高校教务员工作效率提升的途径和方法

张意丽，高志荣

（1.台州学院医化学院，浙江台州318000；2.台州学院医学院，浙江台州318000）

高校教务员工作效率提升的途径和方法

张意丽1，高志荣2

（1.台州学院医化学院，浙江台州318000；2.台州学院医学院，浙江台州318000）

针对随着时代进步，社会发展，高等教育改革的不断深入，办学规模、办学层次的提高对高校教务管理提出的更新、更高的要求，阐述了提高高校教务员工作效率是在高校教务管理工作中深入贯彻落实科学发展观、实现自身科学发展的必然要求。其实现以树立科学发展的理念为前提，以遵循教学活动规律为关键，以构建科学及时的反馈监督体系和提供充沛的人力物力支持为有力保证和物质保障。提高高校教务员工作效率有赖于三者的有机结合和良性互动。并对如何培养高校教务员的再学习、管理创新、沟通协调、统筹安排能力、建立及时反馈监督体系、提供人力物力支持等诸多方面进行了探索和实践。

高校教务员；教务管理；工作效率；途径；方法

高校教务员是高校维持教学秩序有序进行、促进教学质量不断得到臻美不可缺少的有组织、有原则、有纪律、有文化组成的群体，是各项教务管理活动的具体实施者。随着时代进步，社会发展，高等教育改革的不断深入，办学规模、办学层次的提高，对教务管理工作也提出了更新、更高的要求，高校教务员如果不努力提升工作效率，就难以适应新形势的要求。而高效优质的教务管理能吸引人才并创造成果，促使学校更快更好地发展。因此，研究高校教务员管理工作不仅是为了总结教务实践经验，从而更好地为教学服务，更是为高校教务员进行管理创新、从而更快速地提高工作效率，更好地为学校发展寻找新的出路。

一、树立科学发展观的理念是提升高校教务员工作效率的前提

（一）培养再学习能力是提升高校教务员工作效率的主要途径

唯物辩证法认为：“人的认识是要受到主客观条件制约的，只有经过实践、认识、再实践、再认识的多次反复才能完成。”［1］高校教务员工作也是这样，需要通过不断的实践和认识，发现问题，主动寻找解决方法，总结经验并提高工作效率。

目前，随着当今时代科学技术的飞速发展和教务管理工作的复杂多变，许多新情况、新问题需要了解和探讨，许多新知识、新技能需要学习和掌握，许多新观点、新信息需要获取和交流。许多经验和事例也表明：“再学习的能力决定管理能力的强弱、水平的高低，也是具备终生就业能力和成功的起点。”［2］

因此，高校教务员要以科学发展观为指导，明确办学方向，明确以社会需求和就业为导向的办学理念、以培养学生学习做人、做事能力、提高专业技能为主的教学要求、以人为本的服务精神，以可持续发展的管理理念来不断更新与时代不相适宜的管理惯例，在理论和实践中不断进步和创新。［3］

高校教务员除了通过自学来提高管理水平外，高校也应积极创造条件，有计划地安排高校教务员参加技能培训，鼓励高校教务员承担科研课题，在条件允许下，创造与国内外进行交流的机会。

除了有目的学习外，高校教务员应与时俱进，使用各种现代办公设备对信息加以处理，并达到提高工作效率的目的。“工欲善其事，必先利其器。居是邦也，事其大夫之贤者，友其士之仁者。”［4］这说明，高校教务员必须具备最基本的计算机操作知识、网络使用知识、各种常用软件使用知识等，以便掌握最基本的操作能力，并通过在工作中不断使用以增加熟练使用程度，并学会对所获取的信息进行加工处理，取其精华、去其糟粕。

同样，学校也应对软件进行维护、升级。由于教务工作的管理模式、内容等不是一成不变的，它是随着学校的改革发展而变化的。教务管理软件只有与之相适应，不断完善、提高和升级，才能适应学校的发展。

（二）在教务管理中，有目的、有步骤的对过时、落后的管理方法、方式进行创新

教务管理方面的创新是高校教务员因自身特有的认识能力和实践能力，敏锐发现教务管理中的问题和缺陷，经过深思熟虑，大胆提出设想，提出更适应目前教务管理的新方案，通过教务管理实践，在新的矛盾不断调整中，从而获得比过去更适应目前管理工作的新方式、新办法，一旦成功就坚决付诸实施。总之，倘若高校教务员在教务管理活动中发现原有的工作方式已不完全适应目前实际情况，就应从实际出发，敢于质疑，因为质疑是教务管理创新的途径。此外，这里的创新不是要抛弃优良传统，不是要否定科学的惯例。我们的态度是：对于历史经验、传统美德，规章制度，合理的就是要坚持和维护。《史记·曹相国世家》：“参代何为汉相国，举事无所变更，一遵萧何约束。”汉·扬雄《解嘲》：“夫萧规曹随，留侯画策。”［5］因此，要珍惜、维护好已有的科学管理方案，而对于不合理的做法，就要另辟途径，直到解决问题为止。

