基于REDCap的科技查新云服务管理数据库的建立与应用研究

摘要：目的"构建科技查新云服务管理数据库，实现数字化服务。方法"研究电子数据捕获（Research"Electronic"Data"Capture，REDCap）在阿里云ECS服务器中安装搭建。利用REDCap内置的数据字典和在线设计器设计科技查新委托单、查新缴费通知表单、查新审核员审核表单、查新报告表单、材料归档表单。结果"科技查新云服务管理数据库，具有免费、网络化、安全稳定等特点。自启动以来，记录了科技查新委托项目数达3"200项，实现了科技查新在线委托、查新报告推送、材料归档线上全流程服务管理。同时实现了用户权限分配、数据质控、数据导出及统计等功能。结论"REDCap成功应用于科技查新云服务管理数据库开发的实践探索，体现了其在图书情报领域应用的潜在优势，值得推广。

关键词：科技查新"研究电子数据捕获"数据库"云服务

中图分类号：G254.9；TP391.3

Research"on"The"Establishment"and"Application"of"a"Technology"Novelty"Search"Cloud"Service"Management"Database"Based"on"REDCap

QIN"Zhenming

Library"of"Guangxi"Medical"University，Nanning，"Guangxi"Zhuang"Autonomous"Region，"530021"China

Abstract："Objective："To"construct"a"technology"novelty"search"cloud"service"management"database"and"realize"digital"service."Methods："Install"and"set"up"Research"Electronic"Data"Capture"（REDCap）"in"ECS"Ali"cloud"server."Use"REDCap"built-in"data"dictionary"and"online"designer"to"design"technology"novelty"search"order，"novelty"search"payment"notification"form，"novelty"search"auditor"audit"form，"novelty"search"report"form，"material"archiving"form."Results："Technology"novelty"search"cloud"service"management"database"has"the"characteristics"of"free，"networking，"secure"and"stable."Since"its"launch，"a"total"of"3，200"technological"novelty"search"entrusted"projects"have"been"recorded，"and"the"whole"process"service"management"of"technology"novelty"search"online"entrustment，"novelty"search"report"push，"and"material"archiving"has"been"realized."At"the"same"time，"it"realizes"the"functions"of"user"rights"allocation，"data"quality"control，"data"export"and"statistics."Conclusion："The"successful"application"of"REDCap"in"the"development"of"technology"novelty"search"cloud"service"management"database"demonstrates"its"potential"advantages"in"library"and"information"field"and"is"worth"popularizing.

Key"Words："Technology"novelty"research;"REDCap;"Database;"Cloud"service

科技查新是指具有科技查新业务资质的机构根据委托人提供需要查证新颖性的科学技术内容，以文献检索为依据进行综合性比对，出具是否有新颖性查新报告的服务过程[1]。自1985年以来，我国正式对研究、开发、转化和技术转移过程、国家及地方有关规定需要查新的项目开展科技查新服务，有效解决了科研成果审查失准、研究项目重复、低水平科研等突出问题，得到了政府、科研管理部门和科研人员的一致肯定。查新制度历时近40年，在科研立项、项目验收、评估、转化和报奖等专家评审活动中发挥着非常重要的作用。

我国由教育部、卫生部、科技部、各省卫生厅和科技厅认证的具有科技查新业务资质的查新和情报服务机构有近400家，然而不同级别、不同地方的查新机构的服务模式不一而足。随着大量科技查新服务的深入，各机构每年受理的查新项目数量越来越大，客户不再只满足于单一形式简单的查新报告，对查新服务的内容提出了更多要求，尤其是在了解掌握项目国内外研究进展、同研究领域新研究前沿、科研选题等方面，从而为项目研究提供参考依据。

