新时代事业单位档案管理创新与服务模式改革探讨

摘 要：档案工作是维护党和国家历史真实面貌、保障人民群众根本利益的重要事业。经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展都离不开档案。文章总结了新时代事业单位档案管理工作开展创新与服务模式改革的必要性，并从创新方向以及具体的改革路径展开详细探讨，希望能给相关从业人员带来一些思考。

关键词：事业单位；档案；管理创新；服务模式；改革

中图分类号：G271 文献标识码：A

“十四五”时期，档案作为重要的信息资源和独特的历史文化遗产，价值日益凸显，档案工作对党和国家各项事业的基础性、支撑性作用更加突出，档案事业发展处于重要的战略机遇期，同时也面临严峻挑战。档案管理工作是对各种形式的档案资料展开系统收集、整理、保管、利用和处置的全过程，记录事业单位的发展历程和管理活动，也反映社会变迁和行业动态。随着我国信息化进程的不断加快，传统的档案管理模式已难以满足事业单位在新时代对档案管理的高效、安全、精准和便捷的需求。因此，档案管理工作开展创新和服务模式的改革成为当务之急。

一、新时代事业单位档案管理创新与服务模式改革的必要性

1.支持事业单位整体规划发展

在新时代背景下，事业单位档案管理工作必须紧密围绕单位整体规划发展，发挥档案管理在支撑决策、服务管理和传承文化等方面的重要作用。基于档案管理工作的创新与服务模式的改革，提高事业单位档案资源的利用效率，实现档案信息与单位发展目标的有机融合，有效助力单位整体规划的实施。档案管理的数字化和信息化建设，使档案资源的整合与共享更加便捷，推动了事业单位管理水平的提高，实施档案资源的集中管理和统筹调度，让档案管理与事业单位的业务系统深度融合，能够全面提升单位的综合管理效能，并起到增强单位职工凝聚力和使命感的效果，为事业单位整体发展提供文化引领和精神支撑。

2.为事业单位人员发展提供支持

档案管理工作是事业单位人事管理的重要工作内容，档案记录着职工的教育背景、工作经历和绩效考核等关键信息，优化与创新档案管理可以更科学地支持人员管理、选拔和培养等各项工作。档案数字化和信息化建设，可以实现职工档案的快速检索和动态更新，使人事信息更加全面与准确，有利于单位及时掌握职工的成长轨迹，为后续的职务调整、培训规划和绩效考核等工作提供坚实基础，帮助单位精准发现并培养高素质的专业人才，确保人尽其才和才尽其用。

3.助力事业单位高效整合信息

传统的档案管理模式以纸质档案为主，主要依靠人工分类、存储和检索，操作烦琐，效率较低，且易受空间和人为因素影响，随着数字化与信息技术的快速发展，档案管理工作正向数字化、网络化和智能化的方向发展。新时代档案管理涵盖了电子档案的创建与管理，通过构建档案信息管理系统，实现档案的集中存储、智能分类和快速检索。这种新型模式能够打破传统管理中信息分散和资源利用不充分的局限，提高信息整合效率，事业单位可以将各类档案信息有机整合，形成综合数据库，实现信息的即时共享和动态更新。

二、新时代事业单位档案管理工作的创新方向

1.档案载体创新

以往事业单位会依托纸张、文件夹和档案盒等形式对档案文件存储管理，这种形式虽然在一定历史阶段发挥了重要作用，但随着时代的发展，特别是在信息化和数字化浪潮的推动下，事业单位的工作模式发生了深刻变化。信息技术的广泛应用使电子文件和数字化信息逐渐成为工作中的主流载体，传统纸质档案管理模式在处理大量与复杂的档案信息时显得力不从心，难以满足新时代对高效、便捷和安全管理的要求。因此，档案载体的创新成为档案管理工作中不可忽视的方向。档案载体的创新主要有以下几个方向：一是数字化转型。将纸质档案转化为电子档案，实现档案的数字化存储和管理；二是档案载体的多元化。随着视频、音频和图像等多媒体技术的发展，档案形式不再局限于文字材料，单位的档案管理需要适应新型载体的存储和管理需求；三是基于云计算的档案管理。云计算技术的引入使档案数据的存储和共享更加便捷和安全，能够实现跨部门和跨地域的实时信息交流与协作。档案载体的创新是对传统管理模式的突破，也是适应新时代事业单位信息化发展的必然选择，采取数字化、多元化和云计算等创新手段，能够更好地满足事业单位日益增长的档案管理需求，提升档案管理工作的整体效能，为单位的发展提供坚实的信息保障。

