论高校档案教育服务功能的拓展

付云金

摘要：文章基于高校档案馆作为一种新型的档案管理实体，其信息服务功能有很大的拓展空间，就高校档案馆当前状况，探讨了档案馆教学服务功能拓展的途径和措施。

关键词：高校档案；教育服务功能；教学档案管理

中图分类号：G64文献标识码：A

文章编号：1674-1145（2009）12-0196-02

随着我国高等教育事业的快速发展，高校档案馆作为一种新型的档案管理实体应运而生。经过多年的实践与发展，高校档案馆信息服务功能逐渐完善，并呈现出规模化的趋势。但由于诸多因素的存在，制约了档案教学服务功能的充分发挥。笔者就如何实现档案教育功能拓展谈谈一己之见。

一、制约高校档案教育服务功能拓展的因素

1．领导对档案的教育服务功能认识存在不足。多年来，高校档案“重藏轻用”的思想根深蒂固，只是把档案馆当成一个收集和保管档案的地方，被认为档案是“机密”而限制了其充分合理的利用，使档案没有起到教育服务功能的作用。无论是教师还是学生，只有在自己必须利用档案材料补办毕业证书、开出国证明、职称评定时才会想起档案，才会来查阅档案，否则平时很难想到档案，更不用说利用。

2．档案工作人员档案服务意识不强，只注重于平时对档案的收集、整理、保管、查阅等一般性工作，很少积极主动地开发、利用宝贵的档案信息资源开展档案服务工作，使档案价值不能最大限度地发挥。

二、拓展高校档案功能的途径

1．深化档案编研、开发，是发挥高校档案教育服务功能的有效途径。档案信息内容丰富，但信息原始状态的分散性导致利用的困难，要使高职院校档案的教育功能获得有效的发挥，应积极开展档案的编研，注意档案信息的深加工。如进行基础数据、表彰奖励、科研成果等专题汇编等。这些信息汇编是从学校档案中提炼出来的，能使师生对学校的情况有一个全面了解，从而有利于他们对学校的历史产生自豪感和为学校未来发展作贡献的使命感，激励广大师生继承学校的优良传统，不断开拓、勇于创新。

2．要在档案馆建立学校荣誉陈列室。以原始、客观、真实的素材对学生进行思想教育，同样也能发挥档案的教育功能。陈列室浓缩了学校的历史发展轨迹，存有各项学术及毕业生优秀论文、竞赛活动中获得的各种奖励证书、奖状、奖牌、奖杯、匾额、锦旗等，都是学校发展史的见证。生动的照片、详尽的实物、简明的图表、朴实的文字、巧妙的构思和精美的制作，展示学校从无到有、从小到大的发展历程，这些珍贵的档案资料不仅可以净化人的心灵，而且可以熏陶和美化人的精神世界，培养大学生高尚的情操。这些档案如能定期向学生开放，可以使他们增长知识、开阔眼界，比口头说教更直观、更容易理解，更具有说服力。尤其是在新生入学教育过程中，组织他们参观学校荣誉陈列室，能让学生受到强烈的教育和熏陶，这是对学生进行爱校教育帮助、引导他们追求高尚的道德情操和健康的审美情趣，成为激发他们刻苦学习、求实创新的最直观、现实的教育素材。

3．利用声像档案制作专题片，是发挥高校档案教育服务功能的最好途径。声像档案形象艺术地记录了学校管理、教学和各项积极向上的体育、文艺和娱乐活动，有着很强的吸引力和影响力。把真实的档案进行艺术处理，配以生动的语言、优美的音乐，以立体形式对学生进行形象化的教育，会让学生喜闻乐见，收到事半功倍的效果。

三、拓展高校档案教育服务功能的措施

1．转变思想观念、加大宣传力度。档案管理的好与坏，除了领导的因素之外，管理人员的档案意识也是决定档案服务功能拓展的重要因素。在竞争（Competition）、协作（Corporation）、用户（Customer）和变化（Change）即“4C”环境中，高校档案管理部门应在不断完善体制的基础上，适度拓展其工作领域和服务功能，根据需要，将档案工作适度前伸、旁展、深入、后顾，以充分发挥其在高校发展中的服务作用[1]。这就要求我们要做好宣传工作，提高全体工作人员的档案意识，使他们认识档案功能拓展的重要性和必要性。

2．完善制度建设，保证档案完整性。建立和完善有效的管理制度是做好档案管理工作的基础，是搞好档案管理工作的保证。要保证档案的完整、系统性，就应采取强有力的措施，从收集、整理、归档、保管等各方面入手，制定相应的档案管理制度，做到有章可循。各形成单位负责文件材料的形成、收集整理、立卷、归档工作。确保各类档案完整齐全，来源清楚、去向明白、保存安全、利用方便。同时，档案收集工作是档案管理的前提和基础，关系到档案的归档率和完整率，影响到档案工作的质量。加强档案的收集工作，把具有保存价值的档案收集到档案室或档案馆，使之得到充分利用。在档案的收集工作中，要做到定期收集与长年收集相结合、经常性收集与集中性收集相结合、主动送交与上门收集相结合、普遍收集与重点收集相结合，确保档案的完整、无缺。

3．建立精通信息服务技术手段的人才队伍，是拓展高校档案馆功能的必然要求。拓展高校档案馆的教育服务功能，是相对于传统服务方式、服务手段的改进与提高，需要具有一支了解掌握高校档案馆业务、精通信息服务技术手段的人才队伍，这是拓展高校档案馆功能的基础。拓展高校档案馆功能，要求对“内”以调动高校档案馆人员的积极性、创造性为根本；对“外”研究高校教学科研发展的实际需求，以追求高校师生的满意度为根本。只有这样，拓展高校档案馆功能才会具有强大的动力和明确的方向。因此，要加大培训工作的力度，加快“复合型”信息管理人才队伍培养建设的步伐，要变一般性提倡为强制性要求，将其列入高校档案馆人员培训计划和工作考核目标之中。

4．“重在利用”。教学档案管理的最终目的是为了更好地利用，要实现其社会效益、经济效益同步提高，使其价值最大化。高校档案馆除应当继续完善档案收藏、信息存储、档案服务、宣传教育与文化传承等传统功能的建设任务之外，还应当充分依托现代网络环境与信息技术的优势，实现高校档案馆功能的有效拓展。利用网络技术传输档案信息，是发挥高校档案教育服务功能的重要手段。在信息技术迅猛发展的今天，要充分发挥高校档案教育功能，就必须利用网络传媒技术增强档案信息的传输速度和传播范围。编制出便于利用的专题、全文索引，目录标引、档案网页，利用校园网搭建档案信息服务平台，将大量档案信息通过网络实现资源共享。使广大师生无论在何时何地都能利用校园网查阅、利用档案资料，浏览档案信息，创造现代化查阅条件，不断调整档案信息结构，把科学开发、高效利用放在首位，在继承中发展、在实践中完善、在创新中提高，使教学档案的价值在动态管理中得以增值。从而拓宽学校档案教育的时空界限，充分发挥档案的利用价值，更好地发挥高校档案的教育服务功能。

参考文献

[1]宋琦．“4C”环境中高校当案工作领域和服务职能的拓展[J]．兰台世界，2008，（10）．