浅议电子文件档案化管理重要性

吕　光　李兴富

摘要文章论述电子文件档案化管理的特点及其重大意义，对电子文件实行档案化管理进行初步探讨，并在提高档案管理人员素质的基础上改进档案管理手段、转换档案管理工作指导思想等方面给出具体措施。

关键词电子文件；档案化管理；信息化

作者简介吕光，桂林航天工业高等专科学校经济与贸易系图书馆馆员，广西桂林，541004；李兴富，桂林航天工业高等专科学校经济与贸易系，广西桂林，541004

中图分类号G271文献标识码A文章编号1007－7723(2009)03－0044－0002

一、改进档案工作的基本思路

面对当今社会电子档案文件数量急剧增加，网上利用档案文件信息的要求越来越高，档案部门应该在数字化、网络化方面多做文章。如何改进档案管理工作?根据“全国档案信息化建设实施纲要”及许多档案专家的建议和多年档案工作的实践经验，主要应该遵循：“适应国家信息化建设和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化服务。”

(一)加快档案信息化基础设施建设

建设数字化档案馆，大致包括档案馆库房建设、档案馆馆藏建设、检索工具建设、规章制度建设、专兼职档案干部队伍建设及档案服务利用，等等。继续推进运用计算机管理档案，提高档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。

(二)促进档案信息资源建设

要建设数字化档案馆，首先要用现代信息处理技术对档案馆中存储的档案包括纸质档案，照片底片档案，录音、录像档案等各种载体的档案进行数字化和存储，及进行数字化档案馆馆藏建设。

(三)加强档案目录数据库建设

高校数字档案馆最核心的问题是信息资源库的建设。资源库应成为高校资料存储中心和档案处理中心。充分利用计算机技术，加快档案目录数据库建设，提高档案检索利用服务质量。各部门向档案馆移交档案时，要尽量做到同时移交机读目录。

(四)加强电子文件归档管理

档案部门要根据档案管理的要求，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，制定电子档案管理方法。最后实现档案信息处理计算机化、信息存储数字化、信息采集实时化、信息服务利用网络化。

(五)加强电子文件档案化管理

电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的磁性材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸，等等。与纸质文件相比，电子文件有以下几个特点：(1)电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；(2)电子文件可以直接由计算机等现代办公设备阅读利用；(3)电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响。

二、加强电子文件档案化管理的人才素质培养和制度管理

电子文件档案化管理与传统的档案管理有着明显的不同，电子文件档案化管理是在借鉴传统的档案管理经验和形式的基础上，结合电子文件自身的特点，采用计算机先进技术和网络技术，做好电子文件的归档工作。

(一)电子文件档案化管理需要专业技术人才

纸质档案是将已处理完毕的文件材料经过鉴定后，将其中具有利用价值的部分收集齐全，按照文件来源、内容、时间、形式等方面的情况进行分类、组卷后保存管理。而电子档案的管理是电子文件在转化为档案的过程中，在计算机上进行分类、组合、检索，电子档案在接受方式上可采用向档案部门移交。尤其要注意招聘一支有档案管理知识，有档案管理专业技术、技能的人才充实干部档案管理队伍。

(二)加强对现有干部的管理

一方面，学历低的人员需要补充专业知识，提高政策水平；另一方面，根据知识的更新，增强管理能力。要结合工作实际需要和未来发展趋势，与实际工作紧密配合，对不同的层次、不同的需求，按需施教，学以致用，讲究实效。要着力从培养职业道德、实际工作技能和干部人事档案管理基础知识等方面加强培训，以提高档案工作人员的整体业务水平素质。

三、完善网站设计，加强网站调查，实现在线交流

(一)突出高校档案网站特色

高校档案网站应该利用自己的馆藏优势，充分挖掘档案信息，体现特色，增强网站的对外宣传功能。应加强本校“校史沿革”栏目的建设。因为每个高校有着自己不同的历史，都曾举行过重大的校庆活动，把有关校史、校庆的文字、图片、视频、音频档案集中起来展示将会形成自己的特色，给人留下深刻印象。

