数字化背景下行政事业单位内部控制制度建设研究

一、前言

随着信息技术的快速发展和数字化转型的加快推进，行政事业单位面临着全新的管理挑战，建立有效的内部控制制度成为保障行政事业单位正常运行和管理的关键所在。高校作为行政事业单位的重要组成部分，也面临着数字化时代带来的各种变革和风险。本文以高校为例，研究数字化背景下内部控制制度建设的重要性及面临的挑战，并提出相应建设路径，旨在帮助高校管理者更好适应数字化时代的发展要求，提升内部控制水平，实现可持续发展[1-2]。

二、背景介绍

高校承担着人才培养、科学研究和社会服务等重要职责。数字化背景下，高校的运营和管理面临大规模的数据处理、信息系统安全、网络安全和信息共享等方面的问题，带来了一系列风险，如信息泄露、数据安全问题、网络攻击等，因此，建立有效的内部控制制度成为高校必不可少的任务。通过建立科学合理的内部控制制度，可以有效管理和控制风险，实现高校的规范化运作、资源有效配置和风险防范。数字化背景下，高校内部控制制度的建设需要更加注重信息化支持和技术手段的运用，以应对日益复杂的管理环境和风险挑战。

三、内部控制制度概述

内部控制制度是指为了实现组织目标、合规经营和风险管理而建立的一系列规范、程序、措施和机制，涵盖了组织的所有层面，包括战略制定、目标设定、决策和执行过程等，建立健全的内部控制制度可确保高校各项工作的规范运行和风险的有效管理。高校内部控制制度的内容主要包括以下几个方面：一是控制环境。高校应建立良好的控制环境，包括明确和倡导诚信、透明、负责任的管理文化和价值观，以及建立健全的内部控制政策和制度。领导者应起到榜样作用，并积极引导员工自觉遵守规定。二是风险评估与管理。高校需要对面临的风险进行评估和管理，包括识别和评估战略风险、财务风险、信息安全风险等。通过科学的风险评估和管理，可以制定相应的控制策略和措施，减少风险带来的不良影响。三是控制活动。高校需要建立明确的职责分工和操作规程，确保各项工作按照规定进行。控制活动包括审批和核算程序、经费使用控制、合同管理、人力资源管理等方面[3]，通过适当的控制活动规范操作，防止错误和不当行为。四是信息与沟通。高校需要建立健全的信息系统和信息流动渠道，确保信息的准确性、及时性和完整性。同时，加强内部沟通和交流，促进各部门之间的信息共享和沟通，及时发现和解决问题。五是监督与审计。高校需要建立独立的内部审计机构或监督委员会，对内部控制的有效性进行评估和监督。内部审计可以对控制措施的实施情况进行检查，并提出改进建议。

四、数字化背景下高校内部控制的重要性

数字化背景下，高校内部控制显得尤为重要。首先，数字化进程极大地改变了高校的管理模式和运营方式，内部控制体系需要适应新的环境。数字化带来了信息流通的高效性和透明度，然而也伴随着新的风险和挑战，如信息泄露、数据篡改等。因此，健全的内部控制体系能够帮助高校在数字化转型过程中有效防范和应对这些风险，保障学校的正常运转。其次，数字化时代高校的管理和决策依赖大量的数据，而数据的准确性和可靠性直接影响管理决策的质量。内部控制通过建立严格的数据管理和审查制度，确保数据的真实性和完整性。例如，在财务管理中，通过数字化系统实时监控资金流动情况，能够及时发现和纠正异常，从而提高财务管理的透明度和准确性。再次，高校的业务流程复杂多样，涉及财务、人力资源、教学、科研等多个方面，内部控制通过规范各项业务流程，明确职责分工和管理权限，能够有效防止各类违规操作和管理漏洞。例如，在采购管理中，通过数字化系统严格控制采购流程，确保每个环节都有相应的审核和批准，防止采购过程中的腐败和浪费。

五、数字化背景下高校内部控制面临的挑战

（一）信息安全风险

随着高校管理数字化程度的提升，大量的敏感信息被存储和传输，如学生和教职工的个人信息、财务数据等，信息安全保护成为迫切任务，需要加强网络安全防护、采取加密技术和进行访问权限控制，以确保敏感信息不被非法获取、篡改或泄露。

