档案业务指导工作，路在何方

张奇明等

张奇明：业务指导工作是档案局(馆)工作的一个重要内容，时下比较通行的业务指导模式不外乎三种：一是开展业务培训工作；二是面对面的交流、沟通、指导；三是出台或转发政策业务性文件。业务指导对象多以档案室为主，可以说作为整个档案工作基础的档案室工作的好坏、优劣高低与业务指导工作有很大的关系。那么，我们该如何开展档案业务指导工作呢?档案业务指导工作，路在何方?

档童刃：档案业务指导工作的核心是“指导”。“指导”一词，《现代汉语词典》解释为：“指示教导”“指点引导”。因此，档案业务指导人员在业务指导工作中应遵循“授之以渔”的原则，即把档案业务工作的方法和技能传授给被指导人员。而不能超越自己的职责范围，越俎代庖，包办代替，即所谓的“授之以鱼”。那么，如何做到“授之以渔”呢?我认为需要从以下三方面努力：一要端正指导思想，破除那种认为业务指导是“包办代替”的糊涂认识，真正意识到业务指导是“授之以渔”而不是“授之以鱼”：二要转变被指导者坐享其成的懒惰思想，激发其学习兴趣，使其积极学习档案业务知识和技能，并虚心接受指导，愉快地与指导者合作：三要采取技能培养与实际示范相结合的方法，把重点放在对被指导者的业务素质和技能的培养上。与此相应，适当地帮助他们做些实际示范，以提高其业务素质和技能，真正达到“授之以渔”的业务指导目的。“授之以渔”表面看起来比“授之以鱼”进度慢了些，但从长远意义上讲收获颇大，是业务指导工作的最基本的原则。

魏新：档童刃说的很有道理。所谓档案业务指导，就是指出、教导，指出档案业务工作中存在的问题，教导解决这些问题的方法，而不是大包大揽地直接给做了。档案业务指导的目的应该是改进档案管理人员在档案管理中存在的一些不合适的作法。当然了，在业务指导过程中也要注意方式和方法的问题，提出的改进方法也应具有可操作性，而不是头脑一热凭空想象出来的，从而真正达到“指导业务、教导方法”的目的。

汉中：魏新的看法很有道理，档案业务指导应该是针对档案馆室中的具体业务活动提出技术帮助。但目前的档案业务指导已经演变成行政领导，成天忙于评比、升级、评审，相当于裁判的职能，而且利用这些职能对档案馆室的工作进行过多的干涉，不服不行。让一批不从事业务活动的行政干部来指导第一线的实际工作者，这本来就是一种外行指导内行，不要也罢。这种指导极大地挫伤了基层工作人员的工作创造性和积极性，干的不如看的，看的不如指导的。结果常常是业务指导人员生病，基层馆室吃药。茂跃：业务指导要懂业务。而业务指导人员不可能是万金油，什么都懂。如我所在市档案局的业务指导人员就不太懂高校业务，在指导时就只能泛泛而论。其实，业务指导应当是宏观指导，不是微观指导。不是指导机关单位的档案人员如何去做具体的业务工作。以前升级达标时，业务指导人员很吃香，整天忙得焦头烂额。但仅仅依靠有限的指导人员去指导甚至代替机关单位去做业务工作。肯定是杯水车薪、无济于事的。现在档案整理虽改为件了，更好操作一些，经常办一些业务培训班就是一种很好的指导形式，或者树立档案管理的典型，组织机关单位的档案人员去取经，也是很好的业务指导形式。兴利：开展业务指导，一是要定规则，将上级相对宏观的规章制度变成操作性强的实施细则：二是搞试点，探索积累经验，以便大面积推广：三是培训，让基层档案部门的同志知道怎么办：四是巡回督导检查。及时纠正差错，如是单位的问题帮助其改正，如是制度的问题也要及时予以修订。

白桦：培养典型、以点带面是一种行之有效的档案业务指导方法。尤其是当一项新的档案业务工作开始之初，没有现成的经验，面临的新情况、新问题又比较多，在这样复杂的情况面前，我们能抓好一个典型，就等于树立一面旗帜，人们就会跟着学，照着学，这样抓档案工作落实就会有所突破。要想抓好典型，带动一般。以点带面，我认为必须做到以下几个方面：一是要经常深入基层，参加业务实践，及时发现带有普遍指导意义的闪光点的典型：二是要热情支持关心培养典型，有意识地去做引导和促进工作，帮助典型克服存在的弱点和缺点，给典型创造条件；三是要通过采取召开经验交流会、参观、印发材料等形式推广宣传典型。扩大典型的影响作用，用典型带方向。带标准，带水平，促进档案工作不断发展，从而使业务指导达到事半功倍的良好效果。

