医院药库大库存电子化规范化管理模式初探

曾 斌，冯 浩，刘凯南

(广州中医药大学附属深圳市中医院药学部，广东 深圳 518033)

我院是深圳市三级甲等中医院，所用药品目录逾1500种。为加强《药品经营质量管理规范》(GSP)的实施，我院2008年利用搬迁新大楼进行药库改造，建立大库存，药库、药房之间库存共享、互相调配。药品采购全部通过网络下单，药品进出通过电脑软件电子化管理，在药品大库存的概念下对药品仓储供需管理链衔接进行管理策略研究与运行，收到良好效果。报道如下。

1 我院药品供需链结构与管理

1.1 供需链结构

医院药品采购库存控制是药品供需链衔接运转总部，要使库存控制良好，必须要有与这个流程相适应的、合理的供需组织结构。从需求与供应链管理流程图(见图1)看，采购与仓储均为执行部门，这两个执行部门都很难“预测库存”，因为两者为了保证临床用药，必须彼此关顾。根据我院情况，我们引入模糊聚类分析多准则ABC库存管理[1－2]，形成了我院药品管理流程。

1.2 供需链管理

图1 药品管理流程图

药品库存实物与资金流管理:我院药品管理流程是个大流程，靠人的记忆(或手工记账)和经验已不能使其顺利进行，因此开发药品信息管理(电子数字化)系统，包括药品品种、数量、效期管理、过期药品处理，使全院药品库存有可视性，并与医院信息系统联网。重要的是抓住预测与订单处理，物料计划与采购控制、库存与预测的调整吻合主要由药品实物与资金流控制。

规范物流环节操作规程:供应链流程中每一岗位操作人员的行为都有规范指导(所谓岗位操作)，所有相关环节的业务均应严格按照流程进行，违反操作流程者均应受罚，这样才能保证流程的顺利和准确进行，这是良好控制的库存重要环节。

供需链考核制度:我院建立了具有指标性的库存周转率、订货满意率、交货及时率、药品破损率、缺货投诉率、订单交货一致性、盘点准确率、库存实物与金额吻合率等，每岗位照章考核，使医院(药库)与药品经销商之间实现互利双赢，保质保量供应临床用药。主要指标的计算方法是，库存周转率=年(或月季)销售量/平均年(或月季)库存帐金值，订货满意率=库存药品满足订单次数/向客户订货单总次数，交货及时率=当月准确按订单期进库次数/当月向客户订货单总次数，药品破损率=当月收发药品破损价值/当月收发药品总价值，等等。

2 药品库存管理

2.1 合理库存量的制订

我院药品目录已逾1500种规格，周转率怎样较合适无统一标准。不同周转率的药库运作情况比较见表1。可见，我院目前药品月销售金额为1.99～2.68千万元，中位数值为2.27千万元;平均月库存金额为1.2～2.1千万元;中位数值为1.72千万元。在目前经营状况下，库存控制在1.5千万元以上为宜，若增加库存金额，人力可减少，但成本增加会加大医院负担;若再减少库存金额，库存工作量则成倍增加，会大大增加人力成本。据调查，医院药品临床供应缺货与库存量无直接关系，而与人员工作能力(有时疏忽)直接相关，有时也与厂家生产脱节、托运滞后等等其他原因相关。

表1 不同库存量下药库运作情况

2.2 库存管理模式的建立

我院药库库存的管理模式主要参照ABC分类法[1－2]，即多准则ABC库存管理法，也就是库存的分类标准不再局限于物资的资金占用，而是考虑多因素的复合，这包括库存物资成本、共性、替代性、备件重要性，每年需求量、稀缺度、订货规模、库存能力，分类需求和缺货成本追加等库存要素。由于这种药品分类具有一定的模糊性，故又叫模糊聚类分析多准则ABC分类。其中，A类为占库存药品总数的10%，占用资金70%左右的药品;B类为占库存药品总数20%，占用资金20%左右的药品;C类为占库存药品总数70%，占资金10%左右的药品。详见表2。综合以上影响药品供需库存管理因素，对我院药品进行分类管理，建立了我院药品库存模糊聚类多准则ABC库存管理模式[1]。

3 药库、药房、药品的数字化管理

所购入库的药品均具有标签密码，以电子计算机为媒介[3]，引用Excel等技术软件[4]，通过医院信息系统与各药房各科室病区密切联系，实时查阅药库及各药房某一药品存量、互调库存、保证药品供应。医院药库、药房、药品的计算机数字化管理与传统的药品库储管理模式相比，实现了药品数量和金额的双重管理，使整个药品流通从过去以总金额为主转变为以药品品种数量为主，更具操作性，可杜绝医院内部换药行为，保证了药品供应的安全性。药品实行统一价格管理，无需人工记价，调价亦能及时自动更正，省时省力，避免人为差错。加强药品效期管理，自动及时发现近期、到期药品，及时处理，减少损失，确保医院质量及患者的用药安全。引用PASS(合理用药监测系统)[5－6]，PASS系统通过医院信息系统可与医院各科室病房电脑网络匹配，对医师开具的处方进行实时监控，提示药品禁用、慎用信息及注意事项，分析药品配伍情况，若存在危险因素，则对医师进行建议或警示;帮助医师、药师及时发现不合理用药问题，防范用药风险，杜绝乱用药、用错药引发的医疗事故;还可对医院用药安全作回顾性分析，为门诊、急诊病房开展合理用药咨询提供有力保障;另外，也可作为医院各科室病区用药情况反馈途径，以利药库的药品采购、供需平衡。ABC等各类药品均设置药品库存警戒线，凡医院各药房和药库存量达某一警戒线，则自动亮红色警示灯，药库则安排采购，及时入库补充，将仓位调整在合理水平。

表2 药品库存管理模式

4 结语

随着IT技术的快速发展，电子计算机(电脑软件)新技术和新的管理理念不断用于仓储管理。我院选用模糊聚类分析的ABC库存管理，结合用VBA拓展Excel和PASS系统，以药品固有的标签密码通过医院成熟的医院信息系统建立我院药品仓储供需链衔接管理模式，运行证实，可以减少进出库药品的烦琐程序，减少仓库运行成本和人力成本，并可随时查核库存的财物帐实况，调节药库与各级药房库存量，保质保量供应临床用药，还可监测医师临床用药情况、杜绝医疗事故、防范药师职业风险，具有广阔的应用前景。

[1]江玮潘.基于模糊聚类分析的多准则ABC库存管理[J].物流技术，2009，28(1):97.

[2]廖 斌.基于AHP和ABC分析法相结合的库存产品分类研究[J].技术与市场，2008(1):76.

[3]Haux R.Health information systems－past，present，future[J].International Journal of Medical Informatics，2006，75(3):268.

[4]赵卫旭，陈国栋.用VBA拓展 Excel[J].中国管理信息化，2007，10(12):37.

[5]Tyrrell PJ，Lidgate RA，Davies DM，et al.Integrated System for the purchase，distribution，and use of drugs in hospital[J].Lancet，1970，1(7643):408.

[6]刘向阳，张 策，郝堂娜.探讨我院药房数字化工作模式与药师职业风险的关系[J].中国药房，2010，21(33):3161－3163.