医院档案管理信息化建设的问题与对策探析

摘 要：随着信息技术的快速发展，档案管理信息化建设日益成为医疗行业发展的重要环节。然而，在信息化建设过程中仍面临诸多挑战。首先，系统兼容性问题导致信息孤岛现象，限制了数据的共享与利用。其次，数据安全和隐私保护不足，增加了信息被泄露的风险。此外，人员技术水平参差不齐，影响了信息化管理的效率。针对这些问题，医院应采取有效对策。一是加强系统集成，优化信息化平台，确保数据的互联互通。二是强化数据安全措施，建立完善的隐私保护机制，防范潜在的安全威胁。同时，加大对管理人员的培训力度，提高其信息化应用能力。同时，管理层应重视信息化建设的顶层设计，制定长远规划，以实现档案管理的高效化和智能化。通过这些措施，医院可以更好地提高信息化建设水平，推动医疗服务质量的提升和管理效率的提高。

关键词：档案管理；医院档案；信息化

中图分类号：G271；R197 文献标识码：A

在信息化背景下，医院的档案工作面临着严峻的考验，同时也面临着新的机遇。因此，要充分了解当前医院档案工作中出现的问题和不足，加强对新技术的运用和对人才的培训，并采用多种有效的方法来促进医院的档案工作。从当前的情况来看，许多医院在档案信息化建设进程中存在着信息采集困难、档案管理意识不强以及信息化系统不健全等诸多问题，制约了其发展的成效。基于这种状况，应该寻找一种切实可行的方法推动医院档案管理信息化建设进程。

一、档案信息化建设在医院档案管理中的作用

1.提高医院的管理水平

在医院的档案信息化建设中，不仅能够对患者的档案信息展开有效管理，还能利用档案信息化系统随时获取以往患者的入院记录和有关疾病的资料，为患者开展有效治疗，制定后期的康复训练方案。与传统的纸质文件相比，档案信息化建设不但可以极大地提升档案信息的检索速度，而且其信息化管理还能防止病历档案遗失或损毁，从而达到了高品质与高效能的档案管理。

2.有利于提高医院的竞争力

在网络环境下，档案信息化管理是一项必不可少的工作，医院可以实时和精确地了解患者的个人资料和就医记录，并对其全面分析。根据患者的具体状况，为患者提供更为精准的医疗服务，相比于以往仅依赖医生和患者的交流来获得患者健康状况的方式，利用电子文件获得患者真实状况的方式可以大幅提升医院的服务质量和工作效率，对增强医院的核心竞争力起到了非常重要的作用。

3.为医院领导决策提供参考

在医院的信息化管理体系中，信息的综合管理至关重要，不仅保留了患者的疾病记录，还涵盖了医院发展历程中的各种数据，包括历史事件、科研成果、设备设施的更新和管理决策等。这种全面的信息整合能够为医生和管理人员提供丰富的参考信息。通过信息化管理系统，医生可以快速查询与患者诊疗相关的详细记录，包括病史、检验结果和影像资料等。此外，还能获取医院内部的各种重要信息，如科室设置、专业人员配置、医疗设备状态和最新的医疗政策。这种信息的透明化和可及性大幅提高了医疗决策的效率和精准性。对于医院的服务系统和管理系统而言，信息化管理带来了显著的便利。管理层可以利用数据分析工具，实时监控和评估医院的运营状况，识别潜在的问题和改进的空间。通过历史数据的对比分析，还可以为医院的战略规划提供科学依据，推动医院的持续发展和创新。总之，信息化管理体系不仅提升了医疗服务的质量和效率，还为医院的管理和发展提供了坚实的信息支撑。

二、医院档案管理信息化建设中存在的问题

1.技术及基础设施薄弱

医院档案管理信息化的成功实施，依赖于强大的技术支持。其中，先进的硬件设备设施及软件系统是必不可少的。但是，当前很多医院的硬件设备设施严重缺乏，很多设备设施陈旧或升级滞后。因此，现有设备设施性能已不能适应当今社会的要求。陈旧的仪器不但制约着档案资料的处理速度与效能，还会造成维修费用的增加。另外，有些医院应用的计算机应用程序也比较简单，技术比较落后，很难做到全面、准确和高效地开展档案工作。目前，计算机辅助系统通常不具备文档的分类、检索和分析等智能化功能，我国医院的信息化工作尚处于起步阶段，信息化建设面临着诸多问题。

