新形势下融媒体中心档案管理标准化模式研究

摘要：档案管理是融媒体管理发展的核心环节之一，本文基于信息时代的特征对融媒体中心档案管理的现状进行分析，探讨了融媒体档案管理中存在的问题，并提出相关策略，包括：创建档案管理规范体系，采用标准管理制度，实施数字化转型，采用AI技术，丰富融媒体中心档案培训内容，提高档案编制和研究工作效率，以及创建数据共享机制。

关键词：融媒体中心；档案管理；标准化模式

DOI：10.12433/zgkjtz.20242938

融媒体时代的到来，媒体之间的融合呈现出紧密关系。移动互联网的普及转变了人们获取信息的方式，平板电脑、智能手机等设备成为人们日常生活中不可缺少的一部分，并承担着信息传播功能，且加入了娱乐、社交等相关元素。此外，传统媒体和新型媒体的融合是主要发展方向，传统媒体经过网络化、数字化等技术手段整合为新媒体，在内容生产、传播渠道等方面具有一定的竞争力。新媒体在发展过程中会积极吸收和整合传统媒体的优势资源，这种融合能提升内容的质量和深度，丰富媒体内容的形式和传播，满足不同受众的多元化需求。此外，应用大数据和人工智能技术可以促进媒体的智能化发展，经过深度学习、推荐算法等技术，精准分析用户需求，实施个性化推荐，以此提升用户体验。与此同时，以上技术还可以实现内容自动化创作和智能化编辑， 提升媒体的工作效率和质量。因此，新媒体和传统媒体融合共同促进了媒体行业的智能化发展。

一、融媒体在档案管理中的意义

（一）充分利用档案信息

信息利用率能够呈现档案的价值， 但管理和查找均存在一定的复杂性，因此，可以应用互联网技术将传统的纸质档案转化为电子档案，以提升档案的存储密度和检索效率。而且，电子档案存在容易复制、传播、共享等特征，能够最大化地利用档案信息，电子化过程中应创建档案分类体系，这有助于对档案信息进行组织和管理，在推进电子档案管理过程中，需要重视信息安全问题，创建健全的档案信息管理制度，保证信息的安全性及完整性。在此过程中，也不能忽视传统档案管理的价值，需要将传统档案管理中的优点和电子档案管理优势结合，满足用户需求。

（二）提升档案管理效率

融媒体中心应用先进的云储存技术和网络防火墙技术，为档案管理提供了新的路径，进而提升管理效率，该技术使得档案管理更加高效，可以保证档案数据的安全可靠性。融媒体中心档案管理人员充分利用目前的技术优势，在档案管理流程中融入指纹录入、照片识别等方法，使得管理内容更加丰富，提升了档案管理的便捷性。同时，进一步利用人脸识别技术加强档案管理的安全性，通过信息匹配和身份验证，保证档案信息的真实性，以免出现信息被泄漏、篡改等风险，为档案管理工作提供保证。

（三）提升档案利用率

档案管理过程中需要增强对档案信息的利用率，对于融媒体中心档案的多样性，可以按照档案内容分类，并创建详细的索引，这有助于用户快速定位到所需的信息。此外，通过先进的网络技术进行数字化和云端存储，将内容转化为电子格式，通过云端储存技术将电子档案上传到云端服务器，从而节省存储空间，实现档案信息跨地域、跨时间访问。此外，可以开发专业的档案管理和检索软件，软件具有较强的搜索功能，能够进行关键词、模糊查询，这有助于用户找到所需的信息。与此同时，软件还具有用户界面和操作流程，可降低用户的学习成本和使用难度。在通过网络信息技术提升档案信息利用效率的同时，需要关注档案信息的安全问题，创建档案信息安全保护机制，保证档案信息不被非法获取，并定期备份，从而应对可能发生的意外情况。

