事业单位人事档案数字化建设策略研究

摘 要：为了提高事业单位人事档案管理的效率，文章主要探讨了档案的数字化建设策略，阐述了传统纸质档案管理模式的不足及现有数字化档案管理存在的问题，分析了人事档案数字化建设的必要性，并重点论述了构建数字化建设目标、优化档案管理流程、统一管理标准及规范、优化数据存储空间以及建立完善的备份机制等改善措施，旨在提高档案管理的工作效率、增强档案的安全性和促进信息共享，进而推动人事决策和管理的现代化进程。

关键词：人事档案；数字化建设；管理策略；安全保障

中图分类号：G270 文献标识码：A

随着信息技术的快速发展，事业单位人事档案管理面临着前所未有的挑战和机遇。传统的纸质档案管理模式因其存储空间大、查阅困难、易损坏和安全性低等问题，已无法满足现代化管理的需求。数字化建设成为提高档案管理效率和安全性的必然选择。然而，当前的数字化档案管理模式在实施过程中仍存在管理人员意识和技能不足、技术设备落后和资金资源不足等问题。本研究通过分析这些问题，提出了构建数字化建设组织体系、优化档案管理流程以及统一管理标准和规范等策略，以期为事业单位人事档案管理提供切实可行的解决方案。

一、人事档案数字化建设现状

传统纸质档案管理模式主要依赖于实体文件的存储和管理，需要大量的存储空间，档案室往往被堆满，管理不便，且查阅效率较低，特别是在档案数量庞大的情况下，查找特定文件需要花费大量时间。纸质档案易受环境因素影响，容易出现损坏、霉变或虫蛀等问题，导致档案内容丢失或破损。纸质档案的安全性较低，容易丢失或被篡改，影响档案的真实性和完整性，使得传统档案管理模式难以适应现代化管理需求，亟须向数字化转型。数字化档案管理模式在提高档案管理效率和安全性方面具有显著优势，但现阶段的数字化管理模式仍面临一些问题，具体表现为：

1.管理人员的意识和技能不足

很多管理人员对数字化技术的认识不够深入，缺乏必要的技能培训，导致数字化操作中频繁出错。传统管理理念的影响使得数字化转型困难，一些管理者固守传统观念，对新技术持怀疑态度，阻碍了数字化进程。由于缺乏有效的沟通机制，技术人员和管理人员之间往往存在理解偏差和操作不协调，影响了档案管理工作的效率和效果。

2.技术和设备设施的限制

许多单位的设备设施老旧，技术水平落后，无法满足高效数字化的需求。例如，老旧的扫描仪和存储设备容易出现故障，导致档案数据丢失和错误。数字化过程中出现数据丢失和错误的问题，不仅影响档案信息的完整性和准确性，还增加了后期的维护和纠错工作量。

3.资金和资源的不足进一步制约了数字化建设的推进

数字化建设需要大量的资金投入用于购买设备、软件开发和技术培训，但许多单位的预算有限，无法提供充足的资金支持。同时，资源配置和支持不足也导致数字化建设进展缓慢，一些单位缺乏专业技术人员和必要的支持服务，导致数字化建设难以持续开展。

二、人事档案数字化建设的必要性

1.提高工作效率

数字化档案通过电子存储和管理，简化了档案的查阅和管理流程，只需输入关键词即可迅速定位所需文件，大幅缩短查阅时间。数字化管理减少了人工操作的环节，降低了人为错误的可能性。例如，在档案录入、存储和传输过程中，数字化系统能够自动校验数据的准确性，确保档案信息的完整性和准确性。数字化档案的批量处理能力能够显著提高工作效率，管理人员可以同时处理大量档案信息，极大地提高了档案管理工作的效率。数字化档案便于更新和维护，管理人员可以随时对档案进行修改和补充，确保档案信息的时效性和准确性。