石克：业务指导主要是为了不指导，首先。应该使被指导的单位明白档案工作应该怎么做，应该遵循什么样的标准，迫使其熟悉相关业务，达到“不指导”的目的。其次。业务指导对于被指导单位来说还应该是一种督促检查，检查相关工作的落实，档案管理工作的规范程度，档案管理标准的执行情况等。再次，既然是指导，就应该起到指导的作用，应该制定相关的业务指导流程：既然是业务指导就应该突出“业务”，对被指导单位的工作有所帮助，有所提高。最后，业务指导还应该是解决被指导单位工作过程中遇到的问题集中解决的时候，是解决相关具体难题的契机。指导者还应看作是了解相关单位档案工作开展情况的大好时机，便于及时掌握宏观情况。

丁从建：我认为现阶段档案业务指导的重点是学习、掌握档案管理现代化的知识、操作技能，依法依规建立健全各单位档案工作，贯彻落实好档案行业标准、规范。建立完善的基层档案工作组织体系和提高科学管理档案的水平。

小龙女：业务指导顾名思义，就是业务指导人员对档案员档案整理时进行的业务指导工作，做好这项工作，一要对档案员进行业务培训，让其懂得档案收集整理的要点：二要进行业务操作，让档案员首先自行整理，业务指导人员再进行点评指导，以加深档案员的感性理性认识：三要加强业务联系，着重于平时档案的收集和整理，及时指导。

豫同仁：关于如何开展业务指导，根据《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定。我认为各级档案局、档案馆、档案室应当各司其职，在科学合理的分工下健康协调地开展工作。我认为各级档案局对外业务指导的层面应该定位在立档单位而不是立档单位内的档案室上，具体来说。各级档案局对立档单位档案工作的业务指导应该主要包括以下三项内容：一是立档单位必须建立档案工作。完善档案工作制度：二是立档单位必须设立档案工作机构(一般是指档案室)并配备相应的人、财、物来保证档案工作的正常开展：三是立档单位必须确定分管档案工作的领导。如果哪个立档单位不按照上述要求保证档案工作的开展，档案局就有权依照《档案法》和

《档案法实施办法》的有关规定提出整改措施。当某个立档单位按照要求建立了档案室并具备了相应的条件后，对档案室具体业务工作的开展，我认为则应由档案室根据有关规定自行开展，而档案室日常业务的指导工作可交由档案馆的收集部门来承担。这样可以密切档案馆同档案室的业务联系，使档案室提前形成符合进馆要求的档案(案卷)，从而避免因档案馆与档案室业务脱节造成的移交进馆的档案不符合要求必须返工的巨大浪费。

濮档人：我认为豫同仁的看法很有道理。立档单位与立档单位内档案室的的确确是两个不同的概念，在机构的级别上处于不同的层次，档案局对立档单位进行业务指导，是对整个单位而言，是宏观的，是对单位领导以及这个单位关于档案工作所提供的条件的要求：而档案馆对档案室进行业务指导，是对一个单位的局部而言的，具体来说，是对档案室工作人员的业务要求，是微观的。同时，我认为档案馆对档案室属于进馆档案(案卷)质量方面的业务指导权，同档案局对各个立档单位档案工作的宏观指导权一样，都是《档案法》所赋予的权力(因为《档案法》第八条规定：“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。”这就严格规定了各级各类档案馆对分管范围内应该移交档案单位的档案接收权，从法律赋予档案馆接收档案的权力的角度来看，对各单位档案室应移交进馆档案所必须达到的业务技术标准与规范的日常业务指导权与监督权，应由档案馆的收集部门来行使，因为这部分档案最终要移交到档案馆来保管，其分类、整理的质量直接关系到保管与利用的水平)，不得相互混淆，更下能由一方长期包办而浑然不觉。

沧海：豫同仁与濮档人的看法我认为很好，的确档案局与档案馆应该根据《档案法》的有关规定科学合理分工，档案局管宏观、管整体的业务指导，档案馆根据档案局确定的原则、技术标准与规范行使自己职权范围内的职权。我认为这两个不同层次的职能的有效区分与实施，不仅能使各级档案局从繁重的具体业务指导工作中解脱出来，真正发挥宏观指导与协调的作用，而且还能充分调动各级档案馆的积极性，发挥档案馆的主动权，把接收档案的工作做好，共同推动我国档案事业的健康发展。同时，这样以来，各级档案局就不会总是叫喊人手不够、工作量太大，而各级档案馆也不会抱怨寂寞难耐、无事可做了。