2.档案性质的创新

档案一词有据可查最早出现在清代康熙年间的《柳边纪略》，早在秦朝就创立了从朝廷到县、乡的文书档案官员制度。长期以来，档案作为事业单位的独立职能部门，主要负责文件资料的收集、整理、保管和利用工作，其管理活动相对独立，与业务部门深入地沟通与协作较少。然而，随着新时代信息化和数字化的深入发展，事业单位的管理模式和工作方式发生了巨大变化，档案的性质也随之转变，从传统的“后端保存”向“前端管理”发展，逐步融入单位的整体业务流程中。档案性质的创新是基于事业单位工作模式由封闭走向开放、由单一走向综合的发展趋势，档案管理必须从“被动保存”转向“主动服务”，积极参与单位的业务流转和信息管理，成为推动事业单位信息化建设的重要力量。档案性质创新的关键在于打破档案管理与业务部门之间的“信息壁垒”，实现档案信息与业务信息的无缝对接。在此过程中，需要注意两个方面：首先，必须加强档案管理人员与业务部门的沟通协作，建立档案信息在各部门间的共享机制，确保档案在生成、流转和保存等各环节都能及时与业务信息相互融合；其次，档案管理要积极利用现代信息技术，构建智能化和网络化的档案管理系统，实现档案的全生命周期管理，使档案在信息化环境中更具实用性。

三、事业单位档案管理创新与服务模式改革的主要路径

1.及时转变思想，主动更新理念

档案管理工作不能固守传统思维，必须与事业单位的整体运营紧密结合，融入单位的核心业务流程中，发挥其在管理与决策中的关键作用，思想观念的转变需要从管理层到执行层全方位推进。

第一，单位领导应树立档案工作服务大局的意识，将档案管理融入单位整体发展战略中，明确档案工作在信息化建设中的重要地位。通过定期开展专题研讨和业务培训，提升档案管理人员对新技术和新理念的认识，使其具备适应新时代要求的业务能力和思维方式。

第二，档案管理人员应主动打破传统的封闭管理模式，增强与业务部门的沟通协作，保证档案管理工作与单位的日常运营相互协调和紧密配合，并建立跨部门的信息共享机制，将档案管理工作与单位的战略目标有机融合，使档案管理工作能够真正融入事业单位的发展大局，实现从传统的“资料保管者”向“信息资源管理者”的角色转变，全面提高档案管理的服务水平和战略价值，为事业单位的长远发展提供强有力的支持。

2.优化档案电子采集系统

全面优化档案电子采集系统，能够更加高效与精准地开展事业单位档案管理工作，进一步推动档案管理的信息化和智能化发展，提高档案管理的整体水平。要引入先进的技术使系统能够自动识别并分类不同类型的档案，提高档案采集的效率和准确性。传统纸质档案要采取高效的扫描与图像处理技术，实现批量化的电子化采集，减少人工干预，提升采集质量。同时，针对电子文档的采集，应加强对多种格式文件的兼容性，保证各类文档信息能够无缝接入系统，并保持文件格式和内容的完整性。档案数据作为事业单位的重要信息资产，其安全性直接关系到单位的正常运作和信息安全。在优化管理系统时，应加强数据加密、权限控制和日志审计等安全措施，并建立健全数据备份与恢复机制，定期对档案数据备份，确保在系统故障或数据丢失情况下能够及时恢复，保障档案数据的安全性和连续性。

3.建设档案自动化存储平台

档案自动化存储平台是指通过先进的计算机技术、自动化设备和信息管理系统，实现对档案资料的自动化存储、检索和管理的一体化系统，建设该平台能够提高档案管理的效率与精准度，还可以对传统纸质档案实行数字化处理，并将其与电子档案统一存储和管理，实现档案管理的全程自动化和智能化。应结合单位实际需求，选用可靠性强且性能扩展高的硬件设备，引入具备智能化管理功能的软件系统，实现档案数据的自动分类、检索和共享。该系统应支持多种格式的数据存储和管理，并具备强大的自动识别、数据压缩、快速检索和统计分析等数据处理能力。通过该平台，档案管理人员能够实现对档案资料的全生命周期管理，从档案的收集、整理、存储到最终的利用和销毁，均可通过系统自动化处理，提高工作效率。随着信息技术的不断发展，档案管理系统必须能够适应新的技术和业务需求。因此，在建设过程中，应考虑系统的模块化设计，便于日后升级和扩展，同时系统要能够与事业单位现有的业务系统和办公系统实现无缝对接，让档案数据能够在各个业务系统间顺畅流转。