(二)方便师生利用

首先，高校档案网站是为普通师生服务的，而不是仅仅是为档案专业人员服务的。网站建设应以用户需要为宗旨，把利用工作做到实处。因此，档案网站应提供多途径检索，最好支持非正式用语的检索。因为，普通师生一般不会懂得按档号、文号、分类号等相对专业的检索方式。

(三)各高校档案馆(室)应尽自己的可能为广大师生提供多种形式网上查询服务

如档案馆网站在线提供英语通级查询、历届毕业生去向查询、学历证书查询、学生信息查询、教授信息查询、毕业生优秀论文目录查询，等等。目前国内高校一般仅限于馆(室)藏档案文件目录查询，而很少涉及其他内容查询。

(四)网站只有与用户经常沟通，才会发现自己的问题

完善自己的网站，满足用户的需求大多以发E－mail的形式，体现在“和我联系”、“我们联系”、“留言信箱”、“联系我们”等栏目中。或者专门的在线调查统计，由访问者投票进行选择，察看投票结果。笔者建议可以增设“平台论坛”栏目，每位访问者可以通过发帖子与论坛中的其他人进行交流。交流方式灵活，交流内容不仅仅涉及网站内容，还可以涉及档案专业的相关知识，由档案工作人员在线答疑解惑，不但达到调查的目的还可以普及档案知识，提高广大利用者的档案知识。

(五)档案事务服务内容广泛，涉及面广

至少包括档案业务咨询、档案信息开发、用品提供、档案资料整理专业报刊、书籍发行，等等。通过建立事务服务机构，为社会各界开展提供全方位服务，既是档案部门义不容辞的责任，又是连接档案部门与社会各界的桥梁。总之，档案工作要走出弊端，就要以改革求加强，以创新求发展，以有为求有位。只有为在其中、为显其中，才能功建其中、威树其中。

四、以科学发展观为指导，推动高校档案管理工作的建设和发展

(一)高校档案管理工作是高校改革与发展不能缺少的重要管理工作

它在高校人才培养、知识贡献中发挥着不可替代的作用。首先，从动态下观察，高校的教学、科研、管理和对外的重大活动，只有齐全完整地归档、存档，才能圆满地画上一个句号。如果没有存档、归档，就说明学校教学、科研管理活动尚未完结。这对高等教育来说是非常危险的。其次，从档案看，档案具有资政、育人、存史和凭证等功能和作用，是其他任何工作不可代替的。离开档案是寸步难行的。不重视档案工作的结果将可能导致一个学校失去历史，后患无穷。

(二)充分发挥档案的功能和作用

主动为高校中心任务服务。高校档案工作必须讲效益，要尽可能把档案功能、作用由隐性状态转变为公开状态。档案工作的宗旨就是围绕学校中心工作搞好服务，需要与时俱进、开拓创新。

(三)加强档案工作队伍建设，真心实意地帮助他们解决工作、生活、学习交流难的问题

“坚持以人为本”是科学发展观的基本要求。高校档案事业改革，最终取决于高校档案工作队伍的状况。长期以来教育战线从事档案工作的干部辛勤耕耘，为学校档案事业的发展作出了重要贡献，形成了爱岗敬业、无私奉献的作风，为今后档案工作提升到新的水平奠定了坚实基础。

(四)推进档案信息化建设

高校档案工作要抓住当前大力推进信息化建设这一历史机遇，努力提高档案信息化的管理水平，推动档案工作迈上一个新的台阶。使档案信息化服务由被动向主动转变，实现档案信息化可以解放和发展生产力，有利于提高档案管理利用的工作效率。为此，应以培养复合型人才为目标，大力加强档案人才队伍建设。

总之，高校档案事业的发展可以促进和带动整个管理水平上一个台阶，它们的关系是相辅相成的。因此，高校档案管理工作对教学建设和发展具有重要的意义，对高校的建设和发展起着重要的作用。