高校图书馆外文期刊招标存在的问题及对策分析

刘凤侠 赵 杰 （沈阳农业大学图书馆 辽宁 沈阳 110161）

外文期刊作为高校图书馆馆藏资源的重要组成部分，是学习借鉴发达国家先进科学技术的重要渠道，是科研人员了解国外最新科技信息、科技发展水平及科研成果的重要情报源。其中的科技期刊登载的学术论文大多数是原始论文，在高校的教学、科研中发挥着不可替代的作用。面对外文期刊价格昂贵并以年均10%以上[1]的速度增长的严峻形势，为保证外文期刊的种类及质量，除了增加期刊采购经费外，许多高校图书馆在外刊采购上纷纷引入招标机制。采用期刊招标采购的方式，不仅能促进市场的有效竞争，打破行业垄断，而且可以使图书馆在外文期刊采购中获得更合理的优惠价格、享受更优质的信息服务，发挥图书馆经费的最大效益，以此来平衡外刊价格不断上涨与经费不足的矛盾。

然而，外文期刊招标采购作为近年出现的新生事物，在实施过程中仍然存在诸如起步时间短、操作过程不完善等问题，需要引起图书馆界同仁的广泛关注。

1 外文期刊订购的主要途径

外文期刊分为原版刊、购权刊两种。目前国内拥有外文期刊贸易权的公司主要有3家，一是中国图书进出口(集团)总公司，二是中国教育图书进出口公司，三是中国国际图书贸易总公司。前两家公司是中国最大的外文原版期刊经营商，具有多年外刊经营资质，实力雄厚，在进口方面占的份额大，海外的供应商关系多，而中国国际图书贸易总公司出口占的份额大，国内的期刊多为该公司国外总发行。经营国外购权刊的公司主要是世界图书出版公司，这是中国唯一一家经营外文购权刊的公司[2]。该公司下设世界图书出版公司西安公司（以下简称西安世图）、上海世界图书出版总公司（以下简称上海世图）及世界图书出版公司北京公司（以下简称北京世图），其中西安世图主要经营农业、生物、医学类期刊及部分俄文刊；上海世图主要经营科技类期刊；北京世图主要经营社科类期刊[2]。

2 外文期刊招标存在的主要问题

2.1 选择供应商具有局限性

只有拥有外文期刊贸易权的法人或授权代理机构才能够从事外文期刊订购业务。虽然目前承担外文期刊采购业务的公司很多，但真正具有外文期刊贸易权的只有上述3家公司，其他大多是授权代理机构。高校图书馆在招标过程中一般都会选择具有多年经营经验和资质的公司作为其合作的对象，对于一些代理机构的选择则非常慎重。笔者曾对外刊订购已经采取招标方式的辽宁省各高校图书馆进行调查，中标的公司无一例外仅限于中国图书进出口(集团)总公司及中国教育图书进出口公司，而授权代理商只能代理数据库捆绑的少数几种期刊。因此采用期刊招标采购的方式虽然一定程度上促进了市场的有效竞争，但没能产生预想的效果，招标方对供应商的选择仅局限于上述几家知名公司。要想真正打破行业垄断，作为招标方的图书馆应尽可能邀请代理商参加，扩大招标的范围，增加可选性，这样才能好中取优，真正发挥市场竞争的作用。

2.2 外文期刊招标报价存在一定的风险性

由于外文期刊价格构成较为复杂，影响因素很多，包括目录报价、关税变动、加乘系数等[3]，加之各代理公司与外国出版社或者中间代理商谈判时，因信誉度、业务量等多种因素的影响，拿到的外刊价格不统一，所以同种外文期刊各公司也会报出不同的价格；另外，外刊款存在预付的问题，所以招标时针对付款方式（预付还是后付）的不同，报价也会有一定的差别。鉴于上述多种因素，招标时要对外文期刊报价进行充分的调研，将各种因素考虑全面。

在招标采购过程中，各公司为了扩大客户群以获得更多的利益，会在期刊上大打价格战[4]，这对图书馆来说是一件好事。以沈阳农业大学图书馆（以下简称我馆）为例，今年我馆首次对114种外文原版刊进行招标，共有3家公司前来投标，按照每种刊的人民币最低报价作为中标的原则，通过价格对比，中国图书进出口(集团)总公司和中国教育图书进出口公司最终成为中标公司，并分别拿到64种、40种外刊订单。如果把所有的外文期刊放在一家公司进行采购，所得到的价格未必是最低的。因此外刊的招标采购一定要有效地控制价格，力争将风险降至最低。

2.3 招标过程繁锁，周期偏长。

目前，外刊招标过程复杂、周期长、效率低[5]的问题一直困扰着高校图书馆。外刊招标一般分为公开招标和邀请招标，通常要经过以下流程：组建招标工作委员会→制定招标内容、方式和日期→制定评标标准→发布公开招标或邀请招标公告→确认投标书商资格→通知开标日期→聘请专家→述标答辩→开标议标→公布结果。整个过程需要近一、两个月的时间，最后签订招标合同。一些高校图书馆招标合同的签定需经学校审计部门的严格审核，确认无问题后才能签属，这可能还要一周的时间。如果每年都招标，势必要浪费大量的人力、财力，因此，外刊招标是否有必要年年进行，也是值得图书馆界同仁深思的问题。

