基层单位档案管理数字化的优化策略

档案资料数量的持续增长，为新时期的档案管理工作带来了严峻挑战。传统的档案管理模式工作量大且效率低下，难以满足当前的工作需求。因此，数字化时代，加速档案管理的数字化转型成为必然选择。通过融合应用数字化技术手段，可以有效弥补传统档案管理方式的不足，最大化地发挥档案资料的价值，推动基层单位档案管理工作迈向更高水平。基于此，本文首先探讨基层单位档案管理数字化建设的意义，随后分析当前基层单位在档案管理数字化过程中所面临的挑战，最后提出一系列档案管理数字化的优化策略，旨在为相关从业人员提供有价值的参考。

一、基层单位档案管理数字化的意义

（一）便于档案查询利用

基层单位档案管理数字化建设，得益于数字化技术的有力支撑，实现了档案管理流程的优化，确保了档案资料的精准分类、归档与安全保管。档案管理人员在查询档案资料时，可以依托数字化技术实现线上即时查询，打破了时间和空间的限制，高效、便捷地传输档案信息，为单位各项工作的顺利开展提供了坚实的信息保障。[1]在新时代，众多基层单位积极引入数字化技术，建立先进的档案管理系统，实现了档案资料的动态更新与完善，这对档案资源的高效开发与充分利用具有重要的意义。

（二）保障档案资料安全

在基层单位，传统纸质档案资料在保管与利用过程中，常面临着人为失误、自然灾害等多重威胁，这些因素都会对档案资料的安全构成威胁。为了有效应对这些挑战，加速档案资料的数字化转型显得尤为重要。通过将大量档案资料以数据形式细致分类并存储在档案数据库或云端，在此基础上定期进行数据备份，即使系统故障，也能迅速恢复数据，从而显著降低纸质档案因物理因素受损的风险，有力维护档案资料的完整性。此外，通过建立先进的档案管理系统，并实施精细化的权限管理机制，可以根据不同需求灵活分配访问权限。用户仅能依据其被授予的权限访问特定的档案资料，未经授权的人员则被严格禁止访问超出其权限范围的档案资料。这一举措极大地提升了档案资料的安全性和保密级别，有效防止了信息泄露的风险。[2]

（三）提高档案管理效率

推进基层单位档案管理的数字化转型，对显著提升档案管理的效率与质量具有至关重要的意义。借助数字化技术的强大支持，通过设计并实施自动化的工作流程，能够大幅度减轻人工操作的负担，有效避免人为因素带来的干扰，从而在提升档案管理效率的同时，也确保了档案管理的高质量。传统的档案管理模式往往耗费大量的人力和时间。相比之下，数字化档案管理模式的实施则展现出显著优势，依托系统内置的高级筛选功能和关键词搜索等便捷工具，用户可以迅速且精确地定位到所需的档案资料。这不仅极大地提高了档案资源的利用效率，而且更加贴合基层单位日常工作的实际需求，为单位的运营与管理提供了强有力的信息支撑。[3]

二、基层单位档案管理数字化中的问题

（一）配套数字化设备不足

在数字化时代，推动基层单位档案管理数字化转型已成为不可逆转的趋势。然而，部分基层单位受限于所在地区的经济发展水平，面临财政经费紧张的问题，这直接影响了档案管理的数字化进程。即便这些单位能够采购数字化设备，但由于后续缺乏足够的资金支持用于设备的更新与维护，导致长期使用陈旧设备来辅助档案管理。这种做法不仅极大地降低了档案管理的效率，还造成了资源的浪费，进而使整体的管理水平大打折扣。[4]此外，在档案管理数字化建设的具体实施过程中，如果对档案资料的数字化处理在数量上未能达到预期规模，或者在质量上未能满足高标准要求，都将导致数字化建设的实际成效与预期目标产生偏差，从而无法充分发挥数字化管理带来的优势。

