努力加强数字化校园 办公自动化(OA)系统的建设

蔡 友

(同济大学 软件学院，上海 200092)

21世纪是信息与知识的时代。教育信息化是当今世界各国教育应对知识经济挑战、实现教育现代化的必由之路。高等教育信息化水平是衡量高等教育现代化程度和综合实力的重要标志，是促进高等教育跨越式发展、推动高等教育普及化、建立学习型社会、构建终身教育体系的基础和条件，对促进学校教学水平的提高具有举足轻重的地位。今天的校园网(Campus Network)已经成为学校发展的重要基础设施，是提高学校教学和科研水平不可缺少的支撑环境，也是衡量学校学术水平和管理水平的重要标志。校园网的概念已经得到丰富的延伸，向数字化校园系统的建设与开发迈进。

一、关于校园办公自动化(OA系统)

办公自动化(OA) 是指办公人员利用现代科学技术的最新成果,使用先进的办公设备,实现办公活动的科学化和自动化。实施办公自动化可以最大限度地提高办公效率，改进办公质量，改善办公条件,减少或避免各种差错和弊病，缩短办公处理周期，用科学的管理方法，借助于各种先进技术，提高管理和决策水平。

办公自动化系统除了完成日常的办公事务外,更为重要的是要为管理层和决策层提供管理决策信息，帮助领导进行决策。办公自动化系统与管理信息系统、决策支持系统间既相互独立又紧密联系，互相渗透。办公自动化系统建立在管理信息系统基础之上, 并具有决策支持系统功能。

校园自动化办公OA系统管理内容包括：公共办公、公共信息、个人办公、综合管理、辅助决策等。公共办公包括工作协同、工作督办、工作监控等功能；公共信息包括电子公告、新闻中心、要事快报、公共通讯录等功能；个人办公包括个人安排、个人工作夹、个人文档、个人设置、个人通讯录等功能；综合管理包括会议管理、档案管理、固定资产管理、办公用品管理等功能；辅助决策包括查询系统、报表中心系统管理等功能。

二、数字校园中OA系统应达到的基本标准与具备的特征

(一)实用性。适应高校不同性质、不同组织方式的工作流程。根据本单位的行文规范定义公文的流转方式，能适应高校组织机构和结构的调整，支持大型关系数据库系统。

(二)标准性。系统的开发严格遵循教育部和其他相关的信息管理规范和标准，能实现教育机构之间的文件信息交换，并具有单位内部办公的全部功能。系统可采用XML数据交换技术，保证系统升级和数据共享的要求。系统应与其它业务系统无缝连接、协同工作。

(三)开放性。系统是开放的，允许用户根据高校具体工作特点加以修改，实施时可根据本单位的实际规模和管理结构由系统管理员进行配置。

(四)良好的复用性和可扩充性。系统可选用当前流行的B/S结构体系，采用标准和通用的网络设备及协议，并以开放式数据库平台和JAVA技术确保随着学校的发展，对已有资源进行有效性保护。还可采用三层体系的构件化设计，使系统各部分的独立性以及互连能力更强，保证系统的可扩充性和可维护性。

三、数字化校园中实施OA系统应达到的效果

数字校园中实施OA系统的目的是在学校内部加强知识管理、信息交流、信息共享，提高办公效率，提高教学效率，减少成本与浪费。具体来讲，学校可通过以下途径受益：(1)建立学校内部经济、方便、快捷的电子邮件通讯平台；(2)实现学校内部动态信息的及时反馈、收集，指导学校工作的良性循环；(3)实现学校内部科技图书、资料、文书以及科技档案、人事档案的有效管理；(4)实现学校行政管理及督办查办管理；(5)建立培训基地，使学校教职员工能够不断学习新知识，提高教师素质和学科水平；(6)提供灵活的内部日程安排、办事指南、通讯名录，方便学校教职员办公；(7)改革教学方式，运用现代教育理念，因材施教，全面增强学生素质；(8)改进学生的认知过程，利用计算机的多媒体功能创造情景，有利于学生全方位地获取知识；(9)利用计算机辅助教学，可充分调动学生的积极性，增强学生的注意力，提高学习兴趣。

四、高等职业技术学院数字化校园OA系统建设构想

高等职业技术学院数字化校园的建设目标是：建成全省一流的数字化网络环境、数字化教学资源、数字化教学与学习环境、数字化管理手段和工作环境，实现数字化学习、数字化教学、数字化科研和数字化管理，在传统校园的基础上构建一个数字网络空间，以拓展现实校园的时间和空间维度，提升传统校园的效率，最终实现教育过程的全面信息化，从而达到提高教育管理水平和效率的目的。

(一)OA系统的整体模块设计。OA系统按访问数据库的分类及用户功能的不同，主要分为三个子系统：学生信息查询子系统、教师查询子系统和管理员子系统。前两个子系统面向全校广大师生用户，根据用户的不同权限允许执行相应的操作。OA系统整体设计框架图及流程图如图1所示。

图1 OA系统整体设计框架图及流程图

(二)OA系统的功能设计。OA系统的总体目标是设计和开发一套适合普通高等职业院校网络办公特点的高效、易用、易维护的OA系统。经过详细的需求分析,最终确定该OA系统主要由教务管理系统和个人办公系统两大部分组成。其整个系统所必需的功能如图2所示。

图2 OA系统的功能图

(三)OA系统的应用与管理。OA办公平台的推广应用是学校信息化建设的重要阶段。为加快无纸化、网络化办公步伐，学院网管中心应组织实施校园办公平台应用培训，建立了部门信息员制度。各部门信息员及公文办理员经过培训后，应了解校园办公平台系统的组成，学会使用网络发布平台对外发布信息，使用OA办公平台进行公文流转操作，并通过安全平台保障办公环境。学院网管中心应做好系统平台的技术保障及培训工作。

要不断加强OA系统管理。一是建立计算机维修服务机制。用户OA系统发生故障后，首先通过网管中心公布的报修电话或校园OA系统报修，网管中心接电人员填写“报修单”，转网管中心相关维修人员，统筹安排现场或远程维修。网管中心每月在网上公布维修情况。二是网管中心在OA系统主页“计算机及网络维护”版块发布：杀毒客户端软件、系统补丁、计算机应用常见问题解答等相关内容和信息。三是网管员每日定时全网扫描和杀毒，发现未打系统补丁或不安装杀毒软件的计算机，负责用电话或发系统消息的方式通知用户，用户在规定时间内应采取措施，以免造成网内病毒传播及OA系统瘫痪。

综上所述，数字校园的OA系统的开发与实施是通过对校区结构、系统、服务、管理以及它们之间内在联系的优化考虑，在先进的计算机技术、通信技术、控制技术的基础上，采用系统集成方法，建立一个沟通校园内部及外部社会的多媒体综合信息交互系统，真正把大学园区建成一个智能化的教学科研中心。