忻州市水利档案管理现状及对策

李建华

（忻州市水利局，山西 忻州 034000）

忻州市水利档案管理现状及对策

李建华

（忻州市水利局，山西 忻州 034000）

水利档案是对水利建设工作的记录，是水利事业的重要组成部分。但在目前的水利档案管理工作中还存在很多问题，亟需改进。结合实际工作经验，对忻州市水利档案管理的现状和重要性进行了分析，并针对性地提出了解决措施。

水利档案；档案管理；技术档案；工程档案

近年来，随着国家对水利工作的日益重视，忻州市水利事业取得了长足发展，但由于自然条件差、自然灾害频发、水利基础设施缺乏等原因，全市水利建设落后的状况没有得到根本性的改变，成为制约忻州市经济社会发展的瓶颈。在今后一段时期内，水利工程建设将成为忻州市工程建设的重中之重。档案管理作为水利工程建设工作的重要组成部分，目前传统落后的档案管理办法已不能适应现代工程建设管理的需要。如何做好新时期水利工程建设档案的管理工作，促进忻州市的经济发展是亟需深入研究的课题。

1 水利档案现状及存在问题

忻州市水利工程在灌溉、防洪、发电等方面曾经发挥过巨大作用，有力地促进了工农业生产的发展。但随着时间的推移，很多水利工程老化失修、带病运行，灌溉面积逐年减少，工程效益逐年降低。近年来，水利工程除险加固、节水改造等项目日益增多，但由于历史原因，一些水利工程档案资料缺失甚至不全，给项目的鉴定和整治带来了很多困难。

1.1 个别单位和领导对水利档案工作重视不够

一项水利工程的完工由建设、勘测、设计、施工、监理等多个单位参与，手续繁多、内容复杂，形成的水利档案资料也十分庞大。然而很多单位并未真正认识到水利档案收集工作的重要性，对档案工作重视不够，甚至有些档案资料只掌握在个人手里。而且档案室大多设备老化、配置不全、资料缺乏，档案管理极不规范。

1.2 档案工作人员对档案工作认识不到位

部分档案工作人员工作缺乏积极性和主动性：只注重收集红头文件、忽视其他材料；只注重收集以单位、组织名义的文件，忽视以个人名义形成的重要文件；只注重收集通过文秘部门发出的文件，忽视其他方面的文件；只注重收集本单位的生产技术档案，忽视设备、基建等其他技术档案；只注重收集纸质文件材料，而忽视照片、影像档案等。由于档案人员对档案信息化认识普遍不高，重视不够，习惯于传统的手工工作。这种状况对水利工程的安全鉴定和日常维护极为不利。

1.3 案卷规范整理工作不到位

水利建设工程大都建在比较偏僻的农村。从近几年全市水利工程项目建设的施工单位档案管理情况来看，基层档案管理人员水平参差不齐，人员变动频繁，而且不注重参加档案培训及业务咨询，不按规范整理，只是靠平时在工作中揣摩，现有收集回来的档案资料有按实际情况组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的，导致组卷混乱现象比较严重，案卷厚薄不一、装订规格各异、规范参照不同，档案管理混乱、毫无章法。

低效率的管理造成水利档案管理滞后，不能适应时代发展的要求。作为水利工程建设的管理单位，需尽快、科学地解决这些问题，加快档案信息化建设，使水利档案真正发挥效益。

2 水利档案管理措施

利用好水利档案，可以为水利建设发挥很大的作用。通过对水利档案资料进行研究，吸取前人的经验和教训，取得新的研究成果，为今后开展水利工作提供更为科学的理论指导，为领导决策提供参考，避免不必要的浪费，降低工作成本，提高工作质量。

第一，加强领导，强化单位领导和工作人员的档案意识。新形势下，中央把水利工作摆到了一个非常重要的位置，水利事业迎来了新的发展机遇，为水利工程档案管理带来了较大的发展机会与空间。档案管理工作中存在的问题很大程度上是缺乏监督与领导，为此，单位领导必须认识到档案工作的重要性，将其放在重要位置，并要求所有工作人员配合档案工作。此外，还应成立专业的档案管理工作领导小组，对管理工作中的问题进行分析研究，及时找到解决办法。

第二，制订管理措施，使相关工作人员照章办事。目前，水利档案管理工作缺乏制度性的措施，档案收集、档案管理及档案使用不规范。因此，为搞好档案工作，必须制订完善规章制度，使有关人员都照章办事。在档案工作中，应依照《档案法》、《中华人民共和国水法》、《保密法》、《科学技术档案管理暂行规定》等法规制定相关的规章制度。对水利科技档案资料的收集、立档、管理、利用、安全保密等方面进行严格规定。

第三，加强业务培训，提高基层水利档案人员的整体素质。强化档案业务水平、提高档案人员自身素质是当前档案工作的首要任务。随着新的档案管理制度与档案技能方法的出台，档案工作又进入了一个新的改革时期。为此，必须学习掌握好档案基础知识，利用有限的时间积极参加档案部门举办的各种业务培训，请档案主管部门及时给予业务监督和指导，发现问题及时指导改正。在此基础上提高一线档案责任领导和专兼职档案人员的档案意识和档案管理水平；制定案卷整编操作规程，规范整编操作程序。档案管理人员参加工程竣工验收，特别是竣工初验时，应对竣工验收的档案提出具体要求，严格把好竣工档案的质量关，以确保整个工程档案的齐全、完整和准确。

G271

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1004-7042（2011）07-0043-02

李建华（1963-），女，2010年毕业于山西省委党校经济管理专业，馆员。

2011-05-12；

2011-06-19