医院文书档案管理战略研究

章爱武

（芜湖市妇幼保健院，安徽 芜湖 241000）

1 医院文书档案管理面临的问题

（1）档案资源不集中，格局混乱，文书档案完成质量参差不齐。由于各种原因使得许多医院档案室只负责管理部分档案资料，一些诸如X片档案、影像图文资料、病理相关档案分散在各个部门，不能做到将所有应当入库的文件资料集中收集，而是由各个部门自行管理，造成档案利用不充分、不方便等。根据《中华人民共和国档案法》，一个单位的全部档案应当都由该单位的档案部门集中管理，充分说明档案集中管理的重要性。

（2）医院领导层、管理部门对医院业务管理与文书档案管理不同步，造成文书档案管理落后于急速发展的医务诊疗水平。许多医院均高度重视院内医务人员的诊治水平，完善先进医疗设备，扩大医院规模，但对文书档案管理的人员，设备，规模的投入少之又少，造成医院管理与档案管理不协调发展。档案管理代表本医院的管理水准，是评价医院管理的重要指标，应得到同等重视。

（3）医院文书档案管理人员中存在的问题。不具备相应管理素质，医疗知识水平低，法律意识浅薄，人员配备不固定：许多医院专兼职档案管理员非相关专业毕业，因此许多档案管理人员未系统学习档案管理相关知识，也没有参加过档案管理的培训，很多是通过前辈或自学进入此行，因此档案管理人员素质、文化水平、管理能力等与时下档案管理要求差距悬殊。往往体现为档案管理人员不多，知识范围狭窄，档案管理相关知识老化，缺乏现代科学知识，英语能力不高，高能力高素质的复合型档案管理专业人才数量少

。文书档案管理人员与各部门人员未能建立良好的合作关系。文书档案管理人员与各部门的工作人员间的合作关系，在规范化的档案管理中起重要作用。有些人为自己工作方便简易或因丢失文件材料，常使重要档案资源得不到收集管理。

（4）缺乏适应社会主义市场经济体制的医院档案管理新模式。档案管理手段落后，档案管理制度不健全，各部门分散管理档案资料，造成人力、物力浪费。医院档案收录内容不够规范标准，范围界定不清楚，而且各部门档案收集管理标准不同，缺乏统一的检验考核制度，质量参差不齐，存在严重的档案信息的重复保存，不仅浪费空间，而起使档案资料的利用率大幅度降低。

2 医院文书档案管理的对策

（1）规范、标准、科学地管理档案。对资源的充分利用起着举足轻重的作用，有利于向各级组织人员提供相关必要的信息资源，便于信息共享，充分发挥其效益。医院应当将各部门归档材料范围发放的各科专兼职档案管理员，让其充分学习认识什么材料是需要归档，防止丢失材料。根据医院文书档案的归档范围，各部门的归档材料应及时由该部门专兼职档案管理人员收集，追踪材料，及时将该部门归档文件材料收回。随时注意重要材料的整理搜集，注重稳健的积累，防止归档材料的丢失，档案管理人员根据院内文书档案管理制度中的文书档案的归档范围，定期收集归档材料，将各科的分散材料集中收集，防止重要资料的遗失以及档案的分散化。

（2）档案管理亦是医院管理的重要组成，院内管理阶层、各级领导应当切实加强档案管理工作，加大档案管理人才及设备投入，将档案管理同医院发展挂钩，实现医院位数档案管理现代化。构建以医院院长为首领，各级领导监管，专兼职档案管理人员审录，所有院内人士积极参与的协作团队，给予档案管理工作足够的地位与职能。及时做到档案内容的总结、检查、提交、验收，严格考核档案完成效率和质量，并针对各级管理层的责任岗位和各部门经济利益行相应赏罚处理。将档案管理员从医院办公室的管理工作分化出来，形成专职文书档案管理团队，保证他们又充分时间充分精力整理档案资料，从而提高档案质量。

（3）提高档案管理人员的思想政治水平，加强管理人员全心全意为人民服务的意识。医院应当将院内档案管理室工作人员和各部门专兼职档案管理员的素质提高及技能培训纳入医院计划和要求，加强档案管理人员的专业培训，提高档案管理水平、档案管理人员的素质，改变档案管理人员被动获取档案资料的习惯，积极主动联系各科室档案管理人做好档案资料的搜集整理工作。

医务人员与患者间的矛盾是完善病志、发展病志档案管理的促进因素，因此档案管理人员应当与各部门工作人员建立良好的协作关系，及时补充改善病志档案归档中存在的缺陷，提高文书档案的质量。在医患关系不乐观的今天，最大限度维护患者利益及保护医务人员合法权益。通过各部门间的文化交流活动及教育培训，增强彼此的合作意识。档案管理人员应该积极主动联系管理阶层、各个科室工作人员、科研及教学相关工作人员，做到及时提供有用的档案材料，提高服务意识，通过多种渠道及途径利用档案资源。各级领导与各部门工作人员也应当全面了解档案管理人员的工作内容，积极主动配合管理人员的工作，全面利用档案资源，双方应当互利互助，共同进步。

（4）加强宣传，提高院内工作人员档案意识。通过讲座、培训等方式，使医院各级工作人员充分理解档案的重要性，使他们掌握规范标准化的归档程序，熟知归档资料的范围。

（5）存储档案材料的终极目标是方便提取利用，只有及时全面地掌握开发档案中的资源材料，才为临床工作、科学研究、教学授课、领导决策等贡献力量。档案资料的开发需要进行深层开发，多途径，多渠道，多方法检索。

（6）创新医院档案管理模式，改进档案管理手段，充分利用现代化信息科学技术，开发建设院内信息网络系统，实现档案资源的及时提交和验收，使档案资源收录方便快捷，检索和修改方便，能够自动统计及排序，从而省去传统档案管理的组卷、书写封面、顺序排列等工作，不仅提高了档案管理人员的工作效率，而且节省了人力物力财力。

3 结语

总之，随着社会经济发展，科学技术进步，档案的内容、存储形态不断变化，顺应形势应当出台更完善的管理模式，不断加强管理人员的技术水平，这需要医院各部门积极配合，不断学习，加强服务意识，解决档案管理中存在的问题，更好地为现代医疗卫生管理服务。

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［2］董明慧.浅谈医院档案管理工作中的几点思考［J］.山东档案，2009（21）：350.

［3］魏超.医院档案管理工作存在的问题及对策［J］.山东档案，2009（3）：30－33.

［4］王碧莹.医院文书处理工作规范化是推进医院档案规范化的基础［J］.中国科技博览，2010（32）：612.