认清城市基本建设档案的特点和作用 切实做好城建档案工作

杨红梅

城市基本建设档案是指在城市规划、建设、管理等各项活动中形成的科学技术档案，它是城市构筑物、建筑物、地下管网等一系列工程建设的真实记录，是进行城市规划、建设、管理、维护等各项工作的重要依据和信息支撑。它具有以下基本特点：

一、内容比较丰富，综合性较强。城市基本建设档案从归档上看，有前期准备工作中形成的各种资料，如可行性研究、勘察设计报告等；有在城市基本建设过程中形成的各种资料和施工技术资料，监理工作资料等等；还有工程竣工后形成的各种验收资料及有关的照片、录像等等。由此可见，城市基本建设档案的内容和范围相当广泛，具有较强的综合性。

二、连贯性较强，归档周期长。城市基本建设工程从立项、规划、决策等先期准备工作开始，经过工程施工过程直到竣工验收，一般要经历一年甚至数年的时间。在整个过程中，每个阶段形成的档案资料既类别明确又环环相扣，构成一个相对独立而又紧密联系的有机整体，从而真实、连贯、系统地显现出城市基本建设工程的整个历史进程。

三、涉及部门较多，档案资料来源较广泛。城市基本建设档案涉及规划、设计、电力、给排水、电信、环卫等多个部门，这些部门分属不同管理系统，需要紧密协调配合。而各项城市基本建设档案资料就分别来源于这些不同部门，因此，具有广泛性。

此外，城市基本建设档案还具有动态性、精确性等特点。

城市基本建设档案的上述特点，就决定了它在城市基本建设工作中具有重要作用。

一、城市基本建设档案是做好城市整体规划工作的基础和依据。一个城市的整体规划是对整个城市各种要素、现状、基本特点和发展趋势的全面、综合、科学、长远的预测和构想，是整个城市建设的重要依据。而整个城市建设规划方案的形成又离不开城市基本建设档案的依据和信息支撑。有了城市基本建设档案提供的可靠依据，才能够在短时间内顺利完成整个城市的规划、设计、编制工作。

二、城市基本建设档案是整个城市建设工作的前提依据。城市基本建设档案是整个城市建设及其发展过程的真实记录，是在整个城市建设过程中形成的需要长期和永久保存的原始资料，是整个城市建设和维护工作不可缺少的重要依据，它能够为整个城市的拆迁、修建、扩建、改造、建设工程等各方面的工作提供大量真实而又准确的数字依据。我国及世界城市建设和发展的实践雄辩地证明：合理地利用城市基本建设档案能够促进整个城市建设顺利、有序、健康地发展，并为国家节约大量资金、人力和物力。

三、城市基本建设档案是整个城市管理和维护工作的保证和依据。随着整个城市经济的飞速发展，城市的现代化建设进程也不断加快。当今的世界各国城市，已是地上高楼林立，铁路、公路、道桥纵横交错，地下给排水、煤气、通讯、人防等各项工程管网密集如织。在这种情况下，要对整个城市基本设施进行科学有效地管理和维护，就必须有完整、准确、系统的城市基本建设档案做为依据。事实上，在城市自然灾害和工程事故等突发性事件中，城市基本建设档案资料所提供的保证和可靠依据，一直发挥着不可替代的重要作用。

城市基本建设档案具有独具的特点和相当重要的作用。充分发挥其应有作用，进一步做好城市基本建设档案工作，对于整个城市的建设和发展，对于实现整个城市的现代化，无疑具有至关重要的意义。那么，我们应当如何进一步做好城市基本建设档案工作呢？笔者认为，主要应抓好以下几点：

一、进一步增强城市基本建设档案法制观念和管理意识。《档案法》、《档案法实施办法》、《科学技术档案工作条例》、《城市建设档案管理规定》等档案工作法律法规，是做好城市基本建设档案工作的法律依据，是规范整个档案工作的准则。各级城市基本建设档案部门及其全体工作人员，必须认真学习法律法规，武装头脑，牢固树立法制观念，真正做到依法办事。

二、强化城市基本建设档案管理，建立严格高效的管理制度及网络。首先，要建立健全各项科学管理制度；其次，要科学设立各种管理岗位；第三，要配备好各岗位专业管理人员，并不断进行业务培训，提高其管理素质；第四，以岗定责、奖罚分明。明确规定每个管理岗位的职权、责任及奖罚办法，增强每个工作人员的责任感，充分调动他们的积极性、主动性；第五，建立完善的城市基本建设档案工作管理网络，充分发挥其组织协调作用。

三、切实做好城市基本建设档案有序归档工作，确保档案资料的完整、准确。档案归档是一项至关重要的工作，应按阶段做好有序归档工作。首先，要明确归档范围。城市规划、勘测、设计、施工、园林、风景名胜、环卫、市政、公用、房地产、人防等部门的业务管理和业务技术档案及有关城市规划、建设、管理的方针、政策、法规、计划等方面的文件资料，都属于城建档案馆的接收范围。其次，要按工程建设程序分阶段做好档案资料有序归档工作。在工程开工前，应该把可行性研究报告、立项批复、用地规划、工程规划、勘察设计等相关资料收集、整理、归档；在工程施工阶段，应注意变更修改、质量事故记录、施工记录等技术资料的收集、整理、归档；在工程竣工后，要将完整的工程图纸、各专项验收报告及其档案资料统一立卷、归档。这样就可以使城市基本建设档案真实、完整地反映工程建设的全过程，及时为工程建设服务，为工程竣工后各个主管部门的检查验收工作提供系统可靠的文字材料依据，并为以后城市基本建设档案的开发利用工作奠定坚实的基础。

四、努力做好城市基本建设档案资料的开发利用工作，充分发挥其在城市现代化建设中的作用。城市基本建设档案只有通过开发利用才能充分体现出其价值，取得经济效益和社会效益。因此，必须在做好城市基本建设档案归档和管理工作的基础上注重其开发利用工作，充分发挥其在整个城市建设和发展中的作用。