网络环境下高校档案信息化建设进程中的问题与对策探析

刘瑛

(大连大学 档案馆，辽宁 大连，116622)

网络环境下高校档案信息化建设进程中的问题与对策探析

刘瑛

(大连大学 档案馆，辽宁 大连，116622)

档案信息化建设工作是高等院校建设与发展过程中一项复杂的系统工程，是高校档案工作适应社会与学校发展的必然趋势。校园网络技术的不断成熟，为档案信息化建设提供了良好的基础平台。本文就当前网络环境下高校档案信息化建设工作中存在的认识和组织、技术以及人才等方面的问题进行了深入探讨，并分析了应采取的相应对策。

高校；档案信息化；校园网

高校档案信息化建设是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用高校档案资源，目的是提高高校档案管理效率与效益，以及充分发掘、摘取高校档案资源，向社会提供更多有价值的档案信息服务，实现资源共享。如何逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化，为高校教学、科研、管理的建设和发展提供优质、快捷的档案信息服务，已成为高校档案工作者当前必须思考的重要问题。

一、高校档案信息化建设过程中存在的主要问题

1.认识和组织方面的问题

从社会发展的需求来看，随着社会信息化程度的深入，档案信息资源备受人们关注，社会对档案信息的依赖程度越来越高，需求日益增长。当前，大多数档案利用者希望能够到档案馆查询的同时，更希望能在自己家中和办公室里随时查询所需档案信息。因此，高校档案信息化管理日渐成为广大利用者的强烈要求，即社会发展迫切需要高校推动以办公自动化、信息化建设为主轴的网络化管理。

从高校发展的需求来看，高校的教育信息化建设进程对档案管理工作提出了新的思路和要求。首先，在档案材料的形式上，数字化的教材、教学资源、科研材料、管理文件等在全部档案材料中占有比重逐渐增大，我们要对各种多媒体文件、文本文件、网页文档、数据库文件以及各种软件系统进行科学管理。其次，在归档范围上，随着教育信息化的深入，伴随新的教学方式、方法而产生的各种新型的教学材料、科研材料、管理材料也被纳入到归档范围，我们也要对这些材料进行合理规划和科学管理。最后，在管理方式上，随着高校教育信息化进程的不断深入，校园网成了信息化环境下教学、科研、管理活动的重要支撑，教育信息网络化深入的同时也要求高校档案工作与之相适应，这意味着高校迫切需要推动档案信息化建设。

而当前高校档案信息化建设却存在较严重的认识和组织方面的问题，主要表现为不少高校对档案信息化建设在现代教育事业发展中的必要性和紧迫性没有充分的认识。对档案信息化建设工作既无清晰的发展方向和建设目标，也无相应的建设规划、组织机构以及配套的政策和措施。大多数高校的档案信息化建设只是简单地要求档案馆来负责，并没有一个档案信息化建设领导小组来统一规划和指导全校的档案信息化建设，也没有给予档案馆足够的权力和支持力度，特别是对档案信息化建设过程中的难度预计不足等，所以在具体实践中经常会造成档案信息化建设工作难以很好地推进和完成。这些在很大程度上制约着高校档案信息化的推广和应用。

2.技术方面的问题

（1）数据标准不统一，信息资源无法有效共享和处理

在高校档案信息化建设的过程中，由于缺乏全局统一的系统规划，新旧系统采用的软件系统不一致、数据标准不统一等问题，使信息之间难以交换，更难以在更高的层次上进行信息的处理，如信息挖掘、决策支持等。比如学生部门统计的学生人数和教务部门统计的学生人数、人事部门统计的教职工人数和财务部门统计的人数等有较大的出入，对整个学校应用系统的运行效率和准确性都产生了重大的影响。教育信息资源建设的严重滞后和互操作性、共享性等方面的问题已成为高校档案信息化建设进一步发展的另一个瓶颈。[1]

（2）缺乏统一的接口和建设标准，电子文件难统一归档

20世纪90年代初，一位英国信息管理专家曾预言：“如果我们现在不努力着手抓好电子文件的管理，将有可能在20世纪末、21世纪初形成可怕的历史空白。”目前，电子文件正以极快的速度和极大的覆盖面逐步替代在全世界通行了数百年的纸质文件而成为主要的记录工具。[1]电子文件及档案管理信息化对高校来说还是一个新课题，高校的电子档案管理工作还处于初级阶段。尽管各高校产生了大量的电子文件，但都未作为档案进行系统化的处理，而且缺乏统一的规范、标准的管理软件和完善的管理制度，造成这些宝贵资源的散失。现有的电子档案的管理与以前的纸质档案管理有着质的不同，电子文件的收集和归档的范围非常广泛，不仅包括文字材料，还包括数据、表格、图像、声音等，因此，电子文件统一归档管理的难度较大，从目前看还面临许多技术难题。

