以知识管理推动企业档案管理跨越发展

◎北京航天长征科技信息研究所 刘爱华 罗辉

传统的企业档案管理是以保存工作中产生的原始记录为主要内容，以实现归档信息的可追溯性和可查考性为工作目的。然而，伴随着信息时代的来临、知识经济的发展以及电子化管理工具的日臻成熟和普遍推广，企业对档案的管理已逐渐从库房管理模式转向资源管理模式和虚拟管理模式，对档案信息管理的要求和具体实施也已渗透到企业活动的全过程。

近年来，随着我国经济的不断发展和科技实力的持续提高，知识逐渐在人们心目中占据了举足轻重的地位。越来越多的企业开始通过运用知识管理来促进企业转型，带动企业管理水平的提升。目前，对于知识管理尚无统一定义，但通常来说，狭义的知识管理是指对知识的创造、收集、加工、储存、交换和利用等环节的管理；而广义的知识管理除了对知识本身的管理外，还加入了对与知识有关的人力资源、组织活动、知识利用方式等全过程、全要素的管理。

虽然知识管理和档案管理的概念不同，但从管理方式中不难看出，知识管理与现代的企业档案管理有许多交叉和融合之处。因此，企业档案管理可与知识管理的收集过程、规划过程、共享过程和文化建设过程有力结合，发挥主动作用，以知识管理推动企业档案管理工作在知识经济时代实现跨越发展。

一、融入知识管理的收集过程

知识收集是知识管理的基础，而档案是一种重要的且具有可查考作用的知识资料，是建设知识库并进行知识平台建设不可或缺的重要资源，其资源优势、知识优势发挥的大小，决定着档案管理工作在知识管理过程中角色的主次。

长期以来，档案管理就是业务部门送什么，档案管理部门就收集什么，而收集的通常都是不常用的，但又有可能会用的资料。这使得档案管理部门“门庭冷落”，查阅和使用档案资料的人员也是寥寥无几。

然而，档案管理人员也很少能主动深入到业务部门的实际工作中了解其工作重点，以及工作过程中是否有新项目上马或是某一项目的暂时搁置等情况，导致档案管理部门不能及时保存相关的历史记录，不能经常给业务部门的工作人员灌输档案保存的重要意义，使得一线工作人员难以对资料归档形成统一认识，导致档案管理部门与业务部门工作出现“两张皮”的现象。

档案部门不清楚哪些资料、记录需要及时保存以备查考，业务部门也不知道哪些资料、记录属于归档范围，造成为了归档而归档的局面，档案的完整性和系统性也就无从谈起。

因此，档案管理人员应既要了解业务部门的工作重点，以实际工作的进度为基准不断调整归档范围，又要提醒业务部门的工作人员把实际工作中形成的知识及时地保存下来，并主动将这些知识打包加以存储，形成一定系统的归档资料，以备查考。

二、融入知识管理的规划过程

企业的发展规划通常是通过分析和利用一些数据、报告、研究成果、专利等相关知识对企业的外部发展环境和自身实力进行调研与评估，在这一过程中，档案管理发挥着不可替代的作用。以往的档案管理部门通常只注重对本单位形成的资料进行管理，但在现如今的知识经济时代，如果只对本单位的档案进行保存管理是不可能全面发挥档案价值的，不与其它单位的相关信息资料进行对比和分析，就难以制定出最适合本单位的归档范围和重点；如果不清楚本单位业务部门在发展过程中遇到哪些问题亟待解决，哪些属于国际、国内攻关性的知识成果，就不可能将具有最优价值的知识保留下来，对重点的加以分析、对方便的加以利用，档案工作也将难以摆脱处于被企业其它工作流程边缘化的命运，档案管理也会长期难以突破发展困局。

档案管理应参与到企业知识的利用过程，特别是利用档案管理来影响企业的战略布局，不断挖掘档案的知识价值，从战略上了解企业的发展方向，发挥档案的资源优势，进而为企业发展战略的制定提供有价值的知识信息。

三、融入知识管理的共享过程

在企业内部往往存在着不同的业务部门，同级的业务部门不可避免地会存在一些竞争关系，其中知识成果的竞争就是一个重要方面。而知识管理的一个重要内容就是知识共享，通过共享往往能够创造出更多有价值的知识，并基于各业务部门的知识成果建立起知识共享平台。但有的业务部门只从自身利益和局部角度出发，特别是知识管理还处于起步阶段的部门，由于对知识管理的认知还不是特别清晰，没有看到知识管理带来的双赢甚至是多赢的效益，以及长远的战略利益，导致对于本部门已有的成果遮遮掩掩，存在畏难情绪。

因此，在知识管理流程的起步阶段，档案部门可以充分利用长期以来人们对档案工作的认知，通过归档过程使业务部门潜移默化地接受知识共享，通过已有的档案管理制度来界定和规范不同层次的知识共享，区分共享类别、制定共享标准、划清使用界限，做到既能利用已有的知识资源促进企业发展，又能在企业内部形成合理的对知识归属的保护和认可工作，在激发业务部门创新积极性的同时，最大限度地促进对企业内部已有成果的应用，避免企业内部进行重复性的研究，从而实现节约资源、提高整体效能的目的。

四、融入知识管理的文化建设过程

由于知识管理不仅包含对显性知识的管理，还包括对隐性知识的管理，且由于隐性知识往往容易被忽略，所以对隐性知识的管理就显得尤为重要。隐性知识往往没有看得见摸得着的载体，其通常是一种习惯或是一个奇思妙想，甚至是长期形成的一种传统，因此，将隐性知识以适当的载体传承和保存下来是进行知识管理必不可少的内容，而保存和传承的方式除了通过行政手段、制度约束、奖惩措施以外，较为切实可行的方式就是文化建设，即让发现、挖掘工作中的知识亮点成为一种自觉，让及时记录稍纵即逝的新思路变成一种方法，让多年积累的工作经验形成一种规范。

经过多年的发展，档案工作中的重要一环——显性知识归档早已为人们所熟知，可以说档案文化已经初步建立，但人们对隐性知识归档的概念还比较模糊。因此，档案部门可以在利用已有归档意识的基础上，将归档的范围扩大，使人们逐渐接受对隐性知识的归档，逐渐形成自觉保存知识的习惯，形成尊重知识、积累知识、交流知识、创造知识的活跃氛围，发挥档案管理的软实力，使档案文化逐步升华成为知识文化并贯穿于企业管理的全过程。

总之，知识管理对档案管理来说，是机遇也是挑战，只有利用好这个时机，才可以扩大档案管理的范围，延伸档案管理的服务领域，提升档案管理的能力，壮大档案管理人员的队伍，发挥档案管理的影响力，从而实现档案管理在知识经济时代的跨越发展。◄