数字化时代档案管理信息化建设

一、引言

数字化时代，信息资源的重要性日益凸显，掌握和管理信息资源将成为未来行业发展的关键，而这正是档案管理的核心价值所在。随着计算机网络等技术的持续发展，各行各业都迎来了前所未有的机遇，档案管理领域同样可以借助信息化技术来提升工作效能。因此，采用先进的信息技术推动档案管理的信息化进程，无疑是顺应时代潮流的必然选择。然而，从当前的实际情况看，尽管档案管理信息化建设已取得初步成效，但仍存在诸多不足，需要采取更加科学有效的策略来进一步改进。

二、数字化时代档案管理信息化的优势

（一）提高档案管理效率

就档案材料而言，其通常涵盖了日常各项工作内容、各类活动的详细记录，以及上下级部门间的工作协调沟通记录等，由此可见，其数量庞大且信息体系错综复杂。这无疑对档案管理人员提出了更高的要求，即需要从多个维度进行深入剖析，并对其进行全面而系统的整合处理。随着数字化时代的到来，运用档案信息化管理手段有望进一步提升档案管理工作的精确性和高效性。例如，借助搜索引擎技术，可以实现档案资料的便捷搜索、调用及利用，这不仅大大节省了工作时间，还有效提升了档案资料的应用效能。随着社会的不断发展，档案资料的数量在不断攀升，这无疑给档案管理工作的顺利推进增加了难度。因此，加大力度推动档案管理信息化建设，能够极大地提高档案管理效率，以更好地应对档案资料处理与管理方面更高层次的需求。

（二）降低档案安全风险

由于传统的纸质档案极易发生损坏或丢失等意外情况，这对档案管理工作而言无疑构成了一种潜在的安全风险。然而，在数字化浪潮的推动下，实施档案信息化管理能够有效规避传统纸质档案所带来的种种风险，进而提升档案管理工作的整体质量。在此过程中，通过将档案资料转化为电子档案并妥善保管，不仅增强了档案管理的安全性，还为档案管理工作的顺利推进奠定了坚实的基础。此外，档案资料的数字化处理方式确保了海量档案数据资源得以更加完整地保存，打破了时空的限制，为各项工作的顺利开展创造了有利条件。

（三）方便档案信息传输及共享

在档案信息化管理中，其数据传输及资源共享的潜力得到了释放。得益于先进的信息化管理模式和高效的运维技术，档案信息资源实现了远距离传输，从而减少了以往由于人为因素导致的档案管理差错，进一步提升了文档资料的整体利用效率，为档案库的构建注入了大量丰富的信息资源，同时也为广大用户提供了更为全面、优质的档案信息服务，确保每位用户在查阅档案资料时，都能够快速、准确地获取所需信息。

（四）有效降低管理成本

当前，借助数字化技术推进档案管理向信息化转变，能够有效简化档案管理流程，科学合理地优化现有资源配置，从而大幅度降低人力成本和空间成本。首先，在传统的档案管理工作中，采集、整理以及分类等环节均需大量人工参与，耗时费力且人力资源投入大。而在档案管理信息化的过程中，可以依靠计算机系统自动完成档案资料的一系列操作，无须过多人力便能高效完成档案管理工作。其次，传统的纸质档案占用空间较大，而经过信息化处理的档案资料则可以存储在计算机系统、硬盘等媒介中，极大地节省了存储空间，这些都在一定程度上降低了管理成本。

三、档案管理信息化建设中存在的问题

（一）信息化意识有待增强

当前社会已经进入大数据时代，一些常规的信息技术手段已难以满足广大档案工作者在档案信息服务方面的需求。然而，部分档案管理工作者尚未充分认识到这一现实，他们缺乏信息处理方面的敏锐洞察力，且在信息化管理方面的专业知识储备不足，难以适应大数据时代所带来的各种变化及新的需求。一些档案工作者甚至秉持错误观念，认为档案信息化与自身工作无关，在日常工作中依然沿用传统的档案信息管理理念和工作模式。

（二）资金投入不足

在科技飞速发展的背景下，我国对信息化相关领域的投入力度逐年递增，这无疑为解决档案管理信息化建设中所面临的资金短缺问题提供了有力保障。然而，档案管理工作具有一定的特殊性，其在基础设施方面仍面临诸多挑战。档案信息化管理需要配备大型服务器与存储设备、高效专业的档案录入管理软件，档案管理所需的资金投入不仅限于硬件设施的购置，还包括基础设施的运行维护，这些设备价格及维护成本高。在目前资金明显匮乏的影响下，基础设施更新换代速度缓慢。

（三）人员素质有待提升

在档案信息化建设过程中，亟须具备较高综合素质的人才参与其中，他们不仅要熟练掌握信息技术的使用方法，还需具有一定的知识储备、较高的信息素养。然而，现阶段的档案管理工作队伍普遍存在人员年龄结构老化趋势，这些经验丰富的从业者虽然在实践操作方面表现出色，但对信息技术的应用却较为生疏；而年轻员工对新兴技术和创新方法有着更为深刻的理解，但在档案管理的理论基础与实际操作层面仍存在明显不足，从而导致人员综合素质不高的状况。

四、数字化时代档案管理信息化建设策略

（一）积极转变档案管理理念

当前，部分档案管理部门在实际工作中仍拘泥于传统的工作模式与落后的管理理念，在数字化时代大背景下迫切需要档案管理人员转变管理理念。首先，管理层应率先垂范，充分发挥引领作用，带动其他员工深化对信息化建设的认知与理解。其次，要鼓励档案管理人员积极投身于档案管理信息化知识的学习之中，深入探究最新的理论成果，通过参与多样化的培训课程及国内外交流活动，以此拓宽档案管理视野，全面把握信息化档案管理的基本原理、技术手段及操作流程等，深刻领悟大数据在档案管理工作中的重要价值，从而培育大数据思维，以更有效地应对档案管理信息化进程中的各项任务。最后，应借助视频、宣传册等多种媒介推广档案管理信息化的理念，使档案管理人员认识到档案管理信息化不仅是未来发展的必然趋势，更是提升档案管理工作效能的关键手段。

