数字化视域下档案管理探究

进入数字化时代，厘清数字化视域下档案管理的现状，探讨数字化技术对档案管理的影响，对于提高档案管理效率，保障档案信息安全，促进档案资源共享和推动档案管理现代化具有现实意义。传统档案管理方式主要依赖于纸质文件和人工操作，不仅效率低下，且存在信息丢失、查找困难等问题。随着数字化技术的不断进步，档案管理正逐步向数字化、信息化和智能化方向发展。[1]数字化视域下的档案管理不仅仅是对纸质档案的电子化转换，更涉及档案管理理念、模式和技术手段的全面革新。然而，当前档案管理的数字化发展还面临诸多挑战，如数字化程度参差不齐、管理系统不完善、人员数字素养不足及信息安全风险增加等问题。这些问题严重制约了档案管理的现代化进程，亟须深入研究和探讨应对策略。

一、数字化视域下档案管理概述

在信息化迅速发展的今天，档案管理逐渐走上了数字化道路。数字化视域下的档案管理不仅是传统纸质档案的电子化存储，更是档案管理模式、手段和理念的全方位变革。传统档案管理依赖人工操作和纸质文件，工作效率低下且易出现人为错误。而在数字化视域下，档案管理通过先进的数字技术，实现了档案的电子化存储、智能化检索和高效化利用。[2]数字化档案管理系统能够实现档案信息的快速录入、分类、存储和检索，提高了档案管理的效率和准确性。同时，数字化技术还赋予档案管理更高的安全性，通过加密技术、访问控制和备份机制，有效保障了档案信息的安全。此外，数字化视域下的档案管理还促进了档案资源的共享与利用，其通过互联网平台实现跨部门、跨地区的档案信息共享，打破了信息孤岛，极大地提升了档案资源的利用效率。总之，数字化视域下的档案管理是一场全面而深刻的变革，为档案管理的现代化和智能化提供了坚实的技术支撑和广阔的发展空间。

二、数字化技术对档案管理的积极影响

（一）提升档案管理效率

数字化技术的应用极大地提升了档案管理的效率。通过数字化档案管理系统，档案的录入、分类、存储和检索等操作实现了自动化和智能化，大幅缩短了工作时间，降低了人工操作的错误率。数字化系统可以实现批量处理，快速完成大量档案的录入和整理工作，显著提高了工作效率。[3]此外，数字化技术还支持智能检索和全文搜索，使档案查询更加便捷、准确，用户可以在短时间内获取所需信息，节省了大量的人力和时间成本。

（二）增强档案安全性

数字化技术为档案管理提供了更高的安全保障。通过加密技术、访问控制和日志记录等手段，数字化档案管理系统能够有效防止未经授权的访问和数据篡改，确保档案信息的机密性和完整性。加密技术可以为数据传输和存储提供保护，防止信息泄露。访问控制机制可以对不同用户设置不同的权限，确保只有授权人员才能访问敏感信息。

（三）促进档案资源共享与利用

数字化技术极大地促进了档案资源的共享与利用。数字化档案通过互联网平台实现跨部门、跨地区的共享和交流，使档案信息能够在不同的用户和系统之间无缝传递，用户可以随时随地访问和利用档案资源，从而打破信息孤岛，提升档案资源的利用价值，方便信息的获取和应用。此外，数字化档案还支持多媒体形式的存储和展示，使图片、音视频等多种类型的档案信息可以得到充分利用，丰富档案的内容和表现形式。

（四）推动档案管理现代化和智能化

数字化技术的应用推动了档案管理从传统模式向现代化和智能化方向发展。随着人工智能、大数据和区块链等新兴技术的融入，档案管理正逐步实现自动化和智能化。人工智能技术可以用于档案的自动分类和智能检索，提高信息处理的效率和准确性。大数据技术则可以对海量档案数据进行分析和挖掘，提供决策支持和趋势预测，提升档案管理的科学性和前瞻性。区块链技术可以为档案管理提供高度安全和透明的记录机制，确保档案信息的不可篡改和可追溯性。

