大数据环境下档案数字化管理实践策略探讨

一、引言

在当今信息化社会，大数据已经成为推动社会发展的重要力量。随着互联网的广泛普及和信息技术的不断进步，数据量爆炸式增长，数据类型也日益多样化。在这一背景下，传统档案管理方式已难以满足大数据环境对信息高效处理、快速检索和广泛共享的需求。因此，推进档案数字化管理，探索适应大数据环境的实践策略，对提升档案管理水平、保障数据安全、促进档案资源开发利用具有重要意义。

二、现代信息技术在档案数字化管理中的应用潜力

（一）数据处理能力强大

在档案管理过程中，数据处理能力至关重要，尤其是在数字化背景下，档案信息日益增加，数据处理的内容也因此变得更加复杂。传统档案管理工作面临的最大挑战之一便是如何高效地存储和利用海量的档案数据，而大数据技术通过其分布式计算、并行处理等技术手段，能够轻松应对这一挑战，它不仅能够快速地将纸质档案转化为电子档案，实现数据的快速录入与存储，还能在需要时迅速检索出所需信息，极大地提高了档案管理的工作效率。此外，大数据技术还能有效应对数据冗余、数据冲突等问题，确保档案数据的准确性和一致性。

（二）数据分析能力突出

大数据技术不仅擅长处理数据，还具有强大的数据分析能力。在档案数字化管理过程中，大数据技术可以对档案数据进行深度挖掘和分析，发现隐藏在数据背后的规律和趋势，这对于档案管理部门而言具有极高的价值，可以帮助档案管理部门更好地了解档案数据的分布情况、使用频率等信息，从而优化档案管理策略，提高档案资源的利用率。同时，通过对档案数据进行分析还可以发现潜在的错误和漏洞，及时进行修正和完善，确保档案数据的安全性、准确性和完整性。[1]现如今，基于数字技术的档案管理已经可以为档案管理部门提供数据可视化服务，让复杂的数据信息变得直观易懂，为决策提供更加科学的依据。

（三）档案管理利用实现智能化

随着人工智能技术的不断发展，档案数字化管理也呈现出智能化发展趋势。通过结合自然语言处理、机器学习等技术，大数据技术可以实现自动化的档案分类、检索和推荐，这不仅能够极大地减轻档案管理人员的工作负担，提高档案管理的工作效率，还能为用户提供更加个性化、精准化的服务体验。比如，用户需要查询某类档案信息时，大数据技术可以根据用户的历史查询记录和兴趣爱好，智能推荐相关档案信息，提高用户的满意度。此外，大数据技术还可以用于实现档案的智能预警和实时监控，及时发现并处理潜在的安全隐患，确保档案数据的安全性和完整性。

（四）档案存储方式革新

大数据技术的引入使档案管理工作中的数据存储方式发生了极大的变化，传统的档案存储方式主要依赖纸质档案、磁带、光盘等物理媒介，不仅占用空间大，而且易于损坏和丢失。而大数据技术通过分布式数据库、云存储等先进的数据存储技术，实现了档案数据的集中化、高效化和安全化存储。分布式数据库能够跨多个服务器节点存储数据，提高了数据的可靠性和可用性；云存储则提供了灵活的数据存储和访问方式，使档案数据的存储和备份更加便捷和高效。基于信息技术发展而来的数据存储方式不仅降低了档案的存储成本，还提高了数据处理的速度和准确性，为档案数字化管理提供了强有力的支持。

（五）档案安全性更强

在档案数字化管理中，信息安全问题一直是难以忽视的问题，大数据技术的应用在一定程度上为信息安全性的提升提供了有力支持。大数据技术可以通过数据加密、访问控制等技术手段，确保档案数据在存储和传输过程中的安全性。同时，大数据技术还可以对档案数据进行实时监控和分析，及时发现并处理潜在的安全威胁和漏洞。[2]此外，大数据技术与人工智能技术相结合，可以实现智能化的安全预警和应急响应，提高档案馆应对信息安全事件的能力和效率。这些措施不仅有效提升了档案数据的安全性，还保障了档案工作的正常运行和用户的合法权益。

