网上报账业务探讨

［摘 要］随着大数据时代的到来，业财融合、财务智能化的普及使得X高校的财务工作受到了极大的冲击。结合X高校的实际情况，为了保障财务报账业务顺利高效地进行，X高校从手工报账过渡到网上报账，网络报销使得财务工作顺应了信息化的要求，非常快捷方便，但同时也带来了一些问题。文章通过对X高校网上报账业务现状及网上保障的优势与问题的研究，提出了网上报账业务的优化措施，以期促进其财务工作效率提升。

［关键词］会计信息化；传统报账；网上报账；高校；财务管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.15.024

［中图分类号］F810.6 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2024）15-0077-04

0" " "引 言

信息化时代的到来及业财融合的要求推动了教育财务工作的变革，X高校经费逐年增长、事业单位会计制度变革也要求其财务工作必须做出一定的改革，报账业务作为财务工作中非常重要的一个环节，其优化迫在眉睫。实施网上报账很大程度上提高了财务工作效率，同时也出现了一定的问题，X高校正在逐步优化网上报账业务，促进X高校财务工作的良性发展。

1" " "X高校财务处简介及网上报账业务现状

1.1" "X高校财务处简介

财务处是在学校党委的领导下，负责学校财务工作的职能部门。财务处目前共有24人，全为财务专业出身，其中教授1人，高级会计师1人，会计师5人。财务处的主要工作职责如下：

（1）按时按规接受各种报销手续，并对各种票据的合规合法性进行审核登记入账。

（2）编制学校财务年度预算决算草案，监督资金支付进度，编制预算决算表。

（3）草拟校内各项财经制度，对全体师生进行财经法规的普及。

（4）对各种财务档案进行妥善保管。

（5）负责日常经费的及时准确结算及专项经费的统计工作。

（6）负责全校各项费用的收取工作及校园卡业务。

财务处机构设置如图1所示。

财务处经过多次实地考察，根据学校财务设置情况以及上级部门对高校财务工作的要求，选择了合适的财务信息系统。X高校于2013年初开始使用此高校财务系统，根据高校财务业务的特点及X高校的实际情况，财务处陆续建成了财务查询、预算管理、工资查询、网上报账、学生缴费等多个网上财务信息平台，各部门和教职工基本能够实现所有财务信息的网上办理，财务信息平台建设还是比较完善的。

财务报账业务是财务处的核心业务，报销的及时性与准确性极大地影响着财务处的形象，也是财务处各项工作正常高效运转的关键，网上报账提高了财务处工作效率。

1.2" "X高校网上报账业务现状

1.2.1" "X高校网上报账流程

X高校依据财务信息化工作要求以及学校实际业务情况改变了传统手工填制报账单的模式，全面实施了网上报账模式，但是签字审批环节仍为线下签字。具体网上报账业务流程如图2所示。

1.2.2" "X高校网上报账现状

X高校是一所转型发展中的综合型院校，学校经费项目复杂，报销类别相应比较多。需要报销的教职工让学生来报销的情况也比较多。很多教职工对有些报销业务不是特别熟悉，对需要提供的手续也不是很清楚。大部分教师们平时要承担教学科研毕业论文指导等多项任务，没有也不愿意腾出专门的时间来学习报账制度等相关文件。当前X高校网上报账业务虽然有一定程度的推行，但并不彻底，部分工作节点还是以人工为主，月末年末扎堆现象严重，工作效率比较低，财务服务还未达到应有的水平，网上报账业务还需要持续推进与优化。

2" " "网上报账的优势与问题

X高校实施网上报账以后相对于以前传统报账模式，财务工作效率大大提高，但同时出现了一些问题。

2.1" "网上报账优势

2.1.1" "减少报账准备环节，提高工作效率

在传统的手工报账模式下，老师们需要先到财务处领取纸质报销单据，然后再回到办公室填写签字，之后再到财务处报销。传统手工报账模式下，一次报销手续需要频繁多次地到财务处才能够完成，一次报销工作成功完成需要耗费大量的时间。在网络报账模式下，老师们只需根据需要登录财务网上报账系统通过网上在线填报报销单据，填完之后投入投递柜即可，大大减少了到财务报账大厅的次数，节约了时间，提高了工作效率[1]。