（二）档案管理理念滞后

在基层单位的日常管理工作中，档案管理往往未能得到充分重视，相较于其他管理工作，它常处于边缘化的位置，未能充分展现其应有价值和积极作用。数字化时代，部分档案管理人员的管理理念显得滞后，对数字化档案管理的认知存在偏差，导致档案管理的效率受到了严重影响。若这种滞后的管理理念不能得到及时更新，不仅会阻碍实际工作的推进，还会对档案管理数字化建设产生不利影响，进而影响基层单位各项工作的正常开展。[5]

（三）数据库建设质量不高

档案管理数字化建设不仅要求引入相应的软硬件设施，还需整合档案资源以构建完善的数据库，从而为各项工作的开展提供坚实的资源支撑。档案管理系统的高效运行，离不开数据库平台对数据资源存储与调用的支持。数据库的建设应当紧密围绕实际需求，持续开发新的功能，以实现档案信息的分类存储与及时更新，为档案资源的高效开发与合理利用奠定坚实的基础。然而，当前基层单位面临着档案资料总量庞大且类型复杂的问题，这对数据库的结构设计和功能设置提出了较高要求。部分基层单位在数据库建设上出现了定位不明确、技术水平不高、标准不明确等问题，这些问题在不同程度上降低了数据库建设的质效，阻碍了档案管理数字化转型的进程。[6]

（四）档案管理人员专业素养不足

数字化时代基层单位档案管理人员除了应具备专业能力以及责任意识、服务意识外，还要掌握数字化技术。档案管理人员的能力在一定程度上影响到档案管理的效率、质量，因此，推进档案管理数字化转型，需要同步建设一支高素质的人才队伍。然而目前部分档案管理人员专业能力不强、数字化素养不高，未能将新的管理理念、方法和技术手段引入实际工作，以致数字化改革进程缓慢，影响了基层单位档案管理的数字化建设。[7]

三、基层单位档案管理数字化的优化策略

（一）持续更新和完善数字化设施

档案管理数字化转型是一项系统工程，无法一蹴而就，因此需要制订合理的对策来提升其数字化水平。为了加快这一转型进程，基层单位应当增加资金投入，充分调研单位对数字化设备的需求，及时更新和完善这些设备，以辅助档案管理工作高效进行，并进一步提高档案资源的利用效率。具体来说，可以从以下几点着手实施。

一是更新及维护数字化设备。基层单位应当指派专门人员负责数字化设备的定期检查与优化工作，确保能够及时发现并消除潜在的安全风险。[8]数字化设备的更新应依据基层单位的具体工作要求及资金状况进行灵活调整，涵盖采购、检修、养护等各个环节，旨在提升设备运行稳定性的同时，延长其使用寿命。此外，单位还需不断对数字化设备的功能进行维护与优化，以更好地适应档案管理数字化升级的需求，进而提升档案管理效率。

二是引进档案管理数字化系统。基层单位应引进数字化档案管理系统，该系统专注于档案资料的收集、分类、归档、检索及利用。根据具体工作需求，有针对性地开发管理系统，以提升档案管理的效率。针对原有的纸质档案资料，采用电子扫描技术将其内容录入档案库，既保证了档案资料的便捷利用，又减少了纸质档案原件的损耗，实现纸质档案与电子档案的同步存储与利用。同时，构建数字化档案资料共享平台，使管理人员能够在平台上进行档案资料的传输、共享与利用；结合档案管理工作的目标与要求，实施授权管理模式，确保依据权限合理取用档案资料，从而为档案管理工作的高质量开展提供有力支持。

（二）引入前沿档案管理理念

在档案管理工作实践中，工作理念的先进性和合理性对实际工作的推进起着决定性作用。因此，更新档案管理理念显得尤为重要。首先，基层单位管理者应紧跟时代步伐，积极主动更新档案管理理念，以此引领档案管理人员形成规范的思维模式和行为习惯，为档案管理的数字化转型奠定坚实基础。其次，基层单位需深化对档案管理重要性的认识，加大对档案管理的重视力度，为档案管理人员提供更多专业学习和培训的机会。在巩固档案管理基础知识的同时，不断提升其数字化管理意识，为档案数字化建设提供坚实的人才保障。除了定期组织档案管理培训活动，基层单位还可以通过举办交流会、座谈会等形式多样的活动，广泛传播数字化档案管理的先进理念。[9]通过这些措施，能够有效增强档案管理人员的档案管理意识，推动档案管理工作朝着更加科学、高效的方向发展。

