试论文献信息资源的质量保障工作

李波

（中南民族大学 图书馆，湖北 武汉 430074）

试论文献信息资源的质量保障工作

李波

（中南民族大学 图书馆，湖北 武汉 430074）

文献信息资源的质量取决于图书馆采访工作质效的优劣，取决于采访人员自身素质的高低。因此，只有重视采访人员自身素质的培养，完善文献信息资源质量标准的评估和制定，并适时修订已拟定的采购计划和加强采访工作的质量控制，才能不断提高采访工作质量，才能保障文献信息资源质量水平不会降低。由此，笔者结合采访工作的实践，就以上建议进行了详细的阐述。

文献信息资源质量；采访工作质量；学科素质；保障工作

虽然互联网将广大的读者、文献信息资源、信息服务系统交互地连在一起，扩大了高校图书馆的工作空间。但高校的扩招使其图书馆的采访工作遇到了许多新问题。如每年出版的有限的文献信息资源和采购数量满足不了读者日益增长的信息需求，一些文献信息资源的采访方式跟不上文献发行电子化、网络化的形势，采访人员单一的知识结构已不能适应文献信息资源的复杂内容，再加上发布图书出版信息重复混乱，出版品种单一且精品少，订购渠道不畅多变，出版文献的海量和重复造成选书的两难境地，藏书建设常受到购书经费的限制等等，都大大增加了图书馆采访工作的难度，严重影响文献信息资源的质量。为切实做好文献息资源的质量保障工作，笔者针对上述问题提出了以下建议。

一、培养采访人员的学科素质

由于信息资源网络化使图书馆可提供的文献资源和可存取的网络信息资源共同构成了图书馆信息服务的资源基础，并且高校各专业学科研究的不断纵深化和信息资源数字化的形势，也促使高校图书馆的采访工作需要向学科质量型和高科技利用型转变，这样采访人员在专业面上和知识的跨度上日显过窄有限，力不从心。而文献信息资源质量与采访工作质量和采访人员的素质是呈正比关系的，其后两者质量的优劣决定了前者质量的高低。因此，为适应采访工作的新环境，提高文献信息资源的质量，图书馆要紧跟采访工作结构性调整和采访部门学科专业化分工的步伐，以达到图书馆采访工作和高校教学科研的信息需求之间的互助要求，我们必须要加强采访人员的学科素质培养，对他们的学科素质提出更高的要求，促进其再学习。所以采访人员在懂得图书馆的业务知识、了解当前出版和发行情况、熟练使用采访查询工具和业务系统的同时，还要加强本校重点专业知识的学习，提高其自身的学科素质。

采访人员通过学科素质的培养，一是改善他们的知识结构，扩大他们的知识层面，开阔他们的知识视野；二是使他们具有强烈的工作责任感和敬业精神，且牢记文献信息资源采购的基本原则和网络信息资源的采购特点，并具备某一重点学科的专业知识和所负责的其他学科的专业知识；三是提高他们的文献信息资源的甄别能力，且具有敏锐的分析、判断、购买能力和网上信息的调查、评介、选取能力，并逐步成为在某一学科或某几个特定学科有组织地搜集、整理文献信息资源和购买其使用权与所有权的专家，从而打破传统采访部门按文献类型来配置采访人员的做法，改变采访工作由少数缺乏学科专业背景的人大包大揽而造成文献信息资源质量低下和选书失误的现状，进而为建设一个高质量的专业化、特色化馆藏打下坚实的人才基础。

