哈佛大学图书馆信息资源编目

俞德凤

（南京大学图书馆 江苏 南京 210093）

哈佛大学图书馆（以下简称哈佛馆）由1638年约翰·哈佛捐给哈佛大学的约400册图书发展起来，现已成为世界上藏书最多、规模最大的学术性图书馆。哈佛馆现有70多个分馆，1 600万册藏书及海量的电子数字资源，其资源几乎涉及所有学科领域，语种达400余种[1]。哈佛馆由于具有馆藏庞大、历史久远、文献类型多样、组织结构分散和管理独特等特点而享誉世界，其采用科学、合理的方法组织信息资源，为读者提供了优质的目录服务。

1 利用MARC 进行信息资源编目

MARC（Machine Readable Catalogue，机器可读目录）是一种描述能力很强的元数据格式。经过几十年的发展，MARC技术已较成熟，被世界各国图书馆界普遍采用。哈佛馆主要利用MARC进行信息资源编目，其计算机目录数据库已有900万种记录，包括图书、期刊、缩微制品、手稿、政府出版物、乐谱、地图、照片、视听产品、数据文档等各类资源[2]。

1.1 书刊资源编目

哈佛馆是较早利用MARC进行计算机编目的图书馆之一，主要采用MARC21著录格式和美国国会分类法对文献进行著录标引。作为OCLC（Online Computer Library Center，联机图书馆中心）的成员馆，哈佛馆承担了数据上传、规范控制和目录维护等工作。哈佛馆在对新到书刊编目的同时，对所有早期的书刊进行整理和回溯编目，目前其所有纸质资源编目数据均已录入数据库并利用计算机进行管理。由于哈佛馆文献情况复杂，早期部分文献采用简编级著录（Minimal Level Catalog，简称MLC），现阶段为了满足读者需求，正在对这些简单记录进行目录维护、更新升级处理工作，其中大量书刊需从30英里外的哈佛大学存储书库（Harvard Depository，简称HD）调拨回馆进行数据完全级编目，同时根据书刊进行标准化描述，增加了索书号和主题等检索点，以便于读者查询。另外，哈佛馆也很注重目录维护工作以及集中著录和分散著录的处理、记录更新等。

1.2 非书刊实体资源编目

哈佛馆丰富的馆藏呈现出多元化特点，除书刊实体资源外，还有缩微平片、缩微胶片、乐谱、地图和视听产品（如录音磁带、 电影胶片、CD、VCD、DVD等）等形式。哈佛馆各分馆根据各种类型资源的MARC21著录格式对其进行详细编目，并在著录新到资源的同时对早期的非书刊实体资源进行回溯编目。现在哈佛馆几乎所有非书刊实体资源都可在OPAC（Online Public Access Catalog，联机公共检索目录）中根据索书号、主题、题名、责任者等检索项进行查询。目前哈佛馆根据读者需要提供缩微阅读器供读者阅读缩微制品，通过计算机、复印机直接发送或打印读者所需文件，提供各种专用仪器供读者使用、观看视听资料。

1.3 电子资源编目

随着网络数字图书馆的发展，哈佛馆购买了大量的电子资源，如电子书、电子期刊和电子数据库等。读者可根据题名、责任者等检索项检索，也可通过字母顺序浏览这些电子资源。哈佛馆采用同种文献的不同载体、不同形式只做一条记录的编目规则也对电子资源进行编目，即一种书刊的影印版、扫描影像版或电子版在目录数据库里只做一条记录。电子资源编目前编目员须先查重，若电子版和原印刷版内容相同，则将二者著录在同一条记录里，并在印刷版记录的530字段加上电子版的可获性注释，同时添加856字段标出电子版的地址，在馆藏记录中添加电子版的馆藏信息；若目录数据库没有印刷版记录或电子版增加了印刷版没有的重要内容，则要另做记录；若某出版物的印刷版停版或被缩微制品、电子版取代，则也要做一条新记录[3]。编目员按照MARC21的电子资源著录格式进行标准化著录[3]。

