图书情报档案事业一体化整合模式构建*

赵 益 民

(云南师范大学图书馆 昆明 650092)

图书情报档案事业一体化整合模式构建*

赵 益 民

(云南师范大学图书馆 昆明 650092)

图书情报档案等机构的一体化管理是事业发展的大势所趋。一体化整合模式的实现具有丰富的理论与实践基础。图书馆、情报所和档案馆能够进行实质性的资源建设与业务管理方面的整合，也能在网络技术的支持下，通过行业联盟的形式进行虚拟层面的整合。国内外的许多成功案例为我国图书情报档案事业的一体化整合式发展提供了现实依据。

图书馆 情报所 档案馆 一体化管理 整合模式 事业发展

1 图情档一体化的概念与特征

1.1 概念缘起

一体化既是指事物之间互相渗透、互相转化、互相制约的变化或趋势，又是将多个独立的系统统一为一个整体的过程。一体化强调将相关事物做整体化、协调化发展的研究，并非组织结构上简单的合并，也反对抹煞不同事物之间本质的区别。

所谓图书情报档案一体化管理，是指建立一个文献资源综合开发、利用、服务于一体的新型信息服务体系，实现图书、情报、档案的资源共享，形成规模化、系统化、网络化服务，以改变过去分散的、小规模的信息处理和服务方式[1]。这样的管理体制强调在分工合作的基础上，实现行业、部门在更大范围、更高层次上的信息资源的共享。强调一种竞争性的互补关系，即各种要素通过竞争冲突，不断地寻找、选择自身的最优功能点，实现信息、信息人员、信息技术、信息设备、信息标准等各种要素之间的匹配与磨合，为用户提供集成的一站式服务[2]。

早在上个世纪五、六十年代，国外便开始了对图书、情报、档案一体化管理的研究。中国人民大学教授吴宝康1956年指出，档案界要开展两个一体化研究，即文书、档案工作一体化研究和图书、情报、档案一体化管理研究[3]。1974年，联合国教科文组织提出建立“国家情报系统”(NAIIS)，该系统“涉及全部学科领域里的文献、图书馆和档案的服务工作”。1978年12月，在中国科学院召开的图书情报工作会议上，赵克北提出了图书情报工作一体化的建议。1985年6月，原教育部和国家档案局在成都召开档案学专业教育改革座谈会，会上指出，当前档案工作和档案学研究面临着“两个一体化的前景，其中之一便是档案与图书、情报工作一体化”。

1.2 本质特性

一体化管理思想是一种追求内外要素整合的思想，即将图书、情报、档案的信息资源、功能优势与外部的对应要素相互转化、相互协调、相互利用，形成一种“内部优势外在化，外部资源内在化”的机制。力求拥有相似属性的信息体系形成一个整体，不仅是各种信息技术设施要兼容，信息软件和各地区特有的、各行业专用的信息文化都要兼容。在网络环境中，一体化管理要素的种类和范围将从以往的“物流-人流”扩展到“物流-人流-信息流”。信息作为一种新的管理要素在一体化管理中占据核心地位[4]。

一般而言，一体化管理应有层次地进行，既有宏观层次上的协调管理，又有中观层次的网络管理，还应有微观的过程管理[5]。首先要明确“一体化”的目标和内容，或者是实体重组，或者是网络构建，力争信息资源从点状布局到网状布局，从信息孤岛到信息流，从分立到整合，最后达到1+1+1>3的效果。图书情报档案一体化的管理模式将呈现出优于现行体制的特性，主要包括：强化信息服务功能，便于领导和统一规划；提高工作活力，有利于培养和汇集各类专业人才；克服各级各类信息资源分散的弊端，提升用户需求的满足程度；便于加强档案、资料、情报的基础工作，促进信息资源的深层开发和综合利用；更好地为业务流程标准化、服务手段现代化创造条件。

