认识文件鉴定与档案鉴定的区别及其意义

曹勤民

（山西大学 档案馆，山西太原 030006）

在我国档案界，不少人持档案鉴定由归档前鉴定、档案室向档案馆移交前鉴定和档案馆鉴定三个阶段（环节）构成的观点。这是把档案与文件、文件鉴定与档案鉴定混为一谈。文件鉴定指文件的档案价值鉴定，档案鉴定指档案的价值鉴定，二者虽有一定的联系，但要看到二者有很大的区别。这不仅具有很高的理论价值，而且具有很大的实践价值。

一 文件鉴定与档案鉴定的区别

关于文件鉴定与档案鉴定的区别，李兆明发表在《南京档案》2002年第1期的《简述文件鉴定与档案鉴定之关系》和杨霞发表在《档案》1997年第1期的《谈谈文件鉴定和档案鉴定》两文都有所论述，但既不全面，也缺乏深度，有必要进一步加以论述。笔者认为，文件鉴定与档案鉴定有很多区别，其中主要有以下几个方面。

（一）鉴定的对象和任务不同

文件鉴定的对象是文件，鉴定的任务是区分应当归档的即有档案价值文件与即应当销毁无档案价值的文件，以便对前者进行保存期限的区分、整理编目和移交归档，对后者进行编目登记，经批准后销毁。档案鉴定的对象是档案，鉴定的任务是区分存毁档案，决定保存档案的保管期限，编制应销毁档案目录并报请批准后将其销毁。文件不是档案，档案也不是文件。文件是组织和个人在处理事务活动中制作和收到的记录有信息的一切材料整体。档案是文件整体中选择出来并保存备考利用的非现行文件，是曾为文件整体中的一部分。文件与档案不仅有数量多少、非孤本与孤本之分，而且有现行效用与非现行效用之别。即文件数量比档案数量多;文件一般一式多份而档案一般一式一份;文件具有现行效用而档案一般不具有现行效用。因而不能把文件与档案、文件鉴定与档案鉴定混为一谈。说归档前对文件的鉴定是档案鉴定体系的第一个阶段，就是把文件与档案、文件鉴定与档案鉴定混为一谈了，实际上就是认为文件就是档案。

（二）鉴定工作的性质不同

文件鉴定是文书处理（文件管理）的一部分，是文书处理工作最后一个环节——整理编目和归档工作的内容之一。文书处理工作的最后一个环节又称文件管理的处置阶段。这是文件管理的关键性阶段，它关系到文件是作为历史记忆加以保存还是予以销毁。按照我国有关法律法规和制度的规定，文书处理（文件管理）最后一个阶段的工作程序是:（1）在一个年度终了的次年六月底前，将形成的文件收集齐全;（2）鉴定文件，将应当归档的文件与应当销毁的文件分开;（3）确定应归档文件的保管期限，按文件的特征对不同保管期限的文件进行整理编目，向本单位档案机构或者档案工作人员移交归档;（4）对不归档文件进行造册登记，报本单位领导批准后予以销毁。所以，无论从法律法规还是实际活动看，文件鉴定都属于文书处理工作的一项内容。档案鉴定则是档案管理业务工作的环节之一，是档案管理全部工作中最困难和最重要的一项专业活动。档案馆和档案室保存的档案到一定期限，一部分不再有保存价值，应当剔除销毁，使有价值的珍贵档案效益得到充分发挥;一部分档案应根据价值不同未确定其保管期限，以便有区别、有重点地保护档案。所以，档案鉴定是档案管理中不可缺少的一项专业工作。说文件鉴定是档案鉴定体系的一个环节，无异说文件鉴定就是档案鉴定，这在理论上是说不过去的。