二、新形势下融媒体中心档案管理标准化模式现状

（一）数字化程度较低

融媒体时代，各个媒体机构正在向融媒体中心转型，从而适应信息传播的多元化需求。但是，部分融媒体中心在数字档案管理方面依然落后，还在采用传统的纸质文件管理模式。这对融媒体中心的工作效率产生了影响，且无法满足现代媒体行业对信息快速处理的需求。融媒体中心每天需要面对一定量的新闻稿件、视频、音频等素材，并需要进行管理维护，但传统纸质文件存在储存空间受限、检索效率不高的问题，无法对文件进行有效管理和利用。此外，融媒体中心一般包括多个部门，各部门之间需要进行素材共享，但因为各部门对材料信息的处理方法存在差异， 传统的纸质文件管理方式难以实现高效率的信息共享。除此之外，纸质文件容易因为自然灾害、人为破坏等影响，存在较大的安全风险。

（二）档案管理流程不规范

融媒体中心的档案种类较多，其中包含文字、图片、音频、视频等多种形式，使得归档和整理工作具有复杂性。然而，目前大部分融媒体中心在此环节缺少统一的标准和规范，致使不同人员对于同一份档案归档位置和整理方法存在不同的理解，这种主观性和随意性会增加档案管理难度，降低档案信息的正确性。档案的检索和利用是档案管理的重要组成， 而融媒体中心在档案检索和利用环节一般效率较低，例如，其档案检索功能并不强大，不能快速、正确地定位到所需的档案，且档案利用流程较为复杂，需要层层审批，对媒体工作产生了不利影响。档案保管和借阅是档案管理的最后一道防线， 融媒体中心在此过程中会出现漏洞，如档案借阅和归还未按照规定程序进行，出现档案丢失、泄密等情况。而且，档案保管环境也存在安全隐患，例如，防火、防潮、防虫等措施不到位会损害档案，档案管理流程中缺少标准化操作，各部门之间缺少有效协调，因此，档案管理工作中存在不确定性，降低了工作的效率。

（三）工作人员素养较低

伴随融媒体技术的发展，档案管理工作不仅涉及传统的纸质档案，还包括文字、图片、视频、音频等形式的信息资料。为此，需要档案管理人员具有扎实的档案管理基础知识，并熟练掌握现代信息技术，但目前，部分人员对这些方面的知识和技能并不了解，无法适应新形势下的工作需求。此外，档案管理标准化模式和信息化支撑存在一定关系，但部分人员欠缺信息化管理能力，不了解电子档案管理系统的操作流程和信息安全防护知识， 致使其无法利用信息化手段提升工作效率。

新形势下，融媒体中心档案管理不仅要满足基本存储和检索要求，还需要为用户提供便捷、高效的服务。但是，部分档案管理人员在服务意识方面存在不足，缺少主动服务和创新服务的意识，无法提升档案管理服务水平。

三、新形势下融媒体中心档案管理标准化模式策略

基于以上分析，新形势下融媒体中心实施档案管理标准化模式的策略可从以下七方面入手。

（一）创建档案管理规范体系

档案管理规范作为管理领域的基础，应按照法律法规和规章制度制定细致的档案工作准则，并为档案的收集、存储等环节提供指引，提升档案管理效率。档案管理规范的核心价值在于保证档案的真实、完整性，这有助于维护档案信息的本质特征，加强档案信息的利用价值。从宏观的角度来看，档案管理规范能够对知识产权进行有力保护，融媒体中心涉及的知识产权逐渐增多，档案管理规范通过规范知识产权的管理流程，可以保证知识产权的合法有效性。而且，档案管理规范可以促进融媒体中心的信息化建设，经过制定和实施信息化档案管理规范，可以高效整合信息资源，提升整体的信息化水平。

（二）采用标准管理制度推动工作开展

确保管理的规范化和标准化，对于融媒体档案管理工作的开展具有重要意义。在此过程中，需要充分认识到融媒体档案资料的多样性，创建一套统一的标准流程，明确界定档案的收集、整理、归档等各个环节，确保档案内容的规范。此外，对于融媒体不同项目业务活动产生的内容，需要采用信息化手段有效整合和管理信息，创建信息化档案管理系统可以实现数字化、网络化和智能化管理，使得档案信息的保存、查询、检索等工作更加高效，以免丢失和泄漏。在实施标准化管理的过程中，需要重视培训和教育工作，提升人员的业务素养和管理能力，以更好地适应融媒体档案管理的新需求。

