试论高校记账凭证摘要的填写方法

胡 煜

摘要：作为一项会计基础工作，会计凭证摘要的填写关系到账簿甚至是会计报表的质量。不仅如此，摘要填写的质量还反映一个单位财务管理的水平和会计人员的业务素质。摘要填制的简明准确，可以对财务分析、查询起到事半功倍的效果。因此，会计人员务必要重视记账凭证摘要的填写。

关键词：电算化；记账凭证；摘要

一、记账凭证摘要的重要性

在会计电算化环境下，无论是为了统计、迎检还是日常的查询工作，都要求在简短的会计凭证摘要中尽可能多的透视出经济业务的内容。因此，记账凭证的摘要的写法进行规范就显得十分有必要了。

根据《会计基础工作规范》第五十一条的规定，记帐凭证的内容必须具备：经济业务摘要。《现代汉语词典》里，“摘要”意为“摘录下来的主要内容”。于是，会计记账凭证的“摘要”就可理解为“从原始凭证中选择主要内容并记录下来”。

一般而言，高校会计部门都有两名以上的会计人员，为了使会计凭证的摘要在整体上体现一致性，因此所有会计人员应力求编写摘要时统一语法、统一格式、统一措辞。这样，既体现了会计基础工作的规范性，更有利于在计算机财务系统中发挥“模糊查询”的功能。所以，笔者建议，对日常收支业务宜采用“主语+谓语+宾语”的句式。即具备经济行为的主体、对象和内容三个最基本的要素。例如：“刘平用现金去商店购买办公用签字笔共计150元”这一业务，摘要可写为：刘平报办公用品费。采用这种“主语＋谓语＋宾语”的句式，在需要进行账务查询时，只要输入“刘平”，他当年及往年所有由刘平经手的业务就一目了然地呈现出来。充分体现会计电算化方便、高效、快捷的优越性

二、记账凭证编写的基本原则

1.摘要的编写要简明

所谓简明，即既“简单”又“明了”。即在表述准确而完整的基础上，尽量用最精炼的语言来表达。摘要过于简洁，则无法把经济业务的内容表述清楚；而过于复杂，则又无法提高工作效率，不利于计算机“模糊”查询。例如：机电工程系教师宋小明借款8000元去支付北京大学研修班培训费。摘要为：宋小明预支培训费。而不宜写成：机电工程系宋小明借款付北京大学研修班培训费。也不宜写成：宋小明借钱。更不能写成：借钱。

2.摘要的编写要准确

根据借贷记账法及各单位会计科目设置的不同，摘要也要力求准确，无论一借多贷、一贷多借以及特殊情况下的多借多贷的记账凭证，一项业务都应该对应一个摘要，避免笼统使用同一个摘要。

例如机械工程系的谢三借10000元去北京参加高校机械工程教学研讨会，回来报账时，差旅费支出了4000元，会务费支付了1500元，资料费用去了500元，并且交了“机械学会”2000元的会员费，退回未用完的2000元余款。其摘要应按照每项经济业务分别写为：谢三报差旅费；谢三报会务费；谢三报会务资料费；谢三报会员费；谢三退回预支差旅费余款。而不能笼统都八摘要写为：谢三报差旅费。

三、会计实践中如何填制高校记账凭证摘要栏

随着经济的发展和社会的多样化，高校不再是关门办学，其与外界联系的越发紧密决定了高校的新会计业务也层出不穷。现结合高校会计工作的实践，对一些常见经济业务中，记账凭证摘要的写法分别作一些阐述。

1.一般收支业务

(1)收入核算的处理

高校收入来源多种多样，比如财政的拨款、学费收入、横向、纵向科研经费收入、捐赠收入、代管性质的收入、银行贷款等。这类业务在日常的财务管理、分析中经常需要查询、核对等，因此对于这类业务的摘要一般要注明该项收入的内容和性质，必要时海可以注明時间。如：“收到农商银行西区支行2季度利息”、“收到财政专户上半年拨款”等等。

