高校学生档案管理工作探讨

[摘 要]高校学生档案管理是日常教学活动和学生管理中的重要组成部分，本文在分析高校学生档案管理工作内容与现状的基础上，探索现阶段学生档案管理工作中存在的问题与原因，并有针对性地提出相关建议，以期提升学生档案管理工作效率，培养档案管理工作意识，更新档案管理手段，力求减少档案管理问题。

[关键词]高校管理；档案管理；学生档案

学生档案是学生在校期间学业、生活、综合素质等各项表现的重要记录，是人事档案的重要组成部分，对学生未来的升学、就业、落户、工龄计算、退休等方面发挥着重要作用[1]。学生档案管理包括新生档案接收、整理、核对，在校期间档案材料填写、收集、移交，以及毕业生档案检查、封装与派遣。高校因学生档案数量多、材料内容繁多、管理人员调动频繁等原因，给学生档案管理带来不小的挑战，因此，需要逐步完善高校档案管理工作。

一、高校学生档案管理内容

（一）档案接收

学生入学前档案接收方式存在如下两种：一是由原校密封加盖公章后交由学生本人自行带往高校；二是由原校通过邮政EMS专业通道以公对公方式转寄到高校，包括高中学生档案或专科学生档案。高校一般在秋季学期新生开学两个月内，完成入学前档案接收与核对，确保实际接收档案与实际报到新生一一对应，对于未报到学生档案通常采取退回原校的处理方式。

（二）档案建立

高校根据新生录取报到信息核对学生入学前档案，对于缺失材料通知学生及时联系原校查询和补办，并着手建立新生入学后档案，包括学生登记表、学年鉴定表、毕业生登记表、成绩单、党团员档案、奖励处分、学籍异动等其他相关材料。由学院将档案各项材料登记在册，档案袋标注学院、专业、姓名、班级、学号等具体信息，以班级为单位列出档案材料清单，以学院为单位向学校档案室进行移交，以学年为单位于学年期末组织学生填写个人信息、奖惩情况和在校期间表现，以便完成学生就读大学期间档案内容

更新。

（三）档案查阅

对于部分考取事业单位或征兵入伍的学生，高校应根据相关工作函件要求，配合相关事业单位或征兵办公室共同完成政审工作。通常情况下，用人单位在选择人才时往往会先采集毕业生信息，查看其档案材料，以此实现对学生综合素质的相对准确的评估，最后确定面洽人选。在该过程中，学生档案材料发挥着重要作用，是吸引用人单位的主要材料，完善、良好的档案管理使学生具有更多选择用人单位的机会[2]。

（四）档案转寄

对于应届毕业生，高校于每年的3-5月组织学院审核学生档案材料并收集学生档案派遣信息。对于缺失材料要求学生按规定进行补充与完善，所有档案材料核实无误后装入学生档案袋，进行密封并加盖公章，装入防水防摔的泡沫袋后，贴上邮寄单号，再次密封并加盖公章，转寄前核对邮寄单、档案袋以及档案袋内材料，确保相关信息一致，于每年6-7月通过邮政EMS专业通道进行公对公转寄至各地人才市场等相关单位。对于已经完成转寄的档案，档案室应及时将邮寄单号、派遣单位、邮寄时间等具体信息告知学生本人，确保学生可以及时了解档案派遣进度，实时关注档案物流信息，精准掌握档案接收单位信息。由于收件地址或单位信息有误等原因造成的档案拒收和退回，应及时告知学生，待确认正确收件信息，根据实际情况进行二次转寄。

二、高校学生档案管理现状

（一）遗留档案数量较多

对于应届毕业的学生档案，在学生办理完毕业手续后，高校采取批量转寄的方式寄往就业单位或相应生源地档案管理部门。但是，对于延期毕业学生的档案，由于辅导员轮转接收新学生，以及学生本人未能及时更新档案派遣信息，致使该部分档案留存在校。这些异动状态仅是依靠毕业归档时，各学院辅导员根据当时情况而记录下来的，之后这些状态有无改变，是否已经办理了相关手续，档案管理部门无从而知[3]。加之学生自身对档案重视程度不够，意识不到档案的重要性，往往等到升学或就业后，新单位需要用到学生档案建立人事档案时，学生才主动联系原辅导员、原校档案管理部门查询和处理自己的学生档案。导致往届遗留档案较多的原因，一是间隔时间久远，二是管理人员出现调动，三是学生联系方式变更，部分遗留档案留校时间甚至长达十年以上，一旦出现档案材料丢失或材料不全的情况，追溯时间遥远，补办档案更是难上加难。

