RPA数字员工在财务共享中心的应用探讨

信息化浪潮为企业财务管理的革新开启了新的发展之门，同时也对企业提出了更为严峻的挑战。在这种形势下，众多企业纷纷致力于财务信息化建设，取得了明显的成果，这为财务管理的数字化变革打下了牢固的基石。财务共享服务中心得以广泛推广，大数据、云技术、智能机器人等前沿科技为财务管理的改革注入了新的动力，RPA数字员工的应用在财务共享服务中心中初露锋芒，大幅提高了财务工作的效率，进一步促进了财务管理自动化和智能化的进程。

RPA数字员工在财务共享中心应用的必要性

企业构建财务共享服务中心，整合了财务管控、账务处理以及税务报送的众多基本职能，这些职能通常展现出高频次、业务量庞大、规范明确、手工操作频繁以及处理周期长的特征。若仍旧采用传统的财务操作方式，不仅会消耗巨大的精力和时间成本，而且容易发生差错和遗漏，进而影响工作效率，这种情况对一线财务人员而言，易使他们失去工作的热情和创新能力，既影响了工作效率，又未能充分利用人力资源创造价值。相对而言，RPA数字员工恰好与财务共享中心的需求相匹配，通过软件编程和流程配置，RPA数字员工能够实现全天候不间断工作，显著减少人力成本，在提升工作效率的同时，确保及时响应，实现对人工操作的优化替代。

RPA技术的应用不仅极大提升了工作效率，同时也为财务共享服务中心节约了大量的运营开支。通过接管部分劳动密集型任务，企业能够削减与人力资源相关的费用，包括但不限于工资支出、培训投入以及员工福利。RPA自动化机器人遵循既定程序，全年不间断地执行任务，不会出现疲劳或注意力不集中的问题，从而减少了错误发生率和返工的费用。此外，RPA技术的运用还大幅降低了由人为错误导致的潜在风险，保证了财务数据的精确度和合规性，防止了因违规而产生的罚金和法律纠纷。总体而言，RPA的高性价比使得财务共享中心能够更加高效地进行预算管理，并将资金用于更有价值的业务活动中。

RPA数字员工在财务共享中心的应用流程

财务共享中心的核心日常工作之一便是资金的管理，这通常包含资金的收支处理、资金流转的核实、资金账户的余额审查以及银行与企业之间的账务核对等环节。伴随着财务信息化进程的加快和普及，众多银行开始提供直接的企业银行连接服务，即通过互联网或者专用线路将公司的信息系统（例如财务软件、资金管理平台、ERP系统）与银行系统无缝对接，帮助企业实现账户集中管控、资金统一调配以及账务信息的实时更新。然而，系统升级改造往往需要较多的时间和较高的成本投入。对于那些尚未接入直接银行连接服务的公司账户来说，运用RPA技术进行自动化处理，可以作为一种低成本、高效率的替代方案。与资金相关的业务往往涉及跨系统操作的数据录入和核对，这类业务数据量庞大、流程固定，且容易发生人为错误，因此非常适合应用RPA技术来实现流程自动化。

依托企业财务共享服务中心的信息化ERP平台，企业员工报销流程得以全面实现网络化审批。RPA数字员工能够接手传统费用会计师的审核工作，自动完成审批流程中的各个环节。该财务助手借助OCR技术，对报销凭证进行快速扫描与内容识别，从电子影像中提取出关键的凭证信息，并与公司设定的报销规范进行核对，以确定报销申请是否符合规定。

通常，企业内的采购部门依据订单的具体需求拟制付款申请单，随后，财务管理部门对申请单进行细致审查，确保无误。在此过程中，RPA数字员工按照既定的程序逻辑对相关数据进行自动筛选和匹配，同时，对发票和合同等文档执行自动审核验证。确认无误后，RPA数字员工会自动将请款信息录入财务管理系统。接着，审核流程结束后，相关信息被推送至支付系统，进行款项支付。然后，在向供应商支付款项之后，系统自动完成其他财务账目的处理，并根据供应商的回执对账目进行比对核实，同时，对订单状态进行实时跟踪与查询。

在财务共享服务中心的架构中，RPA数字员工通过与合同管理系统高效对接，自动将合同数据与报销信息进行匹配，这意味着，在报销单据生成的初始阶段，系统便通过预设的交互界面，如弹出窗口、交互对话框或选项列表，将供应商资料和合同内容绑定，从而实现自动化的合同信息填写。该流程覆盖了合同执行状态跟踪、供应商资质更新、支付进度监控等关键环节，以保障合同的顺利执行。若在执行过程中发现错误或偏差，系统会立即将修正的信息反馈至合同管理系统，并启动审核流程，要求相关审核人员对合同内容进行修改。

RPA数字员工在财务共享中心的应用优化措施

在企业运营实践中，RPA数字员工展现出对常规业务的稳定性。然而，随着企业的持续成长，不可避免地会遇到各类新型业务和具备独特性的操作场景，这些多样化的业务场景要求RPA数字员工在配置应用场景、整合流程以及执行逻辑上展现出相应的差异性。

针对新增业务和特殊业务的出现，企业必须构建一套完备的RPA运行管理体系。在推动业务流程时，应对现有业务与新增或特殊业务实施区分化的逻辑判断，确保常规业务可由RPA数字员工高效审核，而将新业务及特殊业务转交至人工审核节点。随着企业对业务的深入了解，可对RPA数字员工程序进行升级更新，以实现自动化流程的持续拓展和业务场景的逐步增加，确保RPA数字员工在企业成长道路上能够紧跟步伐，推动企业业务与财务的深度整合。

目前，众多企业正积极推动RPA技术的前进，而我国在此领域的发展历程相对较短，积累的经验尚显不足，因而我国在自动化与智能技术方面的法规体系尚未健全。

智能技术为人们带来便捷的同时，也使得数据安全的保障显得尤为关键。对企业而言，数据安全的重要性不言而喻，虽然RPA技术在某种程度上提高了数据安全水平，但相较于人工操作，这并不意味着数据就绝对安全。

综上所述，财务共享中心引入RPA数字员工后，能够促进企业作业效率的增长和运营成本的减少。借助流程的优化、人力资源的合理调配以及数据准确性的提升，RPA数字员工为财务共享中心的业务发展提供了坚实的基础。随着技术进步和应用范围的拓展，RPA数字员工在企业运作中的角色将日益凸显，企业需主动接受这些前沿技术，有效运用RPA数字员工以实现价值的最大化。

〔作者单位：中铝共享服务（天津）有限公司〕