二、适时修订已制定的文献信息资源计划

处于传统化向数字化转变阶段的高校图书馆，其文献信息资源的建设必须立足于本馆资源，在遵循文献信息资源最大化保障原则下，统筹制定印刷型和电子型资源的拟购计划，并根据学校的专业设置及未来发展方向、读者的不同需求、发行环境的态势、订购经费的增减等多方面的变化，对已定计划进行适时修订。同时还要注重图书与期刊、社科类文献与理工类文献、重点学科与新设专业、纸质图书与电子图书等需求的比例变化，及时更新拟购的采访计划。比如在保证印刷型图书、期刊等订购品种的稳定性、连续性与适度增加其复本和品种的情况下，采访部门要加大电子型资源的采购力度,需要多购一些电子型文献索引类的二次文献数据库、词典与百科全书类的三次文献数据库以及高质量的期刊全文数据库，其采购经费就势必倾斜于电子型资源，而非重点的普通印刷型文献资源的经费会相应减少，采购经费的结构将有很大变化。另外，对已是重点学科、重点研究项目的图书不仅要重点保障，还要对正在申请中的此类性质的图书给予经费支持，并对新增专业的图书经费也要适度倾斜。以上种种变化都是不定期不定时的出现，使已定的采访计划常常受到影响。为此，采访人员需要对已定计划进行适时的修订更新。如可削减计划中可定可不定、可买可不买、不急可缓的文献信息资源的品种和复本数量，并坚决少订少买或不订不买个别纯娱乐性休闲性的期刊和图书。此外，一些价格较昂贵、使用率较低的外文数据库和处在试用阶段、与本校专业设置相隔甚远、内容生僻、读者点击率较低的专业数据库，采访部门要及时于下一时段或下一年度的采访计划中将其剔除或慎重选择。这样，通过修订的已定采访计划和拟订的采访计划更具有实用性和针对性，也避免了制定计划过程中的随意性和盲目性，使采访计划循序渐进，重点突出，兼顾一般。

三、完善各类文献信息资源的质量标准

（一）确定文献资源的质量标准

文献资源主要是指图书报刊资料，它是目前图书馆的主要馆藏，其质量标准的确定至关重要。因此，高校图书馆要围绕自身的专业和特色，以文献资源的实用性、系统性和价值性为原则，确定文献资源的质量标准。为此，采访人员订购的文献资源应具有针对性和实用性，不仅要符合图书馆的性质与任务，还要符合读者的需求和本校的实际需要，且注重其学术、理论、文化和艺术等方面的价值性，使选订的文献资源内容结构合理、重点和特色藏书系统完整，并尽量避免图书的一般化、科普化现象，杜绝其一切选题雷同、内容重复和平庸的缺陷，力求选择更多其内容科学严谨具有高学术价值的图书报刊资料充实馆藏。

（二）着力推进电子资源质量的评价工作

电子资源是文献信息资源的重要组成部分，它将逐步成为高校图书馆馆藏建设的重点。目前对购入的电子资源进行过质量评价的图书馆很少，而制定电子资源的订购计划和质量标准且执行的图书馆就更少了。由此可见，图书馆还没有全面的重视对电子资源质量的评价工作，既不验证已购电子资源的质量，也未足够的评估拟购电子资源的效益，表现出很大的盲目性。这主要在于图书馆界还没有一套公认的电子资源的质量标准和评估体系，其原因是较短的发展历史和迅猛的发展势头以及昂贵的价格，使得图书馆界还来不及制定相应的受各方认同的质量标准和评估体系。因此，采访人员要着力推进电子资源质量的评价工作，为多快好省地选择更多的价格性能高、质量好、受读者欢迎的电子资源，就必须在购买之前进行充分地调研工作，征求专家和读者的意见。比如在数据库试用期间，应将使用情况，诸如访问人数、下载篇数和字节等数据作为是否订购的重要考量指标，同时要全面了解其使用范围，所需硬件、软件的数量和其运用的效果情况，资源内存的学科范围的更新频率是否快捷，整体系统的稳定性、准确性是否正常，更新费用是否能承受，其近年的走势是否不会落后等等，这些我们都要进行利弊的全面权衡，慎重做出选择。其次要注重其效益，即加强读者对已购电子资源的使用情况调查和信息反馈工作，以便及时采取有针对性的措施，调整电子资源品种，优化其结构，不断地积累经验，分析成本质效，提高电子资源的利用率，从而逐步建立起适合本馆实际的电子资源的质量标准和评估体系，并逐渐加以完善，使购进的电子资源质量更上一个台阶。

四、加强采访工作质量控制和信息反馈机制

为了提高采访工作质量，我们必须目标明确地以多样方式开展读者需求的调研工作，开放采访工作过程，公开出版发行信息和采访计划，进一步加强采访工作质量控制和信息反馈机制，使藏书真正能满足读者的需求，防止采访工作出现重大失误。