总之，档案数字化管理利用大数据、物联网等现代信息技术，实现了档案业务流程自动化、管理决策智能化和服务方式个性化。利用大数据技术可以对海量档案数据进行深度挖掘和分析，揭示档案数据的内在规律和趋势，为档案管理和服务提供科学依据。大数据技术还可以对档案进行自动分类、智能检索，同时为用户提供个性化推荐，有助于提高档案馆的服务质量和效率。这些技术的应用不仅提升了档案管理水平和服务质量，还加快了档案管理向现代化、智能化方向发展的进程。

三、大数据环境下档案数字化管理面临的问题

（一）专业人才匮乏

大数据时代的到来对档案管理人才的专业性提出了更高的要求，然而在现实中，专业人才匮乏的问题仍然没有得到有效解决。一方面，传统的档案管理工作人员普遍年龄偏大，不具备过硬的信息技术和数据分析能力，所以在信息化时代到来之后，他们难以迅速适应新的环境。另一方面，部分档案工作人员对档案管理工作经验不足，很难将过硬的技术能力应用到实际工作中。这些问题导致专业人才匮乏的局面很难得到有效改善，限制了档案管理工作在大数据环境下的创新发展。

（二）硬件设备落后

在大数据环境下，档案数字化管理还面临着硬件设备落后的问题，其根源主要在于资金不足。由于资金投入有限，许多档案管理机构无法及时更新和升级其硬件设备，导致现有的设备在处理大规模、高复杂度的数据时显得力不从心，这不仅影响了档案数字化管理的效率和质量，还限制了档案管理机构在大数据应用方面的潜力。资金短缺使档案管理机构无法采购先进的存储设备、处理器和网络安全设备，从而无法有效地应对大数据环境下数据量的快速增长。

（三）安全管理难度大

在大数据环境下，档案数字化管理正面临硬件设备落后的严峻挑战。许多档案馆存在存储设备、服务器和网络设备等落后问题，已难以满足数据处理和数据分析的高要求。硬件设备落后，很容易引发安全隐患，如设备老化易引发故障，导致数据丢失或损坏；安全防护系统不完善，难以抵御网络攻击和数据泄露等风险。因此，硬件设备的升级和更新已成为亟待解决的问题。[3]

（四）数据标准不统一

在大数据环境下进行档案管理，往往需要多部门之间协同工作，然而由于不同来源、不同格式的档案数据在采集、存储和处理过程中缺乏统一的标准和规范，导致数据质量参差不齐，难以实现数据的有效整合、共享和互操作。这不仅增加了数据处理的复杂性和成本，还限制了档案数据在跨系统、跨平台间的流通和应用，还可能导致信息孤岛的形成，使宝贵的档案资源无法被充分利用，降低了档案数字化管理的价值。

四、大数据环境下档案数字化管理的实践策略

（一）加强人才队伍建设

在大数据环境下，加强档案数字化管理的人才队伍建设是提升档案管理效能的关键。为此应从多方面着手。

一是加强思想教育，培养档案管理人员的责任心、事业心和奉献精神，确保他们能够以高度的责任感和使命感投入档案数字化管理工作中。二是通过专题培训班、研讨会等形式，组织档案管理人员系统学习档案管理、信息技术、数据分析等专业知识，不断提升他们的业务素质和技能水平，使其能够适应大数据环境下新的工作要求。三是鼓励档案管理人员参加各类学术交流活动，拓宽视野，了解档案管理领域的最新动态和发展趋势，激发创新思维和创新能力。四是注重引进和培养既懂档案管理又精通信息技术的复合型人才，通过人才引进和内部培养相结合的方式，逐步构建一支高素质、专业化的档案管理团队。五是建立健全的激励机制，对在档案数字化管理工作中表现突出的个人和团队给予表彰和奖励，激发档案管理人员的工作积极性和创造力。[4]通过这些措施的实施，可以不断提升档案管理人员的综合素质和业务能力，为档案数字化管理的深入推进提供坚实的人才保障。