（三）鉴定的主体不同

文件鉴定的主体在不同的国家是不相同的。在我国，1956年4月16日《国务院关于加强国家档案工作的决定》颁布实施之前，各单位零散文件随办随归档或成堆归档，文件由各单位档案室进行鉴定。该决定实施后，我国全面推行文书处理部门立卷归档制度，各单位办理完毕的文件由文书处理部门整理立卷，定期向机关档案室归档，文件鉴定由文书处理部门进行。上世纪80年代以后，各单位文书部门和业务部门负责文件材料的立卷归档工作，文件鉴定由文书部门和业务部门分别进行。按照我国档案法律法规规定，档案机构对文件鉴定负有指导和监督的责任。指导和监督的办法和措施有两种:一是由国家档案行政管理部门制定及与国家其他行政管理部门联合制定文件材料归档范围和档案材料保管期限表，作为各单位文件鉴定的依据;二是各单位档案部门对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行业务指导和监督，其中就包括对文件鉴定工作的指导和监督。在建立文件中心的国家，文件鉴定的主体分别为文件中心和档案馆。这是因为，在立法建立文件中心的国家，实际上只有一部分文件移交文件中心，而许多文件直接移交档案馆。例如，在美国，“全部联邦文件的大约40%存贮在文件中心”［1］304，而“有一部分不通过文件中心，而是由产生机关直接移交给档案馆。高级政府机关的文件尤其如此。例如，美国总统办公室、总统直属的几个委员会、国会、最高法院等的档案文件，都直接向国家档案馆移交”［2］。在设有文件中心的国家，档案馆对直接移交来的文件的鉴定，应当认定为文件鉴定而非档案鉴定。否则，这些国家关于“档案是经过正式鉴定，被认为继续或永久具有凭证或研究价值的非现行文件”［1］276，这一定义的科学性将受到置疑。

档案鉴定的唯一主体，无论是中国还是世界其他各国，都是档案机构。在我国，档案室鉴定档案应成立鉴定小组，由本单位分管档案工作的领导、档案工作人员和有关业务部门的人员组成;档案馆鉴定档案须成立鉴定委员会，由馆长和馆内专业人员与被鉴定档案有关单位代表组成。鉴定小组、鉴定委员会只对档案鉴定工作进行指导和监督，做出档案存毁决定，审查档案销毁清册并呈报有关领导人批准应当销毁的档案，其中的非馆、室人员并不直接对档案进行鉴定。因此，我国档案馆和档案室鉴定档案的工作是由馆（室）内档案专业人员进行的，档案鉴定的唯一主体是档案机构。所谓“文件鉴定是‘吃进’文件，档案鉴定是‘排出’文件”［3］，却将鉴定主体颠倒了。因为只有档案机构去鉴定文件，才会“吃进”文件，而将其转化为档案;只有文书处理部门和业务部门把档案当作文件鉴定“排出”的才是“文件”。如果说文书部门和业务部门是文件鉴定的主体，不仅不“吃进”文件，而且将全部“排出”——将有保存价值的文件销毁。档案机构作为档案鉴定的主体“排出”的是不再具有保存价值的档案，而不是文件，而且不仅不“排出”所有的档案，重要的是要更好地保存需要继续保存的档案。

文件鉴定和档案鉴定的主体是不同的。不同鉴定主体为国家形成积累保管档案的责任不同，因而对文件的档案价值和档案价值的判断不完全相同也是正常的。例如，文书处理部门和业务部门从保证归档文件材料考虑，鉴定文件时可能从宽、从长，把不属于归档范围的文件认为属于归档范围，把保管期限属短的文件列入属长的文件之列，档案馆这一档案鉴定主体从馆藏档案要精考虑，会认为这种做法欠妥。不同鉴定主体考虑问题不同是无可厚非的，档案室、档案馆不能要求前一鉴定主体为自己完成鉴定任务或者创造全部鉴定条件而忘记自己的鉴定责任。

（四）鉴定的标准和依据不完全相同

在我国，文件鉴定的依据和标准是国家关于文件材料归档范围和档案保管期限的规定。各单位进行文件鉴定，首先要对全部文件进行筛选，把应归档文件与不归档文件区分开，然后根据国家对档案保管期限的规定分别确定应当归档的各种文件材料的保管期限，以便对应归档文件进行系统整理和编目，并按国家规定向本单位档案机构移交。