2 图情档一体化的理论与实践

2.1 相关理论

从本体论角度看，图书、情报、档案在上古时期的同出一辙和同为一体构成了目前研究“一体化”最基本的理论依据。同源性赋予了三者内在的本质联系，在实质内容、载体材料、目的作用、社会职能、工作方法、技术手段等方面存在着共同的特征[6]。从美国档案学家谢伦伯格的“文件的双重价值论”出发，可以看出文件档案除了有对原机关的原始价值即第一价值外，还具有从属价值即第二价值，前者主要体现其行政价值，后者体现其情报价值。因此，公开化、社会化和网络化的三者一体化管理将是未来的必然发展趋势[7]。作为人类的体外知识信息库，图书、情报、档案的知识信息这一本质属性成为一体化理论的出发点。

从系统论角度看，正如钱学森所提出的精辟论述：“从系统工程技术角度看，情报、图书文献和档案都是一种信息，这种系统工程的目的就是信息的存储，信息的检索和提取，信息的传输和信息的显示，所以整个技术可以称为信息系统工程”。 一体化所体现的既是一种系统整合，又是信息管理的科学进程。根据系统论鼻祖贝塔朗菲的著名定律：整体(系统)的属性与功能大于各孤立部分(子系统)的总和，图书、情报、档案的一体化管理是提升公共文化信息系统服务功能的必要举措。

从实践论角度看，在社会责任方面，三者均提供知识信息服务。在工作环节方面，三者均有收集、存贮和提供利用知识信息的过程。在运作成本方面，只有实行一体化，才能更有效地采用现代化手段并做到社会资源的合理配置。依现实状况看，基层的图情档机构数量少，保管条件差，兼职人员多，业务不熟，要分别同时建立资料室、情报室、文书档案室、科技档案室等信息服务机构，既难以做到，也是不必要的。出于精简的考虑，类似机构如果分工过细，组织重叠，必然导致工作效率的低下。

从更加面向实作的管理理论角度看，去中心化(Decentralization)强调将决策权朝向组织低层迁移和配置，这种管理模式既是对中心模式的深度消解[8]，又是打破一元中心论的多元中心的一种“中心重构”[9]。组织机构的管理演进过程被赋予了新的内涵，有别于传统体制的管理模式显示出蓬勃的生机。从战略发展的角度出发，去中心化理论为图书情报档案事业的远景规划提供了有益的参考和启示。一方面，微观的组织机构管理模式原有的层级制显现出信息传递不畅、工作活力不高及资源配备不尽合理等弊端，而扁平化的组织形态则契合了去中心化权力下放的思想，特别是图情档部门中项目导向的人员组合和责权重构更体现出集权消解后的优越性。基于项目形成的临时或长期的“工作小组”承担着越来越多的组织职能，同时也被赋予了越来越多的管理权限。当前已有成功范例的业务外包活动和机构重组则从另一个侧面推动着去中心化的进程。另一方面，宏观的事业发展规划在文化资源共建共享的大环境下，对原有分散、封闭甚至僵硬的管理体制提出了变革的要求。首先是社会公众的信息需求朝着多元、交互、深层的方向发展，不仅超越载体的局限，更将突破现有信息机构的藏用壁垒。其次，面对公共文化服务体系中相关部门和新兴的商业化信息组织的介入与竞争，图情档这些“近亲”机构如何寻求核心资源和准确定位？如何从过去“信息中心”的光环中走向真正可持续发展的未来？如何在网络环境下重新配置资源以达到帕累托最优？对此，去中心化的中心“解构”与“重构”理念必将对管理模式的演进提供新的视角和深入的思考。

2.2 实践基础

科技进步、经济发展和社会需求是实现“一体化”的客观条件。以整个公共文化服务体系为背景的图书情报档案一体化管理和发展模式在实践层面的成效尚待提高，主要面临的障碍和挑战包括行政体制、技术标准和法制环境等问题。