三、数字化视域下档案管理的现状

（一）档案数字化程度参差不齐

目前，档案数字化进程在不同地区单位间存在明显差异。一些经济发达地区和大型企事业单位已经实现了较高程度的档案数字化转型，建立了完善的电子档案管理系统，档案数字化率达到80%以上，且在系统的使用和管理方面具备较高水平。然而，在其他地区和中小型单位，档案数字化工作则相对滞后，档案仍以纸质形式为主，数字化档案数量较少，数字化设备和技术支持也相对匮乏。[4]这种现象导致档案管理水平不平衡，限制了档案资源的利用效率和共享能力。

（二）档案管理系统不够完善

现有的档案管理系统在功能和稳定性方面仍存在诸多不足，难以完全满足当前档案管理的需求。首先，部分档案管理系统功能单一，缺乏必要的智能化和自动化功能，如智能检索、数据分析和远程访问等，无法支持复杂的档案管理任务。其次，系统的兼容性和扩展性较差，难以与其他信息系统实现无缝对接，导致信息孤岛现象严重，档案数据难以共享和整合。最后，一些系统的用户界面设计不够友好，操作复杂，导致档案管理人员在使用过程中效率低下，加重了工作负担。

（三）档案管理人员数字化能力不足

在数字化视域下，档案管理人员的数字化能力显得尤为重要。然而，当前许多档案管理人员在数字化操作技能和知识储备方面还存在明显不足。首先，不少档案管理人员习惯于传统的纸质档案管理方式，面对新兴的数字化技术感到陌生和不适应，缺乏必要的数字化管理经验和操作技能。其次，由于缺乏系统性的培训和学习机会，档案管理人员对数字化技术的掌握不够全面，难以熟练运用各种数字化工具和系统进行高效管理。最后，部分档案管理人员对于信息安全意识淡薄，对数字化环境下的安全防护措施了解不足，难以有效防范信息安全风险。

（四）档案信息安全风险增加

随着档案管理的数字化进程不断推进，档案信息的安全风险也在增加。数字化档案在存储和传输过程中面临着各种网络安全威胁，容易受到网络攻击，如黑客攻击、病毒感染和数据泄露等，给档案信息的安全性带来了巨大挑战。档案信息在存储和传输过程中也可能因系统故障或操作失误导致数据丢失或损坏，影响档案的完整性和可用性。

四、数字化视域下档案管理策略

（一）加强档案数字化工作统筹规划

数字化视域下，要想提升档案管理的整体水平，必须加强档案数字化工作的统筹规划。

首先，制订科学合理的发展规划是关键。规划应明确档案数字化工作的目标、范围、步骤和时间节点，合理配置人力、物力和财力资源，确保各项工作有条不紊地进行。[5]规划中还应包含对数字化技术和设备的选择标准、档案数字化的技术规范以及数据存储和安全保障措施，以确保数字化档案的质量和安全。其次，要据此建立严格的工作流程和质量控制体系，对数字化档案进行多次检查，使统筹规划得到具体落实，确保档案信息的准确性和完整性。同时，要依据相关政策，结合自身实际情况，完善档案数字化工作的相关规范，包括工作标准、操作规程、质量管理和安全保障措施，确保档案数字化工作有章可循、有据可依。最后，应注重资源整合与共享，通过建立档案数字化工作的协作机制，促进不同部门、不同地区之间的合作与交流，实现资源的优化配置和信息的共享利用。

（二）搭建数字化档案管理系统

搭建数字化档案管理系统是现代档案管理发展的重要趋势，其通过提供强大的功能支持和灵活的扩展性，能够实现档案的自动分类、快速检索和智能推荐，还支持多种档案格式的管理，从而满足新时期档案管理的多样化需求。

首先，在前期规划阶段，应明确系统构建目标，进行需求调研，制订详细规划，包括技术选型、资源筹备、标准制订等，确保项目顺利启动。其次，进入系统实施阶段，要重点进行系统设计与开发，其中涉及软件编程、硬件部署、数据迁移及系统测试，此阶段需要确保档案得到数字化处理，系统功能完善且安全稳定运行。再次，运行维护阶段，系统上线后，要持续进行日常运维、用户支持、系统更新与效果评估，并根据反馈调整优化，保障系统长期高效服务。最后，系统的整体架构过程要紧跟数字技术的发展，确保档案管理数字化、智能化水平不断提升。通过以上措施，数字化档案管理系统将能够有效提升档案管理的效率和质量，为档案部门提供强有力的信息支持。以四川省泸州市档案馆为例，近年来该馆大力推进数字档案馆建设，对档案资源实现了完全性的数字转化，并在此基础上搭建了泸州市智慧（数字）档案馆综合管理系统，依托馆内局域网对档案进行信息采集、数据管理和保存以及智能查询等，使档案馆在档案管理、档案服务等方面得到了全方位提升。