2.4 谨防购权刊采购价格过高

如上所述，目前，我国从事版权期刊贸易的公司仅有世界图书出版公司，该公司下设的西安、上海、北京分公司由于经营期刊学科不同，在经营品种上具有唯一性的特点，所以对于这部分购权刊的招标只能采用单一来源招标形式。

单一来源是国际上通行的一种采购方式，采购人与供应商的采购活动处于一对一的状态，具有招标对象唯一、没有任何竞争等特点，这就注定了其价高的可能性[6]，因此高校图书馆在对购权刊采取单一来源方式招标的过程中，既要注重采购质量，更要保证价格合理。另外购权刊相对于原版刊，受到购权、重印、运输[7]等因素影响，其周转时间长，滞后严重，还有的购权刊的价格与原版刊的价格持平，甚至超过原版刊，这些都是高校图书馆在招标采购中不容忽视的问题。

3 对 策

3.1 适当放宽投标者的资质要求，吸引更多投标商参与。

采取招标方式订购外刊已经成为高校图书馆的普遍共识，但我国目前的期刊市场却是一个典型的垄断市场，在这个市场中，只有少数公司拥有出版物进出口许可权，很多代理公司根本没有能力与之竞争，垄断导致外刊市场价格高昂，且价格有连续增长的趋势，质量较高的EI、SCI期刊涨幅更大。面对这一严峻的形势，高校图书馆在招标时应当适度放宽对投标者的资质要求，尽可能多地邀请代理商参加，扩大招标的范围，增加可选择性，如可以放宽公司的注册资金要求，使一些注册金额不多的授权代理公司能够加入进来。对于首次合作的公司，为防止意外，可将学校非重点学科的外刊订购权交给他们，并签订严格的合同。只有吸引更多的代理商参与，才能打破行业垄断的局面，图书馆才能获得质优价廉的服务。

3.2 规范与数据库捆绑订购的外刊招标方式

在外文期刊的招标采购中，一部分期刊实行与数据库捆绑订购，具有特殊性，只能从有限范围或是唯一的供应商处采购，如Elsevier、Springer等数据库采用纸本和电子期刊捆绑销售的方式，对这些捆绑期刊的招标，目前没有统一的模式，一部分高校采取与数据库一起订购的方式，也就是说从哪儿订购的数据库就由哪个代理商来代理这部分期刊，也有一些图书馆在招标中将这部分期刊单独打成一个包进行整体招标，这种方式对图书馆来说操作简单、方便，但是在招标价格上远不及按每种刊的最低报价进行招标实惠。总之，要采取规范、灵活的招标方式，真正有效地控制价格，做到性价比最优[4]。

3.3 加强单一来源招标的购权刊价格的调研

虽然单一来源采购方式缺乏竞争，但在招标中也应当在保证采购质量的基础上，本着互利原则，合理确定价格[8]。对单一来源外刊的采购，笔者认为操作时除要严格按照招标流程进行，成立专门的招标采购小组，科学地编制单一来源采购文件外，还要做好市场调研，对购权刊的成本价有一定的认识和了解，也应了解同类院校这类期刊的招标情况，做到心中有数，以保证购权刊的质量及相关的配套服务。对于购权刊的价格与原版刊的价格持平甚至超过原版刊的情况，在招标文件的编制中要提出详细的要求，可以要求投标方事前跟采购方说明情况，以便决定取舍。

3.4 提高合同精细化程度

招标采购中比较关键也是最后一个环节就是合同的签订。外文期刊价格昂贵，如果出现漏订、错发、缺期等服务问题，都会给图书馆带来无法弥补的损失。因此，在招标采购合同中要详细列出违约方应承担的相应的赔偿责任及处罚的数额比例，尽量避免一些模棱两可的词语，应当明确需要承担的责任，尽可能全面地列出可能产生争议的事项，详细规定违约补救措施[1]。要严格合同签订，写清双方的的责任和义务，在法律层面上促使双方认真履行合同职责，从而确保外刊采购质量。

4 结 语

期刊采购引入招标毕竟是新的采购模式，目前尚处于摸索、完善、发展阶段，还有许多问题需要在今后的实践中不断完善，特别是招标工作的规范化、评标的科学化及合同的精细化等方面还有许多值得我们深入探索的问题。这就要求提高对招标工作的认识，不断创新业务模式，以科学的态度和高度的责任感做好外文期刊的采购工作，使外文期刊在图书馆期刊文献资源建设中发挥更大的作用。

[1]刘 航. 高校图书馆外文期刊招标采购若干问题刍议[J]. 科技情报开发与经济, 2007(29):76-77.

[2]石翠莲. 浅谈外文期刊订购的现实策略[J]. 山东图书馆季刊, 2007(3):90-92.

[3]李冠强. 谈外文书刊招标采购中的协议拟订[J]. 高校图书馆工作,2007(2):48-49.

[4]吴治蓉, 何晓阳. 外文期刊的招标采购浅议[J]. 医学信息, 2007(2).

[5]李素美. 浅谈高校图书馆期刊采购招标[J]. 徐州教育学院学报,2007(2):150-151.

[6]罗 瞻. 单一来源采购 四轮艰苦谈判[N].政府采购信息报, 2008-03-05.

[7]李明珍, 曲长生, 刘凡儒. 网络环境下版权期刊订购现状分析及采购对策[J].图书馆学刊, 2007(5):60-62.

[8]清 晖. 单一来源采购也应谈判[N]. 政府采购信息报, 2008-03-12.