宁静：对于豫同仁、濮档人提出的“档案室日常业务的指导工作交由档案馆的收集部门来承担”，不敢苟同。其理由有二：一是两者职责不同。《档案馆工作通则》规定档案馆的任务是“接收与征集”(档案)，《档案法》规定各级档案局的基本职责是“对本行政区域内机关、团体、企业、事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导”。二是两者力度不同。如果档案室应做而未做，档案馆既无法监督又无法指导，还要通过档案局，势必影响工作效率又容易产生扯皮现象，而档案局则不同。当然，档案馆在接收档案进馆的过程中少不了与档案室的密切联系。一井水：要想搞好业务指导工作。就要努力念好“细”、“实”、“高”三字经。一是在各项工作的部署实施上坚持一个“细”字，从指导思想、内容重点、方法步骤、组织领导到注意事项和具体要求，每一个环节、每一个步骤都进行认真周密的研究谋划，不能出任何纰漏。二是在执法检查中坚持一个“实”，坚持实事求是的原则，对做得好的单位予以肯定，对于存在问题的单位，提出中肯的改进意见和建议，并明确整改时限：在档案违法案件的查处中，坚持实事求是，严格执法程序，保证公开、公正、公平执法。三是在案卷质量和档案管理标准上坚持一个“高”字，在依法规范基层档案室工作中，坚持高标准、严要求，确保档案材料收集齐全、分类科学、保管期限划分准确、装订整齐，档案装具统一，档号编制与档案馆的要求统一。

豫同仁：档案业务指导工作，不仅要念好“细”、“实”、“高”三字经。还要做到狠、准、快。所谓“狠”是指在档案业务指导过程中贯彻执行档案法律法规要严格照章办事，以事实为依据，以法律为准绳，依法办事，从而确保档案工作在档案法制轨道上健康发展。所谓“准”是指在档案业务指导过程中执行档案工作各项业务标准要力求准确无误，以确保指导过的地区、单位的档案工作达到标准化、系统化和规范化。所谓“快”是指在档案业务指导过程中档案业务指导人员行动出击要快，力争做到“腿快、嘴快、手快”。具体来说。就是要求档案业务指导人员经常向基层单位跑。把主动服务与被动服务有机结合起来，尽量掌握第一手资料，即“腿快”；要耐心细致地做领导和档案员的思想工作，全面地讲解档案工作的业务规范、标准和工作方法，即“嘴快”：要不厌其烦地亲自为基层档案人员操作、示范，即“手快”。

濮档人：档案业务指导工作不仅要念好“细”、“实”、“高”三字经，做到狠、准、快。还要与档案宣传、执法检查相结合。其一是档案业务指导要与档案宣传相结合。因为档案业务指导与档案宣传关系密切，在进行档案业务指导过程中加强档案宣传可以大大增强档案业务指导的效果。促进档案工作的全面发展。其二是档案业务指导要与档案执法检查相结合。因为将档案业务指导与档案执法检查结合起来进行。或者将档案业务指导作为档案执法检查的重要内容开展工作，纳入依法治档的轨道，会使档案业务指导工作更具有权威性，从而达到吹糠见米的良好效果。

张奇明：业务指导最忌的是光讲大道理、大政策，业务指导中要善于发现基层档案室工作中做出的成绩与优点，不要吝惜赞美之辞。我们在肯定与表扬的同时再说出发现的问题，也许更容易被其接受。在指出存在的问题时，更应该注意措辞与语调，不要板着脸一味指责这也不对头、那也不正确。做到业务指导内容是严肃的，但方式方法是宽松、活泼的。

兰台卒：档案业务指导人员对待受指导者态度如何在很大程度上影响着业务指导的效果。我认为正确的态度应该是“平等待人”。如何做到“平等”二字，这个度不好掌握，谦虚过了头，会削弱别人对你的信任感：态度稍有高傲，又会引起别人反感，双方难以融洽。要想真正做到“平等待人”，我认为应在以下三方面努力：一是当你想让对方接受你的意见和做法时，应建议式地提出来，而不能让人感到你有“不按我说的办就不行”这个意思；二是想方设法向被指导者传递“我并不比你们高明，只不过比你们先走了一步”这一信息，使其能够实实在在感受到你的平等待人态度：三是在业务指导工作中要习惯于用商量的口气，使“我的看法是这样，你的看法呢?”这一类语句成为你的口头禅，使“平等待人”真正落实到日常档案业务指导工作中。