（三）确保数据库高质量建设

在数字化时代，为了提升档案管理数字化水平并为其提供坚实的数据支持，基层单位应采取以下措施。首先，应明确档案行业标准，制订合理且统一的数据库规范，确立元数据标准，以此指导档案数据的收集、存储和处理流程，减少数据冗余，确保数据信息的一致性。结合档案的年代、类型、密级等因素，划分不同的数据库模块，实现档案资料的分类存储与管理，便于数据的快速检索、调用和处理，同时增强档案数据库的可扩展性，为后续功能扩充和升级奠定基础。其次，在档案管理数字化进程中，管理部门需制订严格的质量控制标准。规范数据收集、扫描等环节，确保原始数据的准确性和全面性。实施双录入复核机制，为数据信息的精准录入提供有力保障。定期对数据库进行更新、维护和审核，及时发现并纠正数据偏差，提高数据库的准确性。根据查询需求设计数据库索引，并定期反馈数据库查询性能，以加快信息响应速度。根据数据库存储信息的需求，定期升级服务器硬件，提升磁盘读写速度和内存容量，实现数据库性能的优化。再次，鉴于基层单位存在大量保密等级较高的档案信息，应做好档案信息的加密保护工作。选择先进的数据加密算法，对敏感和重要数据进行加密存储，确保数据存储和传输过程中的安全性。定期进行档案信息的备份保管，根据需求实施全量或增量备份，并制订应急处置方案，以便在数据损坏或丢失时能够迅速恢复，减少重要资源的损失。开发标准化的数据接口（如API接口），实现单位内部各部门系统和平台之间的数据传输与共享，实现数据信息的无缝集成和协同运作。最后，运用数据挖掘技术对海量档案信息进行深度挖掘和分析，提炼出有价值的档案信息，为部门管理和决策提供可靠依据，从而进一步提高档案管理的效率和质量。[10]

（四）加强档案管理专业人才队伍建设

为了满足基层单位档案管理工作的要求，在引进先进技术手段的同时，必须加强档案管理队伍的专业化建设。首先，基层单位应构建专业的人才培养体系，定期组织档案管理人员参与专业技能培训活动，内容涵盖档案管理基础知识、数据保护、信息安全以及数字化档案管理软件操作等，旨在提升其专业能力和技能水平，确保他们能够更好地胜任档案管理工作。同时，根据工作需要，定期举办演练活动，模拟档案数字化处理流程，特别是针对数据丢失情况下的备份与恢复操作进行演练，以增强档案管理人员的实践技能和应对突发事件的能力。其次，基层单位应根据自身的人才需求，积极主动地与高等院校建立合作关系，引进那些既具备专业背景又拥有出色数字素养的复合型人才，从而为基层单位培养并输送高素质的档案管理人才。最后，在单位内部，可以设立晋升机制，并定期进行考核评估，根据考核结果合理配置人才，从而切实提升档案管理队伍的专业化水平。

四、结语

综上所述，在基层单位档案管理转型升级的背景下，为了提升档案管理的质效，应持续加大对档案管理数字化软硬件设施的投入力度，增强数字化管理意识，确保数据库高质量建设，加强专业人才队伍建设。通过实施一系列有效措施，提高档案管理的效率，实现档案资源的合理配置与高效利用，从而为基层单位的管理和决策提供有力支持。

（作者简介：陈思路，女，本科，福建省南平市浦城县南浦街道社区发展中心，助理馆员，研究方向：档案管理）

（责任编辑 葛星星）