（二）多渠道获取资源支持

当前，档案管理工作的经费主要源自财政预算。为加速信息化建设的步伐，档案管理部门须主动探索并拓宽资金筹措渠道。相关部门应当加大对专项预算的倾斜力度，以保障信息化建设获得持续且充足的资金支持，用于档案管理基础设施的完善与升级。此外，档案管理部门还应积极吸引各类社会机构参与档案管理的信息化建设，例如，可以尝试与网络运营商开展深度合作，争取免费或优惠的网络资源及相关技术支持；同时，与计算机领域知名企业建立稳固的合作关系，以获取包括资金、技术和服务在内的多方面优质资源支持。

（三）不断完善人才培育机制

随着档案管理信息化建设步伐的加速，人才培养的重要性日益凸显。档案管理人员不仅要具备一定的专业知识储备和娴熟的操作技能，还应拥有一定的信息素养，以胜任档案信息收集、鉴别、评估等一系列工作任务。因此，档案管理部门亟须加大力度引进高素质的专业人才，以扩充和优化现有人才队伍，从而提升整个团队的综合素质与业务水平。在此过程中，加强对现有员工的培训同样至关重要，要营造积极向上的学习氛围，激发员工的学习积极性，助力他们不断提升专业能力，实现个人职业生涯的成长，以更好地服务于档案管理信息化建设。此外，档案管理部门还应强化考核评价机制，制订科学、合理的考核标准与方法，在重视绩效考核的同时，实施有效的激励机制，为档案管理人员的职业发展提供坚实保障。

（四）积极构建档案数字化管理平台

首先，依据档案管理规范要求，档案管理部门应致力于构建功能完备、运行高效的数字化管理平台，旨在实现档案的高效管理。在实际操作中，档案管理部门可积极探索与第三方机构的深度合作路径，委托其承担档案数字化管理平台的研发任务，从而为提升档案管理工作的整体质量奠定坚实基础。此外，档案管理部门可考虑组建专业研发团队，依据自身实际需求，自主研发档案数字化管理系统。

其次，档案管理部门要确保档案数字化管理平台能与其他各类信息系统实现资源共享。具体而言，在启动档案数字化系统建设之前，应深入调研其他相关系统的建设规范及数据处理标准，将其作为档案数字化系统建设的重要参考，以确保各系统间的兼容性和一致性，为信息资源的共享共建提供先决条件。

再次，档案管理部门应高度重视数字化管理平台的后期维护与升级管理。在日常档案管理工作中，档案管理人员应主动承担起档案数字化管理系统的维护与升级职责，通过持续优化档案管理系统的各项功能，提升档案管理工作效率，确保档案数字化管理系统的稳定性和可靠性。

最后，档案管理部门应充分利用现代化信息技术的优势，构建一个覆盖互联网、局域网的智慧档案信息资源及安全管理平台，实现档案信息的实时在线备份或异地备份，为档案信息资源的安全性提供有力保障。具体而言，档案部门要紧密结合自身实际需求，制订出具有较高可行性和针对性的档案数字化管理方案，使管理工作方式更好地契合大数据时代的要求，可与软件开发商建立长期稳定的合作关系，将档案信息的收集、处理、存储、应用等关键环节的具体需求传达给软件开发商，共同打造功能强大且全面的档案数字化管理系统。通过采用集中式管理模式，切实提升档案管理工作效率，确保档案管理工作的科学化、规范化发展。

（五）积极构筑安全防护体系

大数据时代，海量信息的出现给档案信息安全带来了前所未有的挑战，诸如信息泄露、损坏以及恶意篡改等风险事件时有发生，对此，必须采取一系列切实有效的措施来预防并坚决遏制此类风险事件的发生。首先，档案管理部门应进一步加大网络安全防护的力度，不仅要定期对防火墙进行升级，以有效阻止未经授权的访问行为，还要部署先进的隔离网关，构建起一道坚实的防线，防止非法访问的出现。同时，还应运用物理隔离手段，如设置专门的物理隔离区域，以抵御来自外网的各种恶意攻击。其次，档案管理部门应高度重视网络环境的安全防护工作，建立健全系统漏洞监测机制，及时发现并修复系统中的潜在漏洞，从而有效防止木马病毒等恶意软件的入侵。在此基础上，还可以基于可信计算技术实行严格场景白名单控制，受保护的主机只能做白名单规定的事情，只允许经过认证的程序在系统内运行，以确保内部系统的绝对安全性。最后，还应通过外围加固的方式，如增加安全认证、数据加密等措施，使网络应用更加安全可靠，全方位保障档案信息的安全。

五、结语

数字化时代，为了进一步加速档案管理信息化建设的进程，应当秉持可持续发展的战略性思维，紧密围绕档案管理工作的实际需求，切实提升档案的利用效率。为此，要积极应用先进的技术手段，驱动传统的纸质档案管理模式稳步向档案信息化管理方式转型。在此过程中，应优化人员配备、设备配置及体系构建等各个环节，逐步构建一套完备的、标准化、规范化以及精细化的管理体系，以专业且经验丰富的档案管理人才队伍为支撑，全方位推动档案信息化建设顺利发展。

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（作者简介：管文君，女，硕士研究生，长春市民办学校党建工作促进中心，助理馆员，研究方向：档案）

（责任编辑 刘冬杨）