精细化理论视野下高等医学院校教务会议效率的提升策略*

程 涛 康慕云 刘克林 曾晓荣

泸州医学院教务处，四川泸州 646000

精细化理论视野下高等医学院校教务会议效率的提升策略*

程 涛 康慕云 刘克林 曾晓荣

泸州医学院教务处，四川泸州 646000

教务会议对于高等医学院校的教学管理意义重大，现阶段教务会议存在有诸多问题。本研究尝试运用精细化管理理论将教务会议分为会前准备、议事过程和追踪反馈等3个阶段，并细化了每个阶段的的分工和程序，以期建立教务会议的精细化管理模型。

提升；教务会议；效率；精细化管理理论

教务管理工作在高等医学院校教学管理工作中处于核心地位，对院校的教学运行具有决定性作用。教务会议是教务管理的重要载体，旨在通过有效的沟通，达到传达资讯，监督工作、协调矛盾，达成协议、解决问题、共享资源、开发创意、激励士气等诸多目的[1]，毋庸讳言，教务会议乃是高等医学院院校教务管理工作有序健康运行的基本保障。

在实际的教学管理过程中，众多高等医学院校对于如何高效实现教务会议的功能在思想和操作层面都存有一定的误区，导致教务会议效能低下，严重浪费诸多资源。经归纳分析，现将高等医学院校教务会议运行中存在的常见问题总结如下。

表1 高等医学院校教务会议存在的常见问题及表现

针对表1所列问题，笔者从精细化管理角度提出了针对性的预防管理措施。见表2。

表2 高等医学院校教务会议效率低下的预防性管理措施

笔者在多年的教务会议组织过程中意识到，精细化管理理论对于提升高等医学院校教务会议效能大有裨益。精细化管理的核心理念是精、准、细、严，以科学管理为基础，它是以精细操作为特征，促进爱岗敬业，认真做事，从而达到降低成本，提高效率和效益的一种管理方式。“精细化管理是一个完整的体系，由“制定方案—进行实施—监督检查”3个环节构成，强调部门职能明晰，管理权责到位，杜绝推诿扯皮，确保有效实施；明确规定每个工作岗位任务、职责、标准、流程、检查、考核等，形成文本化、规范化；注重监督和反馈机制运用[2]。”现根据精细化管理理论，在借鉴韩宗佑关于会议管理理论的基础之上，笔者尝试构建高等医学院校教务会议基本流程如下。

1 会前准备阶段

周全的会前准备工作是高等医学院校教务会议高效运行的基本前提，通过充分的会前准备，可以实现以下目的：选择最恰当的教务会议方式；使参会者对讨论对象有清楚认知；清楚的告知参会者应有何种行为表现；节省时间与减少冲突。

1.1 教务会议召集人的会前工作清单

教务会议召集人在确定教务会议召开之前必须考虑并明确解答以下9个问题，为教务会议的高校运作奠定基础。

①开会目标是否清楚 务必明晰召开会议的目的，教学管理工作纷繁复杂，但是每一次具体的教务会议必须要有明确的会议主题和目标，不可不分轻重缓急地面面俱到，真正做到“有的放矢”；②决定与会者名单 明确教务会议的主要议题和涉及部门及人员；为了节省会议时间、提高会议效率，教务会议召集人应该将会议相关材料提前分发给与会者，以便让与会者能有足够的时间在会前阅读和消化这些材料并形成自己初步的意见和结论。这样，正式会议讨论时，就能快速、完整地将事先准备好的意见和建议阐述出来，从而加快会议的进程，提高会议的效率[4]。③决定与会者的参与程度，确定会议的举行方式；④决定由谁来担任会议主持人与会议记录者；⑤决定会议时间、会议长度、地点。其中应注意会议的时长一般需要计划和控制在0.5～1 h之间。会议时间太短不利于大家充分沟通并达成最佳结论，会议时间太长则会让与会者“身心疲惫”从而影响会议效率。⑥准备好会议所需辅助设备；⑦决定哪些与会者该做简报与何时做；⑧暂定的会议议程是否涵盖所要讨论的事项，并把议程事先发给与会者。一般1～2个议题为宜，尽量不要超过3个议题。如果议题太多，则与会者讨论时的注意力很可能会分散；⑨分发开会通知，确保与会者都能有充足的准备时间和完成按时会议任务的准备。

