新形势下创新干部人事档案管理模式分析

［摘 要］在当今快速变革的时代背景下，干部人事档案管理面临着前所未有的挑战与机遇。高效的干部人事档案管理对于推动组织内部形成积极的风气、干部人才队伍的高效建设和提供人事决策支持具有重要作用。然而，现行体系在管理意识、人员素质、信息整合及安全保障等方面存在明显短板。针对这一现状，文章提出一套创新的干部人事档案管理模式，希望能够为提升干部人事档案管理水平提供参考。

［关键词］新形势；干部人事档案管理；创新方法

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.14.058

［中图分类号］G275.9 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2024）14-0-03

0" " "引 言

随着社会经济的快速发展和信息技术的不断进步，干部人事档案管理作为人力资源工作的重要组成部分，其作用日益凸显。干部人事档案不仅承载着个人职业发展的信息，还是组织决策和人才评价的关键依据。然而，传统的档案管理方法已难以满足新形势下的需求，如何在保证信息安全的同时提高管理效率和服务质量，成为亟待解决的问题。因此，本文将探讨新形势下创新干部人事档案管理模式的路径，以期达到提高管理效能、促进干部人才队伍高效建设及支持精准人事决策的目标，从而推动组织和个人发展。

1" " "新形势下干部人事档案管理概述

在新形势下，干部人事档案管理迎来了转型升级的关键时期。信息时代的飞速发展为档案工作带来了前所未有的挑战与机遇。一方面，数字化浪潮促使档案管理走向电子化、网络化，提高了档案检索的便捷性和管理工作的效率；另一方面，数字化浪潮对档案管理人员的专业能力提出了更高要求，尤其是在信息安全和隐私保护方面［1］。同时，随着干部人事管理逐渐规范化和透明化，档案管理不再是单纯的资料归档工作，而是转变为一个全面反映干部综合素质、业绩和潜能的多维度信息系统。因此，档案管理工作必须更加精准和高效，才能满足组织对于人才选拔、评估与发展规划的精细化需求。探索和实施新的管理模式，对于提高干部人事档案管理的质量和水平具有重要的现实意义。

2" " "干部人事档案管理的重要性

2.1" "推动组织内部形成积极风气

精确、高效的档案管理能够保障干部的工作成就和行为表现得到系统记录和公正评估，这是绩效激励机制建立的关键。干部意识到自身工作的努力和成就被公正地评价并用于职业发展时，会更努力地工作，展现出更高的积极性和创造性。这样的文化氛围不仅促进了干部个人的成长，还提高了组织的生产效率和竞争力。此外，透明化的档案管理还能增强干部对组织的信任，提高干部对组织的归属感和忠诚度［2］。因此，通过提升干部人事档案管理的效率，不仅可以优化人才选拔和发展的过程，还能够在组织内部营造开放、竞争与合作并存的工作环境，从而为组织的长期发展奠定坚实基础。

2.2" "推动干部人才队伍高效建设

在当代组织管理中，提升干部人事档案管理效率对于推动干部人才队伍的高效建设具有重要作用。精细化的档案管理系统可以对干部进行全面、深入评估，捕捉到每个人的成长轨迹、专业技能和潜在能力。这种全方位的评价有助于组织准确地识别人才，为其提供针对性的培养和发展计划。通过对干部职业生涯的细致跟踪，组织可以更好地制定人才战略，确保关键岗位的人才供给，以及人才梯队的持续建设。高效的档案管理还能够加快人才流动和人才的优化部署，使组织能够迅速响应内外部环境的变化，抓住发展机遇。此外，将档案管理与人才发展紧密结合，可以增强干部的职业发展动力，鼓励干部不断提升自身能力，实现个人价值与组织目标的同步增长。因此，完善干部人事档案管理系统有助于构建一个高效、动态、可持续发展的干部人才队伍，助力组织实现战略目标。

2.3" "为人事决策和个人权益提供强有力的支撑

翔实且高效的档案管理能够为组织提供充分的信息支持，依据实际情况和数据分析实施人事决策，从而显著提升人事决策的准确性和有效性。在人才选拔、晋升、培训等环节，完备的档案信息能够为决策者提供干部综合素质和能力的综合报告，帮助决策者作出合理的判断。同时，透明公正的档案管理可以确保每位干部的工作表现和职业发展有据可依，避免主观判断和偏见对人事决策的影响。此外，当干部面临争议或不公待遇时，完整的档案记录能够为其工作提供有力的证据，以维护干部的合法权益［3］。因此，构建高效的干部人事档案管理系统，对于促进组织内部的公正和透明，确保人事决策的公平性，以及保护干部的合法权益，有着不可替代的作用。

