关于档案利用信息反馈的几点思考

　　［中图分类号］Ｇ２７３［文献标识码］ Ａ ［文章编号］ １００９ — ２２３４（２０１1）０２ — ０１４６ — ０１
　　
　　档案利用信息反馈工作是档案管理系统中的一个不可缺少的重要环节。它是连接和沟通利用双方信息传递的纽带，是调整档案服务功能与利用需求的纽带，各级档案馆（室）通过对反馈信息的分析与研究，可以发现档案管理系统中存在的共性和个性问题，以利于提高利用工作的质量和效率。
　　一、档案收集利用工作的作用和意义
　　日常收集档案利用效果信息是档案利用工作的重要组成部分，是档案馆（室）及时了解社会需求的重要途径之一，只有不断分析和掌握档案利用信息动态，才能改进和加强档案利用工作，提高档案的服务质量。
　　一般通过对实际利用效益的调研，可以有效地了解社会对档案利用的不同需求，以此来寻求利用工作规律。通过用户信息反馈，听取意见和建议，了解利用者心理，改进利用接待工作，提高档案利用的查全、查准、查快率，并不断拓宽利用渠道，提升服务质量。
　　档案利用效果信息反馈，可以给档案编研工作提供可靠的题材，能帮助编研工作找到好的选题和研究方向。档案编研工作则是利用档案馆（室）档案做深层次开发和利用，为现实和将来提供服务的一项重要工作。利用效果信息来源实践，来源于社会，来源于档案利用者，具有鲜活的现实性和时效性。一个好的利用效果信息，往往能折射出社会服务的新动态、新需求，从而激发编研工作的新灵感，确定编研工作的新方法和新思路。
　　二、档案利用信息反馈工作的基本要求
　　（一）提高认识，增强责任感
　　档案利用信息反馈的收集是一项细致而又繁杂的工作，首先要克服懒惰和怕麻烦的思想，改变过去那种只管提供利用忽视利用效果，甚至在提供利用过程中有了结果也懒得去记录的做法。档案利用工作是把尘封的“死”档案变成为现实服务的“活”档案的一个重要途径，而档案利用信息反馈则是档案利用工作的一个新的信息平台。如果忽视这项工作，缺少收集的主动性和责任心，就不能全面反映档案利用的真实效果，造成档案利用工作停滞不前。所以，做为档案工作者在接待利用者时，要从工作实际出发，认真听取和收集利用者的不同反馈信息，并做好详细记录，把这项工作做到实处。
　　（二）不断摸索，做好调研
　　档案利用信息反馈是利用者通过查阅档案、资料对档案馆（室）提供利用的水平、质量、效率、效果等方面的一个客观的评价。而档案部门只有不断深入地开展档案利用信息调研工作，才能广泛了解广大利用者的利用需求心里，使档案接待利用工作人员做到提供利用时心中有数，有的放矢地开展工作。开展档案信息反馈的调研工作主要从两方面入手：一是了解和预测档案利用者的利用需求，主要指在今后一个时期或是一段时间内可能利用到的档案的方向、种类、成份和内容等；二是调查剖析档案利用者通过查阅档案、资料对档案馆（室）利用工作的评价记录，主要包括利用者对档案馆（室）利用工作的意见、建议和满意度等等。
　　（三）建立机制，反馈信息
　　档案的利用者来自社会的方方面面，从事各种社会活动，担负着不同的工作任务，有着不同的历史文化背景，因此，构成了一个极其庞大而又纷繁复杂的档案利用反馈信息群体。这种复杂性和多样性在一定程度上增加了对档案利用反馈信息群体探究的难度。
　　因此，档案馆（室）必须建立健全完善的档案利用信息反馈处理机制，才能对档案利用反馈信息进行深入分析，加以梳理，确保档案利用服务工作能够更加行之有效的开展。建立档案利用信息反馈处理机制，可以从两个方面考虑：首先，要加强组织建设，要建立一个比较专业稳定的组织，由档案工作分管领导、有关负责人、有关专家和档案人员组成；其次，要制定严格的制度，明确规定档案利用信息反馈处理的时间、内容、程序、要求和方法等等，并严格执行。
　　三、确定方法，实施步骤
　　（一）建立健全档案利用效果登记制度
　　档案接待利用部门要设立档案、资料利用效果登记簿册，便于利用者在利用档案、资料后，按要求逐项填写《查阅档案资料利用效果登记表》。填写内容主要包括：利用者姓名、单位、联系电话、阅览目的、利用效果、摘抄页数等等。
　　（二）建立档案用户跟踪问效制度
　　针对广大的档案、资料利用者，特别是固定的利用群体，可采取当面征求意见、电话询问、发函了解、网络调查、建立协作关系以及主动登门拜访等形式，进行效益摸底和跟踪调查。
　　（三）建立利用信息定期发布制度
　　档案馆（室）要根据档案利用工作的实际，指定专人编写每周、月、季、年的《利用信息情况反映》、《利用档案、资料综合分析报告》、《档案、资料利用实例》等等。在收集、整理利用工作实例的基础上，及时总结各阶段的利用工作特点，上报有关领导，并在当地报刊和专业网站上发布。
　　总之，档案利用信息反馈工作是档案馆（室）获取信息，增强与社会各方面的联系，调整工