论教学秘书在高校教学管理中的定位与发展困境

熊红菊

（淮北师范大学 文学院，安徽 淮北 235000）

论教学秘书在高校教学管理中的定位与发展困境

熊红菊

（淮北师范大学 文学院，安徽 淮北 235000）

教学管理是高校质量工程顺利实施的保证，而教学秘书是高校教学管理的最终执行者和落脚点，稳定以教学秘书为核心的基层教学管理队伍，是教学管理的所有方针政策落到实处的保证。但是，现行的高校教学管理制度倾向于上层管理决策与规划，对处于基层的教学秘书在教学管理中的定位与作用缺乏重视，导致教学秘书陷入超负荷的状态，以教学秘书为核心的基层教学管理队伍极不稳定，最终使教学管理受到阻碍或者流于形式。为此，明确教学秘书的定位与作用，关注教学秘书的生存状态，解决教学秘书的发展困境，不仅是保证基层教学管理队伍稳定的前提条件，同时也是提高教学管理质量的重要方面。

教学秘书；教学管理；定位；生存状态；发展困境

教学管理是高校的一项重要工作。根据教育部2007年1号文件精神，发展高等教育的重点应放在提高教学质量上，而教学管理是质量工程顺利实施的保证。原教育部副部长周远清在《第一次全国普通高等学校教学工作会议上的讲话》中曾经指出：教学管理并不仅仅是一般的行政管理，而是兼有学术管理和行政双重职能的一门科学，是一门需要长期学习和实践才能掌握的一门科学，没有一支过硬的教学管理队伍就不可能有一流的教学水平和教学质量。各个学校都要建设好一支高素质、高水平的教学管理队伍，要舍得把优秀人才选拔到教学管理的岗位上，还要制定有力的政策措施，保证这支队伍的稳定和发展。［1］

目前，许多高校都实行校、院（系）二级管理模式。校级教学管理主要体现在宏观的计划与规划，院（系）级教学单位则是办学的主体与基础。院（系）级教学单位既要承担科学研究、教学改革、师资队伍培养和学科建设等重要任务，还要组织日常教学活动、维持教学秩序、进行学生管理等具体教学管理工作。其中，教学秘书是院（系）教学管理工作实施的核心，因此，准确把握教学秘书的角色定位，提高教学秘书的素质水平，关注教学秘书的生存状态，是实现院（系）教学管理规范化的重要保证，也是“建设好一支高素质、高水平的教学管理队伍”必不可少的一环。

但是，当前许多高校对于强化教学管理的理解主要着眼于校级教学主管部门的决策与规划，对于建设高水平、高素质的教学管理队伍的认识也停留在校级教学主管部门和院系分管教学的领导层，对于具体从事基层教学管理的教学秘书则缺乏重视，这就导致基层教学管理队伍极不稳定，从上到下的教学管理决策、各种通知文件最终都打了一个折扣，或者流于形式主义。为了从根本上解决教学管理的最终落实问题，必须把眼光投向基层教学管理队伍的建设，即明确教学秘书的定位与作用，关注教学秘书的生存状态，解决教学秘书的发展困境。

一、教学秘书的角色定位、实际作用与能力素质要求

教学秘书作为高校基层教学管理队伍中间的主体，常年工作在教学管理的第一线，接触不同群体，这决定了他们在教学管理中需要扮演多种角色，主要为：第一，管理角色。包括：教学档案管理、教学过程管理、教学质量管理；第二，服务角色。服务对象上到校级教学主管部门，中至院系各级领导层，下到教师和学生；第三，协调角色。主要协调校级教学管理部门与院系领导之间的关系、协调院系领导与各教研室主任及教师的关系、协调教师与学生之间的关系等；第四，参谋角色。主要是协助各级领导，起到参谋的作用［2］110－112。除此外，教学秘书还扮演着监督、教育、实践、教学研究等角色，主要表现为对日常教学所有环节的执行与效果进行监督、对日常教学规范的推广与宣传进行教育，对相关文件通知精神进行实践，对教学运行的规律和出现问题进行研究等。

总之，教学秘书不仅是教学管理的实际执行者，还是教学管理效果的直接反馈者。教学秘书掌握的教学管理知识的多少、经验的丰富与否、理念的创新或陈旧、对教学管理的敏感或迟钝，直接关系到教学管理第一手信息的获取与分析，而这将作为各级教学主管部门最终决策的直接依据。由此可见，教学秘书虽然处于高校教学管理的最底层，但实际上是高校教学运行管理工作的中心和枢纽，是高校教学运行管理工作的重要组成部分，是一个处在教师与学生之间、院系之间及院系与教师之间的中介者，发挥着上令下达、下情上传的桥梁和纽带作用［3］161。

