论高职院校教学档案管理

李利娜

（广东科贸职业学院，广东 广州 510430）

论高职院校教学档案管理

李利娜

（广东科贸职业学院，广东 广州 510430）

教学档案记载了学校教学工作的内容、方法和效果，是教学、教研水平的真实记录，它不仅是反映教学运行、教学管理和教学建设的重要标志性材料，也是衡量学校教学质量和教学管理水平的重要标志，更是评估的重要依据。本文就目前高校教学档案管理工作中目前存在的问题进行分析，并提出相关的建议措施。

高职院校；教学档案；管理

教学评估是国家对高校进行宏观管理的一种手段，是对高校实行监督和考核的主要形式。教育评估的目的在于重点检查被检高校教育教学质量和整体运行情况，推动高校深化改革，真正达到“以评促建、以评促改、评建结合、重在建设”的目的。评估专家在组织对各级各类学校的验收中，教学管理是检查的重中之重，而其中必不可少的就是教学档案。因为高校的教学档案记载了教学管理工作的内容、途径和效果，准确反映出高校各个历史阶段的教学管理情况、教学水平、教学质量。教学档案的完备与否，直接关系到一所高校评估时是否达标，如果仅靠口头汇报学校的工作是如何进展，如何完成，而没有完整的文字档案作辅证材料，一切都显得苍白无力。本文就目前高校教学档案管理工作中存在的问题进行分析，并提出相关的建议措施。

一、教学档案管理工作中存在的问题

（一）对教学档案不够重视

很多高校在即将面临评估之际，仍有部分教职工对教学档案的重要性认识不够，有些甚至不知道教学档案是什么，包括哪些方面，要如何进行管理工作。他们往往更注重的是备课、做课题等方面，而至于日常教学、科研工作档案是否归档保存则与己无关，认为是相关负责部门的任务，甚至在工作中做了教学档案中的某项工作也没有及时做相关的档案记载，认为教学档案只是可有可无的材料堆积，导致最后评估归档时无据可依。

（二）缺乏健全的教学档案管理制度

目前高校中，大量的教学档案仍处于“散”“漏”“缺”的状态，虽然近年来，国家颁布了《档案法》、《普通高校档案管理工作办法》等一系列档案法规，但仍有很多高校存在着管理制度不健全的问题，如没有指定专人负责文件材料的收集归档工作；文件归档杂乱无序，每到需要找某个文件时则往往出现找不到或需要花很长时间才能找齐等问题。因为没有相应的管理制度，缺少规范可执行的标准，从而导致教学档案的分类、整理处于混乱状态。

（三）缺少完善的教学档案管理信息系统

传统的收集纸质档案材料的管理模式，不仅占用大量储存空间，花费的人力物力成本高，而且难以实现各系部的资源共享，传统的模式已不足以应付当今的教学档案管理，当材料堆积如山时，如何又准又快地找出需要的档案资料成为了一个头痛的问题。如果建立一套教学档案管理的信息平台，利用现代化信息处理技术，那么这个问题也就迎刃而解。

（四）教学管理人员一人兼多职，业务素质水平低

由于教学档案具有“分散性”和“专业性”，这对教学档案管理人员的业务水平提出了更高的要求。目前，高校中教学管理人员素质普遍偏低，缺乏系统的档案管理理论知识，这就导致无法对收集的原始档案材料进行鉴别并准确地归档；其次，缺乏专职专人管理，目前大多数档案管理人员是由院系部秘书兼任，日常运行工作已经将他们的时间和精力去掉大半，根本没有多余的时间再去学习相关档案理论知识和专业培训，没有“专职”“专人”进行档案管理，无法实现教学档案的系统完善管理。

二、加强高校教学档案管理的建议

（一）发挥“领导”作用，重视教学档案工作，增强档案意识

一所高校的教学档案管理工作是否实施到位与学院领导是息息相关的，如果领导不重视，各院系部更是“一盘散沙”，因此要让学校领导充分认识教学档案在教学评估、教学管理工作中的重要作用，高度重视教学档案工作。首先，将档案管理工作列入学校工作计划，并建立教学档案管理相关制度，将收集工作纳入目标管理和工作职责范围；其次，利用传播媒体、各种会议等形式，广泛开展档案宣传活动，让各级领导和部门、广大教职员工和学生充分认识档案的重要性，重视档案的平时收集和积累，充分调动全体师生员工形成档案、保护档案的积极性和自觉性，增强人们的档案意识；第三，组织各院系部门系统学习《普通高等学校本科教学工作水平评估案》和《高等学校档案实体分类法》等相关文件。

（二）建立规范、系统、科学的高校教学档案管理工作制度

建立规范、系统、科学的高校教学档案管理工作制度是做好教学档案工作的前提。可制定《教学档案管理人员职责》、《教学文件材料收集范围》、《教学档案立卷制度》等文件。

（三）重视部门与系的立卷工作，务实档案基础

《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》明确指出学校各部门均为立卷单位，部门立卷已经作为制度为越来越多的学校所接受。因此，要高度重视部门与系的立卷工作，坚持统一进行校内收发文制度，做好各部门收发文登记工作，务必做到一文一案，有档必存的习惯。

（四）利用现代化管理手段，拟建立教学档案管理信息平台

目前，随着“无纸化办公”的推行，电子教学档案文件日趋重要，为适应目前高校办公自动化平台的建设，首先应建立电子教学档案信息平台。过去传统的教学档案管理基本上是以纸张档案为主，归档、分类、检索等都是以手工为主进行的，随着计算机、网络技术的应用，应该在学校形成在纸质文档生成和归档时必须同时递交电子文档的制度。同时，也要对以往无电子版的历史纸质文档进行数字化处理。有了电子版的教学档案，我们通过一定的处理系统，可以将教学档案资料建立成一个网络信息平台。通过平台我们可以进行信息交流、传递，实现资源共享，也避免了以往翻箱倒柜查找资料的麻烦，提高了工作效率。

（五）加强档案管理人员培训，提高人员业务素质

教学档案管理人员必须“与时俱进”，既要不断掌握新的档案理论知识，又要努力学习并掌握计算机操作技术和方法，如熟悉掌握常用办公软件的操作，以及复印机、扫描仪等办公设备的基本操作技术。在日常工作之余，可定期开展一些专业培训课、经验交流会、讲座等，或者到其他兄弟院校同行之间学习借鉴，以提升业务水平和激发档案创新意识，塑造一专多能的复合型管理人才。

［1］刘云峰，谢玉华.高校教学评估与教学档案建设［J］.文教资料，2008，（2）.

［2］王爽.高校教学档案管理的必要性与方法［J］.吉林省教育学院学报，2010，（5）.

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