化和专门化，虽然工作的细化有助于院系办公室更加完美的完成工作任务，但是过分的细化和专门化会导致在处理问题的程序过于复杂，在处理某一个问题时需要浪费很多的时间，院系办公室在工作中不能形成很好的合作意识，扯皮推诿的现象会越来越严重。

⑤生态系统受干扰度。治理后河道原有生态系统不受较大影响，不存在本地物种生存条件遭破坏、生态系统种群结构被迫调整等现象，生态系统种群丰富度不应降低，生态系统的稳定性不应降低。

3.缺乏有效的管理机制

“与其他职能部门相比，高校办公室工作性质不仅要承上启下，同时还要担负横向联系的责任”[5]，但是在现阶段高校的院系办公室管理工作中，管理人员只注意认真完成本职工作，对其他事情则漠不关心，往往是被动地去完成工作，工作缺乏积极性。产生这种情况的主要原因是，院系办公室管理工作缺乏完善的管理机制和有效的激励机制，往往实行的是一刀切的待遇制度，不能很好的激发办公室工作者的工作热情。同时，由于高校行政管理管理岗位的问题，办公室普通工作人员缺乏有效的上升空间，逐渐失去工作的热情，缺乏工作的积极性。这都对院系办公室管理工作的顺利开展产生了不利的影响。

4.缺乏有效的运行机制

在现行的运行机制下，院系办公室管理工作要承担很多的管理事务，不仅要与学校上级进行联系，而且要与学生进行良好的沟通，院系办公室的工作量非常庞大，需要管理和协调的事物很多，管理的业务范围很广。管理事务的冗杂，在很大程度上影响了工作效率，使得高校的院系办公室管理工作不能高效和规范的运转，所以，“院系办公室要想高效、规范的运转，需要健康的运行机制作保障”[6]。

5.信息化管理手段较为落后

现代化的设备不仅能够提高工作效率，而且可以将人从繁重的劳动中解放出来。对于高校院系办公室管理工作来说，使用现代化的办公设备同样可以提高工作效率，但是现阶段高校的院系办公室的办公设备及办公信息化管理手段较为落后，同时办公室缺乏相应的专门的信息化管理人员，不能满足新时期信息高速公路环境下办公室工作高速运转的需求，不能满足办公自动化的要求，影响了院系办公室的工作质量，降低了工作效率。在软件方面来讲，一方面高校院系办公室管理系统的建设还不够完善，对一些软件还没有高效的投入使用，管理系统在使用中还没有发挥出它应有的作用。另一方面，院系办公室人员由于个人的素质问题，缺乏使用管理系统的相关知识，对其功能不能进行全面的发掘，且不能进行有效的系统维护，不能达到使用管理系统提高效率完善工作的预期目标。

6.工作人员的素质有待进一步提高

从现阶段各大高校的院系办公室管理人员的组成情况来看，很多的是留校的本科生或者是本科毕业的在读研究生，由于这些人员的专业大部分不是行政管理，在处理办公室工作的时候往往缺乏相关的专业知识，在工作中的业务处理能力不强，加上院系办公室管理工作比较繁忙，比较琐碎，容易产生枯燥、倦怠的心理，导致院系办公室管理的工作效率较低。

四、如何加强高校院系办公室管理工作

1.强化管理人员服务意识

高校院系办公室管理工作对整个高校的发展有至关重要的作用，作为院系办公室的工作人员，要协调处理好日常的院系工作，对于院系教学管理中出现的问题要及时解决；要强化服务意识，积极为师生服务，工作中要有耐心，尽量提高院系办公室的服务质量，为高校进一步的深化改革服务。

2.建立竞争机制和激励机制

“市场经济的最大活力就在于竞争机制，作为院系办公室管理也要引入竞争机制”[7]。要按照院系办公室工作人员的能力和在工作中取得的成绩进行不同的奖励机制，要明确各岗位人员的责任，对于在工作中出现失误的人员要有相应的惩罚措施。在进行绩效考核的过程中要对传统的考核标准进行修改，将硬性指标与弹性指标结合起来，做到奖惩适度，激励院系办公室工作人员不断提高自身的素质和服务水平。

3.建立岗位职责制、完善院系办公室管理体制

4.完善信息设备和自动化设备

随着社会信息化的发展，信息技术和自动化办公技术在各个行业管理中发挥着重要的作用，网上办公、信息管理对加强高校院系办公室管理工作同样有着重要的作用，院系办公室管理工作要满足现代化管理的需求就需要在办公室建设中加强信息设备的完善，不仅要完善计算机等硬件设备，而且要建立相应的软件服务平台，根据办公室工作的具体要求和特点完善管理系统软件，使用软件和先进的办公自动化系统和设备完成院系办公室的各项工作。

5.提高工作人员的素质

“现代办公室是党委和行政办公室的结合体。学院办公室工作人员如果没有良好的政治素质，工作就容易失去方向，处理事情就难按法制准则和依据政策进行。”[8]要提高高校院系办公室工作人员的素质，需从两个方面做起，第一，高校要为院系办公室工作人员提供业务培训的机会，加强他们的业务知识，提高他们处理问题的能力；对他们不断进行思想道德的培养，学习相关的政治理论，增强其政治素养，增强他们的工作积极性和热情。第二，院系办公室工作人员自己也要树立服务理念，主动学习，不断完善自身的知识储备，提高自己的业务能力，以便有效地解决各种问题，为促进院系的教学管理工作，贡献自己的力量。

五、结语

总之，在21世纪，随着我国高校改革的不断深化，高校院系办公室管理工作也要与时俱进，为高校的发展全局服务。为了提高高校院系办公室管理工作的效率，就需要制定相应的管理制度，完善各种办公自动化设备和信息设备。高校院系办公室的工作人员应该树立全面的服务理念，当好高校领导的得力助手，提高自身的业务能力，以极大的热情为教学管理和科研活动服务。同时，要拓展办公室管理人员上升的空间，尊重他们的工作，完善激励机制，提高他们工作的积极性，以提高服务的质量。

[1]杨德敏.论高校院系办公室管理工作的特点和职能 [J].沧桑,2009，(03)：189.

[2]陈思泽.创新管理理念做好新时期高校院系办公室管理工作[J].西南农业大学学报(社会科学版)，2008，(06)：199.

[3]王娜,刘婷.浅谈高校院系办公室的管理工作 [J].中小企业管理与科技，2011，（08）：20.

[4]郭向阳.如何提高高校院系办公室管理水平 [J].文教资料,2009，(19)：192.

[5]康巧香.对提高高校院系办公室管理水平的思考[J].西北成人教育学报，2012，(01)：57.

[6]刘媛媛,陈小兵.高校院系办公室管理工作中的问题与对策研究[J].中国科教创新导刊,2009，(13)：212.

[7]尹明,郑丹.当前高校院系办公室管理面临的问题与对策[J].现代商业,2011，(12)：189.

[8]李华明.新时期高校院系办公室管理的若干思考[J].沿海企业与科技,2008，(08)：184.