（二）对档案的重要性认识不足

高校档案管理工作主体分为教师和学生。一方面，部分高校领导对档案工作重要性认识不足，观念较为落后，难以推动档案工作融入高校管理工作的整体规划发展之中，抱着“出现问题、解决问题”的心态，长久以往，档案工作规章制度和工作条例愈发滞后，通常沿用以往惯例的工作方法，档案管理人员也缺乏专业指导和培训，缺少专业人员牵头和专业技术支持。另一方面，学生在就读大学期间，对自身档案与档案重要性了解甚少，只有出现考公、考研、留学、落户等关键时间节点时，才注意到档案，因各种原因档案存于个人处或因好奇等原因私自拆封档案的学生不在少数，导致毕业多年仍回过头来联系学校处理调档、补档等事宜，若档案材料齐全，手续办理相对快捷；若档案材料缺失，补办材料对学生本人和档案管理人员都不是一件易事，不仅耗时耗力，还存在影响学生就业的风险性。

（三）档案管理规范性有限

由于没有专门的学生档案管理方面的法律法规，大部分高校是基于教育部和国家档案局于2008年颁布的《高等学校档案管理办法》（27号令）作为工作指南，所以目前各省市、各高校对学生档案内容没有一个明确且统一的界定范围。在实际工作开展中还涉及以下难以统一的方面，一是涉及部门较多，联动性较弱。由于学生因转专业、休学、退学、复学、留级、入伍等情况产生学籍异动情况，材料涉及学院、教务处（部）、学工处（部）等多个部门，各部门无法在统一时间内处理，工作衔接上容易出现脱节的情况；二是归档工作不及时，存在滞后性。对于每学期新增档案材料无法做到应归尽归，存在试图批量归档材料的情况，保存材料过程中易产生疏漏，办公室搬迁、辅导员更换、学生休学等原因都可能造成材料缺失，对大量学生档案进行统一集中归档，也容易造成档案材料的错装、漏装以及丢失现象；三是学生档案与党、团员档案管理脱节。一般学生档案由校档案室管理，团员档案由校团委管理，党员档案由学院党组织管理，三类档案往往在毕业当年才会合并归档，期间管理流程与管理方式也并不一致，极易造成学生个人档案已经转寄至当地档案管理部门，党、团员档案却还遗留在学院。

（四）档案信息化程度薄弱

高校管理工作中信息化的运用越来越广泛，新旧管理理念不断融合，管理方法与手段也在与时俱进。但是，当前仍有部分高校未能充分利用网络技术手段开展档案管理工作，信息化建设进展缓慢。一是工作认知不足，没有充分认识到档案管理在高校管理中发挥的重要作用。学信网、学位网、社会各用人单位对学生档案资料的审核越来越严格、细致，学历核查、学位核查工作量与日俱增，做好高校学生档案管理工作，是保证各项核查工作的基础[4]。高校和教师没有充分意识到此问题，进而导致学生对档案的重要性认识不足，对于档案管理工作出现不配合、不理解和无所谓的心态；二是管理方法落后，对于新兴技术手段接触少、学习少、运用少。部分高校仍然采用传统的纸质化档案存放与流转，不仅存在发霉、虫害、丢失等风险，而且相关管理部门间信息出现断层，无法达到统一与共享的要求，不便于学生、用人单位与高校其他管理部门查询和了解档案信息；三是资金投入不足，硬件和软件配备不到位。部分高校没有配备专业档案人员和专门档案室，采取校内人员兼职管理，档案随意存放在办公室，来往人员复杂，出现情况则相互推诿，权责划分不明，不利于档案管理信息化建设。

三、高校学生档案管理改进建议

（一）主动减少遗留档案

在档案管理工作中，只有教师与学生协同合作、双线并行，才能从源头上减少遗留档案的数量。一方面，建立各部门联动机制。对于当年未正常毕业的学生，学院辅导员、教务处（部）、学工处（部）、档案室之间应形成信息共享，明确掌握未毕业学生具体名单，了解未毕业原因和预计毕业时间，并在当年内同步更新就读状态。同时，对学院做出具体工作要求，明确学生毕业后应及时告知档案室办理学生档案转寄事宜，避免档案室对学生是否毕业不知情，无法及时开展相应工作。还应要求档案管理部门做到“回头看”，每一年对上一年遗留档案进行核实与整理，做到应转尽转。另一方面，培养学生档案意识。在学生就读期间，应通过主题班会、晚点名、走访宿舍等方式，大力宣传档案工作重要性，强调毕业生档案材料归档的正确性及后续影响，将提升档案意识纳入日常学生管理工作中，培养学生了解档案和重视档案的积极心态，对于档案管理部门而言，学生档案数以万计，但是对于学生本人而言，个人档案仅此一份，只有学生主动关注，才能最大程度降低在毕业后对个人档案不闻不问、不管不顾的可能性。