1"相关研究现状

多位学者为满足客户日益增长的查新服务内容的需求提出了解决方案，毛一雷等人[2]开展了科研项目技术参数、指标比对的检索服务模式。陈峰等人[3]基于技术尽职调查为理念，以查新站与用户双重视角审视双方需求缺口为依据，从用户层与实施层、数据库层、环境层和产品层5个方面重塑科技查新服务模式。刘玉华等人[4]对医学科研项目生命周期不同阶段提供不同内容的查新报告服务。夏冬等人[5]提出由查新员与机器人协作完成科技查新任务的方式。刘琳等人[6]构建“互联网+”科技查新网络服务平台，加强精准服务、互动服务。夏冬等人[7]建议5G环境下开展基于移动互联网的科技查新服务、依托云图书馆建立查新云体系、以查新业务为中心构建物联网及挖掘查新档案来提质增效。朱世清[8]提出基于EC2.0的科技查新在线服务模式。以上服务模式均涉及科技查新平台的构建，在一定程度上丰富了服务内容。目前科技查新管理数据库的构建多采用B/S网络体系结构、Java"语言的开发环境、Windows"操作数据库[9-15]，均需要IT专业背景和大量的编程知识才能开发，并且投入时间和成本。这就使很多查新站无法实现科技查新管理数据库开展业务。为解决技术壁垒和成本，研究电子数据捕获（REDCap，Research"Electronic"Data"Capture）可谓是一种最佳选择。

REDCap是范德比尔特大学Paul"Harris教授团队2004年开发的一个在线临床科研和转化数据库管理程序，用于收集、管理和存储任何类型的研究数据，具有成熟免费、安全可靠、网络化的特点。自2006年起向非营利性机构免费开放使用，历经20年的发展，已经形成庞大的REDCap"联盟和社区。该联盟在155个国家/地区拥有6"987个活跃合作伙伴单位，REDCap软件已从超过2"975"000名用户生成了超过1"921"000个项目，36"342篇期刊文章引用了REDCap。经检索，发现该工具已广泛应用于国内外医学学术界[16-21]，然而在图情领域的应用尚处空白。为此，本文提出REDCap在图书情报服务中的应用探索，介绍如何利用REDCap建立科技查新云服务管理数据库，开展科技查新委托、管理、报告反馈、材料归档等线上全流程服务管理。

2"建立数据库的方法

2.1申请加入REDCap"联盟

虽然REDCap免费提供给非营利性机构使用，但必须先以研究机构或者高校的名义申请加入REDCap联盟获得授权许可方能下载安装源代码和联盟技术支持。具体申请步骤如下：（1）打开官网（https：//www.project-REDCap.org/），“PARTNERS”→“JOIN"amp;"GET"REDCap”。填写资格问卷，内容包括机构性质、申请人、基础设施、申请REDCap用途、安装方法等。（2）填写终末用户使用协议，点击“REDCap"End"User"License"Agreement”，正式填写协议书→填写单位信息→协议签署人信息→负责联系、安装、管理人员信息（一般填写申请人信息即可，最好为机构邮箱）→提交（Submit）。等待评估结果邮件（一般三周内），机构负责人和管理员邮箱都会收到审查是否通过的邮件。广西医科大学图书馆于2020年1月已成为联盟成员之一。

2.2"REDCap平台安装搭建

获得REDCap加入联盟许可后，根据邮件结果完成REDCap社区注册，登录REDCap社区下载源代码，即可着手REDCap平台安装。

2.2.1"REDCap安装前准备

为了能够实现多终端随时登录访问REDCap，广西医科大学图书馆选择阿里云ECS突发性能t6轻量云服务器，具体配置为CPU2核2GB内存Debian10.7"64位，2Mbps宽带连续包月。访问地址为阿里云随机分配的固定IP。

2.2.2"REDCap安装

以"Debian"GNU/Linux"12"（bookworm），php8.2，apache2，mariadb，"REDCap14.1.0"为例。登录阿里云ECS云服务器→生成密钥对并绑定密钥对→安全组中添加"Web"服务端口→操作数据库更新→安装"php，apache2，MySQL/mariadb→复制""REDCap"到"Web"服务的目录下，并把"REDCap文件夹设为"http"root→安装"php"插件→配置"imagick→在"MySQL/mariadb"中添加数据库和账户→编辑"database.php→在"MySQL/mariadb"中执行脚本→设置"php.ini→更改"temp"和"modules"文件夹权限，使"webserver"账户可读写→新建"edocs"文件夹，放到无法从"Web"访问的服务器上的路径，并使"webserver"账户可读写，"再把"Local"Server"File"Storage"指向edocs"文件夹→配置"SMTP→编辑"postfix"配置文件→Configuration"Check"中查看各项状态，即安装完毕。