2.增强档案的安全性

在增强档案安全性方面，数字化技术能够有效避免传统纸质档案易损毁和丢失的风险。首先，数字化档案通过电子存储，减少了物理损坏的可能性。纸质档案容易受到环境因素的影响，如潮湿、火灾或虫蛀等，而电子档案可以在安全的服务器或云存储中保存，避免了这些物理风险；其次，数字化档案在传输过程中可以采用加密技术，确保档案信息在传输过程中的安全性。通过加密传输，档案信息可以避免在传输过程中被篡改或截获，提升了数据传输的安全性。数字化档案系统通常配备了完善的权限管理机制，只有授权人员才能访问和修改档案信息，确保档案信息的机密性和完整性。同时，数字化档案可以实现多重备份，防止数据丢失。通过定期备份，档案管理部门可以在数据意外丢失或损坏时迅速恢复档案信息，确保档案的持续可用性。

3.促进信息共享

人事档案的数字化建设促进了信息共享，提高了档案的利用率，为人事决策和管理提供了有力支持。通过网络技术，档案信息可以在不同部门和地区之间迅速传输和共享，打破信息孤岛，提高档案信息的可访问性和利用率。数字化档案的标准化管理使信息共享更加便捷，通过统一的数据格式和管理规范，档案信息可以在不同系统和平台之间无缝对接，确保信息的一致性和完整性。数字化档案便于集成和分析，支持决策制定，管理人员可以通过数据挖掘和分析技术，对大量档案信息展开综合分析，从中提取有价值的信息和规律，为人事决策提供科学依据。例如，通过对员工绩效、培训记录和职业发展路径的分析，可以为人力资源管理提供有针对性的建议，优化人事决策。数字化档案的及时更新功能使信息共享更加准确，确保决策依据的时效性和可靠性。

三、人事档案数字化建设提升措施

1.构建数字化建设组织体系

在推进人事档案数字化建设过程中，需要建立完善的组织结构体系，见图1。

一是明确各部门的职责分工，确保每个环节都有专人负责，提高工作效率和责任落实；二是建立跨部门的协调机制，促进各部门之间的沟通与合作，形成协同效应。通过定期的联席会议和工作汇报，各部门可以及时交流工作进展，解决存在的问题，共同推进数字化建设；三是引入专业的项目管理团队，负责整体规划和监督实施，确保数字化建设按照既定目标和时间节点顺利推进。项目管理团队应具备丰富的数字化建设经验，能够在技术选择、方案设计和实施步骤等方面提供专业指导；四是建立健全绩效考核和激励机制，激发员工的积极性和创造力。通过设定明确的绩效指标和奖励措施，鼓励员工积极参与数字化建设，不断优化工作流程和提升服务质量。

2.优化档案管理流程

制定标准化的管理流程，如图2所示。首先，标准化流程能明确各环节的操作步骤和责任分工，减少人为操作的随意性和错误率。例如，从档案的录入、审核到存储、检索，每个环节都应有详细的操作规范和工作指引，确保管理人员按照统一的标准执行；其次，标准化流程有助于提高工作效率。在标准化流程的指导下，管理人员可以快速掌握操作要领，减少培训时间和成本，提高工作效率。此外，标准化流程还可以促进信息的及时更新和维护。通过统一的流程，确保档案信息在录入和更新过程中得到及时、准确的处理，避免信息滞后和错误；再次，标准化流程有助于档案管理的透明化和可追溯性，使每个操作环节都有记录可查，方便管理人员在需要时核查和追溯，提升档案管理的透明度和可靠性；最后，标准化流程为档案管理的持续改进提供了基础。通过定期的流程评估和反馈，发现流程中的不足和改进点，不断优化和完善档案管理流程，提高整体管理水平。

3.管理制度标准化

制定标准化的管理制度是开展档案数字化建设各项工作的基础。

第一，明确各项工作的操作规范和标准。通过制定详细的操作手册和工作指引，确保档案管理人员在档案录入、审核、存储及检索等环节按照统一的标准执行，减少操作的随意性和错误率。