打破条块分割的行政管理体制是一体化的先决条件。有学者主张建立各级信息协调中心，统一对全国的图书馆、档案管理部门和情报机构资源进行调度。也有学者认为应该建立一个由三者组成的联合体(信息服务协会)，成员单位原有职能和内部机构保留，但要统一建库格式和服务模式，将原馆内实施的封闭管理和独立体系转变为开放性的网络结构，面对信息服务用户形成一个整体，以达到资源的合理支配。还有学者认为立足于网络的业务合作更具可行性，虚拟联盟能有效避免现有体制下人、财、物等资源重组所带来的弊端和障碍。

技术标准的确立也是一体化管理的前提。目前的图书、情报和档案界都有自己的著录标引标准，有的项目不同，有的项目相似而语义、实质内容有异，这些都给数据的标准化和规范化带来问题。目前欧美大多采用了国际标准《ISO2709一1996信息与文献——信息交换格式》、《国际通用机读目录格式》(Universal MARC Format)、《档案著录规则(总则)》(ISAD(G))、《档案置标著录》(EAD)等。参照这些规范，我国的机读目录已经开始注重与国际标准接轨。这些标准的统一是一体化管理体制的运行基础，将有利于资源共享和现代化手段的实现，加强网络和数据库的统一管理和建设，并在此基础上形成一体化的网络建设和业务合作平台。

法制环境的完善更是图书情报档案一体化的必要条件。从微观的部门人事制度、业务制度到宏观的行业政策法规、知识产权界定，公共文化服务体系中的资源开发与整合对制度安排提出了很高的要求。将受反不正当竞争法保护的情报、受专利法保护的档案与一般的图书资料实行“一体化”管理会带来开发利用和知识产权保护上的混乱。新的技术革命也对传统纸质印刷型基础上建立起来的版权制度构成强有力的冲击，出现了许多原有法律难以解释的问题。合理解决图书、情报的著作权、隐私权以及档案的有限阅读与用户日益广泛而深入的需求之间的矛盾成为资源共建共享事业面临的重要挑战[10]。另一方面，健全的法制也是推行公益机制与市场机制相结合的双轨运行机制，促进一体化共享活动各参与方平等受益的必要保障。当然，能否成功搭建一个法制平台以确保一体化管理和服务的有效开展，尚需经过理论与实践的多方检验[11]。

3 图情档的一体化整合模式

3.1 构建基础

马克思主义认为：“人们从事社会实践，……同自然界作斗争都是一种社会性的接力运动，这种运动部分地以今人的协作为条件，部分地又以前人劳动的利用为条件。”[12]随着科技水平的提高和社会信息需求的增强，相关机构的重组建构与职能的整合优化势在必行，图书情报档案一体化管理已经成为文献信息资源共建共享工程的重要组成部分。

就社会信息需求而言，对档案、图书、情报的检索和利用是整体性的，既要求利用原始的档案资料，又要求利用系统的理论依据、数据，参考资料，还要求利用最新的科学信息。面对这种纵向原始信息与横向再生信息的交叉需求特性，现有体制中的档案、图书、情报管理体系在某些方面便表现出不适应的地方。随着机构改革的尝试与深入，图情档的组织模式、业务拓展、管理创新和包括人力资源和信息资源在内的资源要素整合引起学术界和实践界的广泛关注。

2000年4月在巴黎召开的第24届图书馆系统研讨会的主题就是：档案馆、图书馆与博物馆的融合。一个新的部门——ALM(Archives——Libraries——Museum，档案馆——图书馆——博物馆)随之出现。欧洲图书馆自动化组织(European Library Automation Group，ELAG)2000年年会报告中提出了ALM中的自动化趋势及其成员单位根据这一趋势做出的详细项目方案[13]。根据我国的实际情况，武汉大学教授刘家真2003年提议：以中国数字图书馆联盟为基础，将档案馆、博物馆的资源实行平台整合和协调，国家数字图书馆在资源库建设中，应将档案馆的馆藏目录整合起来[14]。

