浅议知识管理应用于管理信息系统的策略

李岸峰　李　玲　翟　旭

摘要：在知识经济时代，知识是企业的核心资源，对其进行合理的管理、利用及创新，是知识管理的出发点和落脚点。文章在介绍知识管理的基础上，分析知识管理应用于管理信息系统的缘由。然后阐述所采取的措施及应用框架。

关键词：知识管理：管理信息系统；知识

一、引言

21世纪，随着科学技术的不断进步和知识产业的逐渐形成，以知识为基础的经济体系正在全世界范围内形成。知识与技术创新正在改变着当代企业的生产方式和经营理念，知识资源正在成为企业发展的第一要素。企业是否掌握了更多、更新的知识，是否生产了包含更多知识的产品，是否具有传播、创造知识的能力，将成为企业发展的关键因素。因此，要想在全球经济一体化体系中站稳脚跟，企业唯有告别传统的经营管理模式，全面实施知识管理，以促进知识的积累、传播、共享与创新，构建全新的知识型企业。

二、知识管理的含义和特点

美国哈佛商学院的Hansen和Nohria两位教授指出：知识管理数百年来由来已久，但是直至20世纪90年代，全球企业领导们才开始探讨知识管理的问题。面对着知识横溢的现代信息化社会，知识管理的确已经成为当代企业经理人的一大挑战。迄今为止，对知识管理的概念中外学者众说纷纭，仍然没有一个确切的定义。美国德尔集园的创始人之一卡尔弗拉保罗认为“知识管理是运用集体的智慧提高应变和创新能力”；Karl E Sveiby博士认为“知识管理是从组织的无形资产中创造价值的艺术”；还有学者认为“知识管理是把有关企业的人力资源的不同方面和信息技术、市场分析及企业的经营战略等协调统一起来，继而为企业的发展服务，从而产生整体大于局部之和的经营效果。其实，知识管理的概念可以从狭义和广义两个角度来理解：狭义的知识管理主要是指对知识本身的管理，包括对知识的创造、获取、加工、存储、传播及应用的管理；广义的知识管理不仅包括对知识本身的管理，还包活对与知识有关的各种资源和无形资产的管理，以及知识组织、知识设施、知识资产、知识活动、知识人员等全方位、全过程的管理。即知识管理是为了实现组织发展的目的，利用知识资产开展一系列知识活动的过程。知识管理是人的管理，是将知识视为企业最重要的资源，以掌握和利用知识作为提高企业核心竞争力的关键。是高于信息管理的管理。知识管理是指通过对企业知识资源的开发和有效利用以提高企业创新能力从而提高企业创造价值的能力的管理活动。知识管理不是某种具体的方法、技术或管理方案，它是在知识的业务重组和组织机构管理思想的基础上，更多地继承了人本管理的思想；知识管理更重视人、集体的创造力和创新能力，它是使人、过程和技术完美地结合起来。概括起来，知识管理主要有如下特点：一是在管理理念上，知识管理真正体现了以人为本的管理思想，人力资源管理成为组织管理的核心。充分挖掘员工的潜能，使人才智力得到高效能的发挥。二是在管理对象和内容上，知识管理以无形资产管理为主要对象和内容，更加强调知识资产的重要性。企业重视建立自己的企业精神和企业文化。用共同的价值观来熏陶全体员工，以实现各项管理职能，充分发挥集体效能。三是在管理范围上。知识管理包括显性知识管理和隐性知识管理，以隐性知识管理为重点，并注重显性知识与隐性知识之间的共享与转换。四是在管理目标和策略上，知识管理以知识创新为直接目标，以建立知识创新体系为基本策略。五是在组织结构上，知识管理采取开放的、“扁平式管理”的组织模式。

三、知识管理应用于管理信息系统的急迫性

(一)管理信息系统面临的问题

由于管理信息系统不只是技术系统，而且还是社会系统，其所面临的问题包括了服务方面、企业方面两个层面的诸多因素。现概括如下：从服务层面来讲，管理信息系统处理的事企业预先规定好的结构化的信息，面对非结构化的信息它无能为力。另一方面，管理信息系统的建立基本上是根据企业的业务流程来设计其功能服务的，这样当企业业务流程发生变化时，它不能及时适应，间接性丧失了企业的竞争力与反应能力。再者，新的信息技术的不断涌现，对管理信息系统提出了信息的要求：信息集成、功能集成及高度智能化等等。面对这些，管理信息系统需要从根本上改变自身的结构。从企业层面来看，主要体现在如下方面：

1、企业组织结构方面，传统金字塔型的企业组织结构受到挑战，旧型组织结构的特征阻碍了信息在企业的传递速度，其工作效率低下、营销网络环节多、管理难度较大。而如今要求最高决策层与执行单位直接联系；经纪人、批发商以至某些零售商的作用也逐步弱化；生产者与消费者之间的鸿沟缩小、界限模糊等等。这些都要求企业的组织结构向着扁平化发展。这是一个不可逆转的趋势。

2、企业文化方面，什么样的组织机构就培养什么样的组织文化。金字塔型的组织机构常常导致官僚主义、人浮于事的情形。而如今管理不仅仅是以物质和资本的管理为中心，而是更强调对知识和人才的管理。新型的组织机构重视知识、尊重人才，并要求员工不断地获取新知识。发挥知识或团队的整合效应，突出竞争花的“人才激励管理”。