3" " "现行干部人事档案管理存在的问题

3.1" "档案管理意识薄弱，材料收集不及时

在当前的干部人事档案管理体系中，受档案管理意识薄弱影响，许多管理人员对档案的重要性认识不足，导致对干部个人资料的收集和更新缺乏应有的重视，出现了档案内容不完整、关键信息缺失，以及历史数据不一致等问题。干部的许多重要成就、培训经历和评价反馈等档案信息常常得不到及时记录，或因流程烦琐、责任不明确而长期搁置。另外，随着信息技术的发展，电子档案管理面临着人员操作熟练度不足等问题，这不仅影响了档案资料的实时更新和档案信息的准确性，还使得档案在提供决策支持方面的作用大打折扣。

3.2" "档案管理人员素质与业务水平不适应新形势

随着电子信息系统的广泛应用，档案管理逐渐从传统的纸质文件转向以电子数据为主的新局面。这一转变极大地提高了档案管理的效率与准确性，同时对档案管理人员提出了更高的技术要求。通过对干部人事档案管理工作的研究发现，许多档案管理人员对于新兴的电子档案系统了解不充分，缺乏操作这些系统所需的技术知识和技能，如数据库管理、电子文档的归档与检索等，这些都是现代档案管理的基础。此外，档案管理人员在对档案内容进行深入理解和分析方面也存在一定不足。在组织越发重视人才管理的高质量发展环境中，档案管理人员的这些短板限制了档案数据在为组织决策提供支持方面的潜能。同时，档案工作专业性的提高对档案管理人员的专业素质提出了更高的要求。档案管理人员不仅需要掌握丰富的档案管理知识，还需要具备深入理解相关法规和应用相关法规的能力。然而，档案管理人员接受的专业培训不足，且对于新颁布的档案法规和政策缺乏认识和解读能力。这种专业性与实际工作要求之间的差距导致档案管理人员在处理复杂人事信息时无法作出精确和合理的判断，影响了档案数据在战略决策中的应用价值［4］，阻碍了干部人事档案工作质量提升。

3.3" "缺乏有效的资料分析利用机制

在大数据时代，海量的信息资源正在改变组织管理与决策的方式。然而，目前干部人事档案管理工作对于档案资料的利用仍停留在较为初级的层面，主要体现在对档案资料的深度挖掘与分析不足。大量的档案信息虽然得到了妥善保管，但是未能转化为支持人才管理决策的有效信息资源。首先，由于缺乏系统的数据整合和分析工具，档案资料是分散存储、独立管理的。不同部门与岗位掌握的信息碎片化严重，无法形成对干部的全面了解及评估。其次，受管理理念和专业技能的限制，档案管理人员习惯于将工作重心放在资料的收集与归档上，忽视了对档案信息的深入研究和价值发掘。因此，干部人事档案蕴含的大量历史数据没有得到充分利用，对人事决策的参考价值有限，制约了组织人才管理水平的提升。

4" " "新形势下干部人事档案管理模式的创新方法

4.1" "提高对干部人事档案管理的认识

在新形势下，干部人事档案管理的重要性日益凸显，急需创新其管理模式，从而满足时代发展的需求。首先，要提升所有管理人员对人事档案管理的认识，组织应开展专门的培训或指导工作，如定期邀请人事管理和档案管理领域的专家对干部人事档案管理人员进行专业的培训，使其深刻理解档案管理在干部选拔、任用和监督中的核心作用，从而提高管理人员对干部人事档案管理工作的认识。其次，组织应在内部营造干部人事档案管理的氛围，如在内部宣传干部人事档案管理的价值和作用，还可利用公众号等媒介发布干部人事档案管理实例，以此提高全体成员对干部人事档案管理的认识。

4.2" "增进干部一档与干部二档管理系统的整合

在新形势下，干部一档与干部二档管理系统整合是提升人事档案管理效能的关键措施。要想实现这两个档案系统间的连接，需要构建一个统一的信息平台，通过该平台无缝对接市人社部门的干部一档和单位内部的干部二档，在确保数据一致性的基础上实现信息的实时流通［5］。首先，组织应制定统一的数据录入标准，如明确规范基本信息、工作经历、教育背景等信息的格式，保证不同系统间的数据可以实现互通。其次，组织应对纸质档案进行数字化处理，使之可以在信息平台上存储和检索；对于历史档案，可以利用扫描等技术进行数字化保护，并保证数字化过程中信息的准确性和完整性。再次，组织应建立权限管理系统，根据管理人员的级别设置不同的访问权限，以此保证信息的安全。同时，权限管理系统应具有操作记录的功能，以便相关工作者进行事后的审计和追踪。最后，组织应利用数据分析工具深入分析干部二档中的信息，以帮助领导层了解干部的成长路径、能力特点和潜在问题，从而为干部的选拔、培养和使用提供科学依据。借助这些综合性措施，干部一档与二档的整合将转变为高效率、高质量、高透明度的现代化人事档案管理新模式，通过为组织决策提供全面的信息支撑推动干部管理工作的全面提升。