武汉大学教授胡昌平在论及图情组织与信息服务系统的有机结合时指出，构成我国知识信息服务社会网络的此类结合有着三种不同的形式：①图书情报组织与信息机构的服务从总体上相互配合、相互补充(如国家图书情报组织与中国科技信息研究所的服务)；②在改革发展中图书情报组织与信息服务机构合并而成为一个实体(如上海图书馆与上海科技情报研究所的合并和全方位业务的开展)；③一些部门在发展中构建图书情报一体化的知识信息服务中心(如中国科学院文献情报中心和中国社会科学院文献情报中心)[15]。理论界对图情档一体化的研究也存在类似的认识。

3.2 模式类型

3.2.1 图书馆与情报所合一 科学图书馆与情报所合一：最先实践图书情报工作一体化的是中国科学院图书馆，该馆于1985年改名为“中国科学院文献情报中心”。 1987年，中国农业科学院将院属科技情报研究所、图书馆、中国农业科技出版社三个单位合并为“中国农业科学院科技文献信息中心”。天津医学科技信息研究所也在原来医学图书馆的基础上合并发展，集图书、情报、杂志和网络于一体。

公共图书馆与情报所合一：1995年10月，上海图书馆和上海科技情报研究所实现了合并。1996年12月新馆建成并部分对外开放。

大学图书馆与情报所合一：1996年，哈尔滨医科大学图书馆和省医学情报研究所合并，成立黑龙江省医学文献信息中心，实现了一个大学图书馆与一个情报研究部门的合并。

3.2.2 图书馆、档案馆与情报所合一 1985年，国家教委和国家档案局在《关于发展和改革档案学教育的几点意见》中提出了“档案、图书、情报一体化”的问题。此后，地质矿产部、航天航空部也实现了图书、情报、档案管理一体化。伴随着经济体制改革的进程，人们更多地把目光转向企业，着眼于现代企业制度下组织内部的档图情信息管理的研究。宝钢集团公司于1995年将其档案馆与科技信息中心合并，建立直属公司的科技信息研究所，撤销了原二级厂、部的17个档案科(室)，其后的黄河水利委员会、武汉钢铁公司、柳州钢铁公司也对公司的档案、图书、情报等实行一体化管理进行了有益的尝试。

实体整合模式从全国的范畴来说，因为涉及部门和地区较多，难度较大，难以实现。而对于地区和某一行业来说，则比较适合。正如陈兆根认为，“从机构的一体化来说主要在企业事业单位内部，还是有可能的。但若从整个国家的档案与图书、情报机构一体化，可能性不大。”[16]

3.3 实体整合模式

纵观国内外的成功案例，图情档的一体化实践可归结为实体整合和虚体整合两种主要模式。前者由原有的相关机构进行有机地重构，对人员、设施、经费和信息资源等要素进行系统地规划，力争优化配置、提升效益。实体整合是一种实质性的全方位的一体化资源建设模式，具备统一管理、业务规范、节约成本、高效服务等优势。具体的实施中又可根据实际需要分为两种机构的“双合模式”和多种机构的“多合模式”，各具特色，互有优长。某个特定机构在自己的战略规划中也可根据自身情况和环境特点，同时选择加入多个不同的联盟组织，以获取最大的社会效益和竞争优势。