2.1.2" "报账时间自由

传统手工报账的情况下老师们需要在工作日的工作时间到财务处进行报销业务的办理，也就是说只能在特定的时间内进行报账。实行网上报账以后，老师们可以根据自己的时间，随时在网上进行填报并且可以随时进行投递，报销不再过多地受到时间地点的限制，这样就可以大大缓解了老师们报账与科研教学等工作所产生的时间冲突，报账时间更加自由。

2.1.3" "项目收支明细清晰

传统手工报账模式下，老师们查询项目收支明细需要到财务处查询，项目结项需要到财务处进行明细打印。平时对自己的项目明细也无法做到一目了然，辅助使用自己的科研项目手账非常麻烦。网上报账以后项目负责人可以随时登录网报系统查询自己项目的收支明细，有关统计项目收支明细工作的效率得到大大提高[2]。

2.1.4" "无现金报账，资金安全性大大提高

传统报账模式下，报账人选择的结算方式中除了对公转账外大多数为现金方式，大部分老师也倾向于现金的支付模式。X高校网报系统中取消了现金支付方式，取而代之的为工资卡结算。报账人选择现金结算方式，携带现金的时候存在丢失风险，财务人员去银行提取现金也存在风险，出纳保管现金工作也存在一定风险，无现金报账将会规避这些风险，使资金安全性得到大大提高。

2.2" "网上报账存在的问题

2.2.1" "月末年末投递量大，无法保证业务完全处理

网上报账以后，老师报账不受时间限制，业务总量不受财务人员的限制，财务人员对业务量多少失去了控制权。月末年末老师们习惯性集中这些时间进行业务填报与投递，这将导致月末年末工作总量的大幅增加，财务人员将无法保证月末年末业务的处理效果，不能保证业务完全处理完毕，这将导致一部分未达账项，对后续的对账及结账业务产生一定的影响，整个财务工作也受到影响，老师们对报销业务的满意度也受到了一定的影响[3]。

2.2.2" "劳务费月末未处理，涉及扣税问题

一部分经办人在月末特别是月末最后一天进行了劳务费的申报及投递，而财务人员受业务量的影响，可能未对此进行处理，这就会延续到下个月进行处理。在此情况下，如果经办人在下个月又进行了同样人员的劳务申报，就会导致合并扣税问题，使得这些人员的税负增加，这样就导致了报账人员和财务人员的矛盾。X高校教师数量比较多，进行的科研工作也相对较多，每月产生相同的劳务也比较多，所以这样的问题就比较严重。

2.2.3" "网络填报智能化接受度有待提高

相对于传统报账模式，网上报账是一种新兴事物。传统报账模式一直存在于X高校财务工作中，老师们已经熟悉并认可了这种报账方式，对于突然的改变需要一些适应时间。特别是对于一些年纪大的不习惯信息化办公的老师可能认为手写报账单更便捷，对网上申报持反对态度，认为其比较复杂，不愿意接受系统的各种操作，这样的结果就是网上报账模式不能让所有人满意与认可。

2.2.4" "填报人与业务实际经办人不一致导致退单情况

部门负责人出于安全及其他方面的考虑，未把本部门所有的公共项目授权于本部门的所有教职工，而是仅仅授权于本部门办公室主任等几个人。这种情况下业务经办人在使用这些经费进行报销时自己不能填报报销单据，而只能由被授权人填报其单子，业务执行人与业务填报人会出现不一致的情况，这种情况下填报人不能完全清晰地对业务进行填报，可能没有完全反映业务的真实过程，后期出现较多的退单。