2.2.3"REDCap测试运行

REDCap安装完成，通过语言包进行汉化，但尚未能使用，需要设置管理员账号。进入控制中心→选择基于二维表验证添加用户（用户名+邮箱），将首个用户设置为管理员→获得设置用户重置密码的邮件→数据库配置项→安全身份认证，选择“基于表”→保存，即完成底层管理员账号设置→添加用户，进行普通用户的开设。

REDCap可以多站点协作登陆，可以通过电脑端、手机、平板访问浏览器进行登录调试，如发现有网络卡顿或者掉包现象可以进入程序安装路径中对各个情况进行解决，无须重装。

2.3"科技查新服务数据库建立的过程

2.3.1"创建新项目

通过管理员账号和密码登录REDCap→“+新项目”→项目标题（广西医科大学图书馆科技查新云服务管理数据库）→项目用途（如运营支持）→项目说明（如用于科技查新线上委托、管理、报告反馈、材料归档）→使用创建一个空白项目选项。具体如图1所示。

2.3.2"数据库数据集表单设计

表单设计通常有Web在线设计器设计、REDCap共享知识库导入、数据字典（可离线完成设计）3种方式（图2）。当收集的字段指标量较多时选择数据字典离线设计。查新服务云服务管理数据库字段不多，则选择采用常规的Web在线设计器设计。

（1）数据库数据集表单设计信息表组成。

①申请科技查新委托书表单：查新流程、查新须知、查新收费标准、查新编号、委托日期、课题中英文名称、课题申报书文件（可以上传文件）、委托单位、开发票抬头信息（如单位名称、税务识别码）、课题负责人信息（如手机号、E-mail）、联系人信息（如手机号、E-mail、联系地址）、查新范围（如立项、成果鉴定、验收报奖等）、查新范围（如国内、国外、国内外）、查新项目的主要研究内容、创新点、课题相关检索词、与课题相关资料（如国内外文献、论文或技术总结）、缴费方式（如现场缴费、微信、支付宝、对公、内转）、查新报告费用（可自动计算）、查新报告领取方式（如现场、邮寄）、查新注意事项等。

②查新缴费通知表单：实际查新费用、查新缴费链接（如二维码）、缴费成功的截图、缴费时间等。

③查新审核员审核表单：查新报告初稿（审核员审核）、审核员、修改备注、文件上传。

④查新报告表单：查新报告信息（最终版）、客户联系邮件、微信、QQ、单位性质及等级、研究方向、申报课题级别等。

⑤材料归档表单：查新员信息（如职称、联系电话）、查新报告（最终版）、查新委托书、查新申请合同书、受理情况说明等。

（2）Web表单在线设计器操作。

进入项目页面和项目设计→在线设计→添加字段（可点击添加，也可以复制添加）→增加新的字段→选择字段类型→字段描述→变量名（仅字母、数字和下划线）→验证方式→必需录入项（当字段为空白时提示项）→标识符（字段是否包含识别信息如姓名，社会安全号码，地址）。通常字段类型的选择有多重选择：文本框（短文本、数字、日期/时间……）、备注/短文框、计算字段、选择题（下拉、单选、复选）、签名、文件上传、滑块/可视模拟量表、描述性文本（可选图像/视频/音频/文件附件）、开始新的分节（含描写文本的分节标题）、动态查询（SQL）。通过“字段类型”的选择结合“验证”可以满足任何类型的数据设置需求。具体如图3所示。

根据上述5种形式表单设置的内容完成科技查新云服务管理数据库的数据集设计，如图4、图5所示。

3"结果

3.1数据库运行安全稳定

数据库设计完成后，设置各表单为调查问卷模式，通过公开的调查链接（或者二维码）或委托者列表发送调查邀请给自己，把自己当成委托者一样完成调查。查新报告审核流程、客户缴费流程、查新报告电子版推送、文件材料归档、数据导出等也彻底测试。其实，测试数据库的最好办法就是使用它就好像正录入真实的生产数据，另外让团队成员以一个局外人的角度来审核项目。经充分测试，数据库运行安全稳定。该查新云服务管理数据库于2020年12月转入生产状态。