图情档事业的管理规划具有行政区划上的纵向特征，一体化的整合模式也存在着国家层面与地区层面的实体组合。

在国家层面上进行实体整合，意味着通过国家行政力量的推动，充分发挥国家文献资源的整体优势，整合后增强了国家文献信息资源的实力，有利于国家软实力的提升乃至于综合国力的提升。较有代表性的有2003年10月成立的加拿大图书档案馆，将原加拿大国家图书馆与原加拿大国家档案馆合并，形成一个集中了两馆馆藏和专门人才的新机构。旨在收藏和保存包括出版物、图片、艺术品、电子文档(如网站)在内的文献遗产，使其可为全体公民所获取。机构的职能之一便是与其他档案馆和图书馆密切合作，以便尽可能得到和共享这些资源。“2006年3月由中国科学院所属的文献情报中心、资源环境科学信息中心、成都文献情报中心和武汉文献情报中心四个机构整合而成的中国科学院国家科学图书馆则下设兰州、成都、武汉三个二级法人分馆，并依托若干研究所(校)建立特色分馆。该馆力求打造一个资源丰富、无缝连接、覆盖全院、服务全国的强大的公共文献信息集成服务平台，并建立符合创新跨越和可持续发展的文献情报服务运行机制。

在地区层面进行实体整合，意味着从地区实际出发，整合信息资源与人力资源，理顺行政归属，创新管理模式。优化的整合模式将显现出资源优势，减少在资源建设上的重复浪费，增强服务绩效，发挥业务运作的整体合力。对组织而言，整合后的优势将表现在投入增大，效益显著，地位提高等方面。地区级实体整合也有不少成功的范例：1995年10月，上海图书馆与上海科学技术情报研究所合并，成为国内第一个省(市)级图书情报联合体——上海图书馆上海科学技术情报研究所，是上海市人民政府直属的事业单位，归口上海市委宣传部管理。该馆以合并为契机，实行业务机构的大调整，并逐步推出图书馆管理和服务的改革。将原来的43个业务部门优化组合为采编中心、读者服务中心、信息处理中心、图书馆学情报学研究所等10个大部门，各部门下又分设若干业务部门。2003年12月开馆的泰达图书档案馆则是我国目前唯一的集图书、情报、档案一体化管理的文献信息服务机构。该馆整合原开发区档案馆、南开大学泰达学院图书馆，拥有结构优化、科学合理的馆藏体系，图书馆和档案馆不仅在业务区域上连通，在管理上也呈一体化的模式。职能上实行馆长负责制下的分工，负责图书馆、档案馆的业务工作，将原有部门重新组合。实行一馆两中心，即文献信息中心、档案信息中心。

3.4 虚体整合模式

一体化的实体整合模式在实践中往往受到行政体制和多方利益的制约，自上而下地全面开展并非易事，这样的体制不仅在我国尚属起步阶段，在发达国家也未普及。网络技术的发展为新型的管理模式——虚体整合带来了契机，在组织保证、技术支持、人才保障和制度保护等层面具备一定条件后，保持原有机构的独立，由战略联盟成员共同组建基于网络的资源共享平台的做法逐渐开始盛行。

从国际组织来看，1967年，联合国教科文组织成立了“文献、图书和档案部”，并设立一个代表三个非政府的国际性组织(即：国际图书馆协会联合会、国际文献联合会和国际档案理事会)的咨询委员会附属于该部。1977年，进一步将该部与国际情报系统和国际科技情报系统合并，成立综合情报计划处。“一直在加强档案、文件、图书、情报等专业间的联系和合作方面进行着许多富有成效的工作。”[17]1974年，联合国教科文组织在巴黎召开的关于全面规划国家文献、图书馆和档案基础机构的世界科技情报系统大会指出：“世界系统的科技情报服务工作是一项可行的目标，而这项工作又是需要得到国家情报系统的支持，以便建立在政府支持的关于文献、图书馆和档案服务规划的广泛基础之上，而且必须把服务规划设想为‘国家情报系统’。这个所谓的‘国家情报系统’主要是涉及全部学科领域文献、图书馆和档案服务”。[18]20世纪90年代，国际上成立了一个由档案学家、图书馆学家和情报学家组成的研究“在交接点——信息生产者和利用者之间的共同范围”的团体，旨在推行一体化管理。