4.3" "加强干部人事档案管理人员的培训

组织需要采取多维度、系统化的教育方案对干部人事档案管理人员进行培训，以提升新形势下干部二档管理人员的专业能力［6］。首先，组织应开展基础知识培训，包括档案管理的法规、标准与档案工作的基本流程和方法，保证管理人员掌握必要的理论知识。其次，组织应针对干部二档的具体操作增设技能训练课程，如电子档案的归档、检索、保密以及数据分析等，以确保管理人员能够熟练运用现代信息技术进行档案管理工作。再次，组织实战演练，通过模拟档案更新、异常处理等实际情况，提高管理人员应对复杂情境的能力。最后，组织还应定期邀请经验丰富的档案管理专家进行现场教学或线上研讨，通过分享最佳实践经验拓宽管理人员的视野。另外，组织应鼓励管理人员参与档案管理相关的研讨会，促进知识的交流和更新。

4.4" "规范管理流程，保障档案资料安全

规范管理流程以保障干部人事档案资料的安全是现代人事管理工作的重要组成部分。一方面，组织必须对档案资料的每一个管理环节实行严格的控制措施，包括制定细致的操作规程和安全准则，确保从录入、存储、检索到使用的每一步骤都有明确的标准和流程，要求所有人员按照既定规则行事。同时，组织应对操作人员进行严格的权限设置和身份验证，确保只有经过授权的人员才能接触敏感信息，以此降低数据泄露风险。另一方面，组织应提高对档案资料物理和网络安全的重视程度。由于物理安全涉及档案资料的存放环境，组织需要通过采取防潮、防火、防盗等措施确保资料安全。在网络安全方面，组织应积极引进先进的防火墙技术、入侵检测系统和数据加密技术来保护档案资料不受网络攻击和非法访问。除此之外，组织还需要安排专业人员定期进行安全审计和风险评估，及时发现管理流程中的漏洞和弱点，从而不断强化安全防护措施。

与此同时，组织应建立档案资料的备份制度和灾难恢复计划，确保在任何不可预见的情况下档案资料都能够得到迅速恢复，以保障管理工作的连续性。教育和培训也是保障档案资料安全的关键环节。应定期组织安全意识培训和应急演练，提高管理人员对档案安全重要性的认识，以及应对突发事件的能力。另外，对于违反安全规定的行为，组织应执行严格的责任追究制度，以此警示所有人员，从而确保档案资料安全管理制度的严肃性和有效性。这些多维度的方法可以为干部人事档案资料的安全奠定坚实基础，确保人事管理工作顺利进行。

5" " "结束语

干部人事档案管理模式的创新对于提升管理效率、构建积极的组织氛围、推进干部人才建设，以及支持人事决策具有重要意义。组织需要对当前干部人事档案管理中存在的问题，如档案收集不及时、管理人员素质与业务水平的不匹配等引起重视，通过创新干部人事档案管理模式更好地适应时代发展，并满足组织对高效率和高质量人才管理的需求。通过不断优化管理机制、提升管理人员素质和加强对档案资料的安全保护，干部人事档案管理工作必将迎来新的发展机遇，为组织的持续稳定发展提供全面的信息支撑和保障。

主要参考文献

［1］巩晓玲.新形势下创新干部人事档案管理模式的探讨［J］.科技资讯，2023（8）：235-238.

［2］黄翊鹏，王赫，吕序翰.新形势下创新干部人事档案管理模式的思考与实践［J］.山东档案，2020（4）：68-69.

［3］刘燕.新形势下创新干部人事档案管理模式的思考与实践［J］.魅力中国，2021（49）：103-104.

［4］杨喆.农业技术推广单位人事档案管理优化策略刍议［J］.办公自动化，2023（13）：41-43.

［5］石睿.高校干部人事档案管理模式改革创新的思路［J］.兰台内外，2021（32）：19-21.

［6］江柯芸.新形势下事业单位人事档案管理特点及模式探讨［J］.卷宗，2019（29）：4.