（三）定期开展档案管理人员培训

定期开展档案管理人员培训是提升档案管理水平的重要举措。在数字化视域下，档案管理人员要掌握先进的技术和工具，具备较强的数字化操作能力和信息安全意识。

首先，培训内容应涵盖档案数字化的基本原理、操作技能、系统使用方法和安全管理措施等，并邀请数字化管理领域专家讲授最新的数字技术和管理理念，确保档案管理人员能够全面掌握数字化管理的理论和实践。[6]同时，结合实际工作需求，安排实操演练，使管理人员能够在实践中熟练掌握系统操作和档案处理技能。培训结束后，还要通过在线学习平台提供持续的学习资源，方便员工随时查阅和学习。其次，要建立培训评估机制，通过考核和反馈不断优化培训内容和形式，确保培训效果达到预期。定期培训不仅有助于提升档案管理人员的技术水平和专业素养，还能够增强他们的工作信心和责任感，进而使档案管理人员能够更好地应对数字化环境下的各种挑战，推动档案管理的现代化进程。

（四）建立健全的档案信息安全保障机制

建立健全的档案信息安全保障机制是确保档案数字化进程顺利进行的重要环节。档案信息安全涉及数据的存储、传输和访问等多个方面，需要完善的安全措施和管理机制对其进行保护。

首先，应完善档案信息安全管理机制，明确各级人员的安全责任和操作规范，并要求所有档案管理人员必须严格遵守，确保档案信息在整个生命周期都受到严格保护。其次，采用先进的技术手段，如数据加密、身份验证、访问控制和日志记录等，全面提升档案信息的安全性和可追溯性。最后，为确保安全保障机制达到预期效果，要定期开展安全风险评估和应急演练，模拟档案信息泄露或系统故障等紧急情况，检验和提高应急响应能力。可以每季度组织一次全面的安全风险评估，检查各环节安全措施的落实情况，并针对发现的问题制订整改方案。总之，通过建立健全的档案信息安全保障机制，能够有效提升档案信息的安全性和可控性，为档案数字化管理的顺利开展提供坚实的安全保障。

五、结语

综上所述，在数字化时代，档案管理正经历着深刻的变革。通过对数字化视域下档案管理现状的分析，我们可以看到，虽然数字化档案管理面临着诸多挑战，但也为提升管理效率、保障信息安全、促进资源共享提供了新的机遇。通过科学规划、技术应用、人才培养和体系保障，档案管理将实现从传统管理向现代化、智能化管理的全面转型。希望本文的研究能为档案管理实践提供有价值的参考，推动档案管理事业不断进步和创新，从而更好地服务于社会。

参考文献：

[1]任杰.数字化视域下图书博物档案的资源整合研究[J].档案管理，2020（01）：46-47.

[2]宋淑英.数字化视域下学生档案管理工作探究[J].济南职业学院学报，2023（02）：105-108.

[3]杨婷.数字化视域下高校档案管理改革研究[J].内蒙古财经大学学报，2023，21（06）：133-135.

[4]周佟.数字化校园视域下档案管理模式研究[J].办公室业务，2021（02）：157-158.

[5]肖林.数字化背景下档案文化资源的开发与利用[J].办公室业务，2022（01）：38-39.

[6]林雅娟.档案管理工作数字化转型的策略研究[J].参花，2024（03）：155-157.

★基金项目：本文系湖南省档案局“局馆分设背景下档案馆职能定位研究项目”（项目编号：2019-G-03）的研究成果。

（作者简介：吴青霞，女，硕士研究生，湖南科技学院档案馆，研究馆员，研究方向：档案学）

（责任编辑 张云逸）