2.资金投入不足

信息化建设对资金的需求很大，不仅包括购置先进的硬件设备设施以及开发或引进功能强大的软件系统，还涉及专业人员的培训和系统的日常维护。但是，很多医院因为对信息技术的关注程度不高，加上经费不足，医院的设备设施不能及时更新，难以适应高速发展的信息化进程。同时，由于缺乏有效的人才培养手段，制约了人才的发展和引进。如果缺乏经费将会造成整个医院的发展陷入停顿甚至瘫痪，使医院的经营效益与服务质量受到极大的影响。

3.人才队伍匮乏

信息化建设的成功与是否拥有一支既具备信息技术专业技能，又熟悉档案管理业务的复合型人才队伍密切相关。但是，当前很多医院的复合型人才严重短缺，具备信息技术专业技能的人员普遍缺乏档案管理专业知识，很难通过信息化手段提高档案工作的效率。人才短缺和技术水平不高等问题，严重阻碍了医院档案信息化工作的进展与成效，影响档案管理的现代化和智能化。

4.信息安全问题突出

在档案管理信息化的进程中，信息的安全性是一个非常重要的问题。医院档案信息通常涉及敏感隐私，一旦被泄露或篡改，将造成严重的后果。但是，有些医院对档案信息安全的认识不够，没有采取相应的保护手段，造成了很大的信息安全隐患，主要原因是防护手段薄弱、对非法攻击的防范力度不够以及对数据的加密与授权管理存在缺陷。因此，安全问题已成为制约医院档案信息化工作成效的重要因素。

三、巧用现代化信息技术，夯实医院档案管理信息化的建设

1.信息资源整合与共享

信息资源整合与共享在现代医疗行业中扮演着至关重要的角色。随着医学科技的不断发展，信息系统的不断完善，产生海量的临床数据和各类病历资料。对其展开科学的管理，不仅可以提升医疗服务质量，还可以促进医学研究。因此，要想破解“信息孤岛”，就需要建立一个科学的信息共享平台。该平台以整合与规范化档案管理为主要目的，以解决多来源、多格式数据信息的问题。利用数据仓库和数据湖等现代数据整合技术，整合各部门，如电子病历系统、检验信息系统、影像信息系统以及各部门的数据。另外，要实现跨科室或跨部门的信息共享，还必须建立一个通用的网络平台。通过这种方式，各科室的医务工作者能够方便地存取与分享病人资料，有利于实现多学科合作，提升诊断与治疗效果。比如，癌症专家能够快速获取放射科的图像数据，从而做出快速、精确的诊断和治疗计划。这样的信息分享，不但可以提升医务人员的工作效能，还可以避免多重检验，减轻病人的经济负担。但是，在实现信息资源集成和共享时，必须考虑数据的安全性和保密性。医院应严格执行有关医疗服务循环与责任法（HIPAA）等有关的法律法规，以防止病人的资料被泄露。医院应制定一套严密的资料保密制度，包括加密、访问控制和审核追踪等，并在此基础上加强医务人员对患者病历档案的保密意识。

2.引进国外的先进仪器

为了确保档案管理工作的正常开展，现代化的医院需要在硬件和软件方面加大投资，为档案使用者提供一个更加方便和有效的档案信息利用平台，提高医院档案资源的利用率。因为医院传统的纸质档案保存环境不佳，且很有可能会丢失，所以一定要注重优化医院档案管理软件和硬件设备设施，利用先进的技术和设备设施实现特定的档案管理。例如，射频识别（RFID）等，它包括射频电子标签、读写器和天线等部件，具备编码、识别和通信等多种作用，且阅读速度比常规的文件信息阅读方法要快100倍，更加适合医院档案信息化建设。同时，也需要借助各种先进的技术，将存储的档案信息分类，使用户能够方便、快捷地查找所需要的资料。并且，还应合理配置相关的设备设施，以便更好地开展档案管理工作，提高医院档案的管理水平。

