基层单位档案信息化建设存在的问题及策略

一、引言

在档案管理工作中，搜集、整理、储存以及查阅档案资料等都属于档案管理系统有效运行和档案信息充分利用的重要环节，这也是确保档案管理工作规范性、准确性的关键所在。传统的档案管理方式主要以纸质形式来保存档案资料，然而长此以往纸质档案资料的数量势必日益增多，随之而来的空间占用过大、纸质资源浪费以及查询难度增加等问题越发严重。随着信息技术逐步融入档案管理工作之中，这一局面得以改变，档案管理的效率和质量得到了极大的提升。如今，在日常工作中，无须再频繁地翻阅厚重的纸质档案资料，便可以根据实际需求迅速定位并获取所需的相关材料。毫无疑问，通过合理运用信息化技术手段，为档案管理工作的高效开展提供了强大的助力。

二、档案信息化建设的意义

（一）保障档案资料安全

传统的档案管理方式只能够满足一定时期内的资料储存需求，档案资料长期以来受到外部环境或时间变迁的影响，难以保证其完整性和可用性。未来需要对这些资料进行查阅时，诸如纸张上的文字模糊难辨、页码缺失等问题将会一一凸显。然而，通过运用先进的信息化技术来存储档案资料则可以有效解决上述问题。经过数字化处理的档案资料可以被保存在硬盘、网络云端等存储设备之中，同时对于一些重要的档案资料也可以进行备份，最大程度上降低了档案资料遗失或损毁的风险，从而显著提高了档案资料的保存质量，为未来档案资料的查阅、使用及管理等各项工作的开展打下了坚实基础。

（二）提高档案管理效能

长期以来，在传统档案管理工作中，运行效率低下始终是一个无法回避的问题。在日常纷繁复杂的档案管理事务中，管理人员工作繁重、人力资源紧张以及管理手段滞后等诸多因素，使档案管理工作效能始终无法得到实质性提高。然而，将信息化技术融入档案管理之后，其工作效能得到显著的提高。在传统的档案管理模式下，诸如档案的分类整理、检索及装订等工作环节均可借助计算机代为执行，大大减轻了管理人员的工作压力，许多重复性劳动也无须再由人工完成。若能将现代化档案管理系统的强大功能尽数发挥，档案管理工作效率将实现质的飞跃。

（三）提升档案资料利用率

传统的档案管理手段主要致力于档案资料的采集整理与归档保管，其核心功能在于妥善保存重要工作历程，然而在深入剖析档案信息、充分利用其潜在价值等方面却未得到足够重视。但随着档案管理工作逐步实现信息化转型，档案资料得到了广泛的利用。例如，档案资料管理部门充分利用档案管理系统，对过往同类工作中的档案资料进行深入剖析，汲取宝贵的实践经验，从而促进了工作流程的优化以及工作效率的提升。另外，在档案实现信息化后，档案管理工作者无须频繁进出档案室耗费大量时间寻找所需资料，只需在档案管理系统中输入关键词等信息进行检索即可获取所需信息，这使档案资料的利用率得到了显著提升。

三、基层单位档案信息化建设中存在的问题

（一）档案信息化建设工作流程不规范

目前，部分基层单位对档案信息化建设认识不足，未能根据本单位的具体情况来执行档案信息化建设的相关事宜，以致实际工作开展中产生诸多问题。例如，部分基层单位的档案管理人员在处理档案文件时，往往随意存放，对文件格式以及内容质量不够重视，给档案检索带来不便。因此，基层单位要尽快制订出符合实际需求的工作规范，从而进一步提升档案管理信息化建设的整体效果。

（二）数字档案管理平台尚不完善

新时代，数字化技术已然变成推动基层单位档案管理高效开展的有效助力。然而，就目前情况看，部分基层单位缺乏运用先进技术搭建档案管理平台的前瞻性思维，从而使档案管理信息化建设水平大打折扣。换言之，由于缺乏高效的数字档案管理平台，基层单位不得不在多个系统之间进行档案管理操作，从而使档案管理效率严重下降。