二、遵循教学活动规律是提升高校教务员工作效率的关键

高校教务员要做好教务管理工作，就必须遵循教学活动规律，教学活动规律就是教学活动过程中固有的本质的必然的联系，它不以个人的意志为转移。高校教务员要想在教学活动中获得预期的目的，就要从实际出发，坚持实事求是，认识和尊重客观教学活动规律，按照客观规律办事，否则就会受到客观规律的惩罚。

（一）应具有沟通协作的能力是由高校教务员岗位的性质、职责、角色，决定的

首先，高校教务员需宏观把握学校总体目标，并进一步深刻领会学校对学生、老师具体的方针、政策、规章制度等原则，结合其实际情况，做出快速准确的判断，为良好的沟通打好坚实的铺垫。由于教学管理工作涉及面广，内容繁杂，无法单独一次性完成工作，需和其他各部门以及同部门不同职责的同事建立良好联系，互通有无，相互支持，出谋划策，及时解决教学管理活动碰到的各种问题。因此，高校教务员在做好本职工作的同时，互相之间应建立良好的横向、纵向联系，及时沟通信息和解决出现的问题，保持一个稳定、和谐的教学管理环境；在明晰教务管理结构的基础上，达到“责、权、利”的和谐统一，同时兼顾内部管理的“效率”和“效益”的原则，在处理问题时综合内外因素，多方面考虑，及时沟通了解，团结协作，妥善处理好教务管理过程中遇到的问题，这样才能取得事半功倍的工作效果。

其次，具有较强语言表达能力是有效沟通的加速器。由于高校教务员承担着上情下达、下情上达的任务，需要其用简洁明了的语言或文字与相关部门和人员进行陈述、表达，语言文字表达能力强的人，能清楚地、快速地将思想和意图表达到位，能让对方在短时间内理解其意，并获得良好沟通效果，提高办事效率。因此要求高校教务员在表达上力求观点鲜明、是非清晰、褒贬明确，语句得体、清晰、连贯，语意概括、简洁、精炼，语言准确、贴切、犀利，并能够熟练规范书写使用频率高的一般应用文。

（二）应具备超前意识，培养统筹安排的能力

“教务管理工作从工作性质上看，是一项时间性很强而又繁琐的工作；这就要求高校教务员应对教学管理工作有一定的超前把握，对相关工作早考虑、早研究、早动手，掌握主动权，争取在限期前胜利完成任务。”［6］为确保教务工作快速有效地运转，高校教务员要养成一接任务就立马解决的好习惯。然而，教学管理工作并非单一有序，它既有常规、有计划、主动、有序性的工作和任务，也有非常规、临时决定、被动、无序性的工作和任务。因此，高校教务员应在好几个任务同时下达时，注意不能眉毛胡子一把抓，越弄越乱，应发挥自己的主观能动性，分清工作的主次、缓急，合理运筹，不断优化工作次序，使教务管理工作效率在实践中得到提升，使整个工作流程有条不紊，达到最大化的优化。而教务管理的程序化就是通过实践证明是有效科学正确的，用明文规定的教务管理工作步骤的组合方式与操作方法，它能大大节省时间、人力、物力，避免因粗心造成的错误和遗漏，促进教学管理活动的良性循环，确保教务管理工作总目标的实现。［7］此外，教务管理工作追求高效率时，不能仅从量上追求，更应从质上把关。因为有些细枝末节看起来似乎不重要，但一旦弄错却会给教学工作造成很大麻烦，使工作陷入被动，投入更多时间去查漏补缺。学会耐心仔细、不懈怠地认真做好每一件事，才能保证教学秩序的正常、高效的运转。

三、构建科学及时的反馈监督体系，提供充沛的人力物力支持是提升高校教务员工作效率的有力保证和物质保障

（一）建立科学及时的反馈监督体系，是提高高校教务员工作效率的有力保证

反馈是否正确及时直接关系到教务管理能否达到预期效果，如反馈信息出错，实施效率越高，造成其不良后果也就越严重，而监督力度不够，也就无法实现鞭策激励效果，达到预期效果。［8］高校教务员需根据各方反馈来的信息，不断地对教学管理活动进行客观的评价，若内外条件未变，反馈显示良好，则应继续贯彻执行；若外部条件发生变化，反馈显示错误、偏离执行方向，就必须及时对原有的管理计划进行修正、补充、调整。［9］