4.提高档案管理人员的信息化水平

在信息技术的快速发展背景下，档案管理工作已从传统的手工操作和纸质管理逐步向数字化、网络化和智能化转变，档案管理人员作为档案工作的重要执行者，必须具有较高的信息化素养，才能有效应对日益复杂的信息管理需求，推动档案管理工作迈向新高度。事业单位要定期组织档案管理人员开展信息化知识的培训，开展多层次和多形式的技能提升活动，保证档案管理人员能够熟练掌握现代信息技术工具，提高工作效率和质量。在实际工作中，档案管理人员除了要能够操作信息化系统，还要能够根据单位的业务需求，灵活运用信息化手段开展档案分类、存储、检索和分析等工作。在档案管理人员的培训中，要注重培养他们的综合能力，特别是提高其在信息化环境中处理复杂事务的能力。信息技术的发展日新月异，新技术和新工具的不断涌现对档案管理提出了更高的要求，档案管理人员必须有终身学习的意识，保持对新技术的敏感性，及时更新知识结构，适应档案管理工作的不断变化。

5.完善档案自动化管理制度

要完善档案自动化管理制度，必须明确制度的适用范围和基本原则。档案管理工作涉及单位的各个部门和业务流程，制度内容应涵盖档案的全生命周期管理，从档案的生成、收集到最终的归档、利用和销毁，均应有明确的操作规范和技术标准。同时，应遵循“规范化、标准化、信息化”的基本原则，让档案管理工作统一标准、统一流程，并充分利用信息技术手段提高管理效率和服务质量。在完善制度的过程中，重点应放在以下几个方面：第一，建立健全档案数据的采集和存储规范。由于档案自动化管理依赖于准确的档案数据。因此，必须制定详细的数据采集标准，对档案数据的存储方式和存储介质提出明确要求；第二，完善档案数据的检索和利用制度。自动化管理系统的核心在于高效的检索和利用功能，必须制定档案数据的分类、标引和检索规范，让档案管理人员和用户能够快速、准确地获取所需档案的信息；第三，加强档案管理系统的安全保障体系建设。档案数据作为事业单位的重要信息资源，其安全性直接关系到单位的正常运转和信息安全，制度要明确档案管理系统的安全措施，制定应急预案，在发生系统故障或数据丢失时能够及时恢复数据和修复系统，保障档案管理工作的连续性和稳定性。

6.整合事业单位高质量档案信息资源

事业单位档案信息主要来源于日常行政管理、业务运作和科研活动等各类工作中产生的文件、数据和图像资料。由于不同部门在档案管理中往往各自为政，档案信息相对分散，有时会出现重复现象，无法形成一个统一、全面的信息资源库，严重影响信息的利用效率和决策的准确性。整合档案信息资源，可以将各部门、各业务环节中的档案信息集中管理，形成一个具有系统性和完整性的档案信息库，为单位的综合管理和业务发展提供更加全面、精准的信息支持。要实现档案信息资源的有效整合，事业单位内部的各个部门应打破信息壁垒，实现档案信息的开放共享。在此过程中，需制定明确的信息共享机制，确保各部门能够在合法合规的前提下，实现档案信息的相互调取和使用，通过跨部门的协同工作，形成档案信息的集成化管理模式，为单位的综合业务提供有力支持。档案信息作为事业单位的重要资源，其安全性和保密性直接关系到单位的整体运作，在整合过程中，必须建立健全档案信息的安全保护机制，保证档案信息在整合与共享过程中不会发生信息被泄露的现象。

四、结束语

综上所述，新时代事业单位档案管理工作面临着数量激增、技术革新和服务多样化的挑战，对档案管理工作开展技术创新以及服务模式的改革，可以明显提高档案管理工作的效率，更好地满足事业单位和社会公众对档案服务的多样化需求，为我国事业单位的发展提供有力支持。

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作者单位：福建省龙岩市永定区社会科学界联合会