（三）硬件设备相对陈旧

随着社会的不断发展，各基层单位承担的任务日益繁重，由此产生的各种档案材料亦随之持续增长，这无疑对负责档案管理的相关人员提出了更高的要求。为了确保基层单位档案信息化管理及建设得以深入开展，就要有先进的硬件设备作为有力的支撑。然而，当前部分基层单位在档案管理信息化建设方面并未投入过多的资金，未能对硬件设备及时进行升级换代，从而难以满足档案管理信息化建设快速发展的实际需求。

（四）档案管理人员综合素养不高

在档案信息化管理体系中，档案管理人员扮演着重要角色，他们的综合素养直接影响档案管理信息化建设的整体成效。然而，现阶段部分基层单位普遍存在专业档案管理人才短缺的现象，一些档案管理人员虽具备一定专业知识，但缺少工作经验，无法适应档案管理信息化建设步伐。另外，还有部分基层单位尚未建立有效的长期人才培养方案，无法推动档案管理人员实现全面发展。

（五）档案管理存在一定安全隐患

目前，在档案管理信息化建设的进程中，确实存在着一定程度上的潜在风险。具体而言，基层单位档案信息面临黑客攻击、病毒传播等数据泄露风险，一定程度上威胁了基层单位档案管理工作的稳步发展。另外，信息案例设备故障、内部人员操作不当等也导致部分档案信息受到损坏，致使档案管理系统无法正常完成各项档案管理任务。因此，确保档案信息的安全性刻不容缓。

四、基层单位档案信息化建设的优化策略

（一）建立健全档案管理体系

在档案管理信息化建设过程中，基层单位应制订出详细且完备的管理体系，使档案管理信息化建设能够井然有序地推进。在完善管理体系的过程中，相关工作人员不仅要参考其他单位的成功案例，同时也要结合本单位的具体档案管理情况，使管理体系更具针对性，以便档案管理人员的工作行为更加规范，为档案管理信息化建设的顺利开展贡献力量。以档案的归档、保管、借阅、保密等为例，必须明确详尽的操作规范流程，具体而言，须明确电子档案的存储规范和操作流程，并严格规定电子档案存储过程中的安全管理模式。而在管理体系的落实过程中，须采取切实可行的手段，确保这些制度得到有效的贯彻和执行，以免沦为空谈。

（二）打造数字化档案管理平台

随着数字化时代的到来，基层单位管理层应深刻认识到数字化档案管理平台的重要性，并采取一系列措施来推进其建设与应用。其一，在构建数字化档案管理平台之前，档案管理人员须做好充分的准备工作，包括收集整理各类档案资料，以确保数字化档案管理平台能够拥有丰富且完整的信息资源。同时，档案管理人员还应对各类档案信息做好科学分类，如文书、财务、业务等档案类型，以便日后的查找和利用。其二，应加大人力、物力资源的投入力度，全力推进数字化档案管理平台的建设进程。这一举措旨在通过技术手段提升档案管理人员的工作效率，为档案管理工作注入新的活力。其三，在构建数字化档案管理平台时，档案管理人员应重点设置采集管理、档案管理、业务管理、档案统计查询等模块。这些模块的设置将使档案管理工作更加规范、高效，提升档案管理的实效性。其四，可以借助大数据及云计算技术的强大功能，采取云端档案信息存储以及大数据信息存储等多元化信息存储手段。这些手段能够有效降低档案资料的遗失风险，提升档案管理的安全性和可靠性，使档案管理信息化建设成效更加显著。其五，档案管理人员应时刻关注数字化档案管理平台的运行情况，对系统功能定期进行优化升级。这有助于确保数字化档案管理平台能够持续为单位的档案管理工作提供有力支持。通过以上措施的实行，基层单位可以逐步构建起一个高效、安全、可靠的数字化档案管理平台，为单位的档案管理工作注入新的动力。

