高校教学秘书在地方性本科院校评估中的能动作用

谢丹桔

（湖南科技学院 新闻传播系，湖南 永州 425100）

高校教学秘书在地方性本科院校评估中的能动作用

谢丹桔

（湖南科技学院 新闻传播系，湖南 永州 425100）

系部教学秘书是地方性本科院校最基层的教学工作管理者和组织者,在学校整体管理工作中有上传下达、横向链接的枢纽作用，在教学评估中更是学校、系部评估工作从整体到局部的具体执行者和实施者，其有特殊的纽带作用。

教学秘书；评估工作；地方性本科院校

高校本科教学工作水平评估是国家教育部对高等学校本科办学水平的综合测评，是对本科院校教学水平、教学质量的一次大检查。地方性本科院校有着学科专业单一，本科办学历史不长，教学资源不充分，教学质量参差不齐，科研实力不强，学科建设刚起步，教师整体学术水平不高，办学规模增长快，新增专业增长快等特点。教学秘书作为学校最基层的教学工作管理者和组织者，始终处在教学管理工作的前沿，参与教学管理，掌管教学事务，是连接学校与学院之间、学院与学院之间、教师之间、师生之间教学活动的桥梁和纽带，具有承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用。无论是学校整体管理工作的需要，还是从教学评估达标考虑，教学秘书的管理工作和研究工作都应该占据应有的地位。尤其是在高校本科教学工作水平评估中，教学秘书工作越发显示出其重要性。*

因此，教学秘书工作质量直接影响着教学管理水平及教学质量，是学校教学水平评估工作中的纽带。

一 教学秘书在评估工作中的角色

要做好教学秘书工作，就要扮演好几个角色。

一 上传下达，充当基层管理者。教学秘书要将上级教学管理部门的各项规章制度以及相关规定、通知安排，及时准确的传达给学院各教研室、各位教师以及全院学生，使教学工作井然有序。同时，教学秘书要协助好系(部)分管领导管理教学方面的常规事务，保证教学工作的正常运转。

二 积极协助，成为组织协调者。教学秘书是系(部)教学管理的组织协调者，日常管理工作要与方方面面打交道，既有系(部)与教务处之间、各院系之间的交往，又要与系(部)领导、教研室主任、实验室主任、班主任和任课教师联络，还要了解可供支配的教学资源情况和学生对教学过程安排的意见和建议。可谓是在教学主管部门、教师、学生之间起着承上启下、沟通信息的作用。而这些工作都是在系(部)主管领导的指导下进行，由教学秘书具体执行。所以要发挥好教学秘书的协助职能，实践好领导的决策。

三 搞好日常教学管理，当好领导的助手参谋。一切日常教学管理工作都必须围绕着教学活动这个中心进行，既繁重复杂又实实在在，而且应根据教学进度表做到有计划的安排，不能出现遗漏和差错。教学秘书要协助领导处理好日常教学管理工作。这包括:文书工作、教务工作、学籍管理工作和教务处及本教学系（部）领导交办的相关工作。

四 管理好档案材料，成为合格的服务者。教学秘书的工作宗旨是服务，教学秘书工作的主要内容是为教学中心服务，为教师服务，为学生服务，树立为教学一线服务的思想是教学秘书工作任务的根本要求。针对这一根本要求，就要求教学秘书树立良好的服务意识，并且能按照教学规律的要求和教学资源的现状，把各种资源进行最佳组合。管理好档案材料，并进行有效的分类为教学服务提供了物质保障。

二 教学秘书在评估工作中的能动作用表现

湖南省教育厅、湖南省人民政府学位委员会[2005]73号文件公布的《湖南省普通高等学校新设本科专业办学水平评估和新增学士学位科专业评估方案（试行）》要求我们按指标体系、评估指标和等级标准、评估结论及其标准四个大部分在做好评估工作。在评估指标和等级标准中，有一级指标，二级指标，评估等级标准和评估等级。这给系（部）的评估工作指明了明确的方向及教学需达到的要求。教学秘书应该熟悉评估方案内容，更好的为评估做好服务工作。

