委托样品的接收和分派

沈锋

随着生活质量的提高,人们越来越注重健康问题,对食品、饮水等和生活密切相关的产品的卫生质量变得更加关注。相关部门也在不断加大监督和监测力度。因此,本中心样品收发在工作上出现了新的变化,委托样品数量呈逐年上升趋势。同时客户对检测报告书的规范性、标准的适用性、检测方法的选择性等方面有了更严谨、更具体的要求。

样品的接收和分派是样品在检测过程中一道重要的工序,是样品从客户方进入实验室,由实物转化为检测样本的标志,同时也是检测报告书文本生成的开始。这道工序包括样品信息采集、方法的选择、样品信息输入、样品的派发等环节。每个环节都影响着最终检验结果的准确性和检测报告书的规范性。

1 样品信息的采集

本中心样品信息的采集单根据检测目的的不同,分为采样单和检验委托合同(协议)两种。委托样品由委托双方填写检验委托合同(协议)。检验委托合同(协议)大致可以分为三部分内容:

1.1 样品基本信息这一部分内容要求客户根据样品如实填写,主要是样品的来源和特性描述。样品的制造厂商、商标、批号;样品的状态、包装方式和样品数量;样品状态:实物样品一般为固体和液体和半固体。非实物样品为棉拭子、纸片和生物指示剂;包装方式:散装、袋装、桶装等包装方式;样品来源:是正常还是有异常情况,比如包装破损、变异变质等;是送样还是抽样,抽样是随机还是用特定的抽样方式。

1.2 技术信息 包括检测依据、检测类别、委托方关于检测方法和检测项目的要求和说明、样品附件和技术条款等内容。检测依据:是指进行检测所依据的标准或者要求。检验类别:分三栏,即委托检验、仲裁检验和鉴定检验。委托检验是指样品持有人不直接对样品进行检验,而是通过授权等一系列方式把检验的工作授予专业的检验机构(人员)。仲裁检验是指经省级以上质量技术或其授权的部门考核合格的产品质量检验机构,在考核部门授权其检验的产品范围内,根据申请人的委托要求,对质量争议的产品进行检验,出具仲裁检验报告的过程。鉴定检验是指省级以上质量技术监督行政部门指定的鉴定组织单位,根据申请人的委托要求,组织专家对质量争议的产品进行调查、分析、判定,出具质量鉴定报告的过程。本中心所承接的,通常是不牵涉到第三方的委托检验。委托方关于检验方法和检测项目的其他要求和说明;样品附件和技术条款:如有相关附件和文件,根据客户的要求进行保密。

1.3 合同双方信息 包括合同双方的单位名称、地址、委托双方的联系方式和以及合同说明。

上述样品信息在双方确认无误后分别由经手人签名。委托合同的填写应该清楚、规范。样品接收人员在接受检测样品时,应记录异常情况或偏离检测方法中所述正常或规定条件的现象。当对样品是否适合于检测存有疑问或当样品所提供的描述或对所要求的检测规定不够详尽时,样品接收人员应在工作之前问询客户,以得到进一步的说明,并纪录与客户讨论的内容。

2 方法的选择

根据样品的种类选择正确的产品标准,根据客户所要求检测项目选择相匹配的检测方法。如果该产品没有相匹配的标准或者该标准里没有客户要求检测的项目,那么需要样品接收人员和客户进行沟通后,为该项目选择客户能够接受、本中心能够进行的的检测方法。检测方法应选择满足客户需要并适用于所进行的检测方法。优先选择国家标准、行业标准、地方标准。应确保使用最新有效版本的标准。必要时,应采用附加细则对标准进行补充,以确保应用的一致性。需要时,可以采用国际标准方法,但仅限特定委托方的委托检验。

当客户未指定所用方法时,应选择以国家标准、行业标准、地方标准发布的或由知名的技术组织或有关科学书籍和期刊公布的或由设备制造商指定的方法。中心制订的方法如能满足预期用途并经过验证,也可使用,所选用的方法应通知客户。在开始检测之前,应确认能够正确地运用标准方法。如果标准方法发生了变化,应重新确认。

3 样品信息输入

样品在样品管理员和客户完成交接,基本信息采集完毕之后,将根据所检测的项目对样品进行分派。在管理信息系统内产生输入样品信息,选好所要检测的项目,生成检测样品的编号,并打印出样品流转单。应规定检测样品识别的唯一性编号和检测样品在检测过程中的状态标识,该标识包括唯一性编号和待检、在检、已检三个检测状态。该标识将保留在被检样品的整个检测期间内。

一份报告只有一个报告编号。同一份报告里的每一份样品都有相应的样品编号,报告编号和样品编号的编号规则是一样的。

4 样品的分派、保存和处理

4.1 样品的分派 在粘贴好检测样品的编号和样品状态标识之后,将样品连同样品流转单发送给理化检验科或微生物检验科。如果有留样,按照相关的程序进行。

4.2 留样的保存 留样样品的贮存条件应符合样品本身所规定的条件或客户提出的要求。对有特殊贮存要求的检测样品,应建立贮存环境的监控设施。样品管理员应对监控过程实施纪录,以证实检测样品贮存始终是符合要求的。纪录的内容包括留样室温湿度、冰箱或者冰柜的温度纪录。

样品经手人员应当确保避免检测样品在储存、处置和准备过程中发生腐败、丢失或损坏。应遵守样品的处置规定,客户要求或方法要求样品需要被存放或在规定的环境条件下养护时应对存放和安全做出安排,以保护该样品或其有关部分的状态和完整性。

4.3 留样的处理 一般样品在质量检测报告书签发后保留一个月(特殊情况可适当延长)以备需要时复查。保留期限从质量检测报告书签发日起计算。易腐蚀变质物品、挥发性样品、易氧化还原分解的样品和不能复测的样品不作留样保存。

样品的保存超过规定期限后,由样品管理员提出处理方案,经技术负责人批准后进行处理。对有污染性和有毒有害的样品的处理按相关程序进行。

样品的接收和分派直接影响着样品之后的检测流程,这就要求样品接收人员不仅要能熟悉了解各类样品的产品标准和检验方法,还要能细致、耐心地与客户以及检验部门进行沟通,委托样品完成接收和派发后,将由检验科室对样品进行检测,再将检测结果汇总到管理信息系统,经审核和授权签字人签发之后,编制出一份完整的质量检测报告书。