1.4 档案资料的组织与编目

哈佛大学历史悠久，哈佛大学档案馆及各图书馆藏有大量的历史资料、名人手稿、机构档案等。档案资料由于具有特殊性，所以需要进行特殊的处理。

1.4.1 档案资料的整理、排序

档案资料大多文件数量庞大，有的一宗档案达几十箱、上百盒文件。哈佛馆在对其编目前一般先进行档案整理、排序，档案人员需要了解整份档案文件，并依照全宗（fonds，单个行政单位、公司或家族的全部资料即一个全宗）来源进行整理，将各文档按一定的顺序排列。例如，哈佛商学院Baker图书馆的Forbes家族资料众多，档案专业人员按“家庭树”的方式对其整序；此外，该馆还藏有不少Forbes家族公司的发展史料，档案专业人员则依年代顺序排列，拟定案卷标题，编制案卷目录和卷内文件目录。

1.4.2 档案资料著录和标引

档案资料的编目一般依档案全宗及项目层次进行描述，主要揭示档案资料的实体特征、内容及文献来源等。编目员通过对档案资料本身的分析，推断得到相关信息（如主题、其他检索点和相关信息），再进行描述、分类标引和主题标引；然后，在哈佛馆的Aleph编目系统中对档案资料作概括性描述，并在245字段提供概括性题名、6字段提供分析主题标引、3字段提供档案数量及简单名称标目等检索点。由于大宗档案的信息量很大，MARC不可能也不适宜对其过长的载体数量明细、内容、摘要、注释等进行详细描述，所以哈佛馆有专门的档案著录系统“寻找助手”（finding aids）对收藏的档案和手稿等进行详细著录。该软件能够揭示详细的载体数量、内容目录、实体特征、文献摘要和注释、背景资料等信息[4]。哈佛馆在其馆藏目录的856字段中提供了相应文本资料描述的链接。

2 利用MARC进行信息资源编目的优势

2.1 编目工作以读者为中心

哈佛馆坚持以读者为本的服务理念，将书刊按分类号进行混排，以便读者按学科主题查找文献。为了给读者提供更多的检索点，编目员增加了深层次的分析主题标引，以揭示文献的不同层面。部分文献还采用深层次著录和分析著录方法，给读者提供全面的信息。例如，需要重点揭示的文献在书目记录中加上二级子目录和标题信息；有些丛书或合订本（合订成册但单篇内容独立的文献）采用分析著录。一般书刊等资源从采购到编目再到上架需要经历一段时间，但在哈佛馆，只要读者从采购记录中看到需要借阅的图书，编目员立即找出编目，经快速处理后交给读者。可见，其所有的工作都是以更好地服务读者为中心的。

2.2 编目数据标准化、规范化

哈佛馆的分馆数量多、组织结构分散，所以其编目工作按照哈佛大学图书馆编目技术委员会编制的一些编目细则有序进行。这些编目细则有利于指导编目员在文献编目中保持一致性，从而使得目录数据统一标准。此外，哈佛馆重视规范控制工作，编目员要通过规范标目数据库检查标目的正确性、删除无效标目、修改标目，在做原编时要进行查重，通过联机规范控制系统提供主题、名称、丛书、统一题名的规范档形式，并将规范文档与书目文档进行链接，实现了规范数据的共建共享。名称或主题的规范控制工作由经过培训的专业人员进行，从而保证了编目数据的准确率。

2.3 增加856字段的使用率

为了实现读者从目录直接检索、利用文献资源以及电子资源与传统资源的集成，哈佛馆充分使用856字段，在书目中提供电子期刊、电子书、网络资源的URL（Uniform Resource Locator，统一资源定位符）地址。这种无缝链接使读者可获得即时的信息。另外，哈佛馆正有计划地将其馆藏数字化。为使现有馆藏能够以另一种形式保存下来，编目员在印刷型书目记录的856字段加上其数字版的URN（Uniform Resource Name，统一资源名称）地址。读者通过856字段，可链接到其他数据库，实现了一体化检索模式。哈佛馆为了让读者更好地利用文献，还有选择地扫描书刊目次，并在书刊书目中添加856字段，以链接到数字化目次信息。另外，编目员为了更好地描述某些书刊信息，添加了内容附注、章节信息、摘要、一般附注等信息。由于MARC著录有长度限制，所以为了便于读者的查阅，哈佛馆采用856字段链接这些信息。总之，哈佛馆应用新技术、新方法进行856字段的著录，提供URL或URN链接甚至多重链接[5]，有利于对文献资源进行深层次的揭示，使在线书目成为扩展信息资源的门户，提升了在线书目质量，提高了文献的利用率和图书馆的服务效率。

