档案管理智能化的实践困境与发展路径

一、引言

目前，大数据、人工智能等新兴技术在各领域得到广泛应用，档案管理领域也不例外。然而，当前部分档案管理部门在档案管理智能化实践过程中还面临着诸多困境。一方面，档案管理部门推动档案管理向智能化方向转型升级需引进先进技术手段，若技术过于落后，容易造成数据安全和数据不兼容问题，影响档案管理智能化的进程。另一方面，人才短缺、资金投入有限和标准规范不完善等问题，也不利于档案管理部门开展档案管理智能化工作。在这一背景下，有必要对档案管理智能化面临的现实困境以及如何实现突破等相关问题进行研究和探讨。

二、档案管理智能化的重要意义

（一）提高档案管理效率，实现高效管理

在大数据时代，传统档案管理模式难以满足档案管理智能化的现实诉求。智能化档案管理系统借助先进技术手段实现了档案自动化管理，极大地提升了档案管理的效率。

1.档案收集和整理过程实现自动化

智能化档案管理系统可以对不同来源的档案信息进行自动识别，如电子文档、扫描件、数据库记录等，然后根据预先设定的分类路径对其进行分类和整理。一些先进的档案管理系统能够在几秒内处理上千份文档。

2.档案检索和查询变得更便捷

智能检索算法能够根据用户检索要求，如关键词或其他特定条件，在庞大的数据库中精准定位到所需档案。用户不再需要大量时间翻阅纸质档案，只需输入关键词就能够获得所需要的档案信息，使档案检索由原来的几十分钟缩短到几秒钟，进一步提升了工作效率。以成都市档案馆为例，其将人工智能、大数据等技术融入档案管理之中，建立了智慧档案库房，基本实现了档案库房定位三维化、档案存储位置图形化、档案出入库物联网化，同时引入了人工智能辅助鉴定系统，提升了档案开放审核的效率。

（二）提高档案管理质量，实现精准管理

1.智能识别提升了档案信息录入的精准性

光学字符识别（OCR）技术可以将纸质档案中的文字快速转换为电子文本，准确率超过95%。同时，图像识别技术可以对各类照片、图纸档案进行自主分类标注，提升了档案信息的提取效率，也确保了档案管理的精准性以及档案信息的完整性。

2.数据分析技术能够实现档案的精准定位

系统可以根据用户查询习惯，为用户提供个性化档案信息服务，还可以对档案管理过程中存在的问题进行分析，并提出针对性的解决措施。

3.智能化档案管理系统可以设置层级分明的管理权限

不同层级的访问权限对应不同的档案信息，只有具有相应访问权限的人员才可以访问相关档案信息，这样既保证了档案信息的安全，也实现了档案信息的精准访问控制。

（三）保障档案信息安全，实现智慧管理

档案管理智能化有助于提升档案信息的安全性。智能化档案管理系统可以借助多种技术手段为档案数据安全提供技术支持。

1.对档案数据进行高强度加密

智能化档案管理系统可以对档案数据进行高强度加密，高级加密标准（AES）可以有效地防止档案数据在传输共享过程中被不法分子窃取并破解。

2.对档案数据库工作情况进行实时监测

一旦发现异常访问、黑客攻击、病毒感染、数据泄露等现象，智能化档案管理系统会根据信息加密层级发出相应警报，方便档案管理人员及时处置。同时，系统还会记录用户访问日志，便于事后追溯问责。

