事业单位干部人事档案信息化管理探析

［摘 要］在新时代背景下，由于科学技术的不断进步，事业单位传统干部人事档案管理方式已经无法满足发展需求。目前，事业单位人事档案信息化管理存在管理队伍不健全、信息化管理理念缺乏、档案管理系统有待优化等问题。要想实现高效的人事档案信息化管理，事业单位要从基础设施建设、管理模式创新、建设人事档案数据库，以及保障人事档案安全管理等方面着手优化管理方式。

［关键词］干部人事档案；事业单位；信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.18.065

［中图分类号］D630.3；G270.7 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2024）18-0-03

0 引 言

干部人事档案是记录和反映个人经历、社会关系、道德素质和专业能力的重要材料，在管理干部和选拔优秀人才中发挥着重要的作用。当前，大数据技术迅猛发展，且已经渗透到干部人事档案管理领域。干部人事档案信息化管理成为事业单位档案管理的发展方向。事业单位要坚持以高标准的信息化建设，推动干部档案管理模式由传统向信息化方向转型，更好地服务于内部管理。

1 事业单位干部人事档案信息化管理的意义

1.1 人事档案管理规范化

科学地进行干部人事档案管理是实现档案材料高效利用的前提。传统的干部人事档案管理方式是人工方式，如干部本人对自身有关信息进行填写。由于个人的书写习惯差异，加上颜色、格式和填写内容等不同，会对人事档案管理产生影响。采取干部人事档案信息化管理方式便可以较好地规避影响，使档案管理更加规范化。例如，对干部人事档案内容进行数字化录入，通过对录入内容、格式、字体、颜色和大小进行规范化要求和设置，可以实现相关信息的精准化录入，为人事档案规范化管理奠定基础。此外，传统管理模式下信息存储量有限，工作效率低。与信息化管理模式相比，传统管理模式以实体档案的收集、整理、归档、利用为主，档案的录入和查阅会耗费大量的人力、物力，还无法进行跨地域查询和利用。而信息化管理模式下，事业单位可以借用互联网存储工具、磁盘存储技术及通用串行总线技术，实现干部人事档案数据的自动化转递、迁移和共享，有利于提升档案信息的使用率，并减少信息传递过程中面临的风险。

1.2 人事档案存储安全化

安全有效地存储档案是实现高效利用人事档案材料的保障。只有对干部人事档案进行安全妥善的保管，才能有效开展后续的转递、查询工作。纸质档案因受到材质的影响而无法长时间存放，并且对储存环境要求较高。因此，在纸质档案管理过程中，事业单位要定期检查纸质档案管理情况，防止因环境或其他因素变化而影响纸质档案质量。例如，在对人事档案核查过程中，要重点检查环境安全情况，档案存放位置是否恰当，是否出现霉腐现象等。同时，档案在借阅传递过程中也可能因人为使用不当或翻阅过多出现磨损的情况，从而影响档案的清晰度和完整性。而人事档案信息化管理采用数字化技术将档案存储于计算机中，既可以保障档案的完整性，又减轻档案管理人员的工作量。同时，在传统档案管理模式下档案信息录入和调取一般采用人工方式，如果安全保密制度执行不严格，就会出现人事档案信息丢失、遗漏的问题，造成一定的损失。而在信息化管理模式下，事业单位通过利用信息加密技术、防火墙技术等保障系统的安全性，减少人为因素的参与和干扰，保证原始档案数据的真实性，大大增强档案存储的安全性。

1.3 人事档案录入、查询与更新便捷化

干部人事档案蕴含庞大的文字、数字等信息资料。运用信息化手段，事业单位能够更加便捷高效地开展人事档案的录入、查询和更新工作，实现一次录入、便捷查找和动态管理。在查阅时只需要将待查询干部人员的相关信息，如干部姓名或代码等输入人事档案管理系统的查询栏中，便可查询到相关档案资料。同时，随着人员的增多，人事档案的数量也增多，如果运用手工方式录入、查询与更新人事档案，需要耗费更多的人力和时间。而人事档案信息化管理方式可以极大地简化管理人员的档案录入、查询与更新工作，避免耗费太多时间与精力，实现高效办公。