档案室的档案鉴定有保管期满鉴定和移交进馆前鉴定两种。保管期满鉴定以定期保管的档案保管年限已满和国家关于档案保管期限的规定为依据和标准。我国定期保管的档案有10年和30年两种，所以，从接收最早的档案自形成之日起满10年的次年起，档案室每年都有定期档案进行鉴定的任务。“分割出一个历史年限……，上溯至某一年度为止”［3］，对多个已满10年的档案进行集中鉴定是不可取的，因为这样会造成大量过期档案的无效保管。经过鉴定，如果确认文件鉴定时划定的档案保管期限符合国家规定，就进行档案销毁工作;如果确认有些档案仍有保存价值，则要妥善保管，以备查考利用。另外，在文书实行分散处理、由各组织分别进行文件立卷归档制度的单位，避免相同档案材料的重复保管，是档案机构鉴定档案必须考虑的一个重要因素。移交进馆前鉴定以档案馆接收进馆年限和国家关于档案保管期限的规定为依据和标准。按照国家的规定，“中央和省级、设区的市级国家档案馆档案收集范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关国家档案馆移交;属于县级国家档案馆档案接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关县级国家档案馆移交。”［4］移交进馆前，必须对档案进行鉴定，不能按文件鉴定时确定的保管期限一交了事。要通过鉴定，发现并抽出不属移交范围的档案，补充属于移交范围的档案，确保移交的档案符合档案馆要求。移交进馆前对档案进行鉴定，不是对文件鉴定不信任。文件的档案价值鉴定是一项困难的任务。由于鉴定人员个体认识的差异，或者受各种因素的局限，对某些文件的档案价值发生误判是难以避免的。各单位工作中形成的一些特殊文件，在档案保管期限表中找不到对应条款，只能用“靠”的方法划定保管期限，靠不准的可能性是存在的。因此，档案室在向档案馆移交档案和准备销毁保管期满档案之前都应进行档案鉴定。

档案馆除鉴定馆藏撤销单位档案和保管期满档案要依据国家颁发的档案保管期限的规定外，还要依据标准和方法鉴定档案。一是职能鉴定法。许多人认为职能鉴定法适用所有文件和档案鉴定，这是不对的。按照国家关于档案保管期限的规定，不同职能单位和相同职能上下级单位形成的同类档案文件，保管期限是相同的，是不能根据职能的重要程度确定为不同保管期限的。例如，不同职能单位和同一职能上下级单位制定的政策性、法规性、普发性业务文件和中长期规划、纲要等文件，都是永久保存的，不会因不同职能单位而有所不同。每个单位都有特定的职能，但记录和反映职能活动的档案材料不是都要永久保存，而且永久保存者可能比其他档案材料的比例还要小。例如现行《文书档案保管期限表》中，本机关业务（职能）文件材料类共列27条，其中永久条款14条，占50.4%;本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料类共列20条，其中永久条款13条，占65%。职能鉴定法主要看三个方面:“（一）每个机关在所属机构行政等级系统中的位置;（二）每个机关所执行的职能;（三）每个机关在执行一定职能时所进行的各种活动”［5］，一个职能系统中高层机关的档案比基层机关的档案价值大;同级机关中本质职能机关的档案比技术性职能机关的档案价值大。所以，职能鉴定法是一种宏观鉴定法，只适用于保存有多个全宗的国家综合档案馆判定各全宗档案价值的大小，以区别重要全宗与一般全宗，重点保护重要全宗，更经济、更科学地保护馆藏档案。二是避免全宗间档案材料的重复，是国家综合档案馆鉴定现代档案必须考虑的一个因素。三是历史档案的各种鉴定法。如果说档案馆鉴定现代档案的标准和依据之一是国家关于档案保管期限的规定，与文件鉴定有一定共同之处的话，鉴定馆藏历史档案就完全不同了。历史档案记录的是已经沉淀的历史，由于人去物非，绝大多数历史档案不再具有凭证价值，所以一般不宜以国家关于档案保管期限的规定为依据和标准鉴定历史档案。文化价值、历史研究的史料价值，对增强国家意识和民族意识的教育价值成为多数历史档案的主要价值，鉴定历史档案应更加具有历史观、文化观和国家民族观，要用形成年代、历史依据、全宗档案完整程度等多元化的标准和依据来鉴定历史档案。此外，鉴别伪造档案文件的依据和方法也是文件鉴定不会使用的，因为现代文件的形成和管理有严格的制度和程序控制，即使部分文件内容失真，也不会产生伪造文件（伪造档案和社会上非法伪造文件难以进入文件的控制和管理）。因此，用纸张、字迹材料、笔迹等鉴别技术和方法鉴别伪造档案，在鉴定历史档案中是必须予以重视的。