3 利用non-MARC元数据编目信息资源

3.1 视觉资料编目

哈佛馆利用non-MARC元数据（非机器可读目录元数据）对古籍、照片、图片、拓片、实物及数字化影像等视觉资料进行著录，而其他的影像资料（如DVD、VCD）则被当作书刊一样进行编目。

3.1.1 利用OLIVIA视觉资料系统进行著录

OLIVIA是专门对视觉资料进行著录的编目系统，是一种客户端/服务器的服务应用程序，客户端程序安装在编目员计算机上并连接储存数据的中央服务器。OLIVIA数据元素大致根据DC（Dublin Core，都柏林核心）元数据数据项进行设定，其特点是设计灵活、简单，可供不同类型的视觉资源编目，各类型资源可以选择合适的数据项著录。哈佛馆主要利用它对视觉资料进行著录，由哈佛大学信息系统中心（Office for Information Systems，简称OIS）提供技术支持。编目员经过培训，按格式要求根据不同的资源类型著录各项数据，如作品名、资料类型、载体大小、主题、注释、材质等项著录时必须在一些控制词表和数据处理方式上保持一致，然后将数据提供给VIA（Visual Information Access，可视资源数据库）①。OLIVIA影像处理需要安装QuickTime（多媒体数字处理技术）软件，用于储存记录、显示OLIVIA影像、输出数字影像链接给VIA[6]。同时，OLIVIA也提供一些基础的馆藏管理工具。

3.1.2 利用其他non-MARC元数据系统著录

哈佛馆主要利用OLIVIA对视觉资料进行著录，但由于其系统格式还没有如MARC一般形成一种行业标准，因此个别分馆同时采用其他元数据著录系统，如哈佛燕京图书馆、台湾中央研究院傅斯年图书馆、美国国会图书馆与普林斯顿大学图书馆之间采用远程联机联合方式，利用台湾傅斯年图书馆的元数据系统对数字化古籍善本进行non-MARC元数据著录。这种共建共享机制节约了成本，提高了图书馆资源利用效率。

3.2 地理空间资源编目

为了满足读者对地理空间信息和地图检索利用的需求，哈佛馆编目技术服务部于2003年成立了地理空间信息编目小组。该小组由4人组成，1人负责编目地图， 2人负责编目地理空间图，1人负责管理审校。同时，哈佛馆的地理空间资源编目由哈佛地理图书馆（Harvard Geospatial Library，简称HGL）委员会决定馆藏政策和相关事宜，委员会成员由不同学科馆员和地理信息系统（Geographical Information System，简称GIS）专家组成，现已著录了6 814个世界和地区的地理信息数据、大量的地图（含历史地图）[7]。

地理空间资源编目数据按照美国地理数据委员会的地理空间元数据标准（ISO/TC211）录入。地理空间元数据是关于地理数据和信息资源的描述性信息，主要记录了地理数据的内容、质量、条件和其他特征。编目员需根据ISO/TC211标准对各数据项，如题名、主题、制作者及地理范围（如比例尺、坐标）等进行著录。HGL元数据由元数据编辑器ArcCatalog提供支持[7]，因为ArcCatalog能够连接到特定地理空间数据库并能够自动获得所需的元数据项，可以帮助用户快速定位地理空间数据。

4 结 语

随着信息技术的不断发展，图书馆的编目环境、编目对象和编目工作范围发生了根本变化，编目工作作为图书馆服务工作的中间环节更加重要。图书馆要不断探索新理论、研究新方法，坚持以读者为中心的服务理念，做好多元化资源的编目工作，从而推动编目事业的发展。

注 释：

①VIA是哈佛馆基于Web的可视资源在线联合目录数据库。

[1]About HUL[EB/OL].[2010-02-01]. http://hul.harvard.edu/about.html.

[2]About HOLLIS Classic[EB/OL]. [2010-02-01]. http://lms01.harvard.edu.

[3]Aleph/HOLLIS Classic[EB/OL]. [2010-02-08].http://hul.harvard.edu/ois/systems/aleph.

[4]Oasis: Online Archival Search Information System [EB/OL]. [2010-02-15]. http://oasis.lib.harvard.edu.

[5]Marcum D B. The Library of Congress and Cataloging Future[J].Cataloging & Classification Quarterly, 2008(3).

[6]OLIVIA Information[EB/OL]. [2010-02-18]. http://hul.harvard.edu/ois.

[7]Harvard Geospatial Library [EB/OL]. [2010-02-24]. http://hul.harvard.edu/ois/systems/hgl.