高职院校人事档案管理存在的问题及对策

胡杰军　燕　嬿　柳较乾　张莉萍

[摘 要] 高校档案管理工作中存在较多的问题。主要有档案管理不规范、管理方法落后、档案资料不真实、档案内容信息不足。造成这些问题的原因主要是:观念陈旧、素质跟不上时代要求、档案出现新的情况。解决这些问题要转变人事档案管理的观念;建立健全人事档案管理制度,促进档案管理工作的科学化与规范化;建立档案数据库存,促进档案工作信息化建设;提高档案管理人员素质,增强人事档案开发技术力量。

[关键词] 高职院校;人事档案;档案管理;解决对策

[中图分类号] G275.9[文献标识码] A [文章编号] 1008-4738(2009)04-0089-03

高校人事档案工作是人事工作的重要组成部分,是干部工作、人才队伍建设的基础性工作,是高校实施有效管理,发挥人力资源作用的有效保障和重要环节。随着全面建设小康社会的加快和高校教育改革的深入,高校人事档案管理工作也要与时俱进,改进管理方式,提高管理水平,更好地为学校人事工作服务。

一、 高职院校人事档案工作中存在问题

由于高职院校建校时间较短,加之教职工人数相对较少,大多数管理人员并非档案管理专业毕业,对档案管理工作认识不够深入,所以高职院校人事档案管理还存在诸多问题,归纳起来有以下几点:

1.档案管理不规范

大多高职院校是在上世纪九十年代后期发展起来的,教职工队伍近年逐年增加,因为前期档案较少,用什么方法组织进行管理都比较容易,所以造成了日后的管理不规范不科学。大部分学校将人事档案、文书档案、教学档案分头管理,还有一部分学校将人事档案与文书档案分开管理,这就造成多关管理的现状,给后期逐年增加的档案管理工作带来了不少的麻烦,加之档案资料规格也不统一,增加了装订的难度,也给档案的开发利用带来许多不便。

2.管理方法落后

人事档案具有保密性,长期以来人事档案管理都采用封闭和保密的管理方法,故存在重管理轻利用的情况,造成目前人事档案管理方法滞后于干部制度改革和人力资源改革的进程。需要的资料不能及时提供,提供的资料又不能及时入袋,甚至因管理者素质问题还存在个别档案资料丢失的情况。加之学校管理制度,档案材料的收集主要依靠行政手段,如果主要部门人员的责任心不强,需要档案人员下去收集,这样就会造成部分人员档案材料收集不齐的情况。

3.档案资料不真实

因自身条件有限和档案资料涉及本人利益,一些人档案存在不真实情况,如参加工作、晋级、转干、调离等,致使个别人有涂改作假的现象[1]。如本人所在学校,就有人在填写个人资料时,不同时期填写的出生年月不同。某校在八十年代为了引进人才,采取三不要的政策,这些三不要单位引进的人才需要重新建档,他们所填写的个人信息灵活性很大,为了获取利益,有人把自己参加工作的时间提前了十几年,有人超龄了,但为了带家属参加工作,却把年龄推后了多年,造成晚退休的情况等,致使个人档案的原始性、唯一性和真实性受到严重的冲击。由此可见,无论是重新建档还是人员调动,都容易造成档案失真的情况。

4.档案内容信息不足

档案材料的收集是干部档案管理的重点和难点,也是领导需要掌握的重点,但目前人事档案材料和内容大多是反映个人经历、入党入团、学习、参加工作时间、工资、奖励,以及职务任免等方面的材料,而具有高校个性化的材料却未建档,如教学材料、科研成果材料以及进修学习情况的材料均未入档,加之人事管理制度的改革,一些高校采取人事代理、档案代理的办法,致使个人后期工作情况不能及时进入档案,这样就使档案不能完整反映人才的管理才能、技术专长和工作业绩等。

二、存在问题的原因

1.观念陈旧

人事档案管理人员都一直认为人事档案具有保密性、原始性和唯一性,人事档案又属学校人事部门管理,工作相对独立,使自己处于一个封闭的环境。导致档案管理人员学习被动,且服务的意识较差,与目前热火朝天的高职院校教育教学改革不相适应,与以人为本全面、协调、可持续发展观念不相适应。一些档案管理人员仅仅是“看门守摊”、“充当保管”的事后管理,不能及时更新观念,发挥人事档案的自身优势与潜力[2]。

2.素质跟不上时代要求

人事管理观念落后,管理模式陈旧。目前,大多数高校对人事档案的管理仍采用传统方式,大部分以手工操作为主,工作效率低,准确性较差。档案管理松散,管理人员素质不高,责任心不强,档案材料收集不全,手续不全,内容不实。

3.档案出现新情况,流动档案增加较多

随着我国人事制度的改革和高校办学层次、办学规模的不断提升与扩大,高校、科研机构与企业等对高层次人才的需求也不断增加,这一方面使高校学历、高职称人才竞争愈加激烈,另一方面也使得高学历、高职称人才的流动越来越频繁。在人才流动过程,部分不放行的单位采取扣档的办法,而部分有需求的单位为了吸引人才,采取不要档案的办法,只凭学历证和职称证就能入职,加之部分人才档案意识薄弱,认为个人档案可有可无,采取弃档的办法,致使这部分人才与档案分离现象严重,严重影响了高校档案管理工作的正常开展[3]。

