高校院系教学资料管理系统的应用

姚显霞

（中原工学院机电学院，河南郑州450007）

1 院系教学资料管理概述

高校院系教学资料，是指高校院系在教学过程中逐年积累起来的一系列有关教学工作的原始资料，如学生考试成绩、考试试卷、毕业设计(论文)、专业培养计划、学科建设、师资队伍培养、教学评估等文档[1]。

教学资料应实行集中统一管理，凡属永久性保存的教学资料一律移交学校综合档案室保存，不属永久保存的材料由院、系、部档案室保存，属于二级管理。各院、系、部应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应的档案管理人员，统一管理本部门教学文件材料，并按期向综合档案室移交教学资料。

2 院系教学资料自动化管理现状

院系教学资料管理，一般表现在：档案管理制度不健全、院系教学资料质量欠缺、系级教学等几个方面[2]。在自动化管理方面，院系教学资料不少还停留在纸质档案、档案柜保存的状态，大部分档案管理依靠手工处理，工作效率低，没有采取有效的计算机管理，增加了师生检索和资料查询的工作量和工作难度，查准率、查全率低。

院系教学资料管理自动化问题，究其原因：第一，是院系资料自身特点，表现在来源分散、形成的内部性和原始性、内容的专业性和多学科性等方面，在资料收集和保存方面，不易电子化，或电子文档保存地点多，不易统一保存。第二，是相关人员档案意识不够，涉及到教学秘书和部分教师的的档案意识比较单薄。第三，教学管理工作具有综合性、事务性、旧常性的显著特点[3]。

在院系教学资料自动化管理对策方面，要提高档案管理专业素质。档案人员不仅要精通档案管理业务，还要了解所涉及的专业知识；不仅要熟悉手工管理方式，还要掌握档案现代化管理的基本技能，用计算机储存、检索；不仅要会立卷归档保管，还要有科学管理、主动服务、有效提供信息资源的意识[4]。

计算机技术和网络信息技术的广泛使用，为教学资料管理提供了重要的技术手段。因此，必须运用网络信息技术、数字处理技术等先进科技手段来管理教学资料，从而取代传统的手工操作的档案管理方法，逐步形成纸质档案、电子档案并存的新局面[5]。院系教学资料管理还处于保管原始资料阶段，还没有按照科学分类方法进行电子归档。应该将文档资料分类，建立文档信息数据库，使该信息数据库形成电子文档软件，完成教学资料信息网络化。

3 院系教学资料管理系统的应用案例

3.1 院系教学资料管理系统的信息需求

笔者所在高校的院系在教学资料管理上，在资料形式上，既有电子文档，更多的是纸质文档。在来源上，既有来自学校各级管理部门的文件和数据库信息，也有来自院级的相关部门的资料。在管理对象上，既有各个教工的资料，也有来自各级学生的信息。从管理系统的需要出发，对各种资料共分18类，分别是：①专业综合培养计划、教学执行计划、教学大纲、教学进程表、总课表；②学院毕业生资格审查资料；③专业建设、课程建设规划；④毕业设计（论文）题目及成绩汇总；⑤课程设计、毕业设计（论文）及评审意见、各专业毕业答辩工作计划、总结、答辩记录；⑥实习报告档案；⑦教学检查和各类教学竞赛评奖材料；⑧修改教学执行计划审批单、教学日历；⑨各专业校考课程试卷及样卷、标准答案及评分标准；⑩学生原始成绩单、期末考试试卷、期初补考试卷，试卷分析，更改学生成绩申请单，系考课程评分依据；[11]任课教师名册、班级学生名单（各学期学籍异动后的空白名单）、各学期学籍异动资料（各类审批表及汇总表）；[12]听课记录等有关材料；[13]实习基地建设有关材料；[14]各专业教材使用一览表；[15]学科竞赛有关材料（通知、进程安排、试卷、结果）；[16]实验室建设规划；[17]教学改革项目及评奖材料；[18]其它有保存价值的材料。这18种资料，分别存在3个房间内，以后可能会调整，或增加场所。

3.2 院系教学资料管理系统的功能需求

院校教学资料管理系统的功能，首先，实现教学资料纸质文档的信息化管理。查找资料要方便、快捷，将每件资料的存放位置、资料介质、资料来源、借出情况、入档时间等信息记录得清清楚楚。其次，要能管理教学资料的电子文档[6]。可以直接打开多种格式电子文档。能够实现网络管理，多台电脑同时、异地使用，具有权限管理功能。

系统具体功能需要具备：

（1）资料档案室的管理。新建档案室；修改档案室；删除档案室；查阅档案资料；打开档案室，进入这个档案室进行记录、查询、修改、删除等工作。资料员日常工作的入口。

（2）分类目录和案卷目录管理。添加分类目录，对档案资料进行分类；添加案卷目录：当一袋资料要放入档案室时，把这袋资料名称题标填入案卷目录；填写卷内文件目录，一袋资料中里头有许多张图纸或多份文件，如果要详细记录，就把每张图纸或每份资料名称填入卷内文件目录，这样方便以后查找；卷内电子文件管理；档案统计报表；案卷借出记录；卷内文件借出记录；浏览案卷目录。