3.健全相关管理机制

要充分利用现代化的信息科技，构建较为完备的档案管理网络，建立健全相应的信息化管理机制。首先，从医院的发展角度出发，需要建立健全档案信息采集体系，在档案信息采集体系中，要制定较为规范的档案信息数据库，并规范档案信息资源的分类方式，鼓励各个部门按照规定格式提供相关档案材料。在此基础上，将文献资料与影像资料输入，编制索引及目录，供患者查阅；其次，应该构建一个比较完备的医院档案信息服务体系，确定档案管理信息化建设需求，明确重点，让所有的科室都能实现对档案数据的自动存储。另外，在建立医院档案信息服务体系的具体构建中，还需要对信息资源展开网上查询服务，让使用者可以在该操作平台上查询、查找、复印和借阅档案资料，同时为使用者提供电子邮箱和汇编相应专题等服务，方便使用者快速地获得有关资料。因此，建立健全医院档案工作体系是实现医院信息系统健康运行的重要保障。

4.加强档案管理人员培训

加强档案管理人员培训是医院信息化建设的关键环节。因为档案管理人员是整个信息化建设过程中的关键因素，他们的信息技术运用水平将会对整个工作的质量产生重要影响。所以提高档案管理人员的技术水平是非常重要的。

针对档案管理人员的培训应该包括许多领域，以保证他们拥有综合的知识与技巧。首先，要有一定的计算机基础理论知识和操作技能，包括一般的文字处理、数据表以及档案系统的基础结构与功能；其次，熟悉医院档案管理系统的功能和使用方法是必不可少的。医院档案管理人员应熟悉办公软件的操作流程，并能完成文件的输入、提取和维护等工作。在现代医院管理中，数据分析能力是决策支持的重要组成部分。管理人员需要能够利用各种信息化工具对数据深入分析，以支持医院的管理决策；最后，具备信息安全意识是医院数据安全的重要保障。档案管理人员应了解信息安全的重要性，并掌握基本的防护措施，如数据加密或权限管理等。经过系统的培训，医院档案管理人员将会更好地推动信息化建设，提升档案工作的有效性与安全性，为医疗事业的全面发展奠定坚实的基础。

5.顶层设计的重要性

医院信息化建设需要从整体出发，通过科学、合理的顶层设计来推进。医院管理层应高度重视长远规划，以实现档案管理的高效化和智能化。

顶层设计需要遵循整体性、前瞻性和灵活性三个基本原则。整体性是指在系统的总体规划中要充分考虑整个系统的使用需求，防止信息孤岛的产生；前瞻性就是对未来发展的预期，保证该体系的可持续和可扩展性；灵活性是指在将来的科技发展过程中要有充分的弹性。

在制订长期计划时，先要分析其需求，对目前的档案工作状况有一个完整的认识，并明确其对该系统的要求。基于以上分析，确定医院的近、远期发展方向，并制定具体的执行方案，确定项目的时限及所需的资源。只有做好充分的规划和设计，档案管理信息化建设才能顺利推进。

在具体的信息化建设策略方面，医院可以从实施现代化信息技术、建立信息安全保障体系以及推动信息共享与协同三个方面着手。首先，利用云计算技术可以实现数据的集中存储和管理，增强网络的安全与可获取性。与此同时，利用大数据分析方法挖掘与分析医院档案信息，为医院的管理和决策提供有力支持。另外，将人工智能应用到文档的自动分类和智能检索中，大幅提高了工作的效率；其次，构建健全的网络环境保护系统。通过加密处理患者的敏感资料，并按照工作人员的责任设置相应的存取权限，实现对用户的保密与信息的保障。在此基础上，定期审核医院的信息安全，检测与治理各种潜在的风险；最后，加强信息资源的共享和协作。建立统一的数据形式与规范标准，能够有效解决“信息孤岛”问题。利用该系统，实现多个科室之间的协同合作，从而有效地提高了工作效率。

四、结束语

综上所述，档案管理信息化建设是提升医院管理效率和服务质量的关键途径。面对快速发展的信息技术，医院应积极应对挑战，充分利用现代化技术手段，加强顶层设计与长远规划。通过系统的管理人员培训、完善的信息安全措施以及有效的信息共享与协同，医院可以实现档案的高效化和智能化管理。未来，医院应持续探索信息技术的应用，以确保档案管理信息化体系的可持续发展，为医疗服务提供强有力的支持和保障，不仅有助于提高医院的整体运营效率，还能为患者提供更优质的医疗服务。通过不断完善信息化建设策略，医院将能在激烈的行业竞争中保持领先地位。

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作者单位：枣庄市妇幼保健院