2.2.5" "签字流程存在瑕疵

X高校网上报销已经实现了信息化，但是签字程序仍沿用线下模式。签字过程中报账人可能不能完全掌握不同经费所对应的审批人，还需要查阅相关的报销指南或者与财务人员进行沟通才能完成整个签字过程。另一方面有时候遇到经费审批人出差的情况，报销流程也会受到影响而延迟。报账员默认签字等待时间也属于报销周期，这样会引发报账人与财务人员之间的矛盾。另外X高校横向科研经费较多，部分经办人在横向科研经费报销中为了加快报销，会出现经办人直接代替项目负责人签字的现象。

2.2.6" "系统稳定性问题

网上报账不受时间的限制，老师们可以随时在网报系统进行填报，财务人员就无法控制网报数量。业务量大的时候报销系统上传数据会出现卡顿现象，对老师们的报销工作产生影响，这就要求财务系统功能要稳定强大，校园网设施要完善。

3" " "网上报账业务优化措施

根据网上报账业务要求及X高校目前财务工作运行环境，有针对性地对优化网上报账工作提出了以下建议。

3.1" "设置报账员制度，进行多方位培训

X高校可以在每个二级单位设立一个报账岗位，由一个报账员对本单位的账务进行统筹管理。报账员数量有限，实施有针对性的培训效果会很好。财务处可以定期对报账员进行培训，这样报账员基本可以熟练掌握各类报销业务的流程及注意事项，可以及时准确传达到本部门的每位老师，间接提高老师们的报账效率，减少财务的退单率。另外报账员与本单位老师比较熟悉更有利于进行沟通，能更有说服力地在本部门普及网上报账模式。

3.2" "特殊时间点投递量的控制

财务处可以在月末年末或某个特殊时间点提前发布报账限流说明，适当控制特殊时间点网上报账数量，这样可以逐步实现报账业务量的平均，不会集中在月末年末。财务处也可以通过在月末年末限时开放投递柜等措施控制特殊时间段的网上报账数量，以便于后期财务工作更高效进行，更好地服务于网上报账工作[4]。

3.3" "设立网上签字审批程序

X高校预算项目种类多而复杂，经费类型也比较多，各类签字审批手续也不一样，可以开通网上审批功能，财务处设置好各类经费不同金额的签字审批人，经办人在填好网上报销单以后就会自动转交到相应的审批人任务栏里，这样会大大缩短经办人因为签字造成的报销等待时间，也可以大大降低因为找不到相关负责人签字而耽误报销的情况，从而提高财务报销工作的效率[5]。

3.4" "提升网报系统稳定性

网上报账系统对财务处网络甚至是校园网提出了更高的标准，网报系统的稳定性很大程度上影响了老师们网上报账的满意度。财务处应该设置专人密切关注网上报账系统的动态，及时向软件公司提出网报所需功能，完善网报系统功能。同时及时与学校信息化管理中心等部门沟通，对网上报账数据进行及时维护与备份，可以设置专门的财务服务器，保障网上报账系统的安全性与稳定性。

4" " "小 结

高度信息化已经成为财务各项工作的常态，老师们也越来越关注网上快捷方便的报账模式。财务工作是一所高校各项重点工作之一，财务工作的质量直接关系到高校的发展，而报账工作也是财务工作的重中之重，所以推广与优化网上报账有利X高校的良性发展。随着上级部门规章制度的进一步完善，高校自我意识不断提升，实践经验日益丰富，网上报账业务工作将会迈上新的台阶。

主要参考文献

［1］刘运华，郭杰.H高校网上报账业务流程及优化［J］.财务与会计，2019（21）：74-75.

［2］唐杰，李华丽.基于政府会计制度的高校会计信息系统调整方案设计［J］.财会通讯，2020（1）：163-166.

［3］陈菁.“双一流”背景下高校网上报账的优化探析［J］.会计师，2021（5）：115-116.

［4］张璐.高校网上“预约投递式”报账的体验与思考［J］.财会学习，2019（36）：138-139.

［5］冯艳.浅论高校网上预约报账的管理［J］.会计师，2021（13）：108-109.