1.2 与会者的会前准备工作

在接到教务会议召集人的通知后，与会者应充分利用时间，多渠道了解会议相关信息，为开好教务会议做好积极准备，主要包括：①对自己负责的议题有充分的了解，并有充分的资料提供给其他与会者；②会前了解自己在会议中发挥的作用，若在会前还不知道自己负责的议题或职责范围，应及时向组织者询问；③对会议议题有异议者应提前和会议召集人进行协商。

2 议事阶段

此阶段为教务会议的主体及核心部分，在无特殊情况下应尽量按照事先的议程安排进行，以保证教务会议的高效率进行，达到预期的会议目的。

2.1 医学高等院校教务会议参考流程

①导言：教务会议主持者—主席开场白：明确会议主题，营造会议氛围；②陈述问题、会议目标：通过此次会议期望解决的具体问题，或欲将某一问题解决到何种程度；③提供与讨论内容相关的资讯，并强调其中不可忽视的内容；④将问题分类并确定本次会议的侧重点及讨论顺序。重点议题与非重点议题务必明确划分，理清主次，必要时可将非重点议题另行召开会议予以商讨；⑤声明会议记录者的工作内容；⑥询问与会者有无修改议程的需要。

2.2 讨论过程

理清教学管理问题关键所在并整理出头绪，找到相应对策并达成共识。

①找出并分析问题的原因；教务会议主持人确认以上原因各与会者都无异议，方能进行下一步骤。②商讨并列出可能的对策 教务会议主持人确认以上原因都已详细讨论，再进行下一步骤。③比较第2步所列对策，对其进行评估，看何者最符合原议事目标，并达成决议、确定对策。

2.3 结论

①请会议记录者重述已达成的决议；②询问与会者有无异议；③确认工作分配完成并已记录妥当。

3 追踪反馈阶段

教务会议结束后各与会者应执行主持人在会中所分派的工作，并作成简报反馈给主席或在下一次会议中进行汇报。

教务会议开完后，一定要有相应的会议纪要，惟其如此会议的决议才会具有权威性和可执行性。因此，完整记录会议纪要是不可或缺的（纪要中需要约定决议的责任人、完成时限等）。

安排专人跟进会议决议的落实情况，安排专人跟进会议决定的落实和执行情况并及时公布，将会议决定的落实和执行结果作为对相关责任人考评的指标之一。

精细化管理理论为高等医学院校教学管理工作提供了切实可行的规范化操作流程，也为提升教务会议效能提供了理论支撑[5]。笔者尝试构建了高等医学院校教务会议的基本流程，以期以此为起点，将精细化管理理论更多的运用到教学管理工作之中。

[1]姜健.高效能会议 [M].上海：华东师范大学出版社，2007：76.

[2]（美）雷恩.管理思想史[M].孙健敏译.北京：中国人民大学出版社，2009：312.

[3]韩宗佑.如何组织高效率会议[M].上海：华东师范大学出版社，2010：148．

[4]刘艳磊 .如何组织会议 [J].管理世界，2008，（2）：73．

[5]傅若宇.精细化管理理论在会议中的运用 [J].合肥工业大学学报（社会科学版），2006，（2）：50．

Study on ascending the efficiency of medical colleges teaching affairs meeting from the perspective of delicacy management theory

CHENG Tao KANG Muyun LIU Kelin ZENG Xiaorong
Dean's Office of Luzhou Medical College,Luzhou 646000,China

At present there many weakness in the teaching affairs meeting which is vital to the teaching management.Teaching affairs meeting is devided into three stages from the perspective of delicacy management theory:the stage of oreparation, the stage of deliberation and stage of tracking feedback, what is more, the division and procedures is also detailed to establish the ideal model of management of teaching affairs meeting .

Ascend; Teaching affairs meeting;Efficiency;Delicacy management theory

G647

C

2095-0616（2011）21-148-02

四川省2009 ～ 2012年高教育人才培养质量和教学改革项目（川教〔2009〕288号）

2011-09-01）