（二）提升档案重视程度

高校领导和档案管理工作人员应该充分认识到档案管理的重要性，认识到档案管理的效率和质量会直接影响大学生毕业与就业的效率和质量，档案资料的真实性和完整性会影响到用人企业对大学生综合素质与能力的判断[5]。不仅应将学生档案管理纳入高校管理与经费预算工作中，加大对档案管理工作的人力、物力、财力投入，还应根据档案馆标准化进行设施配置，购置计算机、扫描仪、除湿机、灭火器等规范化设备，为推进档案信息化管理提供有效保障。同时，应充分发挥新招聘人员与现有人员的能动作用，不仅应及时招聘专业档案管理人员，还应多鼓励现有档案管理人员积极参加档案专业技能培训与交流，加强对档案专业知识与新兴网络技术的培训，以提升自身专业素质与技能发展为目标，学习档案管理新手段与新方法，以期提高档案管理队伍整体专业水平，确保档案管理工作有章可循。

（三）制定档案管理办法

由于目前专门针对学生档案方面的法律法规几乎空白，高校应该在教育部和国家档案局的总体指导下，从学校发展需要与自身部门职能出发，结合学校自身实际情况制定学生档案管理办法，为工作开展过程中遇到的各种实际情况提供解决依据和指导方向。首先，高校应该明确学生档案归档材料目录、范围与清单，在把握总体的基础上适当扩大档案材料归档范围，丰富学生档案材料。其次，明确学生档案管理的归属权，确定各相关部门的职责与工作，厘清学院、档案馆、学工部等不同部门存在的零散学生档案应该如何交接与存储。最后，应整理实际工作中遇到的情况和问题，进行复盘与思考。比如，出现不同档案重名或由于改名出现一人档案中存在多份不同材料的现象，应该明确告知需要补充户口本复印件或公安部门改名材料等证明材料。应整理出历年工作难点与痛点，不断与时俱进，提高工作效率和覆盖范围。

（四）推进档案管理信息化

在高校档案管理工作中应该加强信息化技术的使用，建立档案数据信息库，提高整体工作运作效率。一方面，高校应在校园网络的基础上综合考虑自身设备、技术与软件的优势，建立并完善档案管理系统，强化信息的安全管理，做好防火墙建设，避免出现信息泄露与系统崩溃的现象。档案管理信息化可以实现部门间信息数据共享，将零散数据进行整合，实现档案从接收、整理、入库、检索、查阅、转出等完整的闭环管理，以便于及时高效地查阅和管理档案。同时，应该了解学生需求，考虑到学生对于档案的实际应用与需求，设置查阅档案目录、转出或补办个人档案等功能，比如，毕业生通过档案管理系统查阅个人档案所在地、在校生通过管理系统查阅个人档案中有何种材料等功能，档案管理系统应做到面向不同使用人开设不同权限与功能，方便管理人员与被管理人员的核查。另一方面，高校应将档案管理功能与日常学生工作相结合，采取专题材料专门归档的形式，将学生个人档案信息进行分类归档、存储、维护。比如，针对学生在校期间的竞赛获奖、奖励惩处、学籍变动、入党入团、更换姓名等不同类别的信息，各部门分门别类进行不同程度的数字化存储与归档，能大大减轻毕业生档案整理与核对的工作量及错误率，也便于在相关单位查阅档案时提高信息了解的效率与程度，克服纸质档案整理、收集、存储过程中发生的错误遗漏、发霉虫害等问题。

结束语

高校档案管理工作是高校教育工作中的重要一环，实际工作开展过程中面临不少“老办法”与“新手段”的挑战与融合。作为新时代的储备人才，大学生的学生档案全面记录了其在校期间德智体美劳各方面的数据信息，对其日后就业与升学起到承上启下的关键作用。高校管理部门应该通力合作，提升档案管理意识，加强档案管理信息化建设，最大程度拓展档案服务功能，发挥学生档案价值，提高档案服务水平。

参考文献

[1]贾艳芳.高校学生档案管理工作的探讨：以南京财经大学红山学院为例[J].教育观察，2023，12（4）：29-31，39.

[2]李贺.就业视角下高校学生档案管理工作研究[J].办公室业务，2023（23）：184-186.

[3]刘一颖.高校遗留学生档案的成因及处理[J].兰台世界，2021（11）：86-88.

[4]董丽丽.数字驱动高校学生档案规范化管理研究[J].黑龙江档案，2023（4）：75-77.

[5]朱迪.基于“互联网+”的高校学生档案管理研究[J].新课程研究，2023（20）：92-95.

作者简介：颜毓枫（1996— ），女，汉族，湖南衡阳人，桂林电子科技大学，助教，本科。

研究方向：高校学生教育管理、档案管理。