高职院校教学档案数字化管理的现状分析及改进措施

李惠华

(湖南大众传媒职业技术学院 教务处，湖南 长沙 410100)

信息技术的飞速发展给人类生活及各行各业带来了深远的影响，对于档案部门来说，数字化管理是一项全新的工作，也是一个系统工程，是档案工作的一次质的飞跃。早在本世纪初国家档案局、中央档案馆在《全国档案事业发展“十五”计划》中，[1]把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中。档案数字化是指利用计算机等技术手段，经过鉴选，将原本存储于传统载体上的档案信息进行数字化转换并加以存储、保护、检索、利用的系统工程。它是以需求为导向，以共享为基点，以优选为前提，以便于检索、在线利用为发展方向。[2]推动高职院校教学档案数字化管理，对于相关档案部门来说，既是一次难得的发展机遇又是一次严峻的挑战。

一、高职院校教学档案数字化管理现状分析

(一)传统纸质档案和现代电子档案并存。纸质档案和电子档案在管理过程中各有其特点和利弊。纸质档案的原始记录性特点使其具有较强的真实性和凭证价值，但是纸质档案的保管需要耗费大量的时间和场地，而且不利于档案的查询和利用。电子档案具有集成性、可共享性等特点使其方便查询和利用，但却容易被修改和破坏。目前，各高职院校在教学档案管理方面对两种不同类型的教学档案采用两种不同的管理标准和办法，对于以往没有电子版的教学档案仍采用传统纸质档案的管理办法进行管理，而对于有电子版本的教学档案实行相同内容采用两种不同形式的档案版本进行保存。这样势必造成了人力、物力和财力的浪费。

(二)电子档案的复杂性和特殊性制约了教学档案的数字化管理。首先，电子档案在保存方面存在诸多不安全因素，严重影响他的保存时间长度和保存质量。电子档案具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出特点，但是在利用方面却存在很多不安全因素。电子档案采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，有些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子档案的原始凭证性辨别变得更困难。[3]其次，电子档案数据易丢失、病毒易侵害等不安全隐患的存在，都给电子档案的安全和长期保管带来了巨大的影响。最后，电子档案的存储受载体的制约，很多早期形成的电子档案随着软件系统的更新和升级，在新的软硬件系统环境下就不能打开，即便是同一时期形成的电子档案，由于各个电子档案所依靠的软件系统版本不一样，保存到档案数字化管理系统中也有不兼容的现象发生，比如现在各高职院校普通使用的办公自动化系统，系统中所产生的电子档案，不能直接实现发放、收集、整理、归档和服务一体化功能，目前归档文件、数据的收集和录入还停留在原始管理水平上。这些技术问题都给电子档案的数字化管理带来了很大的威胁。

(三)档案管理人员素质和水平滞后于档案数字化管理的需要。高职院校教学档案为了适应数字化档案管理的要求，我们需要努力提高档案信息管理人员的素质。而目前我国现有的档案管理人员无论在意识上还是在技术上都滞后于档案管理数字化的需要，这也是严重阻碍着高职院校教学档案数字化管理发展的一大“瓶颈”。一方面，很多高职院校由中等职业院校转型而来，档案管理人员的水平和意识仍停留在中等职业院校的管理水平上，面对高速发展的信息化时代的到来，档案管理人员显得束手无策；其次，档案管理人员一般年龄偏大，有的学院由于人员紧缺，还没有专职档案员，管理人员流动性较大也是造成档案数字化管理水平不高的重要原因。

(四)档案数字化管理意识不强，领导重视不够。目前，高职院校绝大多数由中等专业院校升格而来，多数高职院校档案管理起步晚，规模小，投入少，在硬软件技术上较落后，档案数字化管理意识程度仍然很低，高职院校中的档案管理人员多数为兼职档案人员，一个人要身兼数职，工作无法做到细致具体，而且大部分档案管理人员并非毕业于档案管理专业，缺乏专业知识，整体水平和素质偏低，档案数字化管理意识谈薄。加之高职院校教学档案数字化管理缺乏有力的宏观调控政策，主管部门对档案数字化管理重视不够，没有把档案数字化纳入学校整体的发展规划，导致其在政策、人员配备、资金、技术及软硬件设备上得不到强有力的支持。

二、高职院校教学档案数字化管理改进措施

(一)建立健全档案“双轨制”管理制度。档案“双轨制”管理，是指把纸质文件与电子文件同时进行保存的一种管理方式。一方面，它要求把需要永久保存和维护的原始性电子文件及时转化成纸质文件；另一方面，为了方便利用和传输，又将纸质文件拷贝为电子文件。[4]若将所有的文件都按“双轨制”管理，势必造成人力、财力和物力的资源浪费，在目前档案管理理论水平和实践经验有限的情况下，究竟哪些文件需要“双轨制”管理，哪些文件只需保存纸质文件，哪些文件只需保存电子档案，这些都需要档案管理人员密切联系实际情况，制订出合理、可行的“双轨制”管理制度。[5]