3、企业建设信息系统时遗留的问题：(1)急功近利：企业中具有条件的部门客观上不可能完整地设计整个系统的MIS。仅从本部门的利益出发率先实现了计算机管理。就企业的整体MIS而言是重复投资，造成人、财、物极大浪费的直接原因。(2)贪大求全：许多MIS设计得非常完善，项目完成后却难以发挥作用而成为失败的例子，其原因是忽视企业的当前实际情况。盲目追求高新技术。(3)重复开发：重复开发不仅浪费时间和人力、物力，而且重复开发的系统经常性地处于修修补补的完善过程中。(4)只重开发不重维护：许多MIS花费了巨大的人力和物力，但投入使用运行后不久就夭折了，原因在于严重忽视软件工程的最后一个也是最重要的一个环节——维护，从而导致MIS的失败。

(二)知识管理应用于管理信息系统的策略

1、应用的条件与规则。由于知识管理不是单纯的一种技术而是一系列技术的集合体。在原有系统的基础上应用知识管理需要具备以下条件：(1)基础设施完善。包括企业的内部网络、外部网络、因特网以及知识库支持等部分。(2)相关技术不缺乏。利用这些技术，以原有系统为基础能够更好地对企业的物流、资金流等信息资源进行智能化处理，既可以实现企业内部财务、进销存、生产计划、人力资源等各部门间的信息集成管理，又能够进行数据分析处理，对各种决策方案进行优选。为企业决策提供有力的辅助支持。(3)具备高素质的人才。知识管理在管理信息系统中的实施需要大量的信息技术人才。系统和终端用户要接受应用操作技能的培训。

这些培训将能完善和优化员工的知识结构，从而促进员工之间的相互学习和知识的创新，为知识管理提供高素质的人才。另一方面，为了有效地实施知识管理，在实施的过程中必须遵循以下规则：一是对预期的收益有清醒的看法。必须正确管理和评价那些在实现这些收益的过程中所取得的进步。二是摒弃短期行为、关注长期目标。如果希望获得长期的进步，必须影响人们的信念。三是缺乏领导，万事不成。在知识管理实施的过程中，负责运营整个组织的领导者必须鼓励所有的员工克服目前的困难，实现预期目标。四是流程变化会提高业绩。组织需要通过工作内容的重新设计组合，来建立新的业务流程和日常工作规范，以此来确保知识的获取和使用，并形成和强化组织运行所需的行为和活动。五是组织学习带来组织成功。只有不断从业务环境中学习，并且不断将学习到的知识付诸实践，组织才能生存并发展。我们知道学习能力的大小是区分成功企业和失败者的一个重要因素。

2、知识管理应用的具体框架。知识管理是一个复杂的应用，成功的运用不是一蹴而就的事情。具体来说，在应用的过程中可以分为如下阶段：第一阶段：理解实施中要遇到的压力。在该阶段中，我们要集中提出组织的战略性目标，发现组织面临的关键挑战和问题，看清整个组织前进的方向，同时要分析如何更好地利用信息和知识，帮助实现期望中的结果。这样，我们需要面对的第一个问题：“明确要到达的目的地在哪里”，我们要做的是看知识在执行公司战略规划中能起到的作用。第二个问题：“我们目前处于什么样的位置”，是对现状的审视，其内容包括角色、文化、过程、内容和技术。另外，在这个阶段中，我们还需将建立公司整体战略与运用知识之间的关系。第二阶段：明确组织的反应。在这一阶段中，我们的工作重心则转移到将知识管理战略正式化。这就意味着不仅是将知识管理的愿景陈述出来，而且还要做出行动计划，考虑企业资源的分配情况，明确它们之间的相互依存的关系和相互配合实现的最后目标。第三阶段：规划愿景。这个过程中，我们需要抓住各个领域的具体细节。同时要重点把握各个领域中涉及到的领导、相关人员、流程、技术和信息。因为，领导者是整个实施过程的中流砥柱，是工作小组内的知识的中介入；相关人员拥有实施所需要的具体的专业知识及技能；流程的存在主要是为了给公司的终端消费者传递价值增加值，为管理信息系统指导方向；技术是关键因素，但是不能夸大，要认识到它的局限性；信息的相关性、可行性、语境和质量在很大程度上决定着知识管理流程的成败。第四阶段：实现愿景。在此过程中，主要的内容是开始实行早先规划的收益。可能有人对实施的过程仍有顾虑，我们就应该及时抓住机会，及时把实现的方案推销给他们，牢牢地把握主动性。第五阶段：“永不停息”实现收益。如何将项目管理与收益管理相结合，获得最终期望的结果是此阶段的关注的内容。因为，风险管理、其他与项目有关的事宜(项目进展、预算偏离或失控)以及与实施过程相关联的其他挑战都会有收益管理相关。整体上来说，以上的5个阶段是以项目和收益管理为核心。而逐步实施如图1所示：

四、结论

知识管理的在实际中的应用并非易事，其涉及到的因素众多，与其冲突的成分也存在；另外，实施知识管理后其获得的效益需要一个相当长的过程，不能立竿见影。这就要求企业在采取决策时需要慎重的考虑。因此，知识管理在应用过程中的道路还十分的长远，其应用的相关理论也需日益完善。