（一）确定采访工作目标

由于读者需求、专业发展、馆藏布局是制约采访工作质量的三大因素。因此，采访人员要充分认识本馆的方针、任务、读者情况、馆藏特点，密切与书店出版社的联系，这是提高采访工作质量的前提。然后，采访人员要目标明确的紧紧围绕本校的学科发展、师生需求、馆藏布局等目标展开采访工作，及时了解学院学科发展和专业建设的最新情况，摸清本馆的文献资源布局，深入广大的教师和学生之中，了解他们的阅读需求，从而为学生提供急需的专业读物和课外读物，为教师提供教学科研必不可少的文献保障。另外，针对本校的重点学科和重点研究项目，与有关的专业书店、专业出版社、学术机构保持密切的联系，形成相对稳定的信息渠道和网络，随时掌握最新的出版信息和购书信息。

（二）开放采访工作过程

1.采取多样方式开展读者调研工作

网络环境下图书馆采访工作一定要体现“以人为本”的精神，那种“以书为中心”的传统管理模式已经不再适应当今图书馆的发展需要，应在读者的阅读、信息、文化以及知识方面的需求上，向其提供更多更新的文献信息资源。为此，采访人员要加大采访工作的对外宣传力度，采取多样方式做好读者需求的调研工作。如定期和不定期地用传统的问卷、座谈会方式对普通读者需求进行调查，征求他们对专业文献借阅效果的意见；在图书馆的每个阅览室里设立读者意见薄，请读者推荐图书和对馆藏建设提出建议；向各院系部的教师发放新书推荐表，请他们随时提供购书意见；在图书馆的网络主页上开辟读者论坛，让他们随时发表意见；或连通书商网站，设立读者需求点击库，征求访问意见，最大限度地了解读者需求；形成包括广大师生在内的信息反馈机制，为修订更新采访计划做好充足的前期准备，促使采访工作质量不断得到提高。

2.公布出版发行信息和公开采访计划

由于借阅部门和读者都掌握着一定的出版发行信息，而读者中更不乏一些专业人士，因此，采访人员可让图书馆的有关部门和读者参与选书过程，即通过网络向读者推介新书征订目录和新书介绍，整理拟订购目录公布于网上，在借阅部门和读者中公开，使有关人员和读者都能超前干预采购的工作过程，使采访工作处在广大馆员和读者的监督之下，密切采访人员与其他部门和读者的联系，使采访工作质量控制具有厚实的群众基础，从而提高读者对采访工作的满意度，促进采访工作质量更上一层楼。

3.加强选书机制的有效性和持续性

针对采访人员的知识结构单一和知识面窄的问题，高校图书馆一般都建立有校图书情报工作委员会，邀请专家学者选书。即由图书馆牵头，借助高校的人才优势，组织各专业领域最有发言权的专家来评价图书，把相关专业的书目交由他们圈选。这种较好的选书机制对采访工作有很大的帮助，但也存在一些问题。如少数学校的图书情报工作委员会形同虚设，一年仅开一两次会，会议内容流于形式，解决不了实际问题；有的采访人员送交专家学者圈选的书目时间和收回时间都不及时，个别专家学者返还书目时因种种原因拖延时间，其实际效果差强人意。为此，采访人员要不断改进工作方法，勤走访，多联系，加强与专家学者的沟通，使这种好的选书机制长期有效地持续下去。同时，为健全这种选书机制，使其发挥更有效地作用，采访部门还可以邀请一批基本固定的普通教学科研人员为图书馆圈选和推荐图书期刊。由于这些人员一般是助教、讲师，身处教学科研的第一线，思想活跃，对自己所从事专业的学术动向异常地敏感，既了解该专业最前沿的发展状况，又知晓该专业学生在学习过程中对专业图书的使用情况。所以，采访人员也要与他们经常保持联系，定期召开座谈会，及时了解他们的教学科研和学术活动的进展状况及对文献信息的需求情况，并推荐选定专业文献资料，形成持续有效地选书机制。这样，在此基础上选购的文献是有质量保障的，而选书的工作质量也会有很大的提高。

总之，信息时代的高校图书馆采访人员既要有强烈的工作责任感和敬业精神，又要提高自身素质，与时俱进，科学合理的改进工作方法，提高采访工作质量，从而持续稳定的保障文献信息资源的质量，使它们更适合专业化特色化馆藏和重点学科文献信息资源保障的需要，促进高校教学科研工作取得更多更好的成绩。

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