探析企业会计电算化系统及其内部控制策略

贺美玲

【摘 要】 在以前，人们处理会计工作一般是通过手工记账、报账和算账的传统方法来收集和整理会计信息。在新时期，随着社会经济的进步和科学技术的发展，会计处理方法也变得越来越先进，许多企业在会计工作中已经引入了电算化系统。电算化系统大大提高了会计工作的效率，并且能够有效地减少手工会计中的失误，提高会计信息的真实性。企业在实现会计电算化的同时，其内部控制也在不断地发生改变。因此，如何在会计电算化系统背景下加强内部控制成为了企业需要共同解决的问题。

【关键词】 会计电算化内部控制现状对策

在会计电算化背景下，企业内部控制会表现出不同的特点，在沿用原来的一些手工控制手段基础上，还会增加一些新的程序化控制手段。程序化手段控制随着电算化程度的不同而不同。本文将详细分析在会计电算化背景下，企业内部控制的现状和出现的一些问题，探讨在会计电算化背景下加强内部控制的必要性以及如何加强会计电算化内部控制，以提高企业的内部控制水平。

1. 企业会计电算化系统概述

会计电算化是指在会计实务中，利用现代信息技术和电子技术，用电子计算机来代替人工报账、记账和算账以及进行会计信息预测、分析和决策。会计电算化能够提高会计工作的效率，减少一些会计信息差错，提高企业的财会管理水平。此外，会计电算化还能够满足现代企业的运营需求，能够促进企业实行现代化会计管理。

2. 企业会计电算化现状

会计电算化的运用要能够减轻会计人员的工作负担，提高会计人员的工作效率，但是由于各种原因，在我国，一些企业的会计电算化工作还是存在许多问题。比如：

2.1领导不够重视

在我国，有一些地方的企业会计电算化程度并不高，原因就是一些企业领导认为采用原始的手工方法也能够完成会计工作，所以觉得没有必要实行会计电算化。

2.2内控制度落后

一些企业虽然实行了会计电算化，但是其管理还是沿用的以前的手工会计的管理制度，所以一些会计人员的工作量并没有减少，会计电算化没有给企业带来应有的效益。

2.3基础管理工作落后

要使会计电算化很好地发挥作用，就必须首先做好会计电算化的一些基础工作，比如，保证基础数据的准确性，规范核算流程，健全会计制度，使得会计数据输入、会计相关制度和业务处理实现标准化和规划化，这样才能够使会计电算化系统顺利地运行。此外，还要对实现会计电算化过程中可能遇到的一些问题加以预见，并且制定问题的处理方法，这样才能够有效地解决会计电算化过程中出现的问题，然而，许多企业在这两个方面显然做得不够。

2.4会计人员素质问题

会计电算化对会计人员的素质有很高的要求，企业必须加强对会计人员的定期培训。然而，许多企业并没有认识到这个培训的过程是反复的，所以往往只对会计人员进行一次短期的培训，所以使得一些会计人员在进行会计电算化工作时显得心有余而力不足。由于计算机技术是不断发生变化和向前发展的，所以会计人员的知识也要不断地向前发展，需要通过不断的培训来实现知识的增长，这样才能够满足会计电算化的要求。

3. 加强会计电算化内部控制的必要性

实现会计电算化虽然能够给企业带来经济效益，但是也会给企业带来一些风险。所以在会计电算化背景下，企业需要加强会计电算化的内部控制，这样才能够有效减小实现会计电算化给企业带来的风险与问题。下面就将分析在企业加强会计电算化内部控制的必要性：

3.1防范企业风险的需要

企业要实现会计电算化，就必须建立自己的会计电算化系统，在会计电算化系统中，要运用到一些会计软件，这些软件或由企业自己开发，或由其他单位委托开发。但是需要注意的是，电算化会计系统存在巨大的内部控制风险，因此，企业必须采取措施加以防范。

3.2适应互联网发展的需要

网络环境是开放的，网络中的信息随时可能被他人浏览到，所以在网络环境下，受计算机病毒或者其他因素影响，企业的会计信息系统也可能被其他非法侵入者浏览到，从而给企业带来不可估量的损失。所以，为了保护企业会计信息的安全，企业必须建立会计电算化内部控制制度。

