防范企业内部知识对外扩散的措施

□任真礼 徐永其

（1、2.淮海工学院，连云港 221008）

随着技术与管理水平的快速变化，企业为了顺应时势，使自己立于不败之地，纷纷建立“学习型组织”。企业组织内部员工学习是“学习型组织”的重要手段和方法。通过学习，既能维持企业的生存，又能够保证企业获得长期的发展。知识扩散是企业组织学习的一个重要环节，通过知识的扩散，保证企业内部知识得到共享和传递，提高企业管理的水平；同时，企业内部知识对外扩散，促进社会整体进步。然而随着员工的离职，尤其是掌握了关键技术与管理经验的核心员工跳槽，直接去与本企业相同或相关的行业，将会培养强大的竞争对手，这将带给企业自身极其致命的打击。企业的市场推广、战略意图等方面对外扩散，可使竞争者很容易制定出针对性的措施；企业技术的对外扩散，技术领先的优势将在短时期内消失，利润达不到预期，甚至研发成本也无法收回；管理经验与管理模式的相关知识扩散，那些具有后发优势的企业很快模仿而超越。企业内部知识对外扩散的速度越快，给企业造成的危害就越严重，因此，企业应尽可能采取有力措施，以求避免此类事件的发生。

本文在分析了企业内部知识扩散影响因素的基础上，提出了防止企业内部知识对外扩散的措施。

一、企业内部知识扩散的主要影响因素分析

知识扩散是指企业内部员工在特定的社会环境中，借助特定知识传播媒体手段，向另一部分社会成员传播特定的知识信息，并期待收到预期的传播效果的社会活动过程［1］。

企业内部知识扩散的主要影响因素有：知识的扩散者、接受者、知识本身的特点、扩散的方法以及内部环境等［2］。

1.知识扩散者

知识扩散者是知识传播和扩散的源头，知识扩散者的主观意愿能够决定知识接受者、扩散质量的高低和扩散效果的好坏。知识拥有者扩散知识的目的，往往是通过利用传播知识这一形式来换取某种自己想要的特定利益。

2.知识接受者

员工一旦拥有企业所必需的独特知识就会拥有一定的影响力。知识接受者由于在获取特定的知识后，不但自己的能力得以提升，拓展了视野，而且，自己的地位与声望产生一定的正面影响，学习知识的冲动，就油然而生，甚至有的人为了获取自己期盼已久的知识，所采取的方法可能会不择手段。

3.知识本身的特点

知识在扩散过程中，需要对其编码。编码就是把需要扩散的知识信息，转换成载有特定知识内容且适合一定媒介传播的系列符号的过程。知识内容经过编码后，知识扩散者就可借助选定的知识扩散媒介，向预想中的知识接受者实施知识扩散行为。

不同的知识有不相同特点，其扩散的难易程度也有所差异，它们在扩散方式、工具、扩散的速度、成本以及效率等方面也具有明显的不同，显性知识能用规范的语言，或用文字清晰来表达，能在员工之间同步或异步扩散；而隐形知识常常存在于专业人员的大脑中，并以个性化的技能与经验出现，扩散的路径与显性知识不同。此类知识的创造价值巨大，因而扩散的损失与风险也巨大。

4.知识扩散的方法

同样的知识所采用知识扩散的方法不同，对知识扩散的效果也会有很大的差异；反之亦然。

个人知识扩散经常使用的方法有本人与知识的接受者面对面交流。作为个人行为，个体知识扩散发生的地点、时间具有较强的随机性。个体知识的扩散既可传播编码知识，也可传播非编码知识，而非编码知识的扩散对企业影响更大。

团队知识扩散是在团队组织下发生的群体行为，包括正式团队知识扩散和非正式团队知识扩散。正式团队为实现其目标，由团队专门机构组织并实施知识扩散行为，正式团队中的员工由团队的领导选择且向其负责，成员之间存有正式的组织关系，并通过正式的组织途径保持联系，这对企业的影响往往是利大于弊，是控制的。非正式团队通过开展员工自愿参与的活动来促进知识扩散与交流的行为。由于非正式团队中员工是以个人关系作为纽带，自愿参与团队活动，不需要向他人负责，成员间没有正式的组织关系，团队环境相对宽松，成员也具有很大的自由度，成员之间很可能拥有相似的知识背景与相同的兴趣。非正式团队知识扩散特别是那些非编码知识的传播具有极其重要作用。这对企业也有正面影响，但是难以控制，企业需要对此给予足够重视。

组织知识扩散是企业主体行为，是在企业知识具有了安全框架下与企业知识扩散战略的约束和导引下，进行的知识扩散。该类型的知识扩散是在企业知识管理有关部门的统一规划下实施的，具有较强的策略性，有一定的技术性，这对企业也有正面影响，是可控的。