教学秘书在教学运行管理中的实际作用决定了其不仅应具有杰出的个人素质与超强的工作能力，而且还要具备相当的专业背景。简而言之，教学秘书应具有的能力素质应包括以下三个方面：一是在日常教学管理方面，应不断掌握和更新现代教育理念、学科发展和教学管理的专业知识；二是在日常办公室事务的处理方面，要具备较强的语言文字表达能力、熟练使用现代化设备获取和处理信息的能力；三是要具备基本的个人素质，即善于沟通、团结协作、洞察敏锐及开拓创新等能力［4］275。总之，教学秘书不仅要充分认识到这项工作的重要性，还要努力提高自己的综合素质，这样才能胜任日益复杂化和规范化的教学管理工作，为学校教学工作的建设和发展做出应有的贡献。

综上，教学秘书在高校教学管理中承担着多种角色，贯穿于高校教学管理的每一个环节，是所有教学管理工作的最后执行者与落足点，作用举足轻重，在个人能力素质上要求极高。

二、教学秘书的生存状态与岗位滥用

教学秘书的工作不仅对个人的能力素质要求很高，而且性质比较特殊。教学秘书的工作主要是为了保障日常教学的顺利进行。教学活动正常进行的时候，我们觉得本应如此；教学活动出现问题时，作为教学保障环节的教学秘书的工作才会引起大家的关注。所以，虽然教学秘书在日常教学管理活动中时时处于超负荷的工作状态，但因其工作在高校庞大的教学管理体系中相对“隐蔽”，不同的人群只看到教学秘书的某一个工作侧面，对教学秘书的工作业绩难以做出全面的、合理的、客观的评估。高校常规性的教学管理工作具有较强的稳定性和程序性，教学管理者容易陷入一种职业倦怠，再加上一些教学单位对教学管理的重要性认识不足，教学管理意识比较淡薄，只关注上行下效的文件通知，对于实际的执行环节缺乏足够的重视，教学秘书的工作也因此受到漠视。

与此相关的就是对于教学秘书岗位的滥用，主要体现为以下方面：

1.人员不够专业

目前，教学秘书的来源主要是刚毕业的留校生和引进人才的家属，还有一部分青年教师兼任教学秘书，基本上都没有任何管理经验或者专业背景。教学秘书的工作繁杂、琐碎，一般被认为缺少技术含量，任何人都能做。再加上，教学秘书虽然承担着极其庞大的工作量，陷入到一种超负荷的状态，但是由于处在高校教学管理的最底层，其社会地位和实际待遇相当低下。因此，一般很难找到高层次、更专业的人才自愿担当教学秘书。

2.缺少职业培训

与青年教师上岗之前都要进行系列的岗前培训与考核相比，教学秘书上岗之前没有经过相关的岗前培训，在工作期间也缺少及时的指导和帮助。当然，由于工作性质的特殊性，也难以制定合理的考核机制。在新旧教学秘书进行工作交接时，由于工作繁杂，很难手把手地起到帮带作用。教学秘书一般都是独自摸索、自学成才。这种花费巨大代价成长起来的教学秘书，往往因为从事的是被认为没有技术含量、人人能做的工作，业绩缺乏认可和合理的报酬，其结果就是拼命地另谋出路，以此摆脱无穷无尽的工作重担，保持基层教学管理队伍的稳定就成为一句空话。

3.工作职责不明

教学秘书除了要承担在教学管理运行中的全部职能，还要承担办公室的一般事务，光接电话就耗费了大量时间和精力。尤其随着近年来高校扩招，教学模式转变，许多高校人员急剧膨胀，但是教学秘书的配备基本保持原状。对于教学秘书而言，院系师生数量增加两倍或者更多，专业由一个扩充到几个，还要兼任二级学院和继续教育学院的教学秘书，工作量增加了好几倍，但是人员配置和基本待遇还是不变。这种滞后的管理模式主要因为教学秘书隶属于两个管理部门，在工作性质上教学秘书归教务处各职能部门直接管理，在人事关系上教学秘书隶属于二级教学主管部门。除了承担教务处下发的各项工作，教学秘书还要承担本院系的各种日常管理工作，一人身兼数职，从事的是管理的工作，拿的是打杂的钱，貌似领导，实处下层，最终导致在工作上困难重重。很多事情最后都要教学秘书查缺补漏，一手包办，形同保姆。

4.缺少职业规划

现有的教学管理体制，没有把处于教学管理最底层的教学秘书纳入管理体系，更没有给教学秘书制定相应的职业规划。同样作为行政人员，高校的辅导员则有更清晰的发展方向。因此，在经历了高强度的工作压力之后，在上级主管部门的呵斥教训之中，在教师和学生的埋怨之下，教学秘书积累了大量的工作经验，成长起来，但他们最终的体会就是与其花了如此惨重的代价熟悉了教学秘书的工作流程，还不如把同样的精力用在教学科研上，或者用来进修深造上。后者在提升个人社会地位和经济收入、在职业发展前景方面无疑是最直接的途径。事实上，能够成功转型的教学秘书在高校微乎其微，教学秘书职称学历低下的出身限制了他们向更高的层次发展。