3.3满足审计工作的需要

企业只有建立会计电算化内部控制，才能够使审计师更好地针对会计电算化系统评价和审查会计电算化系统的内部控制，才能够在此基础上确定抽查范围和制订审计方案，审计人员才能够更好地根据实际情况对会计电算化系统进行弱点分析和影响评估，从而提出相应的改进建议。因此，加强会计电算化内部控制也是满足审计工作的要求。

4. 在会计电算化背景下加强会计电算化系统内部控制的对策

4.1提高会计人员的素质

人是会计电算化系统的操作主体，因此，会计电算化的工作效率高不高，主要还是看会计人员是否能够对其进行正确的操作。只有会计人员按照相关的规章制度进行操作，优秀的会计软件才能够被人进行有效的利用，才能够真正地起到作用。如果会计人员素质不高，在进行会计电算化系统操作时，不按规章制度办事，或者业务水平不高，对会计电算化系统处理不当，都会给企业带来很大的问题，都不能使会计电算化系统发挥应有的效用。所以，企业一定要严格选用和培养一批优秀的会计人员，提高他们的职业道德，同时提升他们的业务水平，这样才能有效地加强会计电算化系统的内部控制。

4.2加强会计电算化系统的档案管理

为了加强企业的会计电算化系统内部控制，企业必须加强加强会计电算化系统的档案管理，保存好各种打印输出的凭证、报表和账簿以及程序移动存储介质和存储会计数据，由专人管理处理业务时保留的档案。此外，还必须做好磁性介质备份工作和防磁工作，定期清理和检查所有的财务档案，档案的保存环境必须满足防盗、防尘、防潮和防火的要求。最后，还要积极采取措施，防止计算机病毒破坏会计电算化系统的正常工作。

4.3加强企业会计电算化系统的维护控制和操作控制

为了保证财务软件能够安全地运行，使财务软件操作规范化和标准化，企业必须加强对会计电算化系统的维护控制和操作控制，制定严密的维护规程和操作规程，明确维护的具体时间和内容以及基本程序，明确会计电算化系统工作当中的注意事项和操作具体流程，明确每一个工作环节的人员职责和具体的分工，只有这样才能够有效地保证财务软件运行的安全性和正确性。

4.4实现会计电算化系统的业务人员的有效控制和组织

跟传统的手工会计系统相比，电算化会计信息系统对会计人员的组织有不同的要求，所以在实现电算化会计信息系统之后，企业必须对业务人员组织进行重新划分和调整，建立起完善的岗位责任制，明确每个岗位的工作职责，进行合理分工。在一般情况下，电算化会计信息系统的岗位包括三个类别，一个是指专业的核算岗位，一个是财务处理岗位，另外一个是电算化会计信息系统的设计与维护岗位，每个岗位的工作内容不同，职责也不相同，在分配的过程中，一定要注意将不相容的两个岗位进行分离，这样才能够有效地提高电算化会计信息系统的工作效率。

4.5加强会计电算化系统安全控制

为了保证会计电算化系统的安全运行，企业还必须建立健全的内部控制制度和管理制度，规范业务人员的操作行为，禁止其他非相关人员进行操作。其次，还要实施和完善安全协议制度，防范会计电算化网络可能带来的风险。最后，还要采取相关的防护措施，对重要的软件信息实行加密处理，加强技术防护，提高系统操作人员的安全操作意识，提高电算化系统的安全性。

小结

跟传统的手工会计相比，电算化会计信息系统在处理会计业务中具有许多手工会计不可比拟的优越性，它能够大大地降低会计人员的工作量，提高会计信息处理的速度和效率。然而，在会计电算化背景下，企业也要积极地采取一些内部控制措施，防范电算化会计信息系统可能带来的一些风险，只有这样，企业才能够保证会计电算化信息系统的安全运行和企业的经营信息安全。

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（作者单位：广东中诚安泰会计师事务所有限公司）