5.企业内部环境

知识扩散的内部环境包括企业的组织结构、制度安排和企业文化等方面。在组织结构方面，金字塔型的组织结构不利于知识扩散，扁平型的结构则有利于知识扩散；在制度安排上，创新制度、保密条款制度、人才制度等方面，对知识扩散有较大的影响。在企业文化方面，企业文化凝聚力强，内部知识有相当好的共享性，则企业内部知识不易外扩散；如果企业文化由于内部竞争过度等因素导致员工不团结、企业凝聚力差，则内部知识很难在员工中扩散，但很容易使知识在外部扩散。

二、建立有效防止企业内部知识对外扩散的措施

1.精心筛选与培养高道德的员工

企业员工，尤其那些掌握技术的核心员工，是知识对外扩散者，为了有效防止企业内部知识对外扩散，就必须拥有高道德、高素养的员工，能够遵守企业的规章制度，爱企业的员工，不做伤害企业的事情，从而有效地切断知识扩散的源头。由于不同的人处在不同的道德发展阶段，存在个性上与个人价值体系的差异，因此，在招聘员工时，企业要精心甄选，使管理者尽可能通过严格的招聘过程，将不符合企业道德素质的求职者剔除。招聘过程的另一重要作用是有助于管理者掌握求职者的个人所处的道德发展阶段、个人价值观念、自我强度与控制中心情况，以利于在以后的日常管理中采取相应措施。

在许多企业里，员工对“哪些属于管理道德，如何去遵守”也是模糊的，只靠员工内心的信念去维持高水平的道德规范是不行的。只有通过建立道德准则，建立健全成文的道德守则来规范员工的行为，设立专门的企业道德管理机构，来负责企业的道德工作，并对员工道德进行各种形式的培训。对那些不遵守道德准则和法律的行为给予相应的纪律处分，严重者直接解聘。

在道德建设方面，还要求高层领导以身作则，中国是权利距离高的国家，高层的行为规范对员工的影响相当的大，而且道德准则的基调是由高层领导者建立的。因此，他们的言行方面，应该是表率，也是导向，员工的眼睛都时时注视他们。如果高层的管理人员把企业资源占为己有、虚报支出项目或拉帮结派，这无疑对员工暗示，此行为是可接受的，是符合道德的，一定会上行下效。高层领导还应该通过奖惩机制来对员工的道德行为产生影响。选择何人和何事作为提薪、晋升与奖罚的对象，将向员工传递出强有力的信息。

2.企业应当建立必要的防范知识扩散的制度

首先，在个人知识扩散时，尤其是关键技术或知识的传播方面，采用导师制或学徒制。一般来说，师徒关系好，忠诚度高。对导师要进行严格的培训与筛选，让他们熟知并能够区分哪种知识可以在内部扩散，且扩散到何种程度，知识扩散的范围，并尽可能地控制掌握技术秘密或知识的人数，同时能够限制技术秘密或知识的知悉范围；对那些技术秘密能够实行分段管理的，使用一切手段把技术秘密化整为零，由不同的学徒掌握。导师对扩散后果负完全责任。在团队知识扩散与组织知识扩散时，要有明确的规章制度，严格的执行措施，要有专门领导负责。

其次，为知识发送者和接受者建立奖惩机制。在构建企业内部人员或团队共享知识的机制的同时，企业要构建知识向外扩散的防范制度。知识发送者在向内部员工传播知识时，获得与所传播知识价值相应的报酬，同时知识接受者付出一定的代价，当然，为了使接受者主动学习知识，这部分经费可由企业方垫付，让双方知道知识是有价值的，从而不轻易对企业外部传播。如果出现把内部知识向外部扩散时，要严加惩罚，甚至让其承担法律责任。

再次，建立一套有效的企业信息收集与发布机制。成立企业信息收集中心，迅速发现知识对内、对外的扩散情况，出现意外事件必须做出及时、有效处理。企业一定要对文档管理实行制度化。详细记录知识产生的过程，从而避免由于个人的离职而导致知识资源的消失，从而减少对企业的伤害［3］。

最后，申请专利保护。对于重要的技术，防范对外扩散最佳的方法是申请专利。专利申请时要注意时机选择的合适性。申请时间太早，很容易让技术信息提前向外暴露，让竞争对手知道自己所掌握的技术，反而刺激其研发，导致竞争对手赶上，甚至超越自己，使申请的专利失去优势；另外，申请过早，技术可能不太完善，导致不能够及时申请外围专利、改进专利，也就很难形成立体式的专利保护网；当然专利申请迟了，失去了申请的目的［4］［5］。

3.企业采取内部知识扩散的合适方法与范围

根据知识接受者、被扩散知识的类型和任务的性质，科学地选择能够在内部进行知识扩散的同时，而又能够防止对企业外部扩散。如建立企业局域网，只能让本企业内部员工进入；或在一些重要技术方面，让不同的团队、部门掌握各自不同的技术，同一团队、部门知识可以随意内部扩散，不同团队、部门之间阻止扩散，即使某一团队、部门技术外部扩散，对企业造成的影响也不大；等等。

