办好体彩 造福民众 支持奥运

赵　英

中国体育彩票，是取之于民，用之于民的新兴行业。购买体彩，奉献爱心，造福民众，支持奥运，这反映了体彩对社会带来的巨大益处，对我国办好北京奥运会并取得优异成绩具有重大的推动作用。同时，体彩对中国体育事业的发展，特别是对竞技体育后备人才培养，提供了很大的帮助。

通过工作实践，本人深深体会到，为了保障体彩事业健康发展，搞好体彩中心文档管理非常重要。如文书电子档案整理、科技电子文件归档、声像档案文件整理和会计电子文件整理等。特别是面对我国改革发展的新形势，档案工作者必须提炼新的管理理念，探索新的管理领域和方法。

信息化时代，各企业为了提高自身在社会上的竞争力，根据企业的职能，加快信息化建设步伐。以体彩中心办公自动化系统为例，它在行政办公领域创建起投注站基础数据、终端机信息的登录、流转处理、收集归档、审批、保存、迁移、利用的全新工作平台。它具有涉及信息量大、参与应用岗位人员众多、各种网点业务数据处理流程繁琐多变、数据库功能强大、信息传递迅速和易于查询、信息数据流向与办公的工作流程非常接近的特点。同时，办公自动化系统为企业员工提供了现代文明办公和规范管理的工作平台。如快捷通信、协同办公、公文流转、信息服务等。

更重要的是，体彩中心信息系统的建立为省中心业务活动提供了信息流向的规范、控制集中、表单定制多样、信息利用方式灵活的工作平台，使文件与档案管理实践跃上一个新的台阶。

一、文件管理

1、面向终端销售业主及销售人员、即开型彩票的区域代理商、终端日常管理人员、业务管理人员，提供多层面的、不同任务项的工作流程及操作平台。

2、形成文件质量监督、保证体系。通过痕迹保留、收文单、发文单、元数据信息监控等形式，保证文件质量。在请示与批复、收文与转发文之间，处理同一项目或任务时产生的系列文件之间，建立文件关联关系。

3、形成文件流转监控机制。通过对文件督办、催办的监控，对文件的办理状态进行跟踪和监控，对未填写办理意见等办理信息的文件，不流转至下个节点。

4、形成文件归档机制。在信息系统中处理的任一项目或任务，是以文档的形式出现的，归档均作为这些文档的最终处理环节。

二、档案管理

1、建立现代信息服务理念。面向终端销售业主和销售人员和即开销售的区域代理，提供方便的档案信息利用平台，工作流程中更多体现的是简约、方便、直观，确保不在信息中带有过多的档案管理特性。

2、建立现代信息整理理念。面向文件档案管理人员，提供档案信息整理工作平台，工作流程中体现的重点是要符合档案的规范管理要求。按档案管理要求和方式，对归档的信息数据进行整理，使工作人员掌握信息是否直观、齐全、准确。

3、建立档案信息安全机制。对信息利用安全，要根据中心工作人员的管理层次、业务范围权限明确的信息利用机制，并建立权限设置的流程。该流程包含两层含义：一是行政管理流程，一是权限分层工作流程。对信息保管安全，要建立档案数据的保存、迁移及其校验机制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系统的信息处理工具，利用工具，确保信息的保管安全。

三、信息和人员的管理

1、通过采用设置防火墙、路由器等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，保证系统运行安全；同时，还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，确保信息运转流畅、安全可靠。

流程管理是对整个体彩中心工作流程状态的监控和对工作流程中的每一份文件的流转、执行情况的跟踪和监控。通常系统管理员负责流程的监控管理，这是系统安全稳定运行的重要环节，也是确保系统产生的电子文件的真实原始性、齐全完整性的重要保证。

文件信息管理除文件内容之外，更多的是梳理、提炼出机构文件处理流程，将文件处理过程的具体工作环节、内容，纳入工作流程，并对产生的文件信息实施统一管理。例如：在河北省体彩中心发文流程中，预先设置相对固定的发文格式，但随着机构管理的变化，文件格式也要不断调整，并且有增加、删节等变更的需求，具有动态变化特性，因此这种变化的文件信息需要纳入管理范围。概括地说：文件信息管理，是确保文件内容从产生到脱离流程的全过程管理，是针对发文的痕迹保留、文号等信息的管理；对收文督办、监控等行为的管理。

2、体彩中心的文件与档案工作人员接触到的信息更加频繁和密集，其中包括中心技术部的中奖数据的核心数据信息和网点投注站的基本数据信息。因此，加强对信息工作人员的管理，建设一支高度自觉、遵纪守法的档案人员、技术人员队伍，是非常现实和必要的。具体做法主要有：

（1）建立并提供管理政策，明确职责，各尽其责；

（2）策划并提供应急措施、保护方案，定期进行信息安全检查，提高数据统计人员对安全事故的应急反应；

（3）经常对相关人员进行安全教育、培训和考核；

（4）经常开展业务培训，提高人员综合素质，尽量避免误操作等安全隐患；

（5）建立严格的权限管理机制；

（6）规范信息数据的转移、加工程序，提出数据校验模型，加强人员的管理。

3、对管理职责的划分，应从多方面考虑：

（1）面向销售投注站业主、即开的区域代理商，提供文件起草、办理、流转、查询的通道；

（2）面向文件管理人员，提供文件督办、催办手段；

（3）面向档案管理人员，提供各种技术文件、业务文件及批文的归档及其考核、电子文件整理和保管、信息服务手段。

四、服务管理创新

在现代化办公阶段，文件与档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。

创新之首，即树立信息服务的理念。同时，强调主动服务。在信息服务方式上，一方面要充分考虑用户对信息利用的需求，提供面向用户的信息利用平台。这突出了用户的权益，保护了用户信息利用的效果，缩短了用户与档案工作的距离；另一方面，在对信息需求充分调查的基础上，建立专题，收集、筛选、深层加工相关信息，以先进技术为依托，将专题信息制作成光盘，形成信息产品，为企业领导和业务部门提供信息服务；第三是为有远程信息利用需求的用户，提供跨越空间、时间的信息服务。