3.实现档案的自动备份和恢复

智能化档案管理系统可以自动对新收集到的档案信息进行备份，即便发生人为操作失误或硬件故障等问题，档案数据也能够被迅速找回。

三、新时期档案管理智能化面临的现实困境

（一）技术水平更新不足

档案管理向智能化方向转型升级迫切需要先进的技术手段，然而目前仍面临着诸多困境。

1.档案管理智能化建设基础薄弱

档案管理智能化是一个系统工程，涉及管理思维、管理方式、管理工具以及管理体系等方面，在此过程中，技术的嵌入是关键，需要克服现有的档案管理智能化水平不高的问题。

2.档案管理智能化技术更新滞后

虽然档案管理智能化已经成为必然趋势，但是档案管理部门现有的技术更新缓慢，无法满足档案管理智能化的现实需求，影响了档案管理的质效。

3.档案管理智能化系统兼容性差

不同档案管理部门所引进的档案管理系统和技术存在明显差异，这就客观上造成了系统之间难以实现全部档案信息的有效兼容，导致档案信息共享难以实现。

（二）高素质复合型人才短缺

档案管理智能化发展离不开人才，然而目前高素质复合型人才短缺，成为制约档案管理智能化发展的重要因素。

1.缺乏既懂档案管理又掌握智能化技术的复合型人才

在档案管理领域，部分档案管理部门中具有智能化技术背景的人才占比非常有限，难以围绕档案管理智能化开展工作。

2.现有档案管理人员技术培训不到位

当前智能化技术发展迅猛，然而部分档案管理人员并没有及时接受相关技术培训，对智能化技术理解不深、掌握不足，导致其在档案管理操作过程中容易出现失误，也就无法利用先进的技术进行档案管理。

3.人才流失严重

与其他行业相比，档案管理工作枯燥、重复，并且岗位薪资待遇和职业发展空间相对有限，导致优秀人才流失问题严重，一些优秀的档案复合型人才可能会寻找更好的发展机会，也难以吸引高端技术人才加入档案管理队伍之中，这在一定程度上限制了档案管理人才队伍的建设，进一步影响了档案管理队伍的稳定性。

（三）资金投入有限

档案管理智能化需要针对硬件设施和软件系统进行全方位升级，在此过程中需要大量的资金投入，然而部分档案管理部门资金投入有限，这在一定程度上影响了档案管理智能化转型的进程。

1.软硬件设施成本高

智能化设备和软件系统购置费用高昂，如服务器、存储设备、档案管理系统、数据分析软件等，这些硬件设施和软件系统往往市场价格较高，对于一些资金有限的档案管理部门而言，无疑是一笔巨大的开支。

2.设施维护与升级费用高昂

软硬件设施也需要持续的资金投入，每年维护升级的费用较高，成为档案管理部门巨大的经济负担。

3.资金来源渠道窄

档案管理部门争取资金支持的渠道过窄。目前档案管理智能化建设资金主要来源于政府专项资金或项目支持，然而对于一些档案管理部门而言，自筹资金能力有限，能够获得资金的渠道过于单一，这使部分档案管理部门在档案管理智能化建设方面资金缺口较大。

（四）标准规范不统一

目前档案管理智能化在实践过程中还存在标准规范不统一的问题。

1.相关标准规范不完善

目前部分档案管理部门在智能化建设方面还处于探索阶段，缺少统一标准规范的意识，这就导致档案信息在数据存储格式、检索方法、共享标准方面存在差距，不利于档案信息的整合和共享。

2.统一的标准规范执行不到位

即使在推进档案管理智能化进程中形成了一定的标准和规范，在实际工作中这些标准规范很难执行到位。例如，部分档案管理部门为了节省成本，可能不会按照预定的标准规范开展工作，进而影响了后续工作的进程。

3.标准规范更新缓慢

随着技术的不断发展，档案管理工作也在不断变化，标准的制订和更新往往需要一段时间，这就出现了标准规范滞后性的问题，导致一些新技术、新方法无法发挥应有的作用。

四、新时期档案管理智能化的发展路径

（一）引进先进技术

当前，随着信息技术的不断发展，档案管理工作面临着新的机遇与挑战，唯有持续引进先进技术手段，优化档案管理流程与方法，方能更好地适应时代发展需求，实现档案管理向智能化方向转型升级。