第二，有助于提高工作效率和质量。在制度的指导下，档案管理人员可以快速掌握操作要领，提高工作效率和操作的准确性。

确保档案信息的及时更新和维护，保证档案数据的完整性和时效性。

提升档案管理的透明度和可追溯性。每个操作环节都有记录可查，档案管理人员可以随时核查和追溯，确保档案管理的透明度和责任落实。

有助于档案管理的持续改进和优化。通过定期的制度评估和反馈，发现制度中的不足和改进点，不断优化和完善管理制度，提高整体管理水平。

促进信息共享和利用。通过统一的数据格式和管理规范，确保档案信息在不同系统和平台之间无缝对接，提高档案信息的利用率和共享效率。

4.优化档案数据储存空间

数据存储空间的设计应考虑存储容量和扩展性，以满足日益增长的档案数据存储需求。通过采用分布式存储技术，可以实现数据的横向扩展，增加存储容量，确保系统的灵活性和可扩展性。采用多副本存储和容灾备份技术，确保在发生硬件故障或其他突发事件时档案数据的安全性和可恢复性。通过优化存储架构和采用高性能的存储设备，如SSD固态硬盘，提升数据的读写速度，减少存取延迟，确保档案管理工作高效运行。数据储存空间应具备良好的数据管理功能，包括数据压缩、去重和归档等，提高存储效率和利用率。数据储存空间的设计应符合数据管理的规范和标准，确保数据的一致性和完整性。数据储存空间的设计应支持数据的长期保存和历史版本管理，通过定期备份和版本控制，确保档案数据的长期可用性和历史记录的完整性。

建立高效的信息搜索引擎，提高档案信息的检索效率，通过全文检索、关键词搜索和高级搜索等功能，档案管理人员可以快速定位所需档案，大幅缩短查找时间。搜索引擎应具备强大的索引能力，能够对海量档案数据展开快速索引和分类，确保搜索结果的准确性和全面性。通过建立多维度的索引体系，如按照时间、类别和关键词等索引，提升搜索的精确度和相关性。信息搜索引擎应支持模糊搜索和智能推荐功能。通过模糊搜索，档案管理人员可以在输入部分信息的情况下获取相关档案，提高搜索的便捷性和友好度，而智能推荐可以根据用户的搜索习惯和历史记录，推荐相关的档案信息，提升用户体验和工作效率。

5.数字化档案的备份与安全保障

建立完善的备份机制包括定期备份和实时备份两种方式。定期备份通过每日、每周或每月的周期性备份，确保档案数据的安全存储和历史版本管理；实时备份通过实时同步技术，将数据变动即时备份到存储空间，防止突发性数据丢失。此外，备份数据应分布存储在多个地理位置不同的存储节点，以防止因自然灾害或设备故障导致的数据丢失。备份机制应采用加密技术对备份数据实施加密存储，确保数据在传输和存储过程中的机密性和安全性。通过加密技术，只有授权人员才能访问和恢复备份数据，防止数据被泄露和篡改。备份机制应包括定期的备份校验和恢复演练。通过定期校验，确保备份数据的完整性和可用性，及时发现和修复备份过程中可能出现的错误和问题。恢复演练通过模拟数据丢失的场景，验证备份数据的恢复能力和恢复速度，确保在实际数据丢失时能够迅速有效地恢复数据，保障档案管理工作的连续性和稳定性。备份机制应具备良好的扩展性和可维护性，能够随着档案数据量的增加和存储技术的发展实施灵活调整和优化。管理部门应制定详细的备份策略和应急预案，确保备份机制的有效实施和持续改进。

四、结语

综上，事业单位人事档案的数字化建设是提高档案管理效率和安全的重要手段。通过构建数字化建设目标、优化档案管理流程、统一管理标准及规范、优化数据储存空间以及建立完善的备份机制，可以有效解决当前数字化档案管理模式中存在的问题。数字化建设不仅能够简化档案的查阅和管理流程，提高工作效率，还能通过加密和备份等技术手段，增强档案的安全性和可靠性。数字化档案的标准化管理和信息共享功能有助于提高档案利用率，支持人事决策和管理的科学化。

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作者单位：淄博市卫生健康事业发展中心

作者简介：盛琦（1989—），女，汉族，山东淄博人，本科，馆员，研究方向：人事档案管理。