(一)加强工作的计划条理性

教学秘书的日常工作是复杂的和繁琐的，如果没有计划，没有条理性，无法胜任此项工作。这就要求教学秘书要通晓各学年各学期各时段的常务性事务，做到事前有计划。只有计划好、安排好才能做到心中有数，心中有余地。同时考虑院系的总体计划安排，要考虑院系与学校整体的关系，要从时间和空间上妥善安排，分清轻重缓急以及要达到的目标，合理进行统筹。做出来的自我工作计划要具有条理性、可行性和可操作性。

(二)加强工作的积累和原始资料

保存教学原始资料最能真实地反应教学运行状况，也是评估检查中的一项重点内容。教学秘书如果疏于对原始资料的保存与管理，做过的事宛如“过眼烟云”，许多有价值且应该及时归档的材料遗失殆尽，势必会影响日后的教学管理工作。因此教学秘书平时就要勤于对原始资料的积累和保管，并按评估的专业要求进行分类整理和归档。

(三)加强教学档案管理

教学评估中所需信息和材料大多来自学校的教学档案，一方面教学评估依赖于教学档案，另一方面教学评估又可促进教学档案的建设。丰富而有价值的档案资源为院系的评估工作提供佑证和参考作用，因此教学秘书要自觉加强档案管理专业知识的学习。教学秘书在工作中一方面要将日常接收的各类文件和本系的各种原始资料按部门、按教研室、按工作内容分类归档，建立科学、准确、齐全的教学档案。使之便于今后查找利用；另一方面建立合理适用的电子文档。先根据工作内容建立总目录和分目录，然后根据时间顺序建立最终目录，这样工作起来得心应手，方便快捷。通过这两个方面的归档，既能保障档案的完整性和一致性，又最能反映本系教学活动的历史面貌。

（四）加强奉献与服务意识

教学秘书的宗旨是为教学服务、为教师服务、为学生服务，这是教学秘书一切工作的出发点和归宿。教学秘书服务的对象是有思想、有知识的人，他们的年龄、职称、性格、学历、地域等均有所不同。面对性格迥异、受教育程度、生活环境不同的教师和学生，使教学秘书的服务对象有了特殊性，服务的难度加大。由于教师和学生是学校的主体，因此教学秘书的工作必须建立在真心诚意服务的基础上，急教师之所急，解学生之所难，任劳任怨，全心全意为教师和学生服务。

（六）在日常工作中灵活、创新

教学秘书主要协助本系领导管理本系数教学工作。系领导是决策人，而教学秘书是决策执行者。作为系领导，在管理上不可能面面俱到。那么教学秘书在执行决策以及处理一些突发性、偶发性事件时，根据当时的情况，在不违背原则的情况下可以灵活处理。当然这种灵活性是在原则性基础上的。秘书工作的灵活性还表现在处理师生关系上，要使全院成为一个坚强的整体，拧成一股绳，不仅要靠领导的力量，还有赖于教学秘书善于协调各种关系，缓和矛盾，营造和谐、友善的工作氛围。

（七）善于利用一切资源

教学秘书在日常工作中还应善于运用现代媒体技术，善于团结辅导员队伍，善于发挥学生的作用。如建立QQ群，将通知等通过群邮件、群消息等方式更快捷的发给学生、教师。与学工办及本办公室其他人员尽量充分协作。培养一支专为教学秘书服务的学生干部，如各班学习委员和学生会学习部成员。养成写工作日记的习惯。

三 结 语

教学秘书素质、积极性及工作效果的好坏，与系（系）教学工作有着密切关系，教学秘书作为教学管理中不可缺少的一个重要岗位，承担着较为重大的责任，稍有疏忽就会影响到教学秩序，甚至导致教学事故。因此学校应对教学秘书给予政策保障。针对教学秘书人员流动过快，很多人不安心工作的问题，要在职称评定、分配制度和教学管理等方面予以有效的政策保障，为教学秘书在评定技术职称等方面积极创造条件，促使其尽快成长。

[1]湖南科技学院教学管理文件汇编.教务秘书岗位职责[Z].

[2]张灵.从本科教学水平评估浅谈高校教学秘书素质与能力[J].科教文汇.2008,(12).

[3]孔庆国.如何成为合格的高校教学秘书[J].教书育人. 2008,(12).

[4] 何万国.对新建地方性本科院校办学定位的再认识[J].中国高教研究,2008,(7).

（责任编校：王晚霞）

G648.4

A

1673-2219（2010）02-0170-01

2009－10－26

谢丹桔（1982－），女，湖南汩罗人，主要研究方向为马克思主义哲学。