(2)发放性质的业务处理

高校经常发生一些带有发放或领取性质的福利、劳务等政策性费用，如按照国家政策规定发放的安家费、抚恤金、生活困难补助等，这些支出，往往有一些是需要核对和经常查询的。因此，对这样的经济业务的摘要，填制时就应该注明发放对象、发放性质。如：“发放李某某去世抚恤费”、“严进领引进人才安家费”等。

(3)日常采购业务的处理

在日常工作中，发生得最多的就是零星或集中的采购业务。如购置固定资产、办公用品、试验材料、图书等业务。针对这类业务，摘要栏应填写为“某人或某单位报某物”。例如：“管理工程系李雪梅购买办公用U盘用去360元”，摘要为“管理系李雪梅报U盘”等等。如果采购的物品种类虽然比较多，但其中一种所占的金额较大，例如，王五一共外出采购了三种办公用品，其中订书机800元，打印纸张100元，签字笔100元，为了贯彻既简单又明了的摘要书写原则，可将摘要写成“王五报购订书机等办公用品费”。因为订书机的金额800元已占此次办公用品费总额的80％，完全能够反映该项经济业务的主要内容。

(4)差旅费的处理

在高校日常业务中，出差是经常发生的业务。包括培训、考察、会议、研讨等等。针对这类业务，摘要栏应尽量详细，使即使是不懂财务的阅读者看后依然能够清楚地了解经济业务的内容。如“赵林报南京审计年会差旅费”、“刘辰报德国访问学者考察差旅费”等。

2.特殊业务

(1)内部转账结算的处理

在高校日常会计核算中，常常有一些计提费用，内部划转费用的发生，对于这类业务的摘要，我认为应按照日期和性质分别填写。如：“计提某月职工福利费”、“计提某季度工会经费”、“划6月后勤服务中心食堂费用”如此等等，按照费用的性质填制比较清晰明了。

(2)工资核算的处理

工资业务每月发生的次数少，性质比较单一。这类业务按照工资核算的项目填制比较好，如：“发放某月在职人员基本工资”、“发放5月离退休人员工资”等等，这种摘要更容易使读者理解业务内容。

(3)其他核算的业务处理

除上述业务以外的业务，比如年终调账、年终结账等。这类核算业务的摘要需要详细载明内容、性质，以备查询。如：“结转2009年经费结余”等。

四、摘要中有必要注明的数字

1.需要注明的时间

在高校日常的经济业务中，有一些收支是在时间上有固定规律的，比如交纳的某月的水电赞、网络流量费、卫生费、各项保险金、个人所得税等；提取的职工福利费、工会经费等，务必在摘要中注明业务发生的时间。这样不仅便于日后查询、统计汇总等，也可以有效防止重复、遗漏。例如：“支付3月份电话费”；“七月份收到财政厅预算内拨款”等等。

2.需要注明的人数

对发放一些特殊的比较容易发生查询事件的业务，如发放教学名师奖励、发放离休人员生活补助、发放退休人员医疗补助等、可以考虑在摘要中要注明人次。以便在相关部门统计数据，编制报表。

例如：徐梅报管理系学生12人共计1200元的困难补助。摘要：徐梅报管理系学生12人困难补助、比如离退处荆友枫报退休人员生活补助15人共3000元，摘要就可写为：“发放退休人员李某某等15人生活补助”……

3.需要注明的数量

在高校，“管账”和“管物”由计划财务处和国有资产管理处分别承担，因此，为了账实相符，便于以后和资产管理部门“动态”的对账和查询，在摘要中最好注明设备的名称和数量。例如：国资处陈国通过政府采购为机电系实验室购买了单价为15000元的学生实习用的线切割机共3台，摘要为：“陈国报购实验用线切割机3台”。同时入固定资产的时候，摘要为：“机电系购线切割机3台入资产”。