因此，高校教务管理的效率是以正确及时的反馈系统和以雷厉风行的监督力度为保证，使教务管理能更符合高校发展目标的要求。

（二）根据学校发展需要，应加大对教学资源的资金投入、并不断优化资源分配，这是提升高校教务员工作效率的物质保障

教学资源建设应与学校发展的需要相协调。教学资源建设若与学校发展需要脱节太大，就会给教学活动的展开带来一系列麻烦，它是提高高校教务员工作效率的绊脚石。然而，在现阶段，大部分的学校教学条件、教学环境的改善是滞后于学校的发展和招生规模的扩大，这给教学管理工作带来了许多困难。如排课时遇到的多媒体教室、实验室的紧缺，查找资料时发现现有图书、网络信息资料的有限、开设必修课发现所要用到的相关现代设施现有库存稀少，申请优势专业和重点学科却面对相关现代设施不足，聘请名师讲座却遭遇科研经费不足的尴尬以及社会热点课程引起个别课程师资的紧缺等等，都会给教学管理工作带来很多困难，高校教务员不得不要花大量的精力去调配协商。因此，加大对教学资源的经济投入力度，是保证高校教务员为广大师生提供更好服务，促进工作效率有效提高的物质保障。

另外，在有限资源条件制约下，如何调配资源的方式对提升教务管理工作效率也很重要。高校教务员要按照教学管理活动规律的要求，结合教学资源的现状，把教学活动中的各种可利用现有资源尽可能以最优合理方案组合起来，为师生提供便利的条件，为提高教学质量发挥最大的效用，达到为教学服务的目的。［10］

（三）减少重复劳动，适当安排学生到办公室做助理，是提高高校教务员的工作效率的人力保障

首先，由于合校、扩招，学校本科生的规模比较大，许多教学工作需要层层下移。在下移的过程中，高校教务员不能为了减轻自身的负担，简单地将事情推给他方。要考虑这样做会不会出现重复劳动、重复设置，浪费人力、物力的现象，应利用高校办公自动化系统、教务系统、QQ在线等现代设施和软件，将文件、通知、发文、工作交流、管理办法等等各种教学活动、教学任务、教学成果、教学的方方面面发布于办公系统、教务系统、网页的公共栏、QQ共享，实现资源共享，减少各方的重复工作，尽可能提高各方工作效率，并注意涉及隐私问题不能因为怕麻烦而随意公布泄露。

其次，适当安排学生做高校教务员的助理，可有效地提高高校教务员工作效率。虽然通过各种能力的培养，能大大提高高校教务员工作效率，但是由于教务管理工作量大而繁琐，高校对高校教务员编制的限制，以及各种其他客观条件的限制，使得校内有限的高校教务员仍只能高负荷地运转。而若要通过再增加高校教务员名额来减轻高校教务员的负担，在目前而言，显然是不现实的。目前，大部分高校都给辅导员办公室配辅导员助理，而给高校教务员配助理的做法却少之又少。唯有个别院校打破常规，将体制推广到教务一线，并通过学校团委安排学生到教务办公室值班。显然，这种做法是个双赢的过程，对高校教务员而言，有更多的时间去思考、整理、总结、创新、充电；对学生而言，则是个不断获得进步，更好地适应社会的锻炼机会，对服务对象而言，更是能获得更好、更细致的服务。

［1］马克思恩格斯选集（第4卷）［M］.北京：人民出版社，1972：75－78.

［2］陈志平.行政管理学［M］.北京：北京工业大学出版社，1995：23－26.

［3］王沈.提升高校教务管理部门执行力的思考［J］.成都理工大学学报（社会科学版），2010，18（4）：23－25.

［4］张燕婴.论语［M］.北京：中华书局，2006：38－42.

［5］王靖.武帝以前汉家君主与儒家伦理政治学说［D］.福建师范大学硕士学位论文，2008.

［6］寇金香.浅谈高校教学秘书工作［J］.中南民族大学学报（人文社会科学版），2005，25（12）：124－125.

［7］黄燕.浅谈新形势下如何提高教务管理质量［J］.江苏科技大学学报（社会科学版），2006，25（4）：31－32.

［8］林爱菊.新时期高校教务管理与效率［J］.求索：2004，28（9）：19－20.

［9］郭炳君.科学发展观视野下的高校教务管理探析［J］.咸宁学院学报，2008，35（4）：34－35.

［10］鞠成晓.关于强化独立学院系级教学管理的思考［J］.今日科苑，2008，22（2）：11－12.

（编辑：佘小宁）

Promoting the Efficiency of University Academic Administrators

ZHANG Yi－li1，GAO Zhi－rong2
（1.School of Pharmaceutical and Chemical Engineering，Taizhou University，Taizhou Zhejiang 318000，China；2.Medical School，Taizhou University，Taizhou Zhejiang318000，China）

Improving the efficiency of university academic administrators is an inevitable need of implementing scientific development concept.Management logos：premise of emphasizing the scientific development idea，key of following the education rules，building up scientific and immediate feedback system and providing rich human and material resources.Raising working efficiency of academic administrators rely upon their organic combination and positive interaction.

Academic administrator；Educational administration；Efficiency；Way；Method

G471.7

A

1671－816X（2012）06－0619－04

2012－03－18

张意丽（1980－），女（汉），浙江温州人，硕士，实习研究员，主要从事教育管理方面的研究。