3.2科技查新云服务管理流程

科技查新云服务管理详细流程如图6所示。

3.3"用户权限管理

数据库的用户权限管理具有非常详细的权限分配如图7所示。

3.3.1"查新项目总管理员权限

REDCap管理员通过应用程序中的数据访问组对云服务管理数据库的查新项目分配权限锁定一个查新项目总管理员，可以分配查新项目给普通查新员。

3.3.2"查新员角色权限

REDCap管理员通过控制中心添加所有查新员用户账号，每个查新员都能获得登录科技查新云服务管理数据库的权限，通过“用户权限”模块把每位查新员纳入数据库中，一旦有新的查新任务，查新员则会收到邮件提醒，受理查新委托申请，进入查新流程。

3.3.3"审核员角色权限

当查新员完成科技查新报告并上传至数据库，则可以通过“数据报表”功能呈递给审核员，审核员端口可以查看该条查新报告记录，并开展审核，审查修改，重新上传保存查新报告。

3.3.4"查新委托人权限

REDCap管理员通过控制中心添加委托人用户账号，委托人可以设置密码，通过账号密码登录，随时查看科技查新进度（仅能查看属于自己的项目）并下载查新报告。

3.4"数据质控

数据质控模块将允许执行数据质量规则对查新项目数据进行差异检查。也可以创建新规则或编辑，删除或重新排列你已经创建的规则，自动排查不符和设定规则的数据。当委托人信息缺失或未填时可以一键执行排查，以便与客户沟通，重新委托上传。数据质控如图8所示。

3.5"数据导出及统计功能

通过“数据导出、报表和统计”模块，以自定义方式使用大量过滤功能，实现数据报告，检查绘图和数据的描述性统计。也可以以Microsoft"Excel、SAS、Stata、R或SPSS等方式进行导出，实现统计分析（图9）。

3.6应用情况

自广西医科大学图书馆科技查新云服务管理数据库启动，采用线上服务，截至2023"年"12"月31日，数据库中数据库包含了3"200条记录。广西医科大学图书馆年均受理的科技查新项目超过1"600项，数据库总管理员可以根据查新员的专业知识背景来分配不同研究方向的查新项目，非常清晰显示了所有的受理查新记录状态，如图10所示。查新数据库可以对委托的查新项目信息进行描述性统计，如图11、图12所示。

4"讨论与总结

科技查新是一项复杂的技术工作，需要与委托人反复交流沟通方能完成。REDCap中的每条记录，都可以发送调查列表链接，非常便于把必要的信息推送至查新委托用户。对于委托者多次修改委托的信息，可以合并存储在一起，查新人员可以很好地了解数据变更。

科技查新人员开展信息服务工作通常需要绩效考核，然而部分工作往往难于统计。REDCap的日志工具，详细记录了所有操作。此外，REDCap还跟踪访问数据的人员和时间，从而统计查新员绩效。此外，本项目还发现REDCap的数据统计模块有助于分析掌握如研究方向、查新范围、查新目的、项目负责人人口学等信息，从而精准开展医学科学研究全生命周期查新服务。

另外一个比较重要的挑战是数据库成本和数据安全保密方面，REDCap可以通过多种方式配置，以符合全球不同的隐私法规。REDCap有一些内置功能，可简化建立安全数据收集的过程，如用户身份验证，基于角色的安全性，数据访问组，标识符字段，以及由REDCap管理员进行的完整性检查。更重要的是，申请获得REDCap软件没有任何成本，这就有效解决了图书馆信息服务经费不足的问题。尽管数据库基础设施（如服务器、域名）和IT安装服务等方面需要支付一定成本，但与IT编程定制开发一款数据库相比，使用REDCap开发科技查新云服务管理数据库的成本是微不足道的。

运用云服务管理数据库，有效提升了委托及管理效率，实现了科技查新管理无纸化运行，体现了信息化服务的优越性。由于REDCap几乎可以用于收集任何类型的数据，数据库或者数据库的建立不需要任何编程知识，解决了专业技术壁垒。本文将其成功应用于科技查新数据库开发的实践探索，体现了REDCap在图情领域应用的潜在优势，值得推广应用，以推动图书馆工作信息化服务转型升级。

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