（3）缺乏有效的网络信息安全防护体系，安全机制不健全

随着网络的不断发展，高校档案信息的上网管理及其安全性、可靠性等问题日益突出。由于电子文件的输入、存储、传输和提供利用过程都可能存在数据丢失、数据失控、数据窃取、病毒破坏的可能，因此，档案信息的网络安全性是高校档案信息化建设过程中要考虑的重要问题，也成为限制其发展的一个障碍。

3.人才方面的问题

高校档案信息化建设中，人是关键因素，各种技术以及软硬件都必须通过档案管理人员才能发挥作用。可长期以来，档案工作部门常常不是从工作需要出发管理利用人才，而是成为安置富余人员的机构，因而造成档案工作人员专业结构不合理，真正能胜任新时期档案工作的人才非常缺乏，整个档案队伍素质普遍偏低，严重缺乏既懂计算机技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不能适应档案信息化建设和高校档案事业发展的需要。

二、高校档案信息化建设过程中应采取的主要对策

1.认识和组织方面的对策

首先，学校档案信息化建设的发展规划应当成为学校教育发展总体规划的一个组成部分，要遵循 “统一规划、分期建设、逐步实施”的原则，根据学校的实际情况，收集各方面的意见和看法，咨询相关领域的专家意见，最后形成完善的学校档案信息化建设总体规划，并以校内文件的形式确定下来，以保证其权威性和指导性。形成全校一盘棋，大家通力合作，共同参与学校档案信息化建设的良好局面。

其次，要成立有校级领导直接负责、由专门责任部门以及院系负责人参加的学校档案信息化建设的领导决策机构，即档案信息化建设领导小组。要从行政和技术两个方面统一指导和规划档案信息化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络信息化发展各阶段的规划，要有近期、中期和远期的目标，对高校档案网络信息化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，使网络信息化建设有章可循。

2．技术方面的对策

第一，建立标准化的档案信息数据库，加快档案信息化建设步伐。

标准化档案数据库是档案信息化建设的重要组成部分。要加强档案的网络及信息化建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，建成标准化、通用性好的条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。这要求各高校档案部门一方面应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对现有数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率和利用率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和数据完整，使数据库的建设与档案信息化建设配套进行。[2]

第二，做好电子文件归档工作，促进档案信息管理与办公自动化衔接。

加强电子文件和电子档案的管理，可以有效促进档案现代化管理与办公自动化管理的接轨。既能使档案工作立竿见影地为学校各部门提供有效服务，又能抓住机遇，利用办公自动化平台推进档案信息化的进程，把数字档案信息资源建设前移到文件形成部门。高校的各级领导可以根据本校的校情，将电子档案管理作为办公自动化工作中的一项重要议程，提高人们对办公自动化过程中产生的各类电子档案的重要性的认识，形成具有一定覆盖面的高层次的高校档案信息运行网络，及时将信息反馈给高校档案信息管理部门。

第三，重视数据安全，加强网络安全防护工作。

做好档案信息的数据安全与防护工作，一是做好局域网的安全防护，设置防火墙，防止黑客的入侵、计算机病毒的攻击，进行实时病毒监控等技术以增强安全性；二是对用户实行电子身份认证制度，对用户访问档案信息资源的权限进行严格的认证和控制，禁止非法来访者登录；三是注意数据加密及加密传输，对于机密性的、尚未开放的档案不要存放在网络服务器上，保护网内数据的传输，确保不宜公开的信息非公开化；四是注意信息备份和恢复，定期数据备份，一旦信息丢失，只要启动该系统就能很快恢复原貌，减轻了网络信息的不安全性；五是定期进行网络安全检查，由于涉及的计算机技术较多，单纯依靠档案部门难以实现，所以加强部门间尤其是与网络中心的协同工作是非常必要的。[3]

3.人才方面的对策

档案信息化建设与发展，迫切需要一大批既懂计算机信息网络技术又精通档案业务的高层次人才。首先，要加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。其次，还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案信息化工作。最后，要对学校的全体人员，包括上到学校领导，下到每个教师、管理人员和学生进行相关知识的培训，提高他们对学校档案信息化建设重要性的认识和应用水平。[4]

总之，高等院校的档案信息化建设还有大量的工作要做，我们应该不失时机地抓住和利用档案信息化带来的技术成果和发展机遇，大力推进高等学校档案信息化建设。

[1]冯惠玲等.电子文件风险管理[M].北京:中国人民大学出版社,2008.

[2]叶景青.高校档案网络化建设问题浅谈[J].贺州学院学报,2009(1):109-111.

[3]武海蓉.网络环境下高校档案信息化建设探析[J].连云港师范高等专科学校学报,2007(1):103-105.

[4]王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设[J].信息化与网络建设,2007(6):63-67.

G203

A

1673-8454(2012)05-0004-03

（编辑：金冉）