总之，教学秘书岗位的滥用，一则是因为教学秘书在教学管理中的定位和重要性并没有得到普遍认可，从思想认识领域就缺乏对教学秘书的工作业绩的肯定；二则是高校教学管理的程序化与模式化，对处于管理末端的教学秘书的生存状态缺少人性化的关怀。教学秘书出身低下、来源复杂、缺少管理经验和专业背景、没有经过任何职业培训直接上岗，却要从事头绪纷繁，需要具备“超人”般的能力素质的工作，他们在无声无息、忙忙碌碌的工作中究竟付出了多少惨重的代价，却几乎无人过问。这种生存状态导致教学秘书频频离职，教学秘书岗成了高校流动性最大的岗位，以教学秘书为核心的基层教学管理队伍极不稳定，最终给实际的教学管理带来了相当大的负面影响。

三、教学秘书的发展困境与对策思考

高校教学秘书数量较少，一般一个院系只有一到两个人。经调查统计，“在学历职称层次方面，我国高校教学秘书管理队伍中，有研究生学历的较少，有本科学历的也仅占18.7%，有专科学历的占31.3%，而中专学历，含高中学历，占50%；就职称而言，高级职称所占比例为零，有助理研究员职称的占42.9%，实习研究员为37.5%，其他为19.6%。”［5］176无论在数量上，还是在职称学历上，教学秘书都属于弱势群体，不仅生存艰难，而且面临着发展困境。

按照现行教学管理体制，教学秘书还应承担一定的教学研究任务。教学秘书处于教学管理的末端，最大的优势就是熟悉教学管理的整个流程，对以教师和学生为核心的教学环节了如指掌。这种得天独厚的条件，使教学秘书对日常教学管理的规律和得失有直接的认知和分析，本应承担相应的教学研究任务，为提高教学管理质量、优化教学资源配置起到一定的作用，但是日常管理中大量重复性的劳动，严重地挤压教学秘书的工作时间，也取消了他们创造性的思维，严重地阻碍了他们的发展。

长期以来，教学秘书的超负荷工作状态成了高校教学管理的一种常态。不过目前，由于教学秘书岗位更换频繁，导致基层教学管理队伍不稳定的现象日益突出，并且逐渐影响到日常教学管理的顺利实施，以致引起了部分高校教学主管部门的注意。关于教学秘书队伍建设的反思与讨论在学界也应运而生。在这种背景下，明确教学秘书在教学管理中的定位，找到导致其生存和发展困境的根源，并采取相应的措施解决这个问题，显得尤为必要。对此，本文拟提出以下对策：

1.解放思想，提高认识

要认识到教学秘书不仅是一个具体的工作岗位，同时也是一个具有主观能动性的有血有肉的人，不是一个超负荷运转的机器。截止到目前，学界关于教学秘书方面的研究论文大约500多篇，其中主要是基于教学秘书的工作属性与工作岗位的研究，属于比较宏观抽象的理论研究，而真正把教学秘书看作一个普通人，结合教学秘书工作和生活的实际，来探讨教学秘书生存状态与发展前景的论文数量较少。只有彻底转变观念，实事求是地认清教学秘书的生存状态，实行人性化的管理，才能为解决教学秘书的发展困境提供前提条件。

2.推进改革，完善制度

教学管理体制的改革和调整，是解决教学秘书发展困境的根本条件。一是要从源头做起，“把优秀人才选拔到教学管理的岗位上”，即调整教学秘书的队伍配置，提高其职称学历，明确其定位与工作职责，重视其工作实际和职业培训；二是要从根本上着眼，“制定有力的政策措施”，即制定与完善教学秘书相关的管理制度，提升其管理地位和经济收入，为其职业规划和发展前景提供保障，最终才能“保证这支队伍的稳定和发展”。总之，不仅要使教学秘书岗位富有弹性，能吸引人才，同时也要创造条件，留住人才，使人尽其能。只有这样，才能真正稳定基层教学管理队伍，让所有方针政策落到实处，为高校质量工程的顺利实施解决后顾之忧。

总体来看，管理是一项极为科学精细的学问与艺术，追求管理的极致本无可厚非，但是管理本身是通过人进行的，忽略了人作为管理工作的载体，一味给管理强加过多的理想色彩，而在实际生活中使管理者陷入一种超负荷的状态，则有失管理的人性化，必然导致管理最终走向瘫痪或者流于形式。通过对高校教学秘书的生存状态的考察，深刻地印证了这一点。

［1］周远清.在第一次全国普通高等学校教学工作会议上的讲话［M］／／深化教学改革培养适应21世纪需要的高质量人才.北京：高等教育出版社，1998.

［2］马晶.试论高校教学秘书的角色定位［J］.伊犁师范学院学报：社会科学版，2007（4）.

［3］李连洁.教学秘书在高校教学运行管理中的作用［J］.煤炭师范学院学报：哲社版，2010（6）.

［4］彭龙芳.高校教学秘书角色定位与能力培养［J］.经营管理者，2010（1）.

［5］刘雅琴.高校教学秘书角色定位探究［J］.长江大学学报：社会科学版，2009（2）.

G640

A

1671-8275（2011）06-0051-03

2011-09-19

熊红菊（1978-），女，湖北鄂州人，淮北师范大学文学院讲师，安徽师范大学文学院中国古代文学专业2011级在读博士研究生。研究方向：教学管理、先唐文学。

责任编辑：之 者