（三）加强硬件设施建设

当前，基层单位应当顺应科技进步与社会发展的趋势，全力推进档案管理信息化建设的进程，以期有效提升自身的核心竞争力。为了实现这一目标，管理者要创新发展思路，加大对档案管理信息化建设的财力、物力、人力投入，为引入先进的信息化技术创造有利条件，同时提供必要的技术手段和硬件设备支持。在采购硬件设备前，必须做好充分的市场调研，指派专人对硬件设备供应商进行全面了解，并优先选择那些实力强、信誉好的制造商，确保所采购的信息化硬件设备能够满足工作需求，达到预期效果。此外，采购人员要与档案管理人员及各部门负责人保持紧密联系，依据本单位的实际需求确定采购方向，从而切实提升采购效率。

（四）组建高水平档案管理团队

为了确保档案管理信息化建设能够稳步推进，须将发掘和培养优秀档案管理人才置于重要位置，着力培养大量具备相关专业背景的专业化人才，并充分发挥他们的专业才能，为本单位的档案信息化建设提供有效助力。首先，须优化人才选拔标准，积极引进那些具备扎实专业知识、较强信息素养以及良好职业道德的档案管理人才。其次，要充分考虑档案管理信息化建设的实际需求，为档案管理人员制订一套完整系统的培训方案，并指定专人负责培训事宜，以增强培训效果，进而提升档案管理人员的综合素质。例如，可以邀请相关领域的专家学者举办知识讲座，开展实践操作教学活动，或者利用智慧化教育平台定期向档案管理人员推送相关课程视频，帮助他们熟练掌握硬件设备操作技巧。再次，要加强档案管理人员之间的沟通互动，组织各类活动促进各部门之间的交流合作，确保各项工作能够协调顺利推进。最后，还应采取切实可行的激励机制，以调动档案管理人员的工作积极性。对于在工作中表现突出的档案管理人员，应给予精神或物质奖励，激发他们的工作动力，并发挥他们的引领示范作用，确保各项工作落到实处。

（五）加强档案信息化建设风险防范

对于基层单位而言，重视档案信息的安全性问题对推动档案管理信息化建设具有重要意义。若未能妥善应对档案信息所处网络环境的潜在风险，基层单位的档案管理工作将遭受严重阻碍。因此，基层单位须全力以赴，切实做好档案信息的安全防护工作，并采取有针对性的措施稳步推进档案管理信息化建设。首先，应聘请具备专业技能和丰富经验的技术人员来承担档案信息的安全防护职责。信息技术的广泛应用无疑会给档案管理带来一系列安全问题，而这些专业技术人员能够提供强有力的安全技术支撑。在他们开发的信息安全软件的严密保护下，可以有效防范病毒或黑客对档案管理系统的恶意攻击，最大限度地减少网络安全问题对档案管理工作造成的负面冲击。其次，还须对档案管理系统的杀毒软件及防火墙进行定期升级，并适时更新安全密钥，以增强档案管理的安全性。最后，应建立健全的档案安全管理规范，以有效约束和规范档案管理人员及其内部其他员工的日常工作行为。确保所有相关人员都能严格遵守保密条款与保密协议的各项规定，从而推动档案管理信息化建设在安全、规范的轨道上顺利进行。

五、结语

总之，档案信息化建设已经成为当今时代发展的必然趋势。因此，档案管理部门须紧跟时代步伐，深刻理解并认识到档案工作不仅是一种记录历史、传承文明的方式，同时也是为社会提供档案资源服务的重要途径。档案工作者应积极履行自身职责，以开阔的视野、开放包容的心态以及富有创新精神的工作理念，积极推动档案信息化建设向更深层次、更高水平迈进。

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（作者简介：王勇，女，本科，淄博市淄川区综合行政执法大队，馆员，研究方向：档案管理）

（责任编辑 刘冬杨）