1.加大技术引进力度

引进大数据、云计算、人工智能等技术，同时注重技术的迭代升级，以更好地满足档案管理智能化的需求。例如，嘉峪关市档案馆为每一卷（盒）档案建立了“电子身份证”，实现了档案的智能化检索与管理，用户可通过系统检索快速定位档案存放位置并远程开启柜架。

2.确保系统兼容性

在档案管理智能化过程中，应加强各档案管理部门之间的沟通和交流，尽量采取统一的档案管理系统，以便更好地实现档案信息的共建共享。

（二）重视人才培养与引进

人才是档案管理智能化发展的核心要素。要推进档案管理智能化转型升级，必须重视人才培养与引进工作。

1.加强现有档案管理人员的教育培训

在课程内容设置上，以提升档案管理人员的信息素养和智能化管理能力为重点，培训内容应涵盖数据分析技术、人工智能技术的实际应用以及智能化档案管理系统的实践操作等方面。通过系统培训，档案管理人员能够熟练掌握现代信息技术并运用于工作之中，进而推动档案管理智能化发展。

2.积极引进高素质的专业技术人才和管理人才

档案管理部门应积极主动与高校、科研机构合作，联合培养人才，引进具有信息管理、计算机科学、档案学相关专业背景的优秀人才，为档案管理智能化升级储备高素质人才，推动档案管理工作创新。

3.建立良好的人才激励机制

良好的人才激励机制可以为高素质人才提供有竞争力的薪资待遇和职业发展空间，确保高素质人才留得住。同时，积极支持档案管理人才参与各种学术研究和技术创新，对取得优秀成绩的人员给予嘉奖。

（三）多渠道筹集资金

充足的资金保障是档案管理智能化建设的重要前提。

1.积极争取政府财政支持

档案管理部门要主动与上级部门沟通，汇报档案管理智能化建设的必要性，并介绍阶段性工作进展，提出专项资金申请，为档案管理智能化建设提供资金支持，为档案管理工作提供充足的资金保障。例如，宜宾市南溪区档案馆紧抓区档案馆新馆建设契机，争取到充足的项目资金，用于一次性完成传统载体档案“存量数字化”工作，有效提升了档案管理水平。

2.积极寻求社会力量支持

档案管理部门可以与信息技术企业和档案服务企业展开多元合作，围绕档案管理智能化建设形成具体项目。信息技术企业可为项目落地提供技术和设备支持，档案管理部门则可为企业提供档案数据咨询服务，实现互利共赢。另外，档案管理部门还可以通过社会捐赠、基金会资助等方式，为档案管理智能化转型升级筹措资金，既能提升社会各界对档案事业发展的重视程度，又能为档案管理智能化建设添砖加瓦。

（四）完善标准规范

在档案管理智能化建设过程中，建立统一的标准体系，能够更好地促进档案管理的智能化发展。

1.制订统一的档案管理标准规范

明确档案数据的格式、存储方式、检索技术、检索方法、安全要求，使档案管理智能化工作有章可循。

2.加强对标准规范的宣传与学习

对标准规范进行宣传，确保档案管理人员和档案管理部门能够按照相关标准开展档案管理工作，确保标准规范执行到位。

3.建立档案管理智能化评估机制

要对档案管理智能化建设成效进行定期评估。对发现的问题要高度重视并提出具体整改意见，评估内容应包含技术应用效果、技术应用问题、服务质量、用户满意度等多个方面。通过科学评估，更好地指导档案管理智能化工作。

五、结语

档案管理智能化是档案事业发展的必然趋势，对提高档案管理效率、实现档案精准化管理、保障档案信息安全具有重要意义。为实现档案管理智能化转型升级，应从技术引进和升级、人才队伍建设、资金渠道拓宽、标准规范建设等多个维度入手，多措并举，助力实现档案管理工作的智能化、高效化和可持续发展。

（作者简介：侯杰，女，本科，自然资源部第二大地测量队，馆员，研究方向：档案管理）

（责任编辑 刘冬杨）