对于人们能明确表达的知识，可通过口头交流、教科书、视听媒体、期刊杂志、软件、专利文献与数据库等方式获取，可通过语言、文字、书籍、数据库等编码方式扩散的，易被人们学习的显性知识，企业可详细规定扩散的途径与方法，选择最恰当的扩散媒介，确定接受对象，以防内部知识向外扩散。

对于隐性知识，由于不易控制，有一些可以转化为显性知识的，尽可能将其转化为他人容易理解的形式。如通过一些智能技术，如知识挖掘系统、专家系统、商业智能等，实现隐性知识显性化。把这些知识纳入正常可控的管理渠道上来。

另外，如有必要，也可把企业的显性知识转化为各成员的隐性知识。由于隐性知识扩散存在递减规律，使原来容易扩散的显性知识所有编码复杂化，以致模糊起来，甚至打乱或删除，使此类知识只能在企业内部员工之间传播，员工接收并领会了这些知识后，可将其用到工作中去，同时可创造出新的隐性知识。如团体工作、干中学和工作中培训等是实现显性知识隐性化的有效方法。从而减少显性知识外流的风险。

4.加大教育宣传力度

首先，通过宣传，让员工改变对知识，特别是隐性知识的认识，让员工意识到企业隐性知识对企业持续发展与建立竞争优势极其重要。通过内部文件、网络和刊物等多种渠道，开展宣传活动。

其次，要培养具有一定法律素质的员工。把法律素质教育纳入员工教育的内容，使员工信仰法律，尊重法律。要通过大力宣传与培训法律知识，明确员工作为民事主体的权利，同时还要承担的责任和义务。通过宣传，让员工知道在没有授权的情况下，知识向外扩散的严重后果，使员工自觉地遵守法律法规、厂纪厂规，以防技术扩散。

5.建立优秀的企业文化，提高员工的忠诚度

优秀的企业文化能够培育员工的共同体意识，告诉成员企业的利益、形象和前途，与职工有着密切的联系。这种对员工共同体的同一性的认识，是企业凝聚力的来源，能在企业共同体内部造成友好的气氛、一种和谐公平的环境，促进全体员工的信任、团结、理解以及相互支持，从而产生集体的向心力，减少员工离职，减少知识对外扩散风险。

企业应依据企业文化和自身的所需，建立一套具有制度保障的培养忠诚度体系，企业的各级领导应在平时工作中，有意识地培养与增强员工的忠诚度。

在忠诚度方面，首先要加强和完善员工的关系管理，在涉及员工的调动、晋升、纪律处分、降职、辞退等工作时，要尽可能地避免由此带来对其他员工忠诚度的影响。要充分尊重员工的意见和建议，让员工适当参与管理，使“要员工去做”转化为“员工要去做”，使员工感受到自己得到重视与尊重，让员工感受到企业关注其自身的价值。企业员工对于自身能力水平、岗位、工资、奖惩情况、地位等方面非常敏感的，管理者在决策或评价时要确保公平和公正，依数据与招标评价，使员工对考核结果认同。同时，定期组织一些社交活动，给员工提供用来发展个人关系与职业关系的场合，这样可促进员工相互认同，从而增强他们对企业的认同感。其次，建立客观公正的绩效管理与薪酬体系，让员工明白本人所处的岗位，应拿到的工资。最后，建立企业与员工发展的共同愿景，企业发展好，员工获取企业资源的机会就多。建立共同的愿景可使员工产生强烈的归属意识，也能够产生一种神圣的使命感与自豪感，从而形成巨大的凝聚力，提高他们对企业的忠诚度。忠诚度的提高是从根源上解决了内部知识向外扩散问题。

三、结语

总之，预防知识扩散是企业在经营管理中永恒不变的话题，企业在学习他人的先进知识的同时，如何防止自己的知识被竞争对手学习，保持竞争优势需要从各方面入手，既要制度建设，更要人本管理；既要培养员工的忠诚度，更要企业制定切实可行的战略，让企业与员工都有美好的愿景，让员工知道企业将有辉煌的未来，员工有很好的前途。通过多种措施的采取，知识的对外扩散一定有所降低。当然，在防范知识扩散的同时，做好内部知识的学习、扩散，让企业不断拥有新知识、新技术，即使一些知识对外扩散，对企业产生的影响甚微。

［1］倪延年.知识传播学［M］.南京：南京师范大学出版杜，1999.

［2］朱淑枝.企业知识管理事务［M］.北京：清华大学出版社，2009.

［3］周战强.从博弈论角度看知识产权保护与风险投资［J］.金融教学与研究，2009，（2）：15─18.

［4］张国平，周俊.苏州企业专利开发与保护的现状与对策［J］.经济问题，2009，（4）：126─129.

［5］盛辉.知识产权保护与技术创新的双向作用机制［J］.科技管理研究，2009，（4）：275─276.