2 事业单位干部人事档案信息化管理面临的问题

2.1 人事档案信息化管理队伍不健全

新时期，在人事档案信息化管理过程中，事业单位一定要将干部队伍建设作为重点。“基础不牢，地动山摇”，特别是当前与人事档案信息化管理相关的技术更新迭代速度越来越快，其不仅要求档案管理人员熟悉干部人事档案政策体系、管理制度和工作流程，也需要管理人员熟练运用相应的电子信息技术。当前，事业单位面临的一个问题是从事档案信息化管理的工作人员技能与实际工作要求尚存在一定差距。人事档案管理人员大多没有信息化技术专业和人力资源管理专业背景，或者尚未经过系统化学习、专业培训和操作指导。对于档案管理的收集、分类、保藏和查阅工作，他们只是凭借自身的理解和工作经验来开展，没有借助信息技术手段，而且根据多年的工作惯例，其开展这项工作时很少与综合档案管理人员进行业务交流，导致基础档案知识理论不足，同时也没有对干部人事档案的信息化管理体系进行查漏补缺。

2.2 档案的信息化管理理念转变不够彻底

目前，事业单位人事档案信息化建设处于初级阶段，管理人员传统的思想观念还占主导，缺乏现代化的管理理念。事业单位的领导者和职工普遍认为人事档案管理工作仅仅是将散落在各处的档案文件集中放置在库房即可，无须投入较多资金，没有充分认识到现代科学技术对人事档案高效管理的意义，也没有认识到档案信息化管理的重要性，仍采用人工方式翻阅纸质档案进行查询和利用，容易出现档案收集不齐全、分类不规范、服务有滞后、利用不安全等问题，在一定程度上影响了人事档案价值的发挥。虽然有部分事业单位开展了人事档案信息化建设工作，但也仅是浮于表面，以应付上级检查或者完成考核指标。由于领导者与管理人员缺乏人事档案信息化管理意识，干部人事档案信息化管理工作的推进遇到阻力，不仅无法提升管理质量和效率，还会造成资源浪费。

2.3 档案管理系统有待优化

一是人事档案管理系统与办公自动化（Office Automation，OA）系统的兼容性差。人事档案管理系统主要面向事业单位各部门，有单独的管理权限和模式，以保障系统的安全性和保密性。OA系统作为事业单位各部门日常办公、收发通知文件的自动化系统软件，与人事档案管理系统的设计功能不同，电子人事档案无法在OA系统自主归档切换，两套系统不兼容影响人事档案的收集和录入。二是人事档案管理系统存在安全风险。人事档案管理系统大多采用购买方式获得，存储和查询档案资料依赖软硬件设备，数据丢失、病毒入侵等都会对人事档案的安全和保存造成负面影响，一旦系统出现问题，直接影响人事档案的安全性和可靠性。

3 事业单位干部人事档案信息化管理策略

3.1 完善信息化建设基础设施

良好的软硬件设施是人事档案信息实现共享的物质基础。一是完善基础硬件。事业单位领导者要定期向上级主管部门汇报当前干部人事档案信息化建设工作开展情况，争取人事档案信息化专项资金，用于服务器、存储器、网络设备、安全设备等硬件设施的采购，并结合单位自身情况，完成计算机、扫描仪等硬件设备更新，以满足本单位干部人事档案管理工作需求。二是做好系统升级。事业单位要做好档案管理系统的升级工作，进一步完善档案管理系统的功能，提升系统的智能化、便捷化水平，并增强系统的安全性。另外，事业单位在完善信息化建设基础设施的过程中要编制详细的工作方案，制定严格的预算控制措施，确保资金投入的合理性和效益性。

3.2 做好档案信息化管理保障工作

一是加强数字资源建设。在信息采集环节，要对不同材质档案材料进行有效整合。充分应用数字化技术、光学字符识别（Optical Character Recognition，OCR）

技术、档案修复技术，针对现有档案不同材料、不同尺寸、不同厚度等纸质特点，建立干部人事档案全自动影像采集系统，使单页、双页和成册材料均能自动扫描完成，推进档案电子化进程。二是建设智慧管理平台。事业单位充分应用大数据、云计算、人工智能、区块链等技术，开发干部人事档案智慧化管理平台，同时建立档案分类数据库，丰富标准文档识别模板库，研发电子档案分类程序，可自动将采集到的材料归入人事档案相对应的目录中，在档案材料分类整理上利用机器学习、数据挖掘等技术手段实现由人教人向机器教人的转变。三是增强系统的兼容性，促进人事档案管理系统与办公自动化系统的衔接。事业单位通过增强系统的兼容性，能够实现档案信息的共享，提高各部门协作、信息交流的便捷度，同时增强干部人事档案信息的一致性、完整性和时效性。四是加强档案信息安全管理。事业单位要建立信息保护机制，对档案整理、信息录入、档案扫描等环节实行专人专岗，实现各个环节可查、可控、可追溯［1］，确保干部人事信息完整、安全、准确。在此基础上，对档案管理系统设置网络访问权限，防止发生未经授权的人访问系统的情况，同时采用MD5加密签名校验技术，保证档案信息的安全性。通过以上措施，事业单位能够夯实干部人事档案信息化管理的基础，推进档案信息化管理工作顺利推进。