（3）数据的备份及恢复,以及数据的导入。

3.3 院系教学资料管理系统的初步应用

院系教学资料管理系统主要采用两种办法。一种是独立开发，优点是能够适应用户的需求且满意度较高，最为方便的是系统维护工作；缺点是开发时容易受到业务工作的限制，系统优化不够、开发水平较低，系统整体优化较弱。另一种是购买或使用现成软件，优点是节省时间和费用，技术水平较高；缺点是通用软件难以满足个性化需要，需要一定的技术力量做软件改善等二次开发工作。

一般来说，资料（或档案）管理软件可以分为单机版和网络版两种。“大地球软件”是既可以作为单机版使用，也可以作为网络版使用的档案管理软件[7]。利用该软件，笔者对所在单位的资料室进行电子化管理，其过程如下：

（1）资料信息的初始数据录入

初始化信息：如用户（单位）信息；操作员信息：操作员的名称和每个操作员的权限、密码在这个地方设置；卷内文件目录表头设置；保管期限设置；保密级别设置；存放位置设置；用户数据格式升级。

（2）各层教学资料的信息录入

各个资料档案室信息；分类目录(案卷类别)的信息；案卷目录的信息；卷内文件目录的信息。各种教学资料被分配在学院212综合档案室、214综合档案室、318综合档案室。

（3）卷内电子文件的管理

以“关于学校教学学院成立教学管理办公室的决定”电子文件为例，首先是“收入文件”，可以收入单个文件也可收入一个文件夹中的全部文件，收入文件只收入文件名和打开路径，文件还是原来的文件夹中。如果是收入本台电脑上的文件，会自动填写本地打开路径和网络打开路径，有网络打开路径的文件网上每台电脑均可打开，要让网上电脑打开文件，存放文件的文件夹必须设置成可读共享文件夹(整个盘不要设置成共享)。收入文件尽可能在文件所在的电脑上操作。

文件共享设置方法：首先把文件要放在一个文件夹中，这个文件夹名中间不能留空格，把这个文件夹设置成一般共享(不允许修改)，如果允许修改要设置成完全共享。

通过客户端软件连接该系统时，可以浏览各种文件，但不会删除文件。文件共享设置，使得通过其它途径也不会找到文件并删除修改文件。

“收入文件”执行后，就可以执行“打开文件”、“发送文件”、“复制文件”等功能了。

本系统采取了网络布局，将该系统安装在一台计算机上，作为服务器。其他计算机只要接入网络，寻找到该服务器后，运行系统的执行程序后，即可使用该系统。可以设置不同的用户或操作员，保存的电子文档，只要是联网的计算机，均能够有效管理。根据用户的权限，最高权限的用户可以在一台电脑中随时打开任一操作员在任一台电脑上做的文件进行浏览或修改，不需要知道文件具体保存的位置。根据对文档设置的权限，可以仅打开浏览，对原文档修改无效，安全可靠方便。

（4）案卷或卷内文件借出记录

在进入系统时首先要选中要借出的案卷名称，收回时也一样。当只借出几张卷内文件时，应在备注列中注明借出的页码，并在卷内文件名称后面借出记录列中注明这张文件已借出。借出资料可打印借出单，一行打印一张，借阅人可签字。当借阅人只借几张卷内文件时：第一步案卷借出中要记录；第二步卷内文件名称的后面一格中也要注明借阅人和时间，当归还时再把注明清除掉。

（5）浏览案卷目录

可以采取三种方式浏览案卷目录：

第一，筛选，即输入要筛选的字符，然后符合条件的目录自动筛选出来。

第二，查找，把光标放到要查找的列，输入查找的字符，系统会找到所在位置的一行，还可以继续查找，找到需要的资料。

第三，点表头，点击表头会自动按这列排序，比如点年代，自动按年代从小到大排序。

［1］闵克勤,肖新华,张家强.高校系级教学档案资料管理须强化现代意识［J］.档案管理,2009(4):76.

［2］张亚冰.教学档案在高校教学中的地位、作用、管理及作用［J］.辽宁师专学报，2003（5）：89－90.

［3］袁琳.高校图书馆教学参考资料的收藏与管理［J］.情报杂志,2003(12):110-111.

［4］普建萍，浅论教学档案在学校管理中的作用［J］.中国教育研究与创新杂志，2005（3）：39－40.

［5］张寒莉.试谈高校教学档案的规范化管理［J］.北京档案,2000(12):28-29.

［6］于彩凤.浅谈高校教学档案的管理［J］.牡丹江师范学院学报(哲学社会科学版),2001(3):102-103.

［7］大地球档案管理系统［2010-10-06］.http://www.ddqsoft.com/dagl.htm.