（三）实施数字化转型

融媒体中心档案管理数字化转型是信息时代的必然趋势， 而为了提升档案管理效率，优化管理流程，可以从以下几方面进行：一是创建数字化档案管理平台。数字化档案管理平台作为转型基础，应具有较强的数字化存储、检索和分享功能，可以实现档案工作的数字化和智能化，从而进行资料的快速检索和高效管理，提升档案管理工作的效率和质量。二是完善档案管理流程。数字化档案管理平台需要进一步完善档案管理流程，该流程应具有标准化、智能化等特征，保证档案管理工作顺利实施。优化档案管理流程可以减少人为失误，且智能化的管理流程可以应对复杂的档案管理需求，并为融媒体中心提供精准决策。三是加大数字化档案管理人才建设。人才作为数字化转型的关键内容，需要加大对数字化档案管理人才的专业技能培训力度，并引入先进的理念和技术人才，以培养数字化档案管理团队，为融媒体中心的数字化转型提供人才保障。

（四）采用AI技术

目前，人工智能（AI）技术得到广泛应用，AI技术较强的数据处理能力将提升档案管理效率。在数字化转型过程中，档案信息存储形式多种多样，AI技术可以智能识别和分类，创建高效的索引系统，人员可以迅速定位并获取所需的信息，这种智能化管理模式在缓解人工负担的同时，还能提升管理的准确性。此外，AI技术可以通过自然语言处理、机器学习等技术，对系统中的敏感信息进行监测，并及时发现潜在的安全威胁。AI技术还可对异常行为进行智能分析，为档案管理人员提供安全支持。同时，AI技术可以挖掘档案资源的潜在价值，揭示不同信息之间的关联，为决策提供有力的数据支持。

（五）丰富融媒体中心档案培训内容

通过应用先进的科学技术进行档案管理，可以提升管理效率。将培训分为内容筛选、内容归类、内容存档等模块，使培训更加系统性，这有助于员工全面了解档案管理的各个环节，进而提升自身的专业素养和实际操作能力。与此同时，可以选择线上培训方式，跨越地理位置的局限性，提升培训的覆盖面和效率。当然，线下培训也具有一定的价值，其中包括面对面交流和实践操作，这可以加深员工对知识的理解程度。为此，在选择培训方式的过程中，需要按照具体的情况选择，线上和线下相结合的培训方式效果最佳。

（六）提高档案编制和研究工作效率

伴随着科学技术的不断发展，融媒体档案管理工作路径得到了拓展，管理人员可以通过多种先进的技术手段提升档案管理效率。在新形势下，需要通过应用新技术辅助各项工作的开展，同时还需加强汇编，将目前的先进技术和档案管理工作进行融合，使档案管理工作更具创新性。在档案编制和研究过程中，可以融入音频、图片、视频等元素，丰富档案内容，提升阅读体验，以吸引大众的注意力，促进档案传播。此外，还需要创建完善的审核机制，保证档案内容的正确及完整性，编辑完档案后，工作人员需要及时审核，发现问题应及时反馈，保证档案管理质量。融媒体中心档案管理工作还需紧跟时代步伐，关注社会热点和主流价值思想变化，及时进行调整和优化，以满足大众的需求和期望。

（七）创建数据共享机制

创新档案管理工作可以为融媒体中心的发展提供核心驱动力。融媒体时代，信息数据表现为爆炸式增长趋势，各种形式的媒体内容较多。传统的档案管理方式无法满足高效快捷的需求，创建数据共享机制可以打破部门壁垒，实现资源优化配置，各部门共享数据资源，以免出现重复储存和浪费。数据共享机制有利于信息的快速流通和共享，各部门可以实时获取所需的信息，并强化部门之间的沟通协作，将档案整合集中管理并进行数字化处理。

四、结语

对于融媒体中心而言，档案管理工作具有重要意义。在新形势下，需要健全管理机制，通过标准化管理，保证档案资料的每个环节均有所依据。同时，需要摒弃传统理念，积极引入数字化和智能化工具，实现档案信息的快速录入、智能分类等，并提升档案管理的效率和质量。此外，还需要按照用户需求制定管理方案。对于档案管理人员来说，应不断学习管理知识，关注行业动态，积极参与相关培训活动，提升自身的管理能力和水平。

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