三、解决档案管理问题的对策

1.更新观念

必须提高认识,转变人事档案管理的观念。一是树立以人为本的观念,把高校人力资源作为价值的核心和社会发展的本位,把人的生存和发展作为最高的价值目标。一切为了人,一切服务人,这是档案管理人员学习落实科学发展观的落脚点;二是增强服务意识,充分认识人事档案工作在高校人力资源开发中的作用。只有提高认识、转变观念,才能变被动为主动,才能使人事档案工作在高校人力资源开发和利用中发挥更大的作用。

2.建立健全人事档案管理制度,促进档案管理工作的科学化与规范化

在当今社会中,制度是基础,是各项工作开展的保障,档案管理工作也是如此。建立健全人事档案管理制度,一是要建立和完善人事档案材料的收集和管理制度,健全档案内容信息,使人才档案处于动态体系中,改变档案内容单一的现状,制度要明确具体的归档范围、时间和质量要求,使人事档案能动态的反映教职工的教学科研水平、科研成果以及工作业绩,确保档案材料的系统性、规范性和完整性;二是要建立个人档案失真情况的处理制度,保证收集到档案材料的真实性;三是按中组部关于《干部档案整理工作细则》,规范档案材料的审核、整理、传递、查阅、利用、维护和安全保密工作,保证人事档案的真实性和严肃性,同时要针对高校人事制度改革和人员流动等新情况,制定相应的管理制度,如加强与调入人员原单位的联系与沟通及时核实相关重要信息等,为高校干部人才队伍建设提供全新的服务。

3.建立档案数据库,促进档案工作信息化建设

长期以来,高校档案工作一直处于多头分散管理状态,致使档案工作受不到应有的重视,人员变动频繁,管理不规范,该装订的档案不能及时归档案装订,要找的文件经常找不到,甚至造成重要档案资料丢失的情况。对此高校特别是高职院校要引起高度重视,首先是实行档案集中统一管理制度,科学规划,规范管理;其次是建立档案数据库,加强档案工作的现代化建设。一是建立人事档案信息数据库,提高档案工作的质量和效率。应该说档案工作尤其是人事档案工作数据库建设,是人事档案信息化建设的基础,是人事档案实现优质服务、主动服务的前提,没有人事档案的信息化建设,就很难有高效优质的人事档案的开发和利用,更谈不上全国高效优质的人才数据库;二是建立干部个人电子档案系统,促进人才流动。可将个人档案公开部分的内容以电子卡片形式制作成电子档案,让流动人员随身携带,用人单位只有阅读权。可以说,个人电子档案的建立,既能促进人才的合理流动,又能减少弃档、死档和无档现象。

4.提高档案管理人员素质,增强人事档案开发技术力量

高校尤其是高职院校人事档案管理人员素质有待提高是一个不争的事实。提高档案管理人员的素质,是做好这项工作的重要保证。除文化素养外,档案管理需要一批党性坚定、公道正派、具有现代化管理水平和为人民服务的思想、能埋头苦干、任劳任怨的干部队伍。作为人事档案的管理者,必须具有较高的政治素质和良好的职业道德,丰富的档案知识和百倍的细心责任心。在干部人事档案材料的收集、鉴别、归档、整理过程中,应严格按照《干部档案工作条例》和《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》中的有关规定执行。采取多种方式采用多种渠道,有计划有步骤地培养和提高档案管理人员的素质。加强档案管理人员相关法规政策的学习,只有建立一支爱岗敬业、懂理论、会技术的档案管理队伍,档案管理与开发利用研究的成果才能发挥应有的作用,才能更好地为高校干部人事工作服务。

[参考文献]

[1] 李冬梅. 浅析高校人事档案管理[J].四川档案,2008 (04):37-38

[2] 姚 磊.法理与管理:谈人事档案的公开[J〗.北京档案,2004(4):30-31.

[3] 季凌燕. 试论如何加强高校人事档案管理[J].牡丹江师范学院(哲社版),2008(04):91-92.

Problems and Countermeasures for Vocational InstitutionsPersonnel Records Management

HU Jie-junYAN YanLIU Jiao-qianZHANG Li-Ping

(1. Personnel Management Dept., Shiyan Technical Institute; 2. Library of Shiyan Technical Institute;

3. Office of Shiyan Technical Institute, Shiyan 442000, China)

Abstract:Problems exist in vocational institution's personnel records management, such as non-standard filing, outdated management methods, incorrect information and insufficient file information. These can be attributed to the following factors: the backward concept, outdated quality requirements and increasing new cases. Thus countermeasures were put forward accordingly: to update the concept, to perfect personnel file management system, to promote scientific and standardized records management, to establish file data inventory, to enhance informational construction, to improve the quality of personnel involving in records management, and to empower technical development in personnel files.

Key words: vocational institutions; personnel files; file management; countermeasures