（二）数据质量管理

数字化背景下产生的海量数据需要进行有效的管理和利用，高校需要确保数据的准确性、完整性和可靠性，以支持决策和监控工作。数据质量管理包括数据采集和录入的准确性、数据整合和清洗的可靠性，以及数据存储和备份的安全性[4]。

（三）IT系统风险

高校使用各种信息系统支持工作流程和业务管理，如财务系统、人力资源系统、学生管理系统等。信息系统面临着软件漏洞、网络攻击、硬件故障等风险，需要建立完善的IT安全管理制度和应急响应机制，确保系统的稳定性和可靠性。

（四）数字化转型管理

高校在数字化转型过程中面临知识体系、技术支撑、队伍建设、‌数字治理等管理变革的挑战，涉及组织结构、业务流程、人员能力等多方面的调整和改进，因此，需要进行充分的规划和沟通，确保数字化转型与内部控制制度的有效衔接，避免变革过程中产生风险和不确定性。

（五）员工意识和培训

数字化背景下，员工的信息安全意识和技能培训尤为重要。高校需要加强对员工信息安全的培训，提高其对网络威胁和数据泄露的警惕性，以及正确操作和使用数字化工具和系统的能力。

六、内部控制制度建设的关键要素

（一）控制环境

控制环境是内部控制制度建设的核心，涉及组织文化、价值观、领导层承诺和员工意识等因素。重视道德伦理、建立风险意识、推崇行为合规的文化可以促进内部控制制度的有效运作。

（二）风险评估

风险评估是识别和评估组织面临的各种内外部风险的过程。内部控制制度建设需要基于全面的风险评估，包括战略、操作、合规、财务等各个方面的风险。通过风险评估，制定相应的内部控制措施对风险进行管理。

（三）控制活动

控制活动是指为实现组织目标而设计和实施的各种控制措施。内部控制制度建设需要明确并有效地设计各项控制活动，包括审批流程、权限设置、账务处理、数据保护等，以确保业务流程的合规性和有效性。

（四）信息与沟通

信息与沟通是内部控制制度建设的重要支撑。内部控制制度需要确保信息的准确、及时、完整，并建立健全的沟通机制，使相关信息能够流动和共享，以支持内部决策和风险管理。

（五）监测和反馈

监测和反馈是确保内部控制制度有效实施的关键环节。内部控制制度需要建立有效的监测机制，包括内部审计、风险评估、异常监测等，以及及时的反馈渠道，如举报制度、投诉渠道等，以发现和解决内部控制缺陷和问题。

（六）持续改进

内部控制制度建设需要不断改进，组织应建立反思、学习和改进的机制，通过定期的内部审核和评估，发现内部控制制度的不足和改进空间，并及时采取相应的纠正措施，提升内部控制制度的成熟度和有效性。

七、数字化背景下高校内部控制制度建设路径

（一）建立健全内部控制规章制度

建立健全的内部控制规章制度对于高校来说非常重要，可以帮助高校规范管理，提高效率，确保资源的合理利用。高校可以制定财务管理制度、人力资源管理制度、采购管理制度等，明确各项管理工作的流程和要求。例如，确立财务报销流程，包括申请、审批、报销等环节，规定各个环节的责任和权限。明确内部控制责任部门或岗位，设立内部控制监察室或内部审计部门，负责监督和检查内部控制的执行情况，及时发现问题并提出改进意见。例如，内部审计部门对各部门的经费使用情况进行抽查，确保经费使用符合规定。

（二）建立风险管理与评估体系

高校可以建立风险管理与评估体系，及时发现和应对潜在的风险，保障高校的可持续发展。首先，做好风险识别和分类，审查高校各项业务活动，并识别潜在风险，包括财务、运营、安全和法律风险等。对已识别的风险进行分类和评级，确定其重要性和优先级，以便将资源集中用于关键风险的管理。其次，要成立专门的风险管理团队或委员会，负责指导、协调和监督高校的风险管理工作。制定风险管理政策和程序，包括风险控制和减轻措施、灾害恢复计划等，以应对不同类型的风险。最后，进行定期的风险评估，评估每个风险事件的概率、影响程度和持续时间以及相关控制措施的有效性。建立风险监控系统，通过数据收集、指标跟踪等方式实时监测风险情况，并及时采取措施应对，有效做法如下：建立风险管理机制。高校可以建立风险管理委员会，负责识别、评估和应对各类风险。例如，针对学生退费过程中存在的资金安全风险，建立退费审核制度和多级审批制度，确保退费操作的合规性。定期进行风险评估和监控。定期组织风险评估工作坊，邀请相关部门和专家参与，共同评估各项工作中存在的风险。例如，对教学实验室的安全管理进行评估，发现存在火灾风险后，采取相应的防范措施，如加强消防设施检查和员工培训。