文件鉴定与档案鉴定的标准和依据是不完全相同的，档案室和档案馆鉴定档案的标准和依据也不完全相同，各鉴定主体既要遵循共同的标准和依据来鉴定文件和档案，也要适用自身特定的标准和依据开展鉴定工作。由于鉴定标准和依据不完全相同，各鉴定主体的职责就不能互相取代或更替，各自开展鉴定工作就责无旁贷。

二 认识文件鉴定与档案鉴定的区别的意义

正确认识和区别文件鉴定与档案鉴定，具有重要的理论价值和实践意义。

从理论上看，认识文件鉴定与档案鉴定的区别能使我们坚守文件与档案的定义，提高档案学的理论水平。长期以来，档案学的不少理论问题处于摇摆不定的状态下，影响档案学成为一门成熟的学科。这种状态，是由档案学研究中的顾此失彼问题造成的。一些已经成为共识的理论问题往往因为对具体问题的研究标新立异受到冲击而使人怀疑它的科学性。早有共识的文件和档案的定义，不少人研究鉴定问题时把文件与档案、文件鉴定与档案鉴定混为一谈，使人对文件和档案的区别和联系的认识变得模糊，使人对文件和档案的定义的科学性产生疑问。认清了文件鉴定与档案鉴定的区别，不把文件与档案、文件鉴定与档案鉴定混为一谈，就不会导致人们对文件、档案、文件鉴定、档案鉴定概念产生模棱两可的认识。

从实践上看，认识文件鉴定与档案鉴定的区别有助于我们明确鉴定职责，促进鉴定工作，特别是档案机构的鉴定工作。这样一个事实是必须肯定的:文档处理部门和业务部门对文件的鉴定工作比档案机构对档案的鉴定工作要中规中矩得多。由于我国文书立卷归档的法律法规健全执行严格，文书处理部门和业务部门每年都会把上年形成的文件经鉴定后对应当归档者进行整理编目，移交档案机构。相反，档案机构不但不对应当鉴定的档案及时鉴定，而且长期不开展鉴定工作的档案机构也比比皆是。其中原因，不仅仅是工作安排、没有时间和人力的问题，更重要的恐怕是文件鉴定即档案鉴定这个认识问题在作怪。由于认为文件鉴定就是档案鉴定，接收的档案已经鉴定过了，许多档案机构就认为档案鉴定不必要了或不紧迫了，就不开展或不及时开展档案鉴定工作了。于是出现了两种现象:一些单位的档案机构把从文书处理部门和业务部门接收的档案不经鉴定就原封不动地向档案馆移交了;不少档案机构室藏爆满了。有的同志将档案机构室藏爆满归过于文书处理部门和业务部门鉴定文件时把不该归档的归档了，把该短的期限定长了。其实，即使文件鉴定中的这两个问题都存在，只要档案机构按规定开展了鉴定工作，室藏也不会爆满的，除非库房容积小之又小。可见，只有正确认识文件鉴定与档案鉴定的区别，明确文件鉴定主体和档案鉴定主体的职责，才能各司其职，按规定的标准、依据和要求开展鉴定工作。

［1］詹姆斯·B·罗兹.文件与档案管理规划报告选编:档案管理和文件管理在国家信息系统中的作用的调研报告［M］.北京:档案出版社，1990:304.

［2］陈兆祦，黄坤坊，徐玉清.六十国档案工作概况［M］.北京:中国档案出版社，1995:351.

［3］李兆明.简述文件鉴定和档案鉴定之关系［J］.南京档案，2002（1）:17-18.

［4］中华人民共和国档案法实施办法.第十三条.

［5］谢伦伯格.现代档案——原则与技术［M］.黄坤坊，等译.北京:档案出版社，1983:154.