（二）及时更新软硬件设备

为了进一步提高档案管理工作效率，档案管理部门要全面评估现有档案管理系统的性能与容量，根据大数据处理的需求升级或替换硬件设施，确保系统能够高效、稳定地处理海量档案数据。同时引入高性能的数据库管理系统和数据分析工具，提升数据检索、挖掘和分析的速度与准确性，为档案信息的快速利用提供技术支持。[5]

（三）加大资金投入力度

档案管理部门要积极向上级申请资金，用于设备的不断升级与维护、人员的教育与培训。在资金的使用上要有完善的方案，可设立专项资金，定期划拨固定资金，用于设备的更新和升级。另外，要拓宽资金来源渠道，积极寻求合作，为档案管理工作的有效开展争取资金支持。

（四）注重档案安全与隐私保护

大数据时代的到来，虽然为档案数字化管理提供了技术支持，但同时也引发了一系列问题。为了保证数据安全，应从以下几个方面综合发力。

其一，要建立健全的档案信息安全管理体系，明确档案信息的收集、存储、处理、传输等各个环节的安全责任与操作规范，形成一套科学、严密的安全管理体系。其二，采用先进的加密技术、访问控制技术和数据脱敏技术，对档案数据进行多层次、全方位的安全防护，确保数据在传输过程中不被窃取、篡改，在存储时不易被非法访问或泄露。其三，加强网络安全监控与预警，及时发现并处理潜在的安全威胁，防止黑客攻击、病毒传播等不安全事件的发生。其四，要注重隐私保护，严格遵守相关法律法规，对涉及个人隐私的档案信息进行严格管理，仅在合法、必要的情况下对其进行使用，采取措施确保个人隐私不被泄露和滥用。其五，可以定期开展档案信息安全培训与演练，提升档案管理人员的安全意识和应急处理能力，确保在发生安全事件时能够迅速响应、有效解决。

（五）建立统一的数据管理标准

建立统一的数据管理标准在档案数字化管理中是不可或缺的一项步骤，对提升档案管理效率、保障数据质量和促进数据共享具有重要意义。

其一，档案管理部门应依据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位档案管理的实际情况制定出一套科学、合理、可行的数据管理标准，明确档案数据的格式、编码、存储、交换等各个方面的具体要求，确保数据的规范性、一致性和可互操作性。[6]其二，建立标准执行的监督机制，定期对档案数据进行质量检查与评估，及时发现并纠正不符合标准的数据，确保数据的准确性、完整性和时效性。其三，应积极推动与其他单位或机构的数据标准对接与共享，通过协商与合作，逐步建立起跨领域、跨系统的数据交换与共享机制，实现档案数据的互联互通与高效利用。通过以上措施，能够建立起一套科学、规范、高效的数据管理标准体系，为档案数字化管理的长远发展奠定坚实基础。

五、结语

大数据环境下的档案数字化管理是一项复杂而系统的工程，它涉及安全保障与隐私保护、数据管理标准的建立、软硬件设备的升级以及人才队伍的建设与培养等多个方面。档案管理工作实践中，因地制宜，采取切实可行的应对措施，不仅可以显著提升档案管理的效率与质量，还能有效保障档案数据的安全性与完整性，促进档案资源的共享与利用。未来，档案馆还需持续关注信息技术的发展态势，不断探索档案数字化管理的实践策略，以适应新时代发展的需要。

参考文献：

[1]唐利红.大数据背景下档案数字化管理实践策略分析[J].中国信息界，2024（06）：170-172.

[2]马颖.大数据背景下档案数字化管理实践策略分析[J].中关村，2024（07）：100-101.

[3]陆琰.大数据驱动下数字化档案创新管理模式与优化策略研究[J].兰台内外，2024（16）：34-36.

[4]刘莉.地勘单位档案管理工作数字化转型管理实践研究——以湖南省物化所大数据中心为例[J].企业改革与管理，2024（09）：51-53.

[5]李璟雯.大数据背景下档案数字化管理实践策略分析[J].参花，2024（10）：137-139.

[6]魏婕.大数据下高职院校档案数字化管理创新策略[J].科学咨询（科技·管理），2023（01）：31-33.

（作者简介：王宗雪，女，硕士研究生，内蒙古自治区兴安盟应急管理局，中级，研究方向：档案管理）

（责任编辑 刘冬杨）