(二)进一步加强对电子档案的管理和维护。社会的发展与进步，电子教学档案的普及，使得档案数字化管理势在必行，给传统的档案管理工作提出了新的挑战。电子档案的利用比纸质档案更快捷、方便，计算机技术的普及，为档案数字化管理奠定了良好的基础。电子档案与纸质档案特性的不同，决定了其在保存与维护方面的复杂性和特殊性。如何保存、维护电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态，是档案工作急需解决的问题。在没有专门的电子档案管理系统情况下，教学档案的管理应注意借鉴和创新传统方法，在做好纸质教学档案管理的基础上，利用计算机对电子教学档案进行管理。定期对学校的网络环境进行检查和清理，减少或杜绝电子档案受网络病毒的攻击和破坏。

(三)进一步提高教职工对教学档案数字化管理的认识。高职院校领导应对教学档案数字化管理引起重视，在全校范围内开展强化档案意识的宣传教育工作，统一全院教职员工的思想认识，要使全院教职工充分认识到教学档案数字化管理对教学评估、教学研究与改革以及教学质量均有十分重要的影响。

(四)进一步完善高职院校教学档案数字化管理相关制度。科学、合理、可行的管理制度是教学档案数字化管理的基本保障，只有建立健全这些管理制度，在实践工作中才能做到有章可循、有法可依。传统纸质档案的管理模式已经相对较成熟，相关的管理制度较完善，由于教学档案数字化管理模式刚刚起步，各项制度的建设方面还比较薄弱，没有相应的规章制度做保障，在管理上就缺乏标准和规范，高职院校应在认真学习原有的《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法》的基础上，建立健全教学档案数字化管理责任制、监督检查机制、奖惩机制以及安全保障机制等等。

(五)建立符合高职院校发展需要的教学档案数字化管理人员队伍，提高管理水平。随着当今社会信息快捷且呈爆炸式增长，档案管理也由过去的劳动密集型转为现在的以现代化办公设备为依托的知识密集型工作，这种工作性质的转变对档案管理人员提出了更高的要求，这些都要求具有高素质、高技能的现代化信息管理人员才能胜任。因此，各高职院校应在原有条件基础之上，加强对专兼职教学档案管理人员的培训和学习，加强与兄弟院校的沟通和交流，提高电子文件管理意识，尽快做好传统档案管理向数字化管理的转型。

(六)创新高职院校教学档案数字化管理技术手段和方法。先进的管理手段和方法是实现教学档案数字化管理的基本条件。[6]首先，要在现有的教学档案管理手段和方法上有所突破，首当其冲要做的就是加强档案数字化管理的软件和硬件建设，具体包括计算机、打印机、复印机、扫描仪等硬件设备，以及数字化管理所需要的计算机软件系统、不同版本电子档案兼容技术等软件系统。其次，要借教学档案数字化管理这个平台加大教学档案的开发利用价值，原有的纸质档案不仅保存起来很麻烦，程序很多，而且查询起来需要耗费大量的时间和精力，这样势必造成教学档案利用率低，查准查全率低。而教学档案数字化管理后不仅查询快捷，而且查准查全率较高，给档案管理人员带来极大的方便。全院教职员工都可根据不同的权限职责来管理和使用教学档案，不论是管理者还是使用者可根据自己的权限范围自由地上传、下载电子文件。最后，要创新原有纸质档案的管理技术手段和方法，加大对原有纸质档案的二次开发利用价值。原有的纸质档案管理办法已经较成熟，但是这种管理办法无法适应高职院校日益发展的需要，甚至是阻碍了高职院校教学档案数字化管理的步伐，当务之急，各高职院校需要结合数字化管理模式，创新和改进纸质档案的管理手段和方法，充分发挥原有纸质档案的二次开发利用价值。

[参考文献]

[1] 王刚. 在第十四届国际档案大会开幕式上的致词[J]. 中国档案报，2000(9): 4-6.

[2] 王云霞，刘杰. 数字化档案在档案管理工作中的作用及展望[J]. 新观察，2009(5): 24-25.

[3] 张音. 浅谈档案数字化管理的优势与弊端[J]. 科技信息，2008(1): 154.

[4] 高雪红. 档案信息数字化进程给档案工作带来的问题及探讨[J]. 机电兵船档案，2010(4): 89.

[5] 张衔，王正英，雷建荣. 数字化档案是档案事业发展的方向[J]. 中国科技信息，2005(17): 37.

[6] 李惠华. 试论高职院校如何加强教学档案的信息化管理[J]. 湖南大众传媒职业技术学院学报，2010(1): 97.