（三）构建数字化内部控制平台

数字化背景下，高校内部控制制度建设需要充分利用现代信息技术，构建数字化内部控制平台，以提高内部控制的效率和准确性。首先，建设综合管理信息系统。高校应建设和完善综合管理信息系统，将各类管理活动数字化和系统化。综合管理信息系统可以集成财务管理、人力资源管理、资产管理、风险管理等多个模块，实现各项管理活动的全流程电子化。例如，通过财务管理系统，自动生成和审核报销单据，减少人工操作错误，通过人力资源管理系统，记录和分析员工的绩效数据，帮助制定合理的绩效考核和激励措施。其次，进行大数据分析。利用大数据技术对高校的各项业务数据进行分析和挖掘，帮助识别潜在的风险和问题，优化内部控制措施。高校可以建立数据分析平台，实时收集和分析财务、采购、资产等各类数据，发现异常情况并及时采取措施。例如，通过分析财务数据，识别可能存在的资金异常流动，防范财务风险，通过分析采购数据，发现供应商的异常行为，保障采购过程的合规性。最后，实现流程自动化。高校应实现内部控制流程的自动化，减少人工操作，提高工作效率和准确性。通过自动化技术，将内部控制流程中的关键环节进行自动化处理，减少人为干预。例如，财务报销流程中，可以通过自动化系统自动审核和处理报销单据，减少人工审核的工作量和出错率，采购流程中，可以通过自动化系统自动生成和审批采购订单，提高采购效率。

（四）强化资产规范管理与安全保护

建立固定资产管理制度，对各类资产登记、使用和处置进行规范管理。例如，建立资产清查台账，定期盘点各类固定资产，制定明确的资产处置程序。加强对重要资产的保护，高校可以设立信息安全团队，负责对网络和系统的监控和维护，确保数据安全。例如，加强对教学实验室设备的保护，安装监控摄像头并设置访问权限，防止设备被盗或滥用。

（五）加强人员管理与培训

制定人事管理制度，明确岗位职责和工作要求，完善考核和激励机制。例如，设立绩效考核制度，将绩效考核结果与奖惩挂钩，鼓励员工提高工作绩效。高校要定期组织内部控制培训课程，增强员工的专业素质和内部控制意识。例如，开展财务管理培训，包括财务报销流程、财务审核要点等方面的培训，提高员工对财务管理工作的理解和操作能力。

八、结语

数字化背景下，行政事业单位内部控制制度建设是关乎机构运作效率、合规性和风险管理的重要课题。在分析内部控制环境的基础上，通过制度设计和技术应用，行政事业单位可以建立强大的内部控制体系，包括制定针对性的内部控制策略、培养积极的内部控制文化，并利用数据分析、人工智能、区块链等技术来提升内部控制效能和确保数据安全。然而，行政事业单位需要充分评估风险并确保技术的合规性，通过深入研究和实践经验的积累，不断完善内部控制机制，以确保行政事业单位的可持续发展。

引用

[1]白雪蕊.数字化背景下行政事业单位会计核算制度建设[J].质量与市场，2023（16）：130-132.

[2]周银玉.新时期行政事业单位财务内控制度的建设思考[J].大众投资指南，2023（11）：71-73.

[3]李锦芬.探讨新形势下行政事业单位内控制度建设[C]//中国智慧工程研究会智能学习与创新研究工作委员会.2022社会发展论坛（贵阳论坛）论文集（二），2022：329-331.

[4]陈军.完善行政事业单位内控制度建设的方法与措施[J].财经界，2022（16）：86-88.

■ 责任编辑：王颖振 蔺怀国