3.3 建设人事档案数据库

数据库建设是干部人事档案信息化建设的重要目标，数据库能实现海量干部档案信息的整体存储、查询和利用，能够适应新形势下各部门选人用人、干部监督的需要。因此，事业单位要建设人事档案数据库，该数据库要包括人事档案目录数据库和全文数据库。一是人事档案目录数据库。档案目录数据库的建设是数据库建设的基础。人事档案目录数据库包括人员基本信息、职务变化情况、家庭情况等，能够直达查询目标，能够提供精准的人事档案信息查询服务。按照事业单位人员交流规定，市级层面可打破单位壁垒，建立覆盖事业单位的人事档案目录中心，实现有限度的档案查询和信息整合利用。二是全文数据库。它是数据、软件和硬件的有机组合，是信息资源存储和开发利用的基础，是信息资源共享的先决条件，也是信息系统的核心［2］。通过借助大数据技术，事业单位或上级主管部门可在人事档案数据库中搜索关键词并快速精准获取所需档案，从而获得全面的干部个人信息，为人力资源优化配置奠定基础［3］。

3.4 保障人事档案安全管理

信息技术是一把双刃剑，给事业单位干部人事档案信息化管理带来技术革新的同时，也带来一定的安全风险［4］。因此，事业单位应制定完备的安全管理制度，对信息系统、硬件设备进行全方位的安全监控，对安全隐患进行实时检查，及时修补系统运作漏洞。从库房管理来看，借助现代信息技术，可以进一步提升干部人事档案库房管理的现代化、智能化水平。通过引入智能机器人，事业单位可以实现人事档案信息的自动抓取，机器人也可以在人事档案库中进行自动检索。为进一步提升库房管理水平，事业单位可以安装无死角监控，并对温度和照明进行自动控制，通过安装红外线防盗报警系统实现对库房的安全管理［5］。事业单位还可以安装更加精准的防火防水监测系统，为库房智能化管理提供可靠的技术支持。从信息系统管理来看，信息系统的运行需要档案管理部门的足够支持。在具体工作推进过程中，事业单位一定要做好整体规划，在规划过程中既要做好硬件设施的引入，也要将信息系统建设与网络安全同步落地，按照同步建设、同步使用的原则，确保硬件设施与信息系统相互匹配［6］。对于涉密的人事档案信息，事业单位还要做好物理隔离和日常维护，切实保障干部人事档案信息安全。同时，还要做好应急演练，在演练过程中及时发现风险点，并采取有针对性的措施加以解决。事业单位通过“人工+智能”的方式能进一步保障干部人事档案信息安全［7-8］。

主要参考文献

［1］姜田芳.干部人事档案数字化建设前期准备工作探析［J］.兰台内外，2022（30）：72-73.

［2］张乔伟.档案数据库建设及其对档案工作的影响［J］.兰台内外，2011（1）：26.

［3］中共济南市委组织部.从“纸间”到“指尖”从“线下”到“云端”济南市干部人事档案工作加快推进数字化转型［J］.党员干部之友，2023（1）：19.

［4］杨玲.大数据时代干部人事档案管理数字化建设研究［J］.兰台内外，2022（21）：30-31.

［5］蓝剑玲.大数据时代干部人事档案信息化管理探究［J］.黑龙江档案，2022（6）：85-87.

［6］刘春泽.新时代干部人事档案数字化管理探析［J］.黑龙江档案，2022（5）：62-64.

［7］郑濮馨.事业单位人事档案的信息化管理路径探索［J］.办公室业务，2024（4）：49-51.

［8］周菲菲.做好事业单位干部人事档案管理工作的几点思考［J］.黑龙江档案，2022（3）：261-263.

［收稿日期］2024-03-20

［作者简介］时小燕（1981— ），女，江苏泰州人，硕士，

副研究员，主要研究方向：职业教育研究、高校人事管理。