我国档案信息化建设问题分析

河南大学 民生学院 李国民

我国档案信息化建设问题分析

河南大学 民生学院 李国民

一、我国档案信息化建设现状

自2002年起，我国开始逐步加快数字档案信息化建设的步伐。“十一五”期间，一些地区已实现了各级政府机关、企事业单位数字化档案管理的全覆盖。目前，虽然各级档案局已经实现了电子文档管理系统与各级政府无纸化办公平台的对接，档案信息化建设取得了一定成效，但与发达国家相比，仍然存在着一定差距。如，很多地区的档案信息化建设至今仍停留在案卷级、文件级目录的录入，许多馆藏纸质档案的全文数字化处理尚未起步，对档案馆（室）数字化模块系统、数字档案馆（室）与电子政务的网络构建等方面缺乏研究。电子政务与电子档案的收集、保管和利用不能有机结合，就无法构建数字档案的网络体系，也无法实现馆室之间的无缝对接。

二、我国档案信息化建设中存在的问题

1.专业人才匮乏，经费投入不足。虽然纳入档案规范化管理的机关、企事业单位都实现了计算机档案管理，但除了少数政府部门拥有专职档案管理人员外，多数单位只有兼职档案管理人员。另外，乡镇一级基层部门档案管理人员的整体素质有待提高，普遍贫乏运用计算机管理档案的技能，极大地制约了档案信息化建设工作的开展。还有一些地区，对档案信息化建设投入资金不足，难以维持档案信息化建设工作的正常推进，档案信息化建设举步维艰。

2.资源建设薄弱，系统建设滞后。随着档案工作规范化管理的不断推进，目前，全国已有95%以上的机关、企事业单位实现了计算机档案管理；90%以上的机关、企事业单位建立了案卷级目录数据库和近五年档案的文件级目录数据库，档案管理信息中心也都与政府无纸化办公平台实现了对接。但由于基础建设薄弱，系统建设滞后，很多用户单位无法实现归档文件的批量下载；大多数区县及以下档案馆的数字化工作还处于起步阶段，没有建立全文数据库，特色数据库数量极少。

3.查询手段单一，服务能力不足。目前，档案信息的查阅人群主要以机关单位员工、下岗职工、购房户为主，被查阅较多的档案信息也只限于婚姻档案、林权档案等。随着公众对档案信息需求量的不断增加，档案管理工作面临的压力也越来越大。传统的纸质档案查询在场地、实体安全、服务手段等多方面存在诸多弊端，如何将档案进行数字化处理，缩短调档、查档时间，提高档案流转、管理效率与安全性，使群众能够借助信息化手段实现自主查询，更好地为公众提供高效、便捷的服务，是目前档案信息化建设亟待解决的问题。

三、完善我国档案信息化建设的措施

档案信息化建设，应以服务于社会发展和民生为建设根本，以电子政务为平台，以建设各级数字档案馆为核心，统筹思考，分步实施，构建各级档案馆（室）数字档案网络体系，在“十二五”期间实现全部档案的信息化和数字化。完善我国档案信息化建设，应从以下几个方面着手。

1.统一规划，有序推进档案信息化建设。规划是档案信息化建设的重点。首先，要统观全局，结合政府信息化建设的总体部署，尽快出台档案信息化建设规划，对信息化建设中一些需要达成共识的标准、规范予以明确；其次，各级档案馆要结合本单位情况，制定切合自身实际的发展规划，坚决杜绝盲目建设；再次，要将档案信息化建设纳入当地政府的信息化建设之中，将档案信息化作为政府信息化建设的子系统、子项目，同规划、同部署，争取获得财政支持；最后，在网络、应用系统及数据库建设中，要与其他政府相关部门充分合作，集中开发，以保证档案信息资源的充分共享。

2.构建“四个平台”，强化硬件建设。“四个平台”是指数字档案信息传输平台、档案信息采集平台、数字档案信息存储管理平台和数字档案信息应用平台。数字档案信息传输平台包含局域网平台、党政网平台、互联网平台等，档案信息采集平台包括电子目录采集平台、全文数据采集平台、多媒体档案采集平台等，数字档案信息存储管理平台包括馆内数据存储管理服务器、全文存储管理服务器、磁带备份系统、光盘刻录机、断电保护系统、数据库系统、服务器操作系统等，数字档案信息应用平台包括馆内应用平台建设、政府网络信息服务平台、互联网档案信息发布平台等。

3.开发“四个系统”，完善软件建设。“四个系统”是指所开发的数字档案馆综合管理系统、档案馆数字档案在线集中管理系统、档案信息发布系统和电子公文接收管理系统。数字档案馆综合管理系统主要有数字档案管理、档案信息采集加工、档案资料检索利用、借阅管理、信息编研、鉴定销毁、用户权限管理等功能，档案馆数字档案在线集中管理系统主要有归档无纸化办公平台电子文件、接收审核电子档案、在线检索利用档案、打印数据报表、档案信息采集加工等功能，档案信息发布系统主要包括档案信息公共服务平台、政府公开信息服务平台，电子公文接收管理系统主要有集中档案、方便档案查询、安全管理、在线查询等功能。四个系统的开发是促进档案信息化建设的有力手段。

四、结论

通过档案信息化建设，可以建立区域档案馆（室）网络管理体系，实现馆室互联、文档一体、统一维护、分级管理，有利于实现全区域档案馆室的无缝覆盖，还有助于使档案馆成为当地的档案信息服务中心，并以更加高效、快捷的服务向广大群众提供全面的、系统性的第一手信息，这些对于公开政务、改善政府形象、提高政府办事效率具有无可替代的促进作用。

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