从发达国家来看，英国的4500个博物馆、1300个档案馆和5000多个图书馆于2000年4月成立了一个简称“Resource”的理事会，这个公共的战略性组织希望博物馆、档案馆、图书馆成为人们生活的中心，起到娱乐和激励的作用，具有文化价值，挖掘学习的潜力、有助于经济繁荣和社会公正。Resource的三个主要目的是：提供战略指导、推动交流；作为权威的倡导者和行业的领导者；建议最好的范例以及提供具体的目标[19]。就虚体联盟的空间分布状态而言，美国没有一个统一的布局模式，国家和地区同时存在集中式和分散式图书情报网络，体现了美国图书情报工作网络化发展的多样性特点。较有代表性的范例是美国俄亥俄州大学由该州投资2000万美元已于1994年完成了一项庞大的图书馆、情报中心、档案库三者自动化联网计划，使全州18个最重要的图书、档案、情报部门连成一个信息网络，读者或用户可以在网内查到所有馆藏信息。日本的图书情报工作网络化发展则突出体现了集中式发展模式的特点，该国的学术情报中心网络和示范电子图书馆项目采用的都是集中式的模式，由国家提供相应的经费保证。

我国的图书情报网络化发展起点较低，网络化进程由于地域间经济现状与系统发展的差异，基本属于集中与分散相结合的发展模式，网络化发展水平还较低，也缺少统一的规划和战略管理理念。不少联盟结构松散，自成一体，相互之间缺乏完善的资源共享计划，存在着许多亟需强化和完善的地方[20]。90年代中期以来，一些行业系统和地区的图书情报机构开始进行计算机网络化规划和试验。1998年，科技部和财政部联合推出“科技信息机构改革方案”，筹备组建虚拟式的科技信息资源共享机构和网络。2000年6月成立的国家科技图书文献中心是我国第一个打破条块限制建立起来的图书馆联盟网络。2000年4月，随着“中国数字图书馆工程建设联席会议”的召开而组建的以国家图书馆为核心单位的战略联盟涵盖了国内具有代表性的图书馆、研究所、情报机构、数字图书馆技术相关企业等资源拥有单位。国家图书馆牵头的全国性网络还有全国图书馆联合编目中心、全国文献资源共建共享协作网等。教育系统则大力组建中国高等教育文献保障系统(CALIS)，其具体实施项目已完成三级服务框架的建设。随着机构改革的深入，一些联盟组织大胆尝试、相互渗透、跨越地区甚至国家组成更大型的“超级联盟”，而且出现了由实体联盟向虚拟平台延伸发展的成功范例，如由上海社会科学院与上海图书馆联合组建的上海市社会科学文献中心，旨在实现资源共享，搜集整理国内外社会科学文献资料，对文献进行多层次的深入开发和利用，成为我国具有相当特色的文献资料基地。自2008年1月起，天津市科技信息研究所文献馆正式与天津市公共图书馆参考咨询服务中心联手合作，通过“联合参考咨询网”平台，为广大读者提供公益性网上参考咨询和文献传递服务，标志着公共图书馆和科技情报系统在开展跨系统的网络文献信息服务合作和资源共享共用方面迈出重要的一步[21]。

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OnConstructionofaModelfortheIntegrationoftheLibraryInformationandArchivesEnterprise

Zhao Yimin

Library of Yunnan Normal University, Kunming 650092, China

Integration of libraries, information institutes and archives is a growing tendency in the development of these institutions. And realization of integrated management has a theoretical and empirical basis. They can be substantially integrated in resources construction and service management and can also be integrated in the form of industry alliance with the help of network technology. A realistic basis for such integration has been provided by many cases of successful integration management both at home and abroad.

Library; Information institute; Archives; Integrated management; Integration model; development of enterprise

*本文系天津市社会科学十一五规划重点项目“面向学习型城市的天津图书情报档案事业管理体制研究”(项目编号：TJTQ06-003)的研究成果之一

G25

赵益民，男，1971年生，副研究馆员，南开大学信息资源管理系博士生，研究方向为图书馆管理